10 modelos gratuitos de planejamento de eventos para Excel e Word

O planejamento de um evento pode variar de uma reunião de trabalho a uma convenção e tudo mais. É mais um projeto onde você tem que administrar tempo, custo e escopo (e não se esqueça da qualidade) para entregar no prazo. O uso de modelos de planejamento pode ajudá-lo a se manter organizado e a manter seu orçamento, além de permitir que você agende e crie o tipo de evento que atende ao seu propósito, seja um networking em uma feira comercial ou o lançamento de um workshop de formação de equipes.

O ProjectManager é um software premiado que pode ajudá-lo a planejar, gerenciar e acompanhar seus eventos. Também somos o hub online para tudo relacionado ao gerenciamento de projetos. Você pode ler blogs semanais, guias e baixar modelos gratuitos de planejamento de eventos para Excel e Word. Temos modelos gratuitos para todas as fases de um projeto. Abaixo, reunimos 10 modelos gratuitos de planejamento de eventos que você pode usar para propor, planejar e gerenciar seu próximo evento.

1. Modelo de Proposta de Evento

Todo evento começa como uma ideia. Alguém ou alguma organização deseja realizar um evento e envia solicitações de propostas (RFPs). Assim como faria uma oferta para qualquer projeto, você deve propor por que é o melhor empreiteiro para fazer o trabalho. Convencer esse cliente em potencial é onde entra nosso modelo de proposta de evento gratuito para o Word. Ele oferece espaço para provar às partes interessadas que você pode fazer o que elas precisam para oferecer um evento de sucesso.

Este modelo de evento gratuito é dividido em seções personalizáveis. Você pode adicionar ou remover seções que não são pertinentes à sua proposta, mas resumimos a proposta do evento ao essencial. Você encontrará um campo para preencher com o objetivo do evento, semelhante à declaração de missão. Há também um local para definir as metas e objetivos do evento para mostrar que você entende o que o cliente deseja alcançar com o evento. Consolidar ainda mais sua experiência é um campo para o público-alvo que você atrairá para o evento, marketing e promoções, proposta de valor e custos. Este modelo de proposta de evento gratuito deve fechar o negócio para você.

2. Modelo de plano de evento

Depois de conseguir o emprego, você precisará de um modelo de plano de evento para mostrar como o evento será executado do início ao fim. Nosso modelo de plano de eventos gratuito para Excel ajuda a garantir que você cumpra os prazos e o faça dentro do orçamento aprovado pelo seu cliente. Não diferente de qualquer outro tipo de plano de projeto, o modelo de planejamento de eventos gratuito identifica recursos e inclui fases para facilitar o gerenciamento.

O melhor de tudo é que existe a opção de pular a planilha do Excel e obter uma avaliação gratuita do ProjectManager, um premiado software de gerenciamento de projetos que pode fazer muito mais do que um modelo estático. Abra o software no gráfico de Gantt para organizar as tarefas do seu evento e adicionar recursos e custos associados. Você pode até fazer atribuições, anexar arquivos e adicionar descrições, tags, prioridade e muito mais. Tudo o que você adiciona à planilha é preenchido em uma linha do tempo visual para que você possa ver o evento em um só lugar, adicionando marcos e vinculando tarefas dependentes para evitar atrasos. Em seguida, defina uma linha de base para rastrear seu esforço planejado em relação ao esforço real em tempo real, algo que você não pode fazer em uma planilha. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

3. Modelo de Orçamento de Evento

Você conseguiu o emprego e está fazendo um plano, mas precisa ter um orçamento de evento para saber quanto cobrar do seu cliente. Se sua previsão financeira estiver errada, você pode perder uma grande quantia de dinheiro. Pode ser o suficiente para tornar todo o evento uma perda para você. Para evitar esse desastre, você precisa usar nosso modelo de orçamento de evento gratuito para Excel. Isso permite que você estime com mais precisão os custos do evento antes de se comprometer com ele, para que você possa lucrar e não perder dinheiro.

É difícil saber quanto custará um evento. São muitas variáveis ​​e é preciso considerar o risco, que pode impactar nos custos do evento. Nosso modelo de orçamento gratuito permite coletar custos, como os associados à mão de obra, quaisquer honorários de consultoria que você possa ter, matérias-primas e muito mais. Claro, não há dois eventos exatamente iguais. É por isso que nosso modelo gratuito é personalizável. Você pode adicionar coisas como marketing e promoções ou qualquer outra coisa que possa estar faltando no modelo para garantir que você tenha um número preciso. Existem até colunas para rastrear seu orçamento real em relação ao orçamento planejado para acompanhar.

4. Modelo de calendário de marketing de evento

Falando em marketing, nenhum evento é bem-sucedido sem uma campanha de marketing para atrair o público-alvo do evento. Isso é mais fácil dizer do que fazer. Assim como o planejamento do evento, há prazos, recursos e custos envolvidos. Não importa se você está trabalhando em uma blitz de e-mail, mala direta ou até outdoors; há muito para coordenar. Nosso modelo de calendário de marketing de evento gratuito para Excel ajuda você a colocar todos os patos em uma linha. Esta ferramenta versátil mostra a campanha de marketing em um calendário mensal, trimestral ou anual. Você pode ver quem é responsável por quê e quando esse trabalho é devido.

