15 modelos gratuitos de PMO para Excel e Word

Um PMO, ou escritório de gerenciamento de projetos, pode ser um departamento interno ou um grupo ou agência externa que define e mantém os padrões de gerenciamento de projetos de uma empresa. Existem três tipos; apoia, controla e dirige e cada um tem graus variados de envolvimento. No entanto, todos os três podem usar modelos de PMO para oferecer suporte a programas e portfólios de projetos.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos mais dinâmico do que os modelos estáticos de PMO, mas se você não estiver pronto para atualizar, nosso site é rico em modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word. Reunimos 15 modelos gratuitos adequados para um PMO. Esses modelos abrangem tudo, desde gráficos de Gantt, planejamento de projetos, alocação de recursos, relatórios de status dos dados do projeto e muito mais.

1. Modelo de gráfico de Gantt PMO

O gráfico de Gantt é uma das ferramentas essenciais para gerentes de projeto. Ele fornece uma visão de todo o projeto em uma linha do tempo e inclui tarefas, marcos, cronogramas e muito mais. O escritório de gerenciamento de projetos pode usar nosso modelo de gráfico de Gantt gratuito para Excel para obter uma visão geral de um projeto ou usá-lo como um roteiro para rastrear vários projetos em um só lugar para alocar recursos quando e onde forem necessários.

O modelo de gráfico de Gantt é dividido em duas seções. À esquerda está uma planilha normal onde você pode adicionar as tarefas ou projetos que está supervisionando. Próximo a isso estão as colunas para capturar as datas de início e término. Finalmente, há uma coluna para a duração da tarefa ou projeto. Depois de preencher essas informações, a linha do tempo codificada por cores à direita é preenchida automaticamente e permite que você veja as tarefas, fases e projetos em um só lugar.

2. Modelo de Painel de Projeto PMO

Os PMOs precisam de uma visão de alto nível dos projetos que estão supervisionando. Eles precisam de métricas para ajudá-los a traçar o curso desses projetos e saber quando mudanças são necessárias para manter tudo no caminho certo. Nosso modelo de painel de projeto de PMO gratuito para Excel é composto de gráficos e gráficos fáceis de ler que fornecem esses dados rapidamente.

Você precisa de dados em tempo real para tomar melhores decisões ou pode agir com base em dados imprecisos. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos online com painéis de portfólio que capturam dados em tempo real que não requerem configuração demorada ou entrada manual como nos modelos de PMO. Em vez disso, você obtém dados rápidos e confiáveis ​​sobre a integridade de seus projetos, tarefas, progresso, tempo, custo e carga de trabalho sempre que precisar. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

3. Modelo de análise de custo-benefício do PMO

Existem certos projetos que valem a pena perseguir, enquanto outros vão acabar em um poço de dinheiro. Um PMO ajuda a orientar as empresas na escolha de projetos que agregarão valor ao seu investimento. Para fazer isso, eles podem usar nosso modelo gratuito de análise de custo-benefício de PMO para Excel.

Uma análise de custo-benefício é usada para comparar o que você espera pagar por um projeto com o que espera que ele proporcione em termos de oportunidade. Isso é feito adicionando uma quantia em dólares a todos os seus custos quantitativos e benefícios quantitativos. A partir daí, é fácil ver se você terá retorno sobre seu investimento.

4. Modelo de Matriz de Priorização de Projetos de PMO

Uma coisa que um PMO faz é fornecer orientação. Essa orientação e percepção podem ajudar na forma como você gerencia projetos, mas também se vale a pena assumir esses projetos em primeiro lugar. Uma ferramenta para ajudar a tomar esses tipos de decisões é nosso modelo gratuito de matriz de priorização de projetos para Excel.

O processo é enganosamente simples, mas é uma maneira eficaz de priorizar seus projetos. A matriz é dividida em quatro seções. No topo, há duas colunas, uma para fazer agora e outra para fazer depois. O lado esquerdo tem duas linhas, uma para crucial e outra para não crucial. Dependendo de onde você coloca o projeto, ele pode ser obrigatório imediatamente, agendado para um futuro próximo, delegado, excluído ou movido. Você também pode usar isso para tarefas ou qualquer coisa que precise priorizar.

5. Modelo de Orçamento do Projeto PMO

O dinheiro sempre vai governar as decisões ao supervisionar projetos. As empresas têm custos finitos e não querem atualizar continuamente um orçamento porque isso exige mais fundos. Usar nosso modelo de orçamento de projeto de PMO gratuito para Excel pode ajudá-lo a prever orçamentos com precisão e evitar gastos excessivos em projetos.

Existem tantos custos relacionados a um projeto que nosso modelo gratuito ajuda você a capturar todos eles. O modelo em si é personalizável, portanto, se houver algo que você não precise ou queira adicionar, é fácil de fazer. Nosso modelo tem campos para custos de mão-de-obra, taxas de consultoria, matérias-primas, licenças de software, viagens, serviços públicos, espaço e equipamentos de escritório e muito mais. Obtenha estimativas precisas dos custos do projeto antes de executá-lo.

