15 modelos gratuitos de gerenciamento de projetos de TI para Excel, Word e mais

Os projetos de TI são únicos. As equipes de TI planejam instalações, atualizações e implementações de hardware e software, e as ferramentas que utilizam são específicas para trabalhar com infraestrutura, sistemas de informação e computadores. Esses modelos de gerenciamento de projetos de TI são essenciais para realizar esses trabalhos corretamente.

O ProjectManager tem dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word que os gerentes de TI precisam ao trabalhar no desenvolvimento da Web, desenvolvimento de software, desenvolvimento de aplicativos móveis, configuração de rede e muito mais. Experimente hoje mesmo estes 15 modelos gratuitos de gerenciamento de projetos de TI.

1. Modelo de Plano de Projeto de TI

Os gerentes de projeto de TI são responsáveis ​​por muitos tipos diferentes de projetos, desde o desenvolvimento de novos sistemas até a atualização de aplicativos corporativos antigos. Mas todo projeto de TI tem uma coisa em comum: eles começam com um plano de TI. Com nosso modelo de plano de projeto de TI gratuito, os gerentes de projeto de TI podem organizar tarefas, custos e recursos com prazos e entregas agendados.

O uso de um modelo de gerenciamento de projetos de TI economiza seu tempo e ajuda você a iniciar um projeto com mais eficiência, o que leva a um resultado mais bem-sucedido. Você não apenas é capaz de descobrir o que vai fazer, mas também pode compartilhar o modelo de plano de projeto de TI com sua equipe para colocá-los na mesma página.

2. Modelo de gráfico de Gantt

Ao fazer um plano de TI, ou qualquer outro plano, a ferramenta ideal é o gráfico de Gantt. É uma ferramenta testada e comprovada por um bom motivo; Os gráficos de Gantt criam uma linha do tempo visual na qual todas as tarefas do seu projeto são agendadas. Eles podem gerenciar tempo, custos e recursos. Criar um gráfico de Gantt no Mircosoft Word ou Microsoft Excel é frustrante, especialmente quando há um pronto para você usar ao baixar nosso modelo de gráfico de Gantt gratuito para Excel.

3. Modelo de avaliação de riscos de TI

Os projetos de TI não são diferentes de qualquer outro tipo de projeto, pois estão repletos de riscos. O risco de TI carrega um fardo extra porque a maioria das empresas, independentemente do que fazem, exige que seus sistemas de TI funcionem. Se algo falhar ou for comprometido de alguma forma, pode levar a uma perda financeira significativa ou pior. É por isso que nosso modelo gratuito de avaliação de riscos de TI para Excel é tão importante.

A estrutura de qualquer ferramenta de avaliação de risco tem elementos comuns. O nosso lista o risco numericamente, o que facilita o rastreamento, além de descrever o risco e o ambiente de controle. Ele coleta dados, mas também define as ações a serem executadas se os problemas realmente surgirem, para que você possa mitigar o risco. Há também uma calculadora para anotar a probabilidade de ocorrência do risco e, se ocorrer, qual o impacto que terá.

4. Modelo de plano de ação

Esteja você respondendo a riscos ou simplesmente planejando um projeto de TI, você precisa de uma estratégia. Nosso modelo de plano de ação gratuito para Excel é um documento que descreve as etapas que você deve seguir para alcançar essa estratégia. Os gerentes de projeto de TI podem usar este modelo de gerenciamento de projeto de TI para visualizar como transformar a estratégia em etapas acionáveis, que podem ser divididas em subtarefas ou itens de ação.

Os gerentes de projeto de TI podem usar o modelo gratuito durante o estágio de planejamento do projeto. Ele descreve metas, etapas de ação, tarefas e um cronograma e pode abordar negócios, ações estratégicas e corretivas conforme necessário. É uma ferramenta versátil. Seja como for, um plano de ação fornece uma estrutura que o ajuda a pensar de forma pragmática e garante que você não negligencie tarefas importantes.

5. Modelo de Orçamento de Projeto de TI

Obter uma contagem precisa dos custos do seu projeto de TI é como você garante que terá os fundos para fazer o trabalho corretamente. Isso inclui tudo, desde sua equipe, equipamentos e muito mais. São muitos custos para rastrear, e é por isso que os gerentes de projeto de TI podem baixar nosso modelo de orçamento de projeto gratuito para Excel.