O design enganosamente simples é muito poderoso para o gerenciamento de marketing. É uma grade, a mesma que você veria em qualquer calendário, mas permite que você veja o quadro geral e veja a campanha de marketing definida ao longo do mês, trimestre ou ano. O modelo é dividido em guias, cada uma com a data à esquerda e o nome da campanha. Em seguida, estão as tarefas associadas a essa campanha, incluindo uma descrição, data de vencimento e quem é responsável por concluir esse trabalho. Em seguida, você pode adicionar o custo dessa tarefa, que é um item de linha do orçamento total. Há ainda espaço para adicionar os objetivos da campanha e a duração de toda a campanha de marketing.

5. Modelo de Rastreador de Tarefas de Eventos

Conversamos sobre conseguir o emprego, planejar o evento, estimar o orçamento e até mesmo a campanha de marketing e promoção que garantirá que seja bem frequentado. O que ainda não falamos é como garantir que você esteja no caminho certo. Para fazer isso, você precisa comparar o esforço planejado versus o real. Dessa forma, você pode ver se está cumprindo a programação do evento ou se está ficando para trás. Você não quer descobrir que está atrasado quando é tarde demais para agir. Você não precisa se preocupar se usar nosso modelo gratuito de rastreador de tarefas de eventos para Excel.

Você encontrará tudo o que precisa para acompanhar suas tarefas. Há um lugar para listar o nome de suas tarefas e adicionar uma descrição do trabalho. Se houver uma dependência, você também pode listá-la para evitar atrasos dispendiosos. Em seguida, adicione quem em sua equipe está atribuído a essa tarefa. Há um local para adicionar a prioridade das tarefas para saber o que precisa ser feito primeiro e as datas de vencimento, incluindo as datas de início, término planejado e término real. Em seguida, adicione o status da tarefa para saber se está atrasada, pausada ou concluída.

6. Modelo de Cronograma de Evento

Claro, tudo isso deve ser feito dentro de um determinado prazo. Os eventos ocorrem em um horário, dia ou dias específicos. Não há espaço de manobra. Materiais de marketing foram enviados com a hora do evento e nada vai mudar isso. Produzir esse evento no prazo significa que você precisa agendar com sabedoria. Usar nosso modelo de cronograma de evento gratuito para Excel pode ajudá-lo a garantir que tudo seja feito quando necessário.

Com nossa linha do tempo do evento, você tem duas partes. À esquerda está uma planilha, novamente totalmente personalizável, na qual temos quatro colunas. Lá você pode listar as tarefas, datas de início, datas de término e duração. À direita está uma linha do tempo visual, como um gráfico de Gantt, que preenche automaticamente a linha do tempo do seu evento. Você pode criar fases com cores diferentes para torná-las fáceis de discernir, pois obtém uma visão geral do plano do evento em um só lugar.

7. Modelo de análise de custo-benefício

Antes de se propor a produzir um evento, você precisa saber que o projeto trará retorno ao seu investimento. Caso contrário, você é uma instituição de caridade, não uma empresa (embora até mesmo instituições de caridade precisem permanecer solventes para continuar seu bom trabalho). Para determinar se vale a pena concorrer ao evento, use nosso modelo gratuito de análise de custo-benefício para Excel e veja se as despesas que você teve que desembolsar serão recuperadas.

Nosso modelo gratuito de planejamento de eventos faz isso capturando os custos quantitativos, como indiretos, intangíveis e de oportunidade, e os empurra para qualquer que seja a duração do seu plano de evento. Em seguida, você lista os benefícios quantitativos, como diretos, indiretos, intangíveis e competitivos, novamente previstos ao longo do ciclo de vida do evento. A partir disso, o modelo calcula o custo total e o compara com o benefício total para ajudá-lo a tomar a decisão certa.

8. Modelo de Matriz RACI

Se você deu um lance e ganhou o evento, então já fez uma análise de custo-benefício, planejou e programou. Agora você tem que colocar sua equipe para trabalhar e manter seu cliente atualizado. Afinal, eles têm interesse em seu sucesso. Isso requer identificar as partes interessadas e definir suas funções e responsabilidades, incluindo sua equipe e como elas se relacionam com o projeto e suas tarefas. Isso é feito com nosso modelo de matriz RACI gratuito para Excel.

RACI é um acrônimo para responsável, responsável, consultado e informado. Nosso modelo de planejamento de eventos gratuito é uma planilha na qual você pode listar as tarefas do projeto como linhas e na parte superior listar todos os membros de sua equipe, cada um como uma coluna individual. Em seguida, ao lado da caixa onde o nome corresponde à tarefa, você pode observar se é um R, A, C ou I. Isso melhora muito o gerenciamento do projeto, da equipe e do cliente.

