Como escrever um e-mail de acompanhamento após uma reunião

As primeiras impressões importam. Então, novamente, o mesmo acontece com as segundas impressões. E se você tiver uma excelente reunião com alguém, escrever um ótimo e-mail de acompanhamento após uma reunião pode ajudá-lo a fortalecer o relacionamento e alcançar seus objetivos, seja tentando conseguir um emprego, fazer uma venda ou traçar um caminho para seu futuro.

Por que os emails de acompanhamento são importantes?

Um e-mail de acompanhamento coloca você no fluxo do dia típico de um profissional ocupado. Pode ser fácil deixar de fazer uma conexão por telefone, mas os e-mails podem ser revisados ​​ou respondidos no momento mais conveniente para o destinatário.

O que mais torna um e-mail de acompanhamento uma importante estratégia de comunicação de acompanhamento?

Eles permitem que você mostre apreço

Quase todo mundo gosta de ouvir um “obrigado” genuíno (77% de nós, pelo menos). Enquanto você trabalha para construir um novo relacionamento ou fortalecer um já existente, agradecer pelo tempo e atenção do seu parceiro de encontro quase nunca é uma má jogada.

Para aumentar a eficácia de um e-mail de agradecimento, incorpore estes recursos:

• Chame o destinatário pelo nome.
• Agradeça-lhes especificamente pelo que trouxeram para a reunião. Em vez de apenas dizer “Obrigado pelo seu tempo”, agradeça a eles por considerarem seu produto, fornecer informações sobre um campo de carreira ou oferecer uma possível referência ou fonte de negócios.
• Faça referência a uma conversa ou detalhe específico da sua reunião.

PEDIDO ESPECIAL

Os modelos são um ótimo ponto de partida, mas a personalização é fundamental. Use uma mala direta para preencher nomes, empresas e detalhes de conversas recentes.

Eles mantêm a conversa

Se você está no ramo de vendas, quer ter certeza de que está envolvido com seus clientes em potencial enquanto eles consideram os benefícios de seus produtos. Um e-mail de agradecimento dá a você a oportunidade de se envolver novamente com a pessoa com quem você se encontrou, manter-se em mente e criar o potencial para mais discussões.

Mesmo que você não esteja procurando vender um produto ou serviço, o acompanhamento após uma reunião mantém a conversa em andamento. Um acompanhamento após uma sessão de mentoria pode lhe dar oportunidades adicionais para esclarecer pontos de conversa, fazer mais perguntas ou manter-se em mente para oportunidades que seu mentor pode ter.

BOM ATÉ A ÚLTIMA GOTA

As sequências de gotejamento são uma ótima maneira de automatizar seus acompanhamentos para que você ganhe mais respostas sem perder tempo.

Eles permitem que você seja um recurso para informações úteis

Um e-mail de acompanhamento após uma reunião é uma ótima oportunidade de acompanhamento, pois dá a você a chance de consolidar seu papel como uma pessoa em que seu parceiro de reunião pode confiar e uma fonte de ideias e informações benéficas.

Ao enviar um e-mail de acompanhamento após uma reunião, pense em como você pode usar o e-mail para enriquecer a conversa que já teve. Por exemplo, se sua conversa mencionou IA no local de trabalho, você pode enviar o artigo mais recente sobre a eficácia dos chatbots na prospecção.

O mesmo vale para informações relacionadas aos produtos e serviços de sua própria empresa. A pesquisa mostra que os clientes em potencial desejam revisar vários conteúdos ao tomar uma decisão de compra; mais de 90% dos compradores dizem que o conteúdo online afeta suas decisões de compra.

Ao compartilhar estudos de caso úteis, postagens de blog ou vídeos em um e-mail de acompanhamento, você lembra ao seu cliente ou cliente em potencial que tem recursos disponíveis para apoiá-los, além de destacar os benefícios que você pode oferecer.

E seus acompanhamentos também não precisam necessariamente ser negócios prontos. Se você fez uma conexão pessoal enquanto discutia seus times de futebol favoritos, por exemplo, sinta-se à vontade para enviar um artigo interessante sobre classificações ou negociações – apenas certifique-se de que o conteúdo que você está compartilhando seja limpo e profissional.

Modelos de email de acompanhamento de reunião

Ainda se perguntando como criar um e-mail de acompanhamento que trará resultados?

