Quatro Funções da Administração: Planejar, Organizar, Liderar e Controlar

A palavra gestão é muitas vezes tratada como se tivesse quatro letras. Mas tente fazer qualquer coisa em um ambiente de trabalho acelerado sem aplicar as quatro funções de gerenciamento.

Não importa que tipo de trabalho você faça, ter uma compreensão clara das quatro funções de gerenciamento o ajudará a fazer esse trabalho com mais eficiência. Trata-se de se adaptar a qualquer ambiente de trabalho em que você esteja e fazer com que ele tenha um desempenho melhor. Vamos aprender mais sobre as quatro funções do gerenciamento.

Quais são as quatro funções da administração?

As quatro funções da administração são planejar, organizar, liderar e controlar. Para ser um gerente de sucesso, você deve fazer todos os quatro enquanto gerencia seu trabalho e sua equipe. Estes são os fundamentos de qualquer posição gerencial profissional. Além disso, existem outras habilidades e conhecimentos especializados relacionados especificamente ao trabalho que você gerencia.

O conceito de como a administração deve interagir com o pessoal foi codificado pela primeira vez por Henri Fayol, um engenheiro de minas francês. Ele desenvolveu uma teoria geral de administração de empresas e funções de gestão, que se desenvolveu nas quatro funções de gestão.

Sem esses quatro pilares de gestão apoiando essas outras responsabilidades, nada será feito no prazo e dentro do orçamento. Se você está gerenciando a si mesmo ou a equipes de trabalhadores, precisa entender esses fundamentos de gerenciamento, que são a base das habilidades de gerenciamento.

É claro que as quatro funções da administração são teóricas. Quando estiver pronto para colocá-los em prática, você precisará de ferramentas híbridas de gerenciamento de trabalho que permitem que você se conecte com seus colegas de trabalho e equipes onde quer que estejam trabalhando. Faz parte das principais responsabilidades de um gerente, não importa qual seja sua estrutura organizacional.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho baseado em nuvem que ajuda as equipes híbridas a trabalhar melhor, oferecendo uma plataforma colaborativa com várias visualizações de projetos. Assim como existem diferentes estilos de gerenciamento, o ProjectManager tem diferentes formas de trabalhar, de gráficos de Gantt a listas de tarefas, calendários a quadros kanban. Todas as visualizações compartilham os mesmos dados em tempo real para manter todos sempre trabalhando na visualização mais atual do projeto. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo.

Função 1: Planejamento

A primeira das quatro funções do gerenciamento é o planejamento: você não pode gerenciar seu trabalho até que tenha um processo de planejamento. Isso significa entender suas metas e objetivos, que é o início do planejamento estratégico. Ter um plano estratégico ou tático é como você vai do ponto A ao ponto B.

Claro, o planejamento tático é mais do que apenas ir de um lugar para outro. Há um planejamento operacional, que envolve a identificação e alocação de recursos, tanto em termos de pessoal quanto de materiais. Isso significa montar uma equipe e conseguir alocar recursos, como os equipamentos necessários para executar o trabalho.

Há também a organização de suas tarefas, priorizando-as e dando a cada uma um prazo e duração. O plano inclui adicionar tarefas a uma linha do tempo para agendar seu trabalho. Então, você precisa se manter atualizado sobre o progresso e o desempenho de sua equipe e, se eles não estiverem atingindo os benchmarks, ajustar seu plano para voltar aos trilhos.

A comunicação é um elemento-chave do planejamento. Os gerentes devem comunicar claramente o plano à sua equipe para que eles executem adequadamente o trabalho. Mas eles também devem comunicar às partes interessadas e mantê-las atualizadas sobre o andamento do trabalho em que estão investindo.

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Função 2: Organização

A organização recai sobre todos os aspectos da responsabilidade de um gerente. Você não pode gerenciar equipes com sucesso sem ter algum tipo de organização. Ao priorizar tarefas no planejamento, você mantém sua organização detalhada.

Em termos de visão geral quando se trata de organização, um gerente é responsável por garantir que sua empresa, departamento ou projeto esteja funcionando sem problemas. Isso é feito criando processos e estruturas internas, bem como entendendo sua equipe ou funcionários para que você possa colocá-los onde for mais adequado. Os gerentes não apenas precisam manter seu trabalho organizado, mas também gerenciar a operação de seu departamento e as pessoas nele.

Isso não significa que um gerente esteja apenas delegando tarefas e certificando-se de que aqueles que trabalham com eles tenham os recursos necessários para realizar suas tarefas. Eles devem ficar de olho nos processos e estruturas que empregam e ajustá-los conforme necessário para garantir que estejam trabalhando com eficiência e mantendo todos produtivos. Essa função organizadora é essencial, por isso é uma das funções essenciais da gestão.

Função 3: Liderar

Liderar é ter as habilidades, aptidão de comunicação e capacidade de motivar aqueles que você gerencia. A liderança é um papel crítico para qualquer pessoa na gestão, e é por isso que é uma das quatro funções da gestão. Se você não pode liderar, independentemente do seu estilo de liderança, você não será um gerente de sucesso. É tudo uma questão de construir confiança com sua equipe.

