Combata a ansiedade no trabalho e aumente a produtividade no local de trabalho com tecnologia

A ansiedade no trabalho é real e pode afetar significativamente o desempenho. Ela pode ser vivenciada por todos os funcionários, independentemente de estarem ou não predispostos à ansiedade. Seu efeito pode realmente desgastar uma pessoa e prejudicar sua produtividade. A boa notícia é que existem muitas maneiras de gerenciar os níveis de estresse no local de trabalho, e medidas eficazes podem ser aplicadas nos níveis individual e organizacional.

As pessoas experimentam ansiedade com bastante frequência, mas geralmente é ignorada. De acordo com uma pesquisa da Anxiety & Depression Association of America, as principais áreas que a ansiedade no local de trabalho mais afeta são: desempenho, qualidade do trabalho e relacionamentos entre equipes . As causas para isso podem variar de longas horas e cargas de trabalho pesadas a expectativas pouco claras, comunicação ineficaz e incapacidade de ver o quadro geral. Além disso, se não for gerenciado, esse sentimento de medo e desconforto pode ter consequências terríveis que podem interferir muito no crescimento de um negócio.

O local de trabalho deve fornecer um ambiente de apoio que encoraje os indivíduos a dar o melhor de si. Deve ser um espaço seguro onde se possa concentrar, processar informações, trabalhar em seus projetos e concluí-los com o maior sucesso. Deve motivar os membros da equipe a aprender, colaborar e crescer profissionalmente. No entanto, quando a ansiedade se aproxima, pode ser bastante difícil realizar o acima mencionado.

Portanto, neste artigo, compartilharemos mais informações sobre o que é a ansiedade no local de trabalho e o que você pode fazer para gerenciá-la com sucesso. Vamos esclarecer como isso afeta os funcionários e a empresa como um todo e de que maneira. Mas o mais importante, vamos dar dicas de como superá-lo com a ajuda da tecnologia.

Vamos a isso, vamos?

O que é ansiedade no local de trabalho?

A ansiedade é o sentimento extremo de desconforto, preocupação e tensão que você sente quando se depara com situações estressantes. Pode ser completamente normal, até mesmo comum.

Assim como os alunos podem ficar nervosos antes de uma prova, ou um atleta pode experimentar um coquetel de emoções cheias de adrenalina antes de uma competição, seus funcionários podem se sentir ansiosos ao cumprir um prazo importante, sentar em uma reunião com um supervisor, apresentar ou lançar um novo projeto.

No entanto, se a sensação de angústia se tornar exaustiva e o trabalho de seus funcionários sofrer, é sinal de um problema muito maior.

Sentir-se ansioso é certamente desagradável, talvez até um pouco irritante, mas, como menciona The Medical Futurist, também pode ser útil em alguns casos. É a reação natural do nosso corpo às mudanças em nosso ambiente, desencadeando nosso modo de luta ou fuga. Qual modo será ativado depende de critérios situacionais e pessoais.

Em sua pesquisa, Cheng e McCarthy descobriram que a ansiedade no local de trabalho tem uma natureza disposicional e circunstancial . Isso significa que as pessoas que experimentam ansiedade em sua vida, em geral, são mais propensas a ver novas situações como ameaçadoras. Enquanto outros podem sentir diferentes níveis de agitação, dependendo da situação que enfrentam.

Por exemplo, quando os procrastinadores sentem ansiedade, eles entram em modo de luta – ou seja, concentram-se mais para terminar seus projetos a tempo. No entanto, quando um planejador rigoroso experimenta ansiedade, ele pode entrar em modo de voo ou congelar completamente.

Você tem que ser capaz de distinguir como os diferentes membros de sua equipe respondem a situações estressantes. Geralmente, você deve diferenciar entre ansiedade e estresse. O último geralmente é de curta duração, enquanto o primeiro pode ter consequências a longo prazo e desgastar seu pessoal. Portanto, se você deseja manter a produtividade e a motivação em alta, não deixe isso sem gerenciamento.

Áreas de trabalho comuns que causam ansiedade

Para tratar um problema, você precisa primeiro encontrar sua causa raiz. Há muitas razões pelas quais uma pessoa experimenta ansiedade. Quando se trata de estressores relacionados ao trabalho, no entanto, existem algumas coisas que se destacam.

