Como usar demonstrações financeiras para seu negócio de comércio eletrônico

Um demonstrativo financeiro é um documento oficial que detalha as atividades relacionadas a dinheiro e capital de sua empresa – um registro formal para resumir todos os tipos de dados relacionados a dinheiro.

Existem muitos tipos diferentes de demonstrações financeiras para diferentes contextos e usos. A pessoa responsável por montar uma demonstração financeira depende da situação. Às vezes, você, o proprietário da empresa, precisa preparar demonstrações financeiras. Em outros casos, pode ser seu contador, contador, gerente de contas ou até mesmo um auditor.

Há muitos usos para demonstrações financeiras. Abaixo, veremos por que você precisa deles e como preparar demonstrações financeiras para seu negócio de comércio eletrônico.

Benefícios das demonstrações financeiras

As demonstrações financeiras são benéficas na contabilidade de pequenas empresas por vários motivos, sendo o maior deles fornecer uma visão geral da saúde financeira de sua empresa. As demonstrações financeiras facilitam a compreensão dos dados e têm uma ideia de onde você está financeiramente. Você pode usar demonstrações financeiras para determinar se tem dinheiro suficiente para reinvestir ou expandir seus negócios, bem como pagar a si mesmo e suas outras contas a pagar. Conhecer as finanças do seu negócio também ajuda na gestão do fluxo de caixa.

Os benefícios e casos de uso das demonstrações financeiras também vão além do óbvio. As demonstrações financeiras também podem ajudá-lo a:

• Investidores seguros . Se você precisa de fundos de investidores ou deseja levantar capital por meio de crowdfunding, as demonstrações financeiras podem provar que vale a pena investir em sua empresa.
• Obter empréstimos . Ao solicitar empréstimos e financiamentos para pequenas empresas, os credores em potencial também desejarão revisar suas demonstrações financeiras para avaliar a probabilidade de serem reembolsadas. Você pode procurar financiamento por meio da Shopify Capital e programas de ajuda do governo para pequenas empresas afetadas pelo COVID-19.
• Lidar com auditorias . Sua agência fiscal local pode auditar sua empresa a qualquer momento, e as demonstrações financeiras ajudarão você a enfrentar essas tempestades com mais facilidade.
• Valorize seu negócio . Você pode querer vender sua empresa no Shopify Exchange ou em outro lugar. As demonstrações financeiras ajudam você a avaliar seu negócio para que você possa estabelecer um preço justo.
• Planeje melhor . Ao preparar demonstrações financeiras regularmente, você tem mais dados para ver tendências. Você pode usar dados históricos para fazer previsões, e essas projeções serão mais precisas porque se baseiam em dados reais.

Suas demonstrações financeiras também informam relatórios anuais. Os relatórios anuais são resumos financeiros e operacionais para cada ano em que uma empresa opera. São relatórios abrangentes que são distribuídos aos acionistas para que eles possam ter um entendimento profundo do seu negócio. Publicamos relatórios anuais da Shopify para investidores e o público em geral, juntamente com algumas outras demonstrações financeiras.

Tipos de demonstrações financeiras

Existem muitos tipos diferentes de demonstrações financeiras, mas os três mais importantes e comumente usados ​​são:

1. Declaração de renda
2. balanço patrimonial
3. Demonstrativo de fluxo de caixa

Declaração de renda

A demonstração de resultados da sua empresa – também conhecida como demonstração de ganhos ou demonstração de lucros e perdas – calcula a receita menos as despesas para informar quanto dinheiro sua empresa está ganhando. As declarações de renda também são preparadas regularmente, talvez mensalmente, trimestralmente ou até anualmente.

Aqui está um exemplo de como pode ser uma demonstração de resultados de uma pequena empresa:

A demonstração de resultados é o primeiro documento financeiro a ser preparado. Isso ocorre porque você precisa dos cálculos da demonstração de resultados para conectar ao seu balanço patrimonial e à demonstração do fluxo de caixa. Sem as informações da demonstração de resultados, seu balanço patrimonial e demonstração de fluxo de caixa ficarão incompletos.

balanço patrimonial

O balanço patrimonial lista os ativos, passivos e patrimônio líquido da sua empresa. Os balanços são normalmente preparados mensalmente ou trimestralmente e servem como uma rápida visão de quanto vale sua empresa depois que todos os passivos ou dívidas e pagamentos aos acionistas foram contabilizados.

Aqui está um exemplo de como pode ser um balanço patrimonial de uma pequena empresa:

De um modo geral, você deseja que seu balanço patrimonial reflita um número positivo, não negativo. Este valor é representativo do valor do seu negócio. Você também pode acompanhar esse número ao longo do tempo para ver como está crescendo ou perdendo dinheiro.

Demonstrativo de fluxo de caixa

O fluxo de caixa refere-se a quanto dinheiro está entrando em seu negócio e quanto dinheiro está saindo de seu negócio – suas receitas e despesas, essencialmente. Portanto, sua demonstração de fluxo de caixa é um registro exatamente disso: um resumo de suas entradas e saídas de caixa por um período de tempo.

Você pode usar a calculadora de fluxo de caixa da Shopify para inserir seus números e obter uma demonstração de fluxo de caixa para sua empresa de comércio eletrônico. Você pode fazer isso regularmente para projetar seu fluxo de caixa no futuro. Aqui está um exemplo de como será essa demonstração de fluxo de caixa:

Como preparar demonstrações financeiras

Antes de montar suas demonstrações financeiras, você precisa coletar e verificar seus dados. Isso normalmente envolve algum tipo de reconciliação de conta. A reconciliação de conta é quando você verifica se seus dados financeiros correspondem ao que está refletido em sua(s) conta(s) financeira(s) real(is).

Depois de concluir sua validação de dados, você pode usar nosso modelo de planilha financeira e inserir seus números para começar com suas próprias demonstrações financeiras.

Você também pode preparar demonstrativos financeiros no painel da Shopify. Navegue até seus relatórios de finanças para ver sua página de resumo de finanças, bem como relatórios de finanças de vendas, finanças de pagamentos, passivos, cartões-presente e vendas totais. Você também pode obter relatórios de lucro divididos por produto, SKU e localização de PDV.

Se você deseja exportar um relatório para salvar e compartilhar facilmente no Microsoft Excel ou no Planilhas Google, pode fazer isso diretamente na visualização do relatório. Basta abrir o relatório e clicar em Exportar . Talvez seja necessário especificar quais relatórios e dados deseja exportar para alguns dos relatórios financeiros.

As demonstrações financeiras valem o esforço?

As demonstrações financeiras podem ser complexas, mas há muitas maneiras de usar a Shopify e nosso conjunto de ferramentas e aplicativos de negócios para simplificar o processo. Ao preparar suas demonstrações financeiras regularmente, você pode identificar tendências, manter um fluxo de caixa positivo e se preparar para uma quantidade infinita de oportunidades de crescimento.