As habilidades de liderança incluem a resolução de conflitos. Ao gerenciar um grupo diversificado, haverá conflitos que podem atrasar tarefas e custar dinheiro à sua organização. Quanto melhor você identificar e resolver esses conflitos, melhor será sua gestão.

Os estilos de liderança variam, mas eles compartilham dando às suas equipes um forte senso de direção ao definir metas e objetivos. Isso independentemente de eles estarem designando trabalho regular ou introduzindo um novo processo para a equipe.

Como a liderança pode ser expressa de inúmeras maneiras, gerentes de todos os matizes podem ser considerados líderes. Alguns são mais autoritários de cima para baixo. Ou seja, eles empregam liderança autocrática. Por outro lado, existem os gerentes de baixo para cima, que buscam a colaboração de todos no escritório e incentivam os funcionários a participar do processo.

Qualquer que seja o estilo de liderança que você tenha, ou uma combinação de estilos de liderança, ele pode ser aplicado à maneira como você gerencia os membros de sua equipe. Mesmo os líderes mais práticos motivam e conduzem suas equipes para fins bem-sucedidos. Não há ninguém para fazer isso, mas as funções básicas de um líder forte na gestão são entender os funcionários e o que é preciso para tirar o melhor proveito deles.

Função 4: Controlar

A função de controle envolve monitorar e acompanhar o progresso e o desempenho para ajudar na tomada de decisões em um ambiente de trabalho. Você pode planejar, organizar e conduzir o que quiser, mas se não estiver monitorando a qualidade do trabalho de seus funcionários, terá problemas. Se precisar de ajuda com o processo de controle, experimente nosso modelo de painel gratuito.

Além do progresso, desempenho e qualidade, o processo de controle também inclui a eficiência com que estão realizando seus trabalhos e a confiabilidade ao assumir suas tarefas. Outro termo para isso é gerenciamento de controle e gerenciamento de qualidade. Faz parte de qualquer processo de tomada de decisão. Você não pode fazer uma escolha perspicaz sem bons dados para apoiá-la.

O objetivo do controle na gestão não é dominar seus funcionários, mas garantir que eles estejam cumprindo as metas e objetivos do negócio. Alguns gerentes preferem mapear todo o fluxo de trabalho de suas equipes, enquanto outros permitem que seus funcionários sejam autodirigidos.

Esses são os dois lados da mesma moeda, que é entregar qualidade no prazo e dentro do orçamento em todos os ambientes de trabalho, e o aspecto mais importante das quatro funções de gerenciamento. É tudo sobre atingir suas metas financeiras e deve estar na vanguarda de sua equipe de gerenciamento.

Como o ProjectManager ajuda com as quatro funções de gerenciamento

O ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem que oferece aos gerentes as ferramentas necessárias para planejar, organizar, liderar e controlar suas equipes, estejam elas sob o mesmo teto, distribuídas em fusos horários ou em departamentos diferentes. Os recursos de gerenciamento de trabalho híbrido do ProjectManager fornecem seus dados em tempo real para tomar decisões mais perspicazes, trabalhar de forma mais produtiva e obter sucesso.

Crie facilmente planos de projeto robustos

Fazer um plano bem-sucedido significa organizar tarefas, vincular dependências e definir marcos. Uma das várias visualizações de projeto do ProjectManager é um gráfico de Gantt interativo que faz isso e muito mais. Você pode filtrar facilmente o caminho crítico em vez de perder tempo com cálculos complicados. Em seguida, defina a linha de base. Agora, você capturou o plano para compará-lo ao seu esforço real quando começar a trabalhar.

Monitore o progresso da sua equipe em tempo real e melhore a organização

Você não pode controlar sua equipe se não os estiver monitorando. No entanto, você não quer atrapalhar, e é por isso que o painel em tempo real do ProjectManager coleta dados automaticamente e calcula essas informações em gráficos e tabelas fáceis de ler sobre carga de trabalho, tempo, custo e muito mais. É como obter um relatório de status instantâneo sempre que quiser.

Gerar Relatórios para Acionistas e Aprimorar a Função de Controle

Para aprofundar o uso de dados, os relatórios de um clique do ProjectManager, que você pode filtrar para se concentrar apenas nas informações que deseja ver. O ProjectManager tem um relatório em planilhas de horas para ver quanto tempo as equipes estão realizando suas tarefas, variação do projeto para capturar o esforço planejado versus o real e até relatórios de status do portfólio se você estiver gerenciando mais de um projeto. Os relatórios podem então ser compartilhados com as partes interessadas para mantê-los atualizados. Isso tem aplicações óbvias para as quatro funções de gerenciamento.

ProjectManager é um software premiado que ajuda a gerenciar equipes híbridas, não importa onde estejam, como trabalhem ou seu nível de habilidade. Nossa ferramenta conecta as equipes para ajudá-las a trabalhar melhor, ao mesmo tempo em que oferece aos gerentes a transparência necessária para liderar melhor e entregar resultados para seus stakeholders. Comece hoje gratuitamente e junte-se aos mais de 35.000 profissionais que usam o ProjectManager.