6. Modelo de Análise das Partes Interessadas para PMOs

Se você olhar para os PMOs como provedores de serviços, fica claro que eles têm partes interessadas. Para um escritório de gerenciamento de projetos, essas partes interessadas podem incluir executivos, gerentes de projeto, gerentes funcionais e até mesmo membros da equipe. Todos terão suas expectativas específicas. Com nosso modelo gratuito de análise de stakeholders para Excel, você pode identificar e gerenciar todos eles.

Este modelo de PMO começa com informações básicas das partes interessadas. Ou seja, você lista todas as partes interessadas e seus projetos. Em seguida, você pode adicionar o relacionamento deles a esses projetos, independentemente de eles terem algum conhecimento no assunto ou serem tomadores de decisão. Você também pode definir como se comunicar com eles. Por fim, há um menu suspenso para definir o compromisso, de C para o nível de compromisso e R para o nível de compromisso exigido.

7. Modelo de Quadro de Horários do PMO

Ser capaz de acompanhar o tempo em um período específico ajuda a garantir que o projeto esteja progredindo dentro do cronograma. Esta é uma ferramenta essencial de gerenciamento de recursos, bem como parte da folha de pagamento. Portanto, o PMO vai querer ter acesso aos quadros de horários para acompanhar o progresso. Eles podem usar nosso modelo de quadro de horários gratuito para Excel.

A primeira coisa que você faz com nosso modelo gratuito define um cronograma para o quadro de horários. Em seguida, você pode adicionar a hora de início, início e término do almoço e a hora de término do dia de cada pessoa. Há uma coluna para adicionar horas regulares, horas extras e, em seguida, o total de horas de trabalho. Agora você tem uma visão de alto nível de seus custos.

8. Modelo de Plano de Comunicação para PMOs

Todas as atividades que fazem parte do gerenciamento de projetos de uma empresa passam pelo PMO. A comunicação é uma parte vital desse processo. Se as coisas não forem claramente declaradas e distribuídas adequadamente, surgirão problemas que podem afetar os resultados. É por isso que nosso modelo de plano de comunicação gratuito para Word é tão importante.

Este modelo de PMO ajuda a definir a visão e os objetivos do projeto, programa ou portfólio, bem como suas metas e prazos. Também há locais para adicionar a equipe de comunicação e quais ferramentas eles usarão. Em seguida, você pode mostrar como medirá a eficácia do seu plano de comunicação para garantir que ele esteja fazendo o que você deseja.

9. Modelo de Plano de Projeto para PMOs

Os PMOs melhoram o gerenciamento de projetos padronizando processos e aumentando a eficiência. Isso significa que eles criam e mantêm documentação, rastreamento e treinamento. Mas eles também planejam. É aí que nosso modelo de plano de projeto gratuito para PMOs é útil.

Este modelo de PMO tem tudo o que você precisa para um PMO. Há um local para definir o escopo do projeto, programa ou portfólio, incluindo marcos, fases e tarefas. Você também pode adicionar seus requisitos de esforço e recursos. Em seguida, agende o plano, incluindo dependências de tarefas, suposições e restrições do projeto, orçamento, registro de riscos, processo de gerenciamento de mudanças e muito mais.

10. Modelo de Rastreamento de Projeto PMO

Os PMOs monitoram os projetos que supervisionam. Eles precisam acompanhar seu progresso para garantir que estejam funcionando de acordo com o cronograma. Caso contrário, os recursos podem precisar de realocação para colocar tudo de volta nos trilhos. Nosso modelo gratuito de acompanhamento de projetos de PMO para Excel foi projetado para funcionar como um sistema de gerenciamento de tarefas para rastrear tarefas e garantir que o trabalho seja feito no prazo.

O uso do modelo de acompanhamento de projetos permite acompanhar projetos individuais ou programas e portfólios. Primeiro, você lista o nome da tarefa ou o nome do projeto e uma breve descrição. Se houver alguma dependência de tarefa, adicione-a à próxima coluna. Há espaço para adicionar a quem a tarefa foi atribuída ou o gerente do projeto. Agora observe a prioridade, a data de início, a data de término planejada e a data de término real. Finalmente, há um menu suspenso para capturar o status.

11. Modelo de Levantamento de Requisitos para PMOs

O objetivo da coleta de requisitos é orientar o PMO durante todo o projeto, desde o início até a entrega. Os requisitos são uma condição ou capacidades que as partes interessadas precisam para resolver um problema ou atingir um objetivo. Usando nosso modelo gratuito de coleta de requisitos para PMOs, você pode coletar tudo em um só lugar.

Tudo o que você precisa para entender o projeto está nas páginas deste documento do Word, incluindo o plano do projeto, uma descrição do objetivo do projeto, escopo e um cronograma com marcos, dependências e assim por diante. Os objetivos e objetos também são definidos, bem como as restrições e restrições e como resolvê-los.

