Entendendo o Relatório de Exceções no Gerenciamento de Projetos

É um clichê dizer que os projetos raramente são entregues conforme o planejado, mas é apenas um clichê porque é verdade. À medida que surgem problemas de projeto, é importante agir. Mas como saber qual ação tomar? É aí que entra um relatório de exceção, uma ferramenta para ajudá-lo a descobrir como voltar aos trilhos.

O que é um relatório de exceção no gerenciamento de projetos e como você usa um? Vamos definir o termo e explicar seu uso no gerenciamento de projetos que estão saindo dos trilhos. Mostraremos alguns exemplos de relatórios de exceção e como o software de gerenciamento de projetos pode mantê-lo dentro do cronograma e do orçamento.

O que é um relatório de exceção?

Um relatório de exceção é usado para coletar dados sobre o que está acontecendo de errado em um projeto. Ou seja, há alguma exceção ao projeto que está causando o descarrilamento? Como em todos os relatórios, o relatório de exceção é uma ferramenta importante para coletar dados do projeto. O que o torna especialmente importante é que, ao coletar informações sobre o que não está certo em um projeto, você pode elaborar um plano para colocar o projeto de volta nos trilhos.

O que está dando errado em um projeto pode ser uma série de coisas. Talvez seu trabalho esteja se desviando de suas expectativas, você não atingiu um marco definido em seu plano de projeto ou há um problema que o tira do cronograma e o obriga a gastar mais do que o previsto em seu orçamento.

Um relatório de exceção não precisa necessariamente capturar um problema que inviabilizará seu projeto — esses problemas podem ser grandes ou pequenos e ter um impacto maior ou menor no projeto ou nos negócios. Independentemente do tamanho, o risco tem o potencial de impactar o projeto, o negócio ou até mesmo questões regulatórias. Na verdade, às vezes os relatórios de exceção simplesmente revelam problemas de desempenho, irregularidades na contabilidade e finanças ou problemas de controle de estoque.

Sem as ferramentas certas de gerenciamento de projetos, você corre um risco muito grande. ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho e projetos com painéis em tempo real para uma visão de alto nível do seu projeto. Nenhuma configuração é necessária e nossa ferramenta captura dados ao vivo, calcula e exibe em gráficos coloridos. Você verá dados em seis métricas de projeto para ajudá-lo a detectar anomalias antes que elas ameacem o sucesso do seu projeto. Comece gratuitamente hoje mesmo.

Por que usar um relatório de exceção?

A documentação é essencial em todos os projetos, é claro. A papelada e os relatórios do projeto detalham quem concluiu quais tarefas e de que maneira. Ao documentar os custos, você mantém sua equipe responsável e cumpre sua programação e orçamento enquanto faz um loop nas partes interessadas.

Ao ter um relatório de exceção que documenta os erros em seu projeto, você está dando uma contribuição valiosa. O relatório de exceção captura o que deu errado em detalhes, permitindo que você aprenda com seus erros e não os repita mais tarde no projeto ou em projetos futuros.

O uso de um relatório de exceção é como projetos e empresas podem identificar e resolver rapidamente problemas em seus processos antes que eles se tornem grandes demais para causar danos. Isso é feito monitorando os processos em um projeto ou negócio e ficando alerta para quaisquer anomalias que indiquem que as coisas estão indo na direção errada.

Um relatório de exceção também pode ajudar na qualidade dos dados. Ter bons dados é fundamental para responder provavelmente a qualquer coisa que o relatório de exceção encontre. Não pode haver lacunas nos dados, dados duplicados ou dados extraídos de relatórios antigos. O relatório de exceção ajuda a gerência a saber que algo está errado com o projeto ou negócio e deve ser entregue com precisão e pontualidade para resolver o problema rapidamente.

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O que deve estar em um relatório de exceção?

Todos os relatórios de exceção devem ser claros e fáceis de entender. Os dados devem detalhar o que aconteceu e onde ocorreu a anomalia, como em qual etapa do processo. Também deve observar como a exceção afetará o projeto ou o negócio.

O relatório de exceção deve se concentrar no processo ou objetivo que não atingiu sua meta ou expectativa. Isso ajuda a garantir que isso não aconteça novamente, tentando identificar o que causou o erro em primeiro lugar.

A frequência de um relatório de exceção varia dependendo do negócio e do projeto. Eles podem ser preenchidos diariamente, semanalmente ou mensalmente. Na verdade, se a situação for crítica, você provavelmente desejará executar o relatório de exceção em tempo real.

Os relatórios de exceção são gerados principalmente durante o estágio de controle de um projeto. É derivado do plano atual e dos dados atuais do projeto para registrar problemas, riscos e qualidade. Os relatórios de exceção geralmente são entregues como um documento do Word ou PDF, embora possam ser feitos pessoalmente ou por e-mail. Se você estiver usando um software de gerenciamento de projetos, ele também poderá ser entregue por meio dessa ferramenta.

Exemplo de setores que usam relatórios de exceção e em quais cenários

Temos falado sobre gerenciamento de projetos, mas esse é apenas um setor que usa relatórios de exceção. Todos os negócios podem se beneficiar de relatórios de exceção, pois os dados deles alertam a empresa sobre o que não está indo bem.

O relatório de exceção é uma grande parte da contabilidade e finanças e pode ajudar as empresas a aumentar a eficiência e a eficácia. O uso de um relatório de exceção para crédito e cobrança expõe faturas pendentes Qualquer empresa que tenha um departamento de contas a pagar pode usar o relatório de exceção para identificar descontos de pagamento que irão expirar. Essas faturas podem ser abordadas primeiro para pagamento, aproveitando os descontos e economizando dinheiro.