9. Modelo de Mapa das Partes Interessadas

Outra ferramenta para identificar as partes interessadas em seu projeto de evento é nosso modelo gratuito de mapa de partes interessadas para Excel. Lembre-se, as partes interessadas podem ser qualquer pessoa de sua equipe e o público-alvo do evento e, claro, o cliente. O uso dessa ferramenta visual facilita a visualização do impacto de cada parte interessada e como elas influenciam seu trabalho.

O modelo de planejamento de eventos gratuito é fácil de usar. É dividido em uma grade de quatro quadrados. Primeiro, liste suas partes interessadas e coloque-as em verde para indicar que são defensores, amarelo se forem neutros e vermelho se forem críticos e potencialmente podem bloquear o trabalho. Em seguida, adicione cada um ao aperto, que é dividido em como gerenciá-los, mantê-los satisfeitos, gerenciar de perto e o nível de sua influência, de baixo a alto. Isso ajuda você a criar um plano de gerenciamento e comunicação das partes interessadas.

10. Modelo de Quadro de Horários

Por fim, você precisará acompanhar sua equipe enquanto ela faz o trabalho. Os quadros de horários são ferramentas valiosas não apenas para folha de pagamento, mas também para acompanhar o custo por hora, férias e horas extras de sua equipe. Usar nosso modelo de quadro de horários gratuito para Excel pode ajudá-lo a gerenciar o tempo de sua equipe enquanto mantém o controle de suas horas.

O modelo de quadro de horários ajuda você a rastrear seus funcionários. Comece capturando os dados pessoais, como nome, departamento, valor por hora, etc. Em seguida, defina um cronograma para o quadro de horários e colete suas horas. Adicione o total de horas de trabalho e você poderá acompanhar onde eles estão concluindo suas tarefas e garantir que sejam pagos com rapidez e precisão.

Use o ProjectManager para entregar um evento de sucesso

Os modelos gratuitos de planejamento de eventos são ótimos, mas apenas até certo ponto. Por exemplo, nosso modelo de quadro de horários precisa ser inserido manualmente e não há segurança. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que possui recursos de quadro de horários que preenchem automaticamente e fornecem aos gerentes uma visão em tempo real de como eles estão concluindo suas tarefas. Mas esse é apenas um recurso de muitos para ajudá-lo a gerenciar e entregar um evento de qualidade para o seu cliente.

Planeje seu evento em um gráfico de Gantt

Em vez de usar um modelo de planejamento de evento, modelo de cronograma, orçamento de evento, rastreador etc., nosso gráfico de Gantt organiza suas tarefas, recursos e custos e acompanha seu progresso em tempo real. Você pode vincular todas as quatro dependências de tarefas e definir uma linha de base de cronograma, o que permite que nosso software mostre dados em tempo real sobre seu progresso e desempenho. É assim que você se mantém no caminho certo e não ultrapassa o orçamento.

Acompanhe seu progresso em painéis em tempo real

É fácil editar o Gantt; basta arrastar e soltar conforme as coisas mudam. Todos os detalhes do seu plano de eventos são ajustados de acordo. Em seguida, você pode alternar para o nosso painel em tempo real e obter uma visão de alto nível de tudo, desde o seu tempo, custo até a carga de trabalho e a integridade geral do seu projeto. Você não precisa perder tempo configurando-o como faz com ferramentas leves. Está pronto quando você estiver.

Nosso software possui mais do que gráficos de Gantt, que são mais adequados para gerentes. Existem quadros kanban para visualizar o fluxo de trabalho, listas de tarefas e calendários para o seu impulso de marketing e promoção. As múltiplas visualizações do projeto funcionam todas em uníssono, portanto, não importa qual ferramenta você esteja usando, ela terá os dados mais atualizados. Todo mundo está sempre na mesma página.

Conteúdo de evento relacionado

Se você é novo no gerenciamento de um evento ou já trabalhou em dezenas no passado, sempre há mais para aprender. Nosso site é um hub on-line para todas as coisas relacionadas ao gerenciamento de projetos, o que inclui planejamento de eventos. Aqui está uma amostra de nossos blogs semanais, guias e vídeos tutoriais.

• Como planejar um evento: etapas de planejamento de eventos, dicas e lista de verificação
• Como planejar um evento virtual: lista de verificação para planejamento de eventos virtuais
• Gerenciamento de eventos: um guia rápido
• Software de gerenciamento de projetos de eventos
• Como criar um orçamento de evento

O ProjectManager é um software online que capacita as equipes a planejar, gerenciar e acompanhar eventos em tempo real. Use nossos recursos de gerenciamento de tarefas, gerenciamento de riscos e gerenciamento de recursos para se manter produtivo e no caminho certo. Nossa plataforma colaborativa facilita comentar e compartilhar arquivos onde quer que você esteja. Junte-se às equipes da Avis, Nestlé e Siemens que usam nossa ferramenta para alcançar o sucesso. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.