10 modelos gratuitos de gerenciamento de partes interessadas para Excel e Word

As partes interessadas são todas as pessoas que têm interesse no projeto. Eles podem ser internos, como gerentes de projeto, equipes, proprietários ou investidores, ou externos, como clientes, fregueses ou fornecedores. Pode haver muitas partes interessadas em qualquer projeto e gerenciá-las requer modelos de gerenciamento de partes interessadas.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que ajuda você a gerenciar projetos e partes interessadas. Se você não estiver pronto para uma avaliação gratuita do software, também oferecemos dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word que podem ajudar em todas as fases do seu projeto. Aqui estão alguns modelos gratuitos de gerenciamento de partes interessadas.

1. Modelo de Análise das Partes Interessadas

Pode haver muitas partes interessadas em qualquer projeto, mas seu trabalho como gerente de projeto é identificá-las. Cada parte interessada pode ter um interesse diferente ou esses interesses podem evoluir ao longo do projeto. Usar nosso modelo gratuito de análise de partes interessadas para Excel ajuda você a elaborar um plano de comunicação eficaz com as partes interessadas para mantê-las devidamente informadas.

Existem campos para capturar informações básicas das partes interessadas, incluindo seu título, informações de contato e influência ou poder sobre o projeto. Em seguida, você pode colocar cada parte interessada em relação ao projeto, observando sua prioridade, se têm experiência no assunto e se são tomadores de decisão. Assim, você pode avaliar o comprometimento de cada parte interessada com o projeto e gerenciá-los melhor.

2. Modelo de relatório de status do projeto

As partes interessadas precisam se manter informadas durante todo o projeto. Dependendo da parte interessada, no entanto, esse nível de informação e a frequência com que são atualizados podem mudar. Se eles precisam de detalhes ou apenas uma visão geral, os gerentes de projeto ainda devem relatar regularmente. Usar nosso modelo de relatório de status de projeto gratuito para Excel é uma ótima ferramenta para capturar um período de tempo no projeto.

O problema com um modelo estático é que ele precisa ser atualizado manualmente e as informações não podem ser personalizadas para refletir as preocupações de cada parte interessada. Ao contrário das ferramentas estáticas, o ProjectManager é uma ferramenta online que fornece dados em tempo real que podem ser filtrados para mostrar apenas as informações relevantes para cada parte interessada. Você não apenas pode gerar um relatório de status com simples pressionamentos de tecla, mas também pode gerar relatórios sobre variação, portfólio e muito mais. Todos os relatórios capturam dados em tempo real para que sejam precisos e possam ser facilmente compartilhados em vários formatos. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

3. Modelo de Mapa das Partes Interessadas

Se você está procurando uma ferramenta visual que possa ajudá-lo a identificar e mapear suas partes interessadas, então você precisa baixar nosso modelo de mapa de partes interessadas gratuito para Excel. Você pode usar o mapa das partes interessadas para informar sua tomada de decisão ao lidar com as partes interessadas. É essencial estabelecer um plano de comunicação viável com as partes interessadas.

O modelo de mapa das partes interessadas ajuda você a determinar quem quer saber o quê, quando precisa saber e como prefere obter suas atualizações. Este mapa de partes interessadas tem quatro categorias para gerenciar suas partes interessadas: gerenciar de perto, manter-se satisfeito, manter-se informado e monitorar. Coloque cada parte interessada que você identificar na caixa correta e use um código de cores para mostrar se eles apoiam, são neutros ou críticos para o projeto.

4. Modelo de Caso de Negócios

Como as partes interessadas têm interesse no projeto, uma das coisas com as quais mais se preocupam são os custos relacionados à execução do projeto. Eles querem saber se os custos de investimento valem a pena. Você pode mostrar isso a eles com nosso modelo de caso de negócios gratuito para Word, que resume os objetivos, custos e benefícios do projeto.