• Cargas de trabalho pesadas – Trabalhar e gerenciar simultaneamente várias atribuições ou grandes projetos pode fazer com que os funcionários se sintam sobrecarregados e até esgotados.
• Longas jornadas de trabalho – Mesmo que sua equipe seja composta por super-realizadores que trabalham horas extras voluntariamente, chegará um momento em que isso os afetará.
• Cumprimento dos prazos – Especialmente se os projetos são muitas vezes “vencidos ontem” ou têm um prazo irrealista.
• Expectativas de desempenho conflitantes – Demandas conflitantes e treinamento ineficaz podem não apenas fazer com que um projeto pareça incontrolável, mas podem tornar cada dia de trabalho uma luta.
• Dificuldade de comunicação – Quando os funcionários não conseguem se comunicar uns com os outros ou com os gerentes de forma eficaz, a frustração pode se transformar em estresse severo.
• Feedback ineficaz – Com a falta de feedback adequado, sua equipe pode ficar nervosa com a qualidade de seu trabalho e pode ficar com medo de perder o emprego se os gerentes estiverem insatisfeitos. Além disso, isso pode retardar seu progresso, resultando em ainda mais tensão.
• Falta de controle sobre tarefas individuais – Muito microgerenciamento pode fazer com que sua equipe sinta que você não confia neles.
• Incapacidade de ver seu valor – Se seus funcionários não estiverem cientes de seu papel na lucratividade e no crescimento de seus negócios, eles podem sentir que não têm propósito.

As empresas podem implementar várias ferramentas e técnicas para compensar os efeitos negativos da ansiedade e criar um ambiente eficiente e de apoio. Desde o fortalecimento da cultura de trabalho até a adoção de melhores práticas de gestão de projetos, eles podem ajudar na superação dos desafios diários.

Existem várias maneiras pelas quais a tecnologia pode apoiar esse processo e melhorar a saúde mental dos membros de sua equipe. Continue lendo para descobrir quais são.

1. Melhorar a programação e coordenação do projeto

Independentemente do tamanho da sua empresa, é provável que você tenha vários projetos ativos, portanto, para garantir que tudo corra bem, você deve ser capaz de gerenciá-los de forma eficaz. Você precisa de uma solução que possa ajudá-lo a programar e coordenar melhor os projetos. A tecnologia que pode ajudar é um software de gerenciamento de projetos, como Asana, Toggl ou Teamwork.

As ferramentas de gerenciamento de projetos podem ajudar os membros de diferentes equipes a manter contato, alocar tarefas, monitorar o progresso realizado e planejar cada etapa de todo o processo de maneira previsível, precisa e lucrativa.

Isso ajuda a melhorar o trabalho em equipe e a responsabilidade, ao mesmo tempo em que reduz a incerteza e a confusão de agendamento . Também permite que os colegas entrem em contato quando precisarem de assistência, ajudando os membros ansiosos da equipe a se sentirem conectados.

No entanto, melhorar a eficiência da programação e coordenação do projeto é apenas o começo. Em seguida, você precisa otimizar seus processos para remover erros e atrasos.

2. Simplifique Processos Complexos

Ao simplificar seus processos com a ajuda da tecnologia, você pode melhorar a produtividade, tornar as operações mais fáceis e gerenciar a ansiedade do trabalho em suas equipes. Isso o ajudará a remover atividades desnecessárias que podem estar deixando seus funcionários mais lentos, para que você possa ajudá-los a priorizar seus esforços e se concentrar nas tarefas mais importantes primeiro.

A simplificação de processos pode ser usada em muitas áreas diferentes, e você pode usar software de gerenciamento de fluxo de trabalho, como ProcessSt ou SaaSBPM, para ajudá-lo a conseguir isso. Desde a melhoria das comunicações, gerenciamento, contabilidade, vendas e muito mais, você pode alocar tarefas automaticamente para que todos estejam informados quando as mudanças ocorrerem.

Isso ajudará a reduzir erros e confusão. Os funcionários se conectarão facilmente quando precisarem de assistência, seja sobre uma determinada tarefa ou relacionada ao bem-estar.

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3. Acompanhe o bem-estar dos funcionários

Qualquer que seja a abordagem que você adote para gerenciar a ansiedade no local de trabalho, cuidar do bem-estar de seus funcionários sempre desempenhará um papel importante.

Ao utilizar o software de recursos humanos, você pode ajudar seus gerentes e profissionais de RH a oferecer um melhor suporte e melhorar a experiência geral de trabalho em sua empresa. Assim, permitindo que eles personalizem processos e cronogramas de acordo com as necessidades e solicitações dos funcionários.

