Documentação do Projeto: 15 Documentos Essenciais do Projeto

Os gerentes de projeto sabem a importância da documentação do projeto. Os documentos do projeto devem ser precisos e constantemente atualizados para se manterem atualizados com o projeto. Criar e gerenciar a documentação do projeto durante todo o ciclo de vida do projeto é fundamental para o sucesso do projeto, mas por onde começar?

Este guia define o que é documentação de projeto e por que é importante, além de destacar os 10 principais documentos de projeto que você deve sempre criar para planejar e executar seus projetos.

O que é documentação do projeto?

O termo documentação do projeto refere-se aos documentos de gerenciamento do projeto que são criados ao longo do ciclo de vida do projeto. Esses documentos, como o plano do projeto, cronograma do projeto ou orçamento do projeto, definem atividades, procedimentos e diretrizes que a equipe do projeto deve seguir.

A documentação do projeto tem vários propósitos, como planejamento do projeto, gerenciamento de custos ou gerenciamento de riscos. Além disso, existem certos documentos de projeto que devem ser criados em uma fase específica do projeto, pois preparam o cenário para a próxima etapa. Por exemplo, o plano de gerenciamento do projeto deve ser criado antes que a fase de execução do projeto possa começar.

O software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a organizar e compartilhar informações cruciais para o sucesso do seu projeto. O ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho que possui armazenamento ilimitado de arquivos e facilita o compartilhamento da documentação do produto com sua equipe e partes interessadas. Todas as suas múltiplas visualizações de projeto compartilham uma fonte de informação para manter todos na mesma página. Comece gratuitamente.

Vamos dar uma olhada em quais documentos do projeto devem ser criados em cada fase do projeto.

Documentação do projeto por fase do projeto

Os projetos variam em tamanho e complexidade e alguns exigem documentação de projeto mais abrangente do que outros. Aqui está uma visão geral de alguns dos documentos do projeto que geralmente são criados ao longo do ciclo de vida do projeto.

• Iniciação do projeto: termo de abertura do projeto, caso de negócios, agenda da reunião de lançamento do projeto
• Planejamento do projeto: plano de gerenciamento do projeto, estrutura analítica do projeto, orçamento do projeto, cronograma do projeto, plano de gerenciamento de mudanças, plano de gerenciamento do escopo, plano de gerenciamento de riscos
• Execução do projeto: relatório de status do projeto, modelo de lições aprendidas, planilhas de horas, solicitações de mudança, requisições de mudança
• Monitoramento e controle do projeto: relatório de status do projeto, modelo de lições aprendidas, planilhas de horas
• Encerramento do projeto: modelo de encerramento do projeto, lista de pendências

Agora que você tem uma ideia da documentação correta do projeto para cada fase do ciclo de vida do seu projeto, vamos mergulhar em alguns documentos críticos de gerenciamento de projetos.

Os 15 principais documentos do projeto para incluir na documentação do seu projeto

Aqui está uma breve descrição dos documentos importantes do projeto e um modelo de gerenciamento de projeto correspondente para cada um deles. Não se esqueça de verificar nossa biblioteca de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos, onde você encontrará dezenas de modelos para construir a documentação do seu projeto.

1. Plano do Projeto

O plano do projeto é o mais abrangente de todos os documentos de gerenciamento de projetos porque compila os documentos do projeto que são criados durante a fase de planejamento do projeto. Por exemplo, seu plano de projeto deve incluir o orçamento do projeto e o cronograma do projeto.

2. Termo do Projeto

O termo de abertura do projeto é escrito durante a fase de iniciação do projeto e define o cenário para o plano do projeto. Os gerentes de projeto usam as cartas do projeto para fornecer uma visão geral rápida do projeto às partes interessadas, patrocinadores e clientes.

3. Caso de Negócios

Assim como o termo de abertura do projeto, um business case é um documento criado durante a fase de iniciação para convencer as partes interessadas do projeto sobre o valor do projeto, explicando os benefícios potenciais que ele pode ter para a organização.

4. Plano de Comunicação do Projeto

Um plano de comunicação define todas as diretrizes para a comunicação entre os membros da equipe e as partes interessadas do projeto. Ele define os canais de comunicação a serem utilizados, o cronograma de comunicação e funções e responsabilidades entre outros detalhes para agilizar o processo de comunicação ao longo do ciclo de vida do projeto.

5. Registro de Riscos

Este documento permite que você registre todos os riscos potenciais do projeto e inclui uma breve descrição de seu potencial impacto e probabilidade. Um registro de riscos é um documento importante do projeto, pois fornece informações importantes para seu plano de gerenciamento de riscos que contém todos os documentos, estratégias e diretrizes de gerenciamento de riscos.