O caso de negócios é uma importante due diligence para as partes interessadas, provando que seu investimento no projeto é benéfico. Eles podem ler um resumo executivo, a declaração de missão do projeto e a entrega final que será produzida. Há um lugar para mostrar os objetivos do projeto e como eles serão alcançados, a avaliação financeira e de mercado e muito mais. Isso ajudará a obter a adesão das partes interessadas.

5. Modelo de análise de custo-benefício

Outro modelo gratuito que pode ajudar a provar às partes interessadas que o projeto vale o investimento é nosso modelo gratuito de análise de custo-benefício para Excel. Isso ajuda você a olhar para os números e determinar se o dinheiro que você está investindo no projeto vale as entregas.

Um modelo de análise de custo-benefício faz isso adicionando uma quantia em dinheiro aos custos e benefícios do projeto. Ao subtrair os benefícios dos custos, você pode ver qual é o lucro, se houver, para o projeto. Isso pode significar ganhos financeiros, mas também pode determinar se os objetivos e metas de negócios valem os custos. Essas informações podem ajudar a envolver as partes interessadas no projeto.

6. Matriz RACI

É claramente importante identificar e definir as funções e responsabilidades de sua equipe de projeto, mas muitas vezes os gerentes de projeto negligenciam o mesmo exercício ao lidar com as partes interessadas do projeto. Depois disso, sua equipe de projeto é apenas uma das muitas partes interessadas no projeto. Usar nosso modelo de matriz RACI gratuito para Excel permite categorizar todos os envolvidos no projeto, incluindo as partes interessadas.

RACI significa responsável, responsável, consultado e informado. Em nosso modelo gratuito, você lista todas as partes interessadas (ou toda a equipe do projeto) no lado esquerdo, enquanto no topo do gráfico está o título. Na caixa correspondente, você anota se eles são responsáveis, responsáveis, consultados ou informados. Agora você tem um documento para orientar todos da equipe, inclusive os stakeholders, que possuem diferentes níveis de envolvimento e impacto no projeto.

7. Modelo de Levantamento de Requisitos

As partes interessadas querem saber os problemas que estão sendo resolvidos pelo projeto, como ele planeja atingir seu objetivo, qual condição ou capacidade deve ser atendida e muito mais. Tudo isso é abordado em nosso modelo gratuito de coleta de requisitos para o Word. Este é um documento importante para as partes interessadas e captura informações vitais sobre o projeto em um só lugar.

Há muito coberto no modelo gratuito. Ele lista os requisitos do projeto, desde usuário, funcional e sistema até software, interface, fluxo de trabalho, mudança e riscos. Esta é mais uma visão de alto nível, que é apropriada para a maioria das partes interessadas e evita entrar em detalhes. Existe até uma seção para que todos assinem o documento para garantir que estejam informados e de acordo.

8. Modelo de Estatuto da Equipe

Os membros da equipe são partes interessadas, embora não sejam os únicos em um projeto. O modelo de estatuto de equipe gratuito para o Word é principalmente focado neles, mas é outro modelo essencial de gerenciamento de partes interessadas. Ele explica como a equipe se encaixa no contexto mais amplo do projeto, como as partes interessadas do projeto.

Além disso, a carta gratuita lista todos os envolvidos no projeto e fornece informações de contato. Há uma seção para descrever o histórico do projeto, sua missão e objetivo, orçamento e recursos e o processo de tomada de decisão usado pela equipe. Há informações sobre escopo, avaliações de desempenho, atividades e marcos e muito mais. É uma ótima ferramenta para se comunicar e envolver todos no projeto.

9. Modelo de Plano de Comunicação

Falando em comunicação, você precisa de um plano de comunicação para levar informações à sua equipe de projeto. Usar nosso modelo de plano de comunicação gratuito para Word ajudará você a definir objetivos e agendar atualizações de comunicação com as partes interessadas. É um dos modelos de gerenciamento de partes interessadas mais importantes, pois uma parte interessada bem informada é mais fácil de gerenciar e menos propensa a interferir no projeto.

