Como escrever um e-mail formal que gera resultados (com modelos)

Você já esteve no meio de escrever um e-mail e parou para se perguntar se está sendo muito casual? Seja você um vendedor escrevendo um e-mail formal, enviando uma consulta profissional ou trabalhando com um novo cliente, existem algumas práticas recomendadas a serem seguidas se você deseja obter resultados.

Como escrever um email formal em 9 passos

Siga estas nove etapas para transmitir o tom certo para seu próximo e-mail formal, seja seu primeiro contato ou um acompanhamento.

1. Considere seu endereço de e-mail

Ao enviar um e-mail formal de seu endereço de e-mail pessoal, é importante garantir que ele pareça profissional e reflita com precisão o tom que você deseja alcançar.

Se você ainda estiver usando um de anos atrás com letras sem sentido, sequências de números aleatórios, seu time favorito ou qualquer outra coisa que possa ser considerada pouco profissional por um associado ou cliente, é hora de atualizar. O melhor endereço de e-mail para enviar e-mails formais tende a ser uma combinação de seu nome e sobrenome.

2. Use as fontes certas

Azul pode ser sua cor favorita, mas isso não significa que seja apropriado como cor de texto para um e-mail formal. Na mesma nota, embora você possa ter uma fonte preferida ao enviar mensagens para amigos e familiares, mantenha estilos sem distrações para e-mails formais - Arial, Calibri ou Times New Roman.

Você quer que sua mensagem seja o que chama a atenção de alguém, não a fonte que você escolher.

3. Escolha cuidadosamente sua linha de assunto

Mais curto é melhor – até certo ponto. De acordo com Kinsta, a maioria das linhas de assunto do e-mail tem 100 caracteres ou menos, mas o ponto ideal para maiores taxas de abertura e clique é entre 110 e 140 caracteres.

Há algumas coisas a considerar ao escrever sua linha de assunto:

• Quem é o seu público? Sua linha de assunto parecerá diferente ao enviar um e-mail formal para um gerente de marketing versus um colega profissional.
• Com o que seus leitores se importam? Além do seu endereço de e-mail, a linha de assunto do seu e-mail formal é o que dá ao seu leitor a primeira impressão de você. Incentive-os a abri-lo, concentrando-se no que eles se importam, seja sobre os pontos problemáticos do cliente ou uma conexão mútua.

Um dos aspectos mais importantes da sua linha de assunto é que ela deve refletir com precisão a mensagem do seu e-mail formal. Linhas de assunto com spam são uma ótima maneira de perder confiança e credibilidade.

Precisa de algumas ideias de linha de assunto? Confira essas práticas recomendadas e exemplos .

4. Use a saudação certa

Depois que essas três etapas forem atendidas, é hora de escolher uma saudação de e-mail formal apropriada. Salve os cumprimentos casuais como “Ei” e “Oi” para seus amigos e familiares.

Algumas saudações formais por e-mail que carregam o tom certo incluem:

• Olá
• Saudações
• querido

Se você estiver enviando um e-mail para um cliente potencial ou parceiro de negócios, é necessário um tom mais formal. Você também sempre deseja incluir o nome do seu destinatário. Se você não conhece, encontre. Se isso não for plausível, você pode enviar seu e-mail formal para “Quem pode interessar” ou “Equipe de vendas”, “Equipe de marketing” etc., mas essas saudações nunca devem ser sua primeira escolha.

5. Apresente-se adequadamente

A primeira frase do seu e-mail formal deve apresentar brevemente você e sua empresa. O destinatário não precisa de sua história de vida.

Aqui estão algumas dicas sobre como se apresentar formalmente por e-mail:

• Mantenha breve. Se você usar mais de uma frase para se apresentar, o leitor provavelmente pulará o parágrafo inteiro.
• Lidere com uma pergunta. “Você poderia usar mais tráfego da web? Sou John Smith da GenericSEOCompany e gostaria de ajudar.”

