Tudo o que você precisa saber sobre como hospedar uma grande conferência virtual

Depois que sua empresa tiver crescido o suficiente, talvez você esteja interessado em sediar uma conferência virtual. No entanto, pode ser um desafio. Quando você é encarregado de tal empreendimento, há muitos problemas que você tem que enfrentar.

Em primeiro lugar, você precisa transformar um dia inteiro de palestras em uma atividade envolvente. Em segundo lugar, você precisa determinar em que data sua conferência pode receber mais atenção. Por fim, você precisa cuidar de todos os aspectos técnicos para proporcionar aos seus participantes a melhor experiência possível. Abaixo, você encontrará muitas dicas valiosas sobre como lidar com essas e algumas outras questões.

Em um momento, você aprenderá sobre o melhor software que pode usar, por que pode precisar de serviços de tradução (você pode querer ler mais sobre traduções técnicas) ou como facilitar as interações dos participantes. Continue a ler e certifique-se de que a sua conferência decorre sem problemas.

Fazendo sua conferência se destacar

Se a sua conferência não oferecer nenhum valor único, poucas pessoas comparecerão. Pior ainda, as pessoas que vão aparecer no seu evento não vão dar atenção especial a ele, e o número de interações dos participantes será pequeno.

Para evitar esse destino, você precisa fazer seu evento se destacar da multidão. Como fazer isso? Existem algumas maneiras de você fazer isso.

Cure sua conferência

Curar sua conferência significa escolher um tema específico para ela e cumpri-lo. Não convide todos os apresentadores cujos interesses se relacionem vagamente com o tópico em questão. Em vez disso, concentre-se em reunir o maior número possível de especialistas em um determinado campo. Dessa forma, sua conferência ganhará mais prestígio e terá um propósito claramente definido do início ao fim.

Torne o Ambiente da Conferência Inclusivo

Este ponto pode parecer o contra-argumento perfeito para a abordagem que mencionamos acima. No entanto, é bem o contrário.

A arte de fazer sua conferência se destacar também envolve a criação de um ambiente inclusivo onde todos possam falar livremente. Se você deseja que mais pessoas participem do seu evento online, evite o erro de convidar os representantes de apenas uma organização.

Quando você reúne participantes de diferentes culturas e origens, mas também com opiniões variadas, suas interações serão mais interessantes. Além disso, sua empresa ganhará a reputação de uma plataforma justa, onde todos podem ter a chance de se envolver em uma discussão significativa com o outro lado.

Mantenha as discussões construtivas

Este ponto une perfeitamente os dois anteriores. Quando você recebe especialistas de diferentes origens, a atmosfera às vezes pode ficar um pouco tensa. Para evitar que incidentes desagradáveis ​​aconteçam, sempre peça para alguém moderar a discussão.

Ao manter todas as suas sessões construtivas, você mostrará seu profissionalismo e provará que se importa com o assunto. Além disso, pode ajudá-lo a construir relacionamentos positivos e duradouros com outras empresas e aumentar sua reputação.

Planejando sua conferência virtual

Há muito planejamento envolvido na organização de uma grande conferência virtual. Você tem que cuidar de muitas coisas importantes e certificar-se de não perder o controle de nada.

Para começar, você precisa decidir que tipo de conferência deseja hospedar. Será uma coleção de webinars ou algo parecido com um workshop virtual? A decisão que você tomar aqui afetará suas outras escolhas. Como tal, certifique-se de considerar cuidadosamente todas as opções.

Depois de saber que tipo de conferência você deseja realizar, você deve dar uma olhada no calendário e escolher uma data adequada para isso. Lembre-se de não planejar seu evento muito cedo, ou seus participantes não terão tempo suficiente para se preparar para ele. Além disso, você deve verificar se há outras conferências agendadas para o mesmo horário. Em caso afirmativo, convém mover sua conferência para outra data menos competitiva.

Cuidando da tradução e do suporte técnico

Se você planeja sediar uma grande conferência virtual, precisará obter o software certo para fornecer interação de áudio e vídeo, permitindo que você faça apresentações em tempo real durante o evento. Além disso, permitir comentários e perguntas dos participantes é outro aspecto essencial que você não pode omitir.

Primeiro, certifique-se de ter equipamento suficiente, como projetores, microfones, alto-falantes e laptops com software de conferência na web instalado. Você também deve certificar-se de ter várias opções de backup se uma falhar. Sua melhor opção aqui é encontrar uma solução que seja fácil de configurar e gerenciar.

Você também pode contratar profissionais de AV que saibam usar todos os equipamentos corretamente. Por fim, certifique-se de que todos os locais tenham uma conexão rápida à Internet e que você tenha pelo menos um técnico a cada 10 participantes.

Também é uma boa ideia procurar serviços de tradução e encontrar tradutores que saibam inglês e seu idioma nativo. Idealmente, eles devem ser falantes nativos de inglês que também conheçam o idioma local. Eles traduzirão as apresentações e sessões de perguntas e respostas para seu idioma nativo e ajudarão a facilitar a comunicação entre participantes de diferentes países.

Claro, mantenha o dedo no pulso mesmo durante as sessões. Certifique-se de que todos possam ouvir o apresentador e que todos os participantes possam ver a apresentação. Se algo estiver errado, uma pessoa designada de sua equipe de suporte técnico deve tentar resolver o problema o mais rápido possível.

Escolhendo um software de eventos online

Ao escolher um software de eventos online para seu evento virtual, há várias coisas que você deve observar:

Número de Participantes

Não escolha um software de eventos online que possa lidar com um máximo de 100 participantes porque será muito pequeno para o seu evento. O número exato varia de acordo com o nicho e a quantidade de marketing envolvida, mas pelo menos 1.000 pessoas devem poder comparecer ao seu evento ao mesmo tempo. Dá-lhe espaço suficiente para aumentar o seu público ao longo do tempo e aumentar o tamanho do seu próximo evento.

Integração de mídia social

Você quer que seus participantes possam compartilhar seus pensamentos e opiniões sobre seu evento com seus amigos e seguidores nas plataformas de mídia social. Um excelente software de eventos online deve facilitar para eles, fornecendo todas as ferramentas necessárias. Isso inclui crachás, salas de bate-papo e botões de compartilhamento social.

Preço

Claro, o preço é sempre importante quando se procura novas ferramentas ou serviços. Certifique-se de escolher uma opção acessível que atenda a todos os seus requisitos, mas também não custe muito dinheiro. Muitos fornecedores de software de eventos online oferecem avaliações gratuitas para que você possa testar novas ferramentas antes de decidir qual é a melhor para você.

Conclusão

Como você pode ver, organizar uma grande conferência virtual não é a tarefa mais simples, principalmente se você tem pouca experiência na organização de eventos online. No entanto, depois de ler este artigo, nada deve impedi-lo de realizar um evento online de sucesso.

Lembre-se que você deve destacar sua conferência, cuidar dos aspectos técnicos e escolher o melhor software de eventos online. Portanto, mantenha essas coisas em mente e certifique-se de que todas elas sejam atendidas antes de entrar ao vivo.

Biografia

Przemyslaw é um redator de conteúdo cujo foco principal é fornecer artigos de alta qualidade sobre novas tecnologias. Suas outras principais áreas de interesse são filosofia e filologia.