Reunimos algumas opções que ajudarão você a começar. Não hesite em personalizar as mensagens para se adequar à sua reunião/conversa; esta é apenas uma estrutura para fornecer orientação à medida que você se comunica.

Após uma reunião com um líder em sua área/indústria

Prezado {{Nome}},

Obrigado por tomar o tempo para se encontrar comigo na semana passada. Conforme mencionado, tenho observado sua carreira com interesse e o considero um mentor e modelo; Eu realmente apreciei a oportunidade de discutir a indústria com um líder na área.

Gostei de ouvir sua opinião sobre as oportunidades para melhorar a experiência dos membros com uma combinação de serviço personalizado e tecnologia intuitiva.

Após nossa reunião, encontrei este artigo do The New York Times {{include link}} que você pode achar interessante. Eu estaria interessado em ouvir seus pensamentos sobre isso, principalmente sobre o uso de automação para criar conexões contínuas.

Estou ansioso para conectar novamente em breve.

Sinceramente,
{{Seu nome}}

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Depois de se encontrar com um cliente em potencial

Prezado {{Nome}},

Obrigado por reservar um tempo para uma demonstração da nossa plataforma de automação de marketing. Apreciei ouvir sobre os pontos problemáticos que sua equipe enfrenta em relação à segmentação de clientes em potencial; receber feedback nos ajuda a entender melhor as necessidades dos clientes e personalizar sua experiência com a plataforma.

Anexei um estudo de caso a este e-mail sobre o sucesso que uma de suas instituições financeiras teve ao ajustar sua segmentação e criar conteúdo que repercutiu em seus clientes potenciais.

Quando podemos agendar uma conversa de acompanhamento com nossa equipe para que possamos mergulhar nas habilidades de segmentação da plataforma com mais detalhes?

Aguardo seu contato e entrarei em contato ainda esta semana para agendar uma demonstração.

Obrigado,
{{Seu nome}}

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Após uma conexão em um evento de networking

Prezado {{Nome}},

Foi um prazer conhecê-lo no evento Downtown NYC Networking na semana passada. Embora tenhamos algumas visões contrastantes, ouvir seu ponto de vista sobre a maximização das oportunidades atuais foi muito esclarecedor.

Como acompanhamento, gostaria de anexar um white paper de autoria da Seabury Enterprises. Ele faz referência a alguns dos tópicos que discutimos; se você acha que faz sentido ter mais uma conversa sobre o que podemos fazer para colaborar, vamos planejar nos encontrar novamente em breve. Estou incluindo um link para meu calendário on-line e entrarei em contato com você para discutir a reunião para almoço ou café.

Sinceramente,
{{Seu nome}}

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Como enviar um e-mail de acompanhamento após uma reunião

Embora o e-mail seja a melhor escolha para profissionais ocupados, sejamos honestos: você provavelmente também está bastante ocupado. Antes que você perceba, vários dias ou uma semana podem ter se passado desde sua reunião, e você pode estar se perguntando se é tarde demais para enviar um e-mail de acompanhamento após a reunião.

A resposta curta é não'. Um acompanhamento grato e educado deve ser bem-vindo a qualquer momento. No entanto, muitas vezes é melhor golpear enquanto o ferro ainda está quente, então essas dicas podem permitir que você comece com um fluxo que faça sentido para você e simplifique seus esforços.

Seja rápido

Uma citação atribuída a Amelia Earhart diz: “A melhor maneira de fazer isso, é fazê-lo”. Mas pode parecer desafiador espremer essas obrigações de acompanhamento em sua agenda já ocupada.

Para evitar deixá-los no esquecimento, é benéfico tornar seus acompanhamentos rotineiros. Reserve alguns minutos todos os dias ou um bloco de 30 minutos a cada semana e mantenha uma lista contínua de acompanhamentos que você precisa enviar.

Mostrar apreciação

As pessoas são mais propensas a querer interagir com alguém que é agradecido. Mesmo que seja algo pequeno, como agradecê-los por tirar um tempo para conversar em um mixer, esse tipo de acompanhamento extra-milha pode fazer com que suas conexões pensem bem de você e se lembrem de você quando estiverem no mercado para um talento ou serviço você pode oferecer.

Configurar modelos

Se você estiver em uma função ou campo em que precisa fazer acompanhamentos frequentes, pode fazer sentido usar ferramentas dedicadas para gerenciar sua comunicação.