Além dos objetivos, o modelo de plano de comunicação ajuda a definir como você alcançará esses objetivos, em que prazo e com quais métricas medir seu sucesso. Você descobrirá a equipe e as ferramentas associadas à divulgação de informações, bem como revisará sua eficácia. Depois de ter um plano, ele pode mudar para permanecer relevante e eficaz.

10. Modelo de Organograma

Embora possa não parecer um modelo de gerenciamento de partes interessadas importantes, conhecer a composição organizacional de uma empresa ou projeto é como todos na organização ou equipe de projeto sabem a quem se reportam. Use nosso modelo de organograma gratuito para Excel. É um fluxograma que mostra a estrutura hierárquica interna de uma organização ou projeto.

Este documento é um visual fácil de digerir da cadeia de comando. Embora organizações menores, como startups ou projetos, possam não precisar da ferramenta, quanto maior e mais complexa for a organização ou projeto, mais essencial esse modelo de gerenciamento de partes interessadas se torna. É imperativo que todos saibam a quem se reportam e quem tem autoridade, que é exatamente o que este modelo ilustra.

O ProjectManager ajuda no gerenciamento das partes interessadas

Depois de baixar e usar nossos modelos gratuitos de gerenciamento de partes interessadas, você descobrirá rapidamente que eles podem levá-lo até certo ponto. Afinal, os modelos podem ser inseridos e atualizados manualmente, não são colaborativos e estão isolados do restante de suas ferramentas de gerenciamento de projetos. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos que ajuda você a planejar, gerenciar e acompanhar o gerenciamento das partes interessadas em tempo real.

Compartilhar planos de projeto com as partes interessadas

Os projetos precisam de planos, mas os planos não funcionam sem as partes interessadas. A criação de um cronograma em nossos robustos gráficos de Gantt permite gerenciar as partes interessadas em sua equipe de projeto, organizar suas tarefas, vincular dependências para evitar atrasos dispendiosos e atribuí-los ao trabalho que você pode acompanhar em tempo real. O plano do projeto pode ser facilmente compartilhado com a equipe do projeto e as partes interessadas para manter todos na mesma página.

Monitore o progresso e o desempenho em tempo real

Depois de definir uma linha de base no Gantt, você pode acompanhar seu esforço planejado em relação ao seu esforço real. Isso não apenas ajuda você a cumprir seu cronograma e orçamento, mas as partes interessadas também desejam ser atualizadas sobre esses dados valiosos. O painel em tempo real não requer configuração, como acontece com ferramentas leves, e rastreia tudo, desde a carga de trabalho até o custo e o tempo em gráficos e gráficos fáceis de ler. É uma ótima maneira de obter uma visão de alto nível do projeto sempre que quiser.

Os gerentes de projeto podem usar recursos de gerenciamento de recursos para manter suas equipes produtivas. A disponibilidade pode ser definida com antecedência para simplificar o agendamento e nosso gráfico de carga de trabalho com código de cores ajuda você a ver a alocação de sua equipe. Você pode equilibrar a carga de trabalho no gráfico para mantê-los trabalhando em sua capacidade máxima. Eles não são superalocados e as partes interessadas ficam felizes em ver a produtividade.

Conteúdo Relacionado

Se isso não for suficiente para você, nosso site está repleto de conteúdo gratuito. Existem blogs semanais, guias, vídeos e, é claro, mais modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word. Aqui estão alguns recursos para aprender mais sobre o gerenciamento de partes interessadas.

• Guia de Gestão das Partes Interessadas
• Análise das Partes Interessadas 101
• O que é a Teoria das Partes Interessadas
• Stakeholder vs. Acionista: Qual é a diferença?
• Mapeamento das Partes Interessadas 101: Um Guia Rápido para Mapas das Partes Interessadas

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que capacita as equipes a trabalharem melhor juntas. As ferramentas de gerenciamento de tarefas adicionam recursos produtivos e de gerenciamento de riscos para ajudá-lo a identificar, rastrear e mitigar riscos. Junte-se às equipes da Avis, Nestlé e Siemens que estão obtendo sucesso com nosso software. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.