Isso não apenas ajudará você a criar um orçamento mais preciso, mas também a monitorar seus custos durante a execução do projeto. O modelo de gerenciamento de projetos de TI captura os custos de mão de obra, consultoria e licença de software, para citar alguns. Mas também cobra custos recorrentes, como contas de telefone, espaço de escritório e custos de equipamentos. Lembre-se, você não está apenas criando um orçamento, mas um mecanismo de controle de custos.

6. Lista de verificação de manutenção do servidor de TI

Se o servidor cair, o problema está ao virar da esquina. Para evitar isso, certifique-se de agendar a manutenção. Há muitas coisas a verificar para garantir que tudo esteja bem, e é por isso que recomendamos baixar nossa lista de verificação gratuita de manutenção de servidor para Excel. Este modelo gratuito de gerenciamento de projetos de TI ajuda você a fazer um trabalho completo.

Usar o modelo é simples. No lado esquerdo, há uma variedade de tarefas comuns à manutenção do servidor, como atualizações, segurança, backups, monitoramento, manutenção do sistema de arquivos e muito mais. À direita está uma grade onde você pode agendar essas tarefas como diárias, semanais, mensais ou ocasionalmente. O modelo é personalizável para que você possa adicionar ou subtrair o que quiser para que reflita melhor suas responsabilidades.

7. Modelo de Painel

O monitoramento dos sistemas de TI é fundamental para manter o software e o hardware funcionando sem problemas. Com uma visão de alto nível, é possível não apenas acompanhar o progresso e o desempenho, mas também detectar quaisquer anomalias que possam indicar problemas que precisam ser resolvidos antes que se tornem problemas. Use nosso modelo de painel gratuito para Excel e rastreie esses dados rapidamente.

Use este modelo de gerenciamento de projetos de TI para rastrear indicadores de desempenho (KPIs), como tarefas, carga de trabalho, duração e custo da tarefa. Os gráficos e gráficos de barras coloridas facilitam a digestão rápida dos dados e fornecem aos gerentes de projeto de TI a perspectiva de que precisam para obter informações valiosas que orientarão uma melhor tomada de decisão.

8. Modelo de registro de riscos de TI

Todo gerente de projeto de TI sabe que o risco está sempre ao virar da esquina. Isso é apenas parte do gerenciamento de projetos. O planejamento também faz parte do gerenciamento do projeto. Nosso modelo gratuito de registro de riscos para Excel fornece as ferramentas para planejar e mitigar riscos em seus projetos de TI. Esta ferramenta permite que os gerentes de projetos de TI preparem uma estratégia que os ajude a responder ao risco e resolvê-lo ou aproveitá-lo caso ocorra em seu projeto.

Este modelo de gerenciamento de projetos de TI numera os riscos para torná-los fáceis de rastrear. Você também pode descrever o risco, seu impacto e qual resposta você terá se ele se tornar um problema no projeto de TI. Há também uma coluna para classificar o nível de risco de alto a baixo, o que ajuda na priorização. Por fim, você pode atribuir um proprietário responsável por identificar e mitigar o risco.

9. Modelo de acompanhamento de problemas de TI

Questões são problemas. Sejam riscos que você planejou ou algo inesperado, eles podem desviar seu projeto de TI. Quando surge um problema, você deve ser capaz de identificá-lo e resolvê-lo rapidamente antes que ele afete o tempo, o escopo ou o custo do seu projeto. É para isso que nosso modelo de rastreamento de problemas gratuito para Excel foi projetado para fazer.

Use o modelo gratuito de gerenciamento de projetos de TI para capturar quaisquer problemas que apareçam em seu projeto, que é a primeira etapa no desenvolvimento de um plano de ação para lidar com o problema. Há uma coluna para descrever o problema e seu impacto. Em seguida, você pode adicionar a prioridade, a data em que foi identificada e quem é o responsável por respondê-la. Também há espaço para adicionar o departamento que está cuidando do problema, seu status (aberto ou fechado) e até mesmo um local para adicionar notas.