Por exemplo, usar uma plataforma para automatizar e-mails de acompanhamento pode facilitar a garantia de pelo menos um ponto de contato inicial após uma reunião ou discussão. A partir daí, você pode gerenciar pessoalmente as comunicações futuras. Pense no modelo de acompanhamento como um lembrete amigável; depois de se reconectar e restabelecer a comunicação, surpreenda-os com tudo o que você pode oferecer.

Inclua uma maneira de continuar a conversa

Nessa nota, um acompanhamento não é apenas um pedaço de cotão que se destina a criar sentimentos calorosos e confusos. Um aspecto fundamental do acompanhamento é abrir a possibilidade de levar o relacionamento um passo adiante.

Inclua em seu acompanhamento algum tipo de pergunta ou oportunidade para a qual eles queiram dizer 'sim'.

Pode ser tão simples quanto baixar um white paper sobre sua empresa ou oferecer um café com você no futuro. Mas uma vez que você faz com que as pessoas comecem a dizer 'sim', é provável que elas continuem.

Diversifique seus canais

Outro componente-chave que separa aqueles que matam o jogo de acompanhamento daqueles que estão apenas passando pelos movimentos é uma abordagem omnicanal.

Sim, o e-mail é sua melhor aposta e o canal preferido para comunicação em geral. Mas isso não significa que os outros canais não valham o esforço.

“ Para mim, social não é um 'Devo fazer isso?' Voce tem que. Se seu público vive no LinkedIn, Twitter ou Instagram, você precisa engajá-los lá .” ~Jake Dunlap, Skaled

Explore uma abordagem omnicanal que inclui e-mail, vídeo, mídia social e telefone... especialmente se você não estiver obtendo uma resposta de apenas um deles. As empresas com processo de engajamento omni-channel apresentam um crescimento de 9,5% ano a ano na receita anual – quase 3x mais do que aquelas que não têm – além de aumentar o engajamento em si.

Uma experiência omnicanal oferece as vantagens de prospecção, nutrição e retenção.

Quais canais eles parecem preferir e/ou onde você se envolveu com eles pela primeira vez, o que eles fazem em cada um (simplesmente falando nas redes sociais, negócios no e-mail, vice-versa)? Tome sua sugestão deles. Envolva-se com eles onde e como eles parecem preferir.

“ Se você diversificar os canais que usa, é muito mais provável que obtenha a resposta de alguém .” ~Matt Heinz, Heinz Marketing

UMA ABORDAGEM MISTURADA

Inclua o alcance de mídia social e tarefas gerais diretamente na sequência da sua campanha. Você pode até fazer chamadas usando Mailshake Dialer .

Automatize os acompanhamentos com o Mailshake

Ficar no topo do alcance do prospect é impossível se você estiver fazendo isso manualmente. Mas uma ferramenta de engajamento de vendas como o Mailshake pode ajudá-lo a alcançar centenas de clientes em potencial toda semana de uma forma escalável.

Com o Mailshake, você pode:

• Personalize o alcance de e-mail com mala direta
• Crie e agende acompanhamentos automatizados
• Gerencie os leads gerados a partir de suas campanhas
• Integre o restante de sua pilha de tecnologia para aumentar a eficiência

Conclusão: o acompanhamento é absolutamente essencial para uma estratégia de divulgação eficaz, mas não há razão para que você não possa automatizá-lo.

Uma ótima reunião pode ser um ótimo começo para um relacionamento, mas o acompanhamento por e-mail pode ajudar a selar e fortalecer o negócio. Se você está se perguntando se deve enviar um, não hesite – basta fazê-lo. Você ficará feliz por ter feito isso.

E-mail de acompanhamento após a reunião: conclusão

As memórias desaparecem. Você pode ter tido uma ótima reunião com alguém, mas é importante que sua segunda impressão corresponda à qualidade da primeira que você causou.

Isso significa que o e-mail de acompanhamento após uma reunião é de vital importância.

Você quer aproveitar o bom trabalho que fez na reunião e manter a memória fresca. Se você fizer isso prontamente e considerar seu e-mail de acompanhamento, isso ajudará a consolidar o relacionamento que você trabalhou duro para curar.

Se você está constantemente fazendo novas conexões e lutando para acompanhar seus e-mails, então é hora de fazer um plano.