Além disso, com essa tecnologia, as equipes de RH podem ter uma melhor compreensão de como outras equipes trabalham e como os funcionários se sentem. Isso pode ajudar no treinamento, na integração e no incentivo da equipe a falar quando se sentir nervosa.

Ter essas informações permitirá que os gerentes encontrem lacunas no desempenho dos funcionários e tenham ideias sobre como colmatá-las. Uma maneira de começar é com responsabilidade individual e permitindo que os funcionários tenham mais controle sobre seus horários.

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4. Dê aos funcionários controle sobre seus horários

Funcionários ansiosos podem se sentir sobrecarregados quando precisam ser responsáveis ​​por muitos projetos e atribuições ao mesmo tempo. Isso é especialmente verdadeiro se eles tiverem ansiedade relacionada ao desempenho ou à tomada de decisões. Eles podem até ter “paralisia de análise”, uma condição que os faz analisar e pensar demais em todas as tarefas em sua lista de tarefas.

Se os membros de sua equipe acharem difícil definir prioridades, pode ser útil para eles se você puder dividir o processo em partes menores. Você pode então alocar prazos separados para cada um e permitir que seus funcionários programem suas responsabilidades de uma maneira que funcione para eles. Eles poderão se concentrar em uma coisa de cada vez e passar para a próxima depois de concluí-la.

De acordo com a Harvard Business Review, essa é uma ótima maneira de sua organização aumentar a produtividade e até mesmo o pensamento inovador. Quando uma pessoa alterna entre tarefas, aumenta o tempo necessário para concluir seu projeto principal em 25%.

Tente testar diferentes ferramentas e técnicas de produtividade. Algo que você pode fazer para ajudar com isso é incentivar os membros de sua equipe a dedicar seu foco estritamente a uma única tarefa por um determinado período de tempo e, em seguida, fazer uma pausa e renovar suas energias. Por exemplo, você pode usar sua ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho para criar tarefas menores que seus funcionários podem marcar. Isto irá ajudá-los a sentirem-se responsáveis ​​pelas suas tarefas diárias e quando tiverem de apresentar o seu projeto.

Funcionários responsáveis ​​também são responsáveis ​​e transparentes , por isso nossa dica final para combater a ansiedade no local de trabalho é tornar as comunicações entre equipes rápidas, fáceis e diretas.

5. Facilite a comunicação

A eficácia dos sistemas de comunicação da sua empresa desempenha um papel importante para garantir que tudo funcione sem problemas. A tecnologia pode melhorar significativamente a acessibilidade e a disponibilidade , permitindo que seus funcionários tenham uma conexão instantânea entre si e resolvam as frustrações a tempo.

Com ferramentas como Slack, Google Hangouts ou Microsoft Teams, você cria canais colaborativos onde as pessoas podem discutir facilmente assuntos sobre diferentes projetos e tópicos. De acordo com o Yahoo!Finance, as mensagens instantâneas podem melhorar a colaboração, o engajamento e a produtividade , tornando-as bastante úteis para combater a ansiedade, especialmente quando se trata de comunicação.

As ferramentas de mensagens instantâneas fornecem um bom equilíbrio entre comunicação formal e informal . Os e-mails são muitas vezes percebidos como uma forma mais formal de comunicação. Funcionários ansiosos podem ficar estressados ​​ao responder a eles e temem não entender a mensagem ou serem mal interpretados.

Com uma ferramenta de mensagens, no entanto, esse atrito é removido. Em vez disso, os funcionários são incentivados a compartilhar insights sem a necessidade de copiar vários membros da equipe em e-mails ou participar de uma reunião ao vivo.

Além disso, um recurso muito bom que as ferramentas de mensagens têm é a capacidade de definir um status diário . Além de notificar quando uma pessoa está em uma reunião ou em um intervalo, isso permite que os funcionários comuniquem seu estado emocional atual para que possam informar aos outros quando estiverem sobrecarregados, precisarem de ajuda ou até mesmo de algum espaço.

Conclusão

A ansiedade no local de trabalho é um problema sério que às vezes pode ser negligenciado. É por isso que é importante entender o que pode causar isso e como isso pode afetar seus funcionários. É uma questão difícil de combater completamente, mas com a ajuda da tecnologia certa, você pode vencer muitas das batalhas.

Ao usar as ferramentas certas, você pode melhorar o bem-estar de seus funcionários, bem como a produtividade de sua organização como um todo. As áreas-chave que mais frequentemente precisam de sua atenção incluem agendamento de projetos, divisão de atribuições, autonomia de tarefas e comunicação aberta.