10. Modelo de registro de alterações de TI

Outro risco ou problema é a mudança. Essa mudança pode ocorrer em um projeto de TI devido a falha de equipamento, erro humano, um ato de Deus, como uma queda de energia ou solicitações de partes interessadas, para citar alguns. Seja qual for o motivo, as alterações em um projeto podem afetar seu cronograma, orçamento e muito mais. Para gerenciá-los, baixe nosso modelo de registro de alterações gratuito para Excel.

Tudo o que você precisa para coletar e gerenciar mudanças está incluído no documento. Desde os nomes do projeto e do gerente de projeto até o número da alteração e o tipo de solicitação de alteração, tudo está incluído. Há também uma data para anotar quando a alteração foi solicitada ou ocorreu, uma descrição da alteração e seu status. Você também pode atribuí-lo, adicionar uma prioridade e determinar quando é esperado que seja resolvido, entender seu impacto e delinear as etapas de ação que o resolverão.

11. Lista de verificação de conformidade com GDPR

Qualquer pessoa em TI sabe da importância do GDPR (regulamento geral de proteção de dados). Embora seja específico da União Europeia (UE), qualquer empresa de tecnologia que coleta e processa informações pessoais e está presente na UE está sujeita a uma exigência legal de conformidade com esta lei. Nosso modelo gratuito de lista de verificação de conformidade com o GDPR facilita o gerenciamento desse processo.

Nosso modelo de gerenciamento de projetos de TI possui colunas para coletar as tarefas necessárias para permanecer em conformidade com a lei. Ele atribui proprietários a cada uma dessas tarefas para garantir que sejam realizadas de maneira oportuna e completa. Há também um local para adicionar um prazo e você pode até alocar recursos para cada tarefa conforme necessário. Em seguida, basta marcá-los à medida que avança na lista. É uma maneira fácil de gerenciar um requisito legal.

12. Modelo de Matriz de Rastreabilidade de Requisitos

Os projetos de TI têm requisitos, o que significa que devem ser executados e executados corretamente, caso contrário, o projeto será prejudicado. Para garantir isso, use nosso modelo gratuito de matriz de rastreabilidade de requisitos para Excel. Ele faz isso listando todos os requisitos do projeto e como acompanhá-los ao longo do ciclo de vida do projeto. Dessa forma, nada crítico pode escapar.

Há muitas maneiras pelas quais este modelo de gerenciamento de projetos de TI ajuda você a gerenciar os requisitos do seu projeto. É ótimo para garantia de qualidade (QA) e para entender o que precisa ser testado para garantir que está atendendo aos requisitos do projeto. Os gerentes de projeto de TI também podem usar este documento para ajudá-los a tomar decisões baseadas em dados, em vez de agir por instinto.

13. Modelo de Matriz de Priorização de Projetos de TI

Nem todos os gerentes de projeto de TI podem se dar ao luxo de concentrar toda a atenção em um projeto. Eles geralmente são responsáveis ​​por um portfólio de trabalho e garantem que alocaram seus recursos com sabedoria entre esse grupo. Nosso modelo gratuito de matriz de priorização de projetos permite que você analise todos os seus projetos de TI e tome decisões objetivas sobre quais projetos precisam de atenção e quando.

Esta matriz de Eisenhower é dividida em quatro quadrantes. No topo, há duas colunas: uma para fazer agora e outra para fazer depois. No lado esquerdo, há duas linhas: crucial e não crucial. Agora você pode colocar seus projetos em um dos quatro quadrados para saber o que deve ser feito imediatamente, o que pode ser agendado para o novo futuro, o que pode ser delegado e o que pode ser excluído ou movido.

14. Modelo de Plano de Implementação

Todo projeto de TI começa como uma ideia codificada por um plano, mas precisa ser realizado por um plano de implementação ou pelas etapas necessárias para atualizar esse plano e produzir sua entrega. Embora possa parecer redundante ter um plano para executar um plano, qualquer pessoa familiarizada com gerenciamento de projetos sabe que usar nosso modelo de plano de implementação gratuito para Excel é como você organiza essas ideias em etapas acionáveis.