6. Declaração de Escopo

Uma declaração de escopo define as atividades que serão executadas para concluir um projeto. Ele é usado pelos gerentes de projeto para que as partes interessadas saibam o que será feito e o que não será feito, para que as expectativas sejam claras desde o início. Faz parte do plano de gerenciamento do escopo, um documento abrangente que explica os procedimentos e diretrizes relacionados ao escopo do projeto.

7. Orçamento do Projeto

O orçamento do projeto é um documento crítico de gerenciamento do projeto. Para criar um, você precisará estimar os custos do projeto, que incluem mão de obra, materiais, equipamentos e tudo o que for necessário para executar o projeto.

8. Cronograma do Projeto

Em um nível básico, o cronograma do projeto define o cronograma para a execução de todas as tarefas do projeto. Também pode incluir mais detalhes, como os recursos necessários para cada tarefa, quem é responsável por ela, a folga ou folga do seu projeto e o caminho crítico. O gráfico de Gantt do ProjectManager é a ferramenta perfeita para criar um cronograma detalhado do projeto.

9. Relatório de Status do Projeto

Os relatórios de status do projeto são uma ferramenta de gerenciamento de projetos obrigatória porque permitem que você verifique a integridade do seu projeto a qualquer momento e compartilhe dados com as partes interessadas para mantê-los atualizados. Os relatórios de status são breves e incluem apenas as informações mais relevantes.

10. Modelo de Encerramento do Projeto

É sempre necessário criar a documentação do projeto no final da fase de encerramento do projeto. Isso porque os gerentes de projeto precisam fechar contratos, criar um documento de “lições aprendidas” e obter aprovação formal das partes interessadas, entre outras tarefas importantes. Tudo isso deve ser documentado para que nada caia no esquecimento.

11. Modelo de Proposta de Projeto

Uma proposta de projeto é um documento de gerenciamento de projeto que fornece uma visão geral rápida das principais áreas de um projeto. Seu principal objetivo é convencer os potenciais interessados ​​do valor do projeto durante a fase de iniciação. Deve ser um documento persuasivo que destaque os principais benefícios, objetivos e requisitos.

12. Modelo de Resumo do Projeto

Um resumo do projeto é uma versão resumida do seu plano de projeto, voltada para um público como equipes multifuncionais ou partes interessadas que não precisam se aprofundar em todos os detalhes de um plano de gerenciamento de projeto, mas ainda precisam ter uma compreensão do projeto metas, orçamento, funções e responsabilidades, entre outros aspectos-chave.

13. Modelo de Coleta de Requisitos

Os requisitos do projeto são as metas e especificações que são esperadas de um projeto para garantir que todas as partes interessadas sejam satisfeitas. Nosso modelo gratuito de coleta de requisitos ajudará você a documentar todos os requisitos do seu projeto.

14. Modelo de Visão Geral do Projeto

Uma visão geral do projeto é um documento de 1 página que descreve os aspectos mais críticos de um projeto, como cronograma, marcos, orçamento, status e as funções e responsabilidades dos membros da equipe.

15. Modelo de Carta de Equipe

Uma carta de equipe é um documento de gerenciamento de projeto que mostra as funções, responsabilidades, entregas e recursos de uma equipe de projeto. Ele ajuda os gerentes de projeto a entender a carga de trabalho e os objetivos de cada membro da equipe para um melhor planejamento de recursos.

O que vale a pena documentar

Independentemente da estrutura da sua organização, a capacidade de registrar e documentar todos os aspectos de um projeto é vital para ser um gerente de projeto bem-sucedido. Vários relatórios, tabelas, gráficos, documentos, solicitações de mudança e atualizações de status precisam ser mantidos durante todo o ciclo de vida do projeto, e a documentação funciona para unir as partes díspares de um projeto e concluí-lo com sucesso.

No entanto, seu tempo é limitado, assim como a paciência na maioria das organizações para papelada tediosa. Como você pode manter a eficiência e documentar efetivamente o projeto? Considere o seguinte para determinar o que vale a pena documentar:

• Tudo relacionado ao cliente – Imagine que um cliente de repente questiona uma decisão que foi tomada meses atrás. O cliente diz que escolheu uma direção, mas sua empresa decidiu seguir outro caminho durante a implementação. Documentação clara sobre reuniões com clientes, incluindo notas com datas, horários e participantes, ajuda a resolver mal-entendidos.
• Ditaduras Jurídicas – Para determinados projetos, as equipes jurídicas são obrigadas a revisar a documentação durante o projeto. Para projetos públicos, pode haver processos de supervisão e revisão que analisam um projeto após sua conclusão. Conheça os requisitos de documentação que sua equipe jurídica precisa antes do início do projeto. Jogar catch-up é arriscado nesse tipo de ambiente.