Isso também vale para compras, onde o relatório de exceção pode ser usado para identificar faturas que não possuem ordens de compra. Isso pode significar contas com gastos não aprovados, o que afetará sua capacidade de prever o fluxo de caixa e expor problemas com seus controles internos.

Na verdade, os relatórios de exceção podem ajudar qualquer empresa com seus fluxos de trabalho. Ele pode ser usado para encontrar pedidos de compra não aprovados que podem retardar a produção. Atrasos nas entregas de fornecedores só vão se tornar uma bola de neve e impactar negativamente seus clientes.

Um exemplo de um relatório de exceção

Falamos muito sobre relatórios de exceção sem olhar para um. Existem muitos modelos de relatório de exceção on-line que podem ajudá-lo a gerar um. Vejamos um de ProjectManagement.com.

Como você pode ver, há um local para capturar as informações do projeto, como o nome, quem é o gerente do projeto, a empresa e o período que está sendo examinado. Abaixo disso, há uma planilha que numera cada seção para diferenciá-la.

Os dados capturados incluem a data relatada, o nome e a descrição do problema. Há um espaço para listar quem na equipe é responsável por resolvê-lo e um espaço para anotar se foi resolvido e como foi resolvido.

Há também um espaço para o impacto que terá no projeto, nas partes interessadas e no custo. A última coluna adiciona um local para você adicionar as práticas recomendadas para que esse problema não ocorra no futuro.

Modelo de relatório de exceção gratuito

Você deve ter notado que o relatório de exceção se parece muito com um relatório de problema. Isso porque, pelo menos no gerenciamento de projetos, eles têm muito em comum. Na verdade, o ProjectManager tem vários modelos gratuitos para todos os estágios do seu projeto, incluindo um modelo gratuito de acompanhamento de problemas que pode ser usado como um relatório de exceção.

O rastreador de problemas tem um formato semelhante ao modelo de exceção acima. Faça o download e você poderá usá-lo para capturar exceções em seu projeto e trabalhar para eliminar esses problemas no futuro. Você verá que o modelo de acompanhamento de problemas gratuito para Excel pode ser baixado, mas há outra opção.

Você também pode abrir o rastreador de problemas em nosso software. Isso permite que você gerencie os problemas do seu projeto sem uma planilha estática do Excel. Em vez disso, você poderá escolher entre cinco visualizações de projeto, todas atualizadas ao mesmo tempo. Se você usa o gráfico de Gantt e sua equipe usa o quadro Kanban, você está sempre trabalhando nos dados mais atuais.

Quem prepara o relatório de exceção para um projeto?

Como observamos acima, o relatório de exceção geralmente faz parte do estágio de controle no gerenciamento de projetos. Este é o ponto do projeto em que o gerente de projeto analisa as questões relacionadas ao projeto.

Se um desses problemas ameaçar o projeto, o gerente de projeto precisará criar um relatório de exceção. Isso permite que o gerente de projeto obtenha mais contexto sobre o problema e gerencie sua resolução. Também ajuda a evitar que tais problemas ameacem o projeto no futuro.

Embora a equipe do projeto esteja envolvida na resposta aos resultados de um relatório de exceção, o gerente do projeto é responsável por isso, pois são eles que apresentam o problema ao conselho do projeto. Eles também liderarão a iniciativa de responder a ela, oferecendo opções e recomendações.

Como o ProjectManager ajuda com relatórios de exceção

Já mencionamos como o ProjectManager pode ajudar com relatórios de exceção com painéis em tempo real que capturam dados do projeto ao vivo e fornecem aos usuários várias visualizações de projeto para resolver o problema com as ferramentas com as quais eles se sentem confortáveis. Mas isso é só o começo.

Criar e rastrear exceções em quadros Kanban

Uma de nossas múltiplas visualizações de projetos são os quadros kanban, uma ferramenta ágil que visualiza o fluxo de trabalho do projeto. As equipes podem gerenciar seu backlog e planejar sprints juntas em nossa plataforma colaborativa, permitindo que comentem e compartilhem arquivos. Os gerentes obtêm transparência no processo e podem realocar recursos para evitar gargalos e manter as equipes trabalhando na capacidade máxima.

Aprofunde-se nos dados com relatórios de um clique

O painel em tempo real oferece uma ótima visão geral, mas quando você quiser se concentrar em mais detalhes, use nossos relatórios que podem ser gerados com um toque de tecla. Você pode obter relatórios de status, relatórios de tarefas, custos e muito mais. Todos os relatórios podem ser filtrados para se concentrar no que você está procurando e são facilmente compartilháveis ​​como PDFs ou impressos para informar o quadro do seu projeto.

O ProjectManager tem uma fonte de verdade que permite que todos estejam sempre na mesma página. Como ferramenta online, ele conecta equipes trabalhando no mesmo escritório, remotamente ou até mesmo em departamentos diferentes com metodologias diferentes – tudo em tempo real. Isso significa relatórios de exceção mais precisos e projetos mais bem-sucedidos.

O ProjectManager é um software premiado que conecta equipes híbridas e aumenta a produtividade. Organize tarefas, monitore o desempenho e relate o progresso com uma única ferramenta. Junte-se a equipes em organizações tão variadas como NASA, Siemens e Nestlé que estão usando nosso software para obter sucesso. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.