O modelo de gerenciamento de projetos de TI é dividido em três partes distintas. Primeiro, há a estratégia do projeto, que desce para os processos e ações para implementar essa estratégia. Depois, há a linha do tempo, que mostra as datas de início e término planejadas e reais para as tarefas, bem como as horas planejadas para a tarefa. Finalmente, existem os recursos para executar essas tarefas, incluindo materiais e custos. Com tudo isso mapeado, você pode implementar seu plano com sucesso.

15. Modelo de Levantamento de Requisitos

Conhecer os requisitos de um projeto de TI é o que inicia a fase de planejamento. Eles serão coletados em um documento, que é onde entra nosso modelo gratuito de coleta de requisitos para o Word. Esse modelo de gerenciamento de projetos de TI também atua como uma ferramenta de comunicação conectando os requisitos do usuário ao desenvolvedor.

Mas não são apenas os requisitos do usuário que são coletados; também há requisitos de negócios e de sistema capturados no documento. Os requisitos são divididos em sete subseções: requisitos de usuário, funcionais e de sistema, software e interfaces de usuário, atividades de fluxo de trabalho e gerenciamento de mudanças e riscos. Há também uma arquitetura técnica de alto nível esboçada, além de manutenção e suporte. Há até testes e avaliações, como objetivos, artefatos, usuários e tarefas incluídas.

O ProjectManager ajuda no gerenciamento de projetos de TI

Como qualquer gerente de projeto de TI lhe dirá, os modelos são documentos estáticos. Eles podem ser um passo para trás, não para a frente, quando se trata de gerenciar um projeto. O que você precisa é de um software de gerenciamento de projetos, como o ProjectManager. Nosso software online fornece dados em tempo real para uma melhor tomada de decisão. O que também torna nosso software superior aos modelos é que você pode usar uma variedade de ferramentas que compartilham os mesmos dados atualizados.

Use várias visualizações de projeto

Nem todas as ferramentas de projeto são criadas iguais. O gráfico de Gantt é ideal para agendamento, mas os quadros kanban visualizam e controlam fluxos de trabalho enquanto você planeja e executa sprints ou gerencia sua lista de pendências. As equipes podem preferir usar nossa lista de tarefas robusta, que também compartilha os mesmos dados em tempo real de outras ferramentas, como planilha e exibição de calendário. Isso significa que você pode trabalhar na ferramenta que deseja e manter-se atualizado com as informações mais atuais do projeto.

Capturar dados em tempo real

Ter todos na equipe trabalhando nos mesmos dados ativos é a chave para a produtividade, mas não é tudo. Os gerentes de projeto de TI também precisam ter uma visão de alto nível do projeto sempre que quiserem. Nosso painel em tempo real faz exatamente isso. Ele captura dados ao vivo e processa esses números para exibir métricas de tempo, custo e muito mais em gráficos e gráficos fáceis de ler. O melhor de tudo é que não é necessária nenhuma configuração. É plug-and-play.

Os relatórios permitem que você se aprofunde nos dados, personalizando os resultados para mostrar exatamente o que você deseja ver e facilitando o compartilhamento com as partes interessadas para mantê-los atualizados. Existem também ferramentas de gerenciamento de recursos que equilibram a carga de trabalho, ferramentas de gerenciamento de riscos que rastreiam problemas e ferramentas de gerenciamento de tarefas que mantêm as equipes colaborativas e produtivas.

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Se você ainda está em dúvida sobre se inscrever para uma avaliação gratuita do ProjectManager, temos muito conteúdo gratuito que você pode ler. De postagens de blog semanais a guias, vídeos, modelos e muito mais, temos informações sobre todos os aspectos das fases de gerenciamento de projetos. Aqui está uma pequena amostra do nosso conteúdo relacionado a TI.

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• Auditoria de TI: Definição e Guia Rápido
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O ProjectManager é um software premiado que capacita as equipes de TI a planejar, gerenciar e rastrear seu trabalho em tempo real. Nosso software colaborativo facilita comentar e compartilhar em qualquer lugar e a qualquer momento, seja em departamentos ou continentes. Junte-se às equipes da Nestlé, Avis e Siemens que usam nosso software para obter sucesso. Comece a usar o ProjectManager hoje.