12. Modelo de Registro de Risco para PMOs

O risco é sempre algo que os PMOs estão rastreando. Seja um risco bom ou ruim, quanto mais cedo for identificado e tratado, melhor. Nosso modelo de registro de risco gratuito para PMOs fornece uma ferramenta para se preparar para o risco e ter um plano para resolvê-lo se ele aparecer como um problema.

Comece descrevendo o risco e seu impacto. Em seguida, adicione como você responderá ao risco se ele de fato se tornar um problema. Para ajudar na sua resposta, adicione o nível de risco, como alto, médio ou baixo. Agora você sabe como priorizar o risco se ele se tornar um problema. Também há um local para adicionar o gerente de projeto ou membro da equipe que possui esse risco e é responsável por identificar e liderar a resposta a ele.

13. Modelo de registro de alteração do PMO

A mudança vai acontecer, e o PMO está lá para ajudar a garantir que isso não afete negativamente o projeto. Uma maneira de fazer isso é usando nosso modelo de log de alterações de PMO gratuito para Excel. Faz parte de qualquer plano de gerenciamento de mudança maior e eficaz que ajude a controlar a mudança, rastreando-a desde o momento em que é identificada até que seja resolvida.

Esta planilha fornece um local para colocar tudo o que você precisa saber sobre a mudança em seu projeto para gerenciá-la. Observe quando a alteração é observada pela primeira vez, quem na equipe do projeto é o proprietário, o que significa que eles liderarão o esforço para resolvê-la e você também pode adicionar a prioridade e o status dessa alteração.

14. Modelo de Solicitação de Mudança de PMO

Antes de resolver ou responder a qualquer mudança, você precisa decidir se vale a pena fazer. Há mudanças, como mau tempo ou falha de equipamento, que devem ser tratadas. Mas, na maioria das vezes, as mudanças vêm dos proprietários e de outras partes interessadas. Nosso formulário gratuito de solicitação de alteração de PMO para o Word fornece um local para que todos concordem sobre o que fazer.

Você pode personalizar o formulário de solicitação de alteração para ter o máximo de detalhes que desejar. Incluímos espaço para uma breve descrição e o impacto que terá no projeto. Há informações suficientes no formulário para que os gerentes de projeto trabalhem com o PMO para decidir se vale a pena fazer a mudança e, em caso afirmativo, como, ou não tomar nenhuma ação.

15. Modelo de relatório de status do projeto para PMOs

A geração de relatórios é fundamental para o trabalho do PMO. Por exemplo, um relatório de status fornece os principais dados do projeto que informarão como um PMO orientará o gerenciamento desse projeto. Com nosso modelo de relatório de status de projeto gratuito para PMOs, você pode mapear a saúde e o progresso do projeto, entre outras coisas, dentro de um período de tempo específico.

O relatório de status contém um resumo das principais realizações, o trabalho que foi concluído durante esse período, o trabalho planejado ainda por vir no escopo do projeto, os marcos alcançados e as entregas. Há também um lugar para listar itens de ação para o que precisa vir a seguir. Outras coisas sob revisão incluem orçamento, cronograma, qualidade, riscos, problemas e obstáculos.

Como o ProjectManager ajuda os PMOs

São muitos modelos. E embora grátis seja grátis, sempre há um preço. Os modelos de PMO são estáticos e você precisa fazer todo o trabalho. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que oferece gerenciamento de tarefas, gerenciamento de riscos e recursos de gerenciamento de recursos para ajudar os PMOs a orientar seus projetos, programas e portfólios em tempo real. Possui automação e atualizações para que você esteja sempre olhando as informações mais atuais.

Gerenciar recursos com roteiros

Os PMOs supervisionam muitos projetos ao mesmo tempo. Eles devem fornecer orientação sobre quais necessidades, quais recursos e quando. Para fazer isso, eles precisam de mais do que os modelos de PMO podem fornecer. Nosso software de gerenciamento de projetos oferece uma visão geral de todos os seus projetos em uma tela. Veja-os do início ao fim em uma linha do tempo visual, incluindo métricas como esforço planejado, esforço real e muito mais. Você pode abrir qualquer projeto, imprimir o roteiro e facilmente editar e ajustar a coluna para visualizar o que deseja.

Mantenha as equipes equilibradas com gráficos de carga de trabalho

As equipes são seu recurso mais valioso. Você pode acompanhar o tempo em tarefas com nossos quadros de horários seguros, mas nossa visualização de carga de trabalho vai ainda mais longe ao fornecer gerenciamento de recursos. Use-o para rastrear com eficiência o progresso e a carga de trabalho nos projetos. Você pode ver o total de horas e reatribuir tarefas para equilibrar a carga de trabalho e manter todos produtivos.

Os PMOs também podem se beneficiar de relatórios personalizados, incluindo relatórios de status e portfólio e muito mais. Tudo pode ser filtrado para focar no que você deseja ver e, em seguida, facilmente compartilhado. Há também uma visão de portfólio onde você pode agrupar projetos e visualizar o progresso, gerente de projeto, membros da equipe, status e muito mais.

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