Tenha em mente que o leitor quer saber o que você pode fazer por eles; eles não estão tão interessados ​​em quem você é ou por que você faz o que faz (ainda).

6. Corte o cotão

E-mails formais devem ser sempre curtos e diretos. É melhor enviar um e-mail de duas ou três frases do que incluir informações irrelevantes. Na mesma nota, não envie seus e-mails como um único grande bloco de texto – divida-o usando parágrafos curtos e marcadores.

Pedaços de texto tornam difícil para o destinatário encontrar os pontos principais do seu e-mail formal. Formatar seu e-mail para incluir bastante espaço em branco facilita a leitura e a localização de informações importantes; também aumenta a probabilidade de obter uma resposta.

7. Termine adequadamente

Pronto para embrulhar? Certifique-se de encerrar seu e-mail formal adequadamente.

Como sua saudação, deixe as frases casuais para se corresponder com familiares e amigos. Por exemplo, em vez de terminar com “Obrigado”, use o mais formal “Obrigado”.

Alguns fechamentos formais de e-mail que carregam o tom certo são:

• Sinceramente
• Respeitosamente
• Atenciosamente
• Ansioso por saber sobre você

Uma vez que você construiu algum relacionamento com seu correspondente, você pode pegar alguns finais de e-mail formais mais casuais e divertidos. Até lá, fique com as frases de fechamento formais listadas acima.

8. Não se esqueça de uma assinatura profissional

O endereço de e-mail e a linha de assunto dão ao destinatário a primeira impressão de você, e sua assinatura de e-mail os deixa com a última.

Uma assinatura de e-mail formal deve incluir:

• Nome completo
• Cargo
• Informações de Contato
• Links para seus perfis de mídia social relevantes

Não se contente com uma assinatura chata e genérica - confira os melhores geradores de assinatura de e-mail para e-mails comerciais e formais.

9. Revise (e revise novamente)

Depois de enviar seu e-mail formal, não há como voltar atrás. Mesmo se você ler várias vezes antes de clicar em enviar, é fácil ignorar erros simples.

Grammarly e Hemingway são ferramentas gratuitas que você pode usar para detectar erros ortográficos e gramaticais que você pode ter perdido.

As coisas mais importantes a serem verificadas em dobro, triplo e quádruplo são o nome do destinatário e o nome da empresa - se você abrir um e-mail e seu nome estiver escrito errado, você se incomodaria em lê-lo? Provavelmente não. O mesmo vale para o nome da empresa: Milkshake e Mailshake são duas coisas muito diferentes.

Exemplo e modelo de e-mail formal

Agora que abordamos as nove etapas a serem seguidas ao compor um e-mail formal, vamos ver um ótimo modelo que você pode usar para começar.

[Linha de assunto]

Olá [Nome] ,

Meu nome é [Nome completo] . Estou entrando em contato com você sobre [o benefício que seu produto/serviço pode trazer para eles ou uma solicitação] .

[2–3 frases que apóiam seu ponto declarado na introdução. Você pode incluir uma lista com marcadores de benefícios, se aplicável].

[Uma chamada à ação específica: agende uma chamada/demonstração/reunião/etc.]

Ansioso para ouvir de você em breve,

[Sua assinatura de e-mail]

Em seguida, vamos pegar este modelo e aplicar as nove etapas listadas acima para dar vida a ele.

Quer escalar seu alcance de criação de links?

Olá Adão,

Meu nome é John Smith com Mailshake, e recentemente notei que você está trabalhando em uma nova campanha de criação de links. Eu queria falar com você sobre como o Mailshake está ajudando outras empresas em seu setor a aumentar seu alcance:

• Envie centenas de e-mails totalmente personalizados em uma hora.
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Ansioso para ouvir de você em breve,

John Smith

Executivo de contas, Mailshake

(123) 456-1234

Escrever um e-mail formal não precisa ser um desafio. Siga estas nove etapas e você estará pronto para enviar e-mails formais e profissionais que geram resultados. Se você quiser dominar a arte do alcance de e-mail, confira nosso Cold Email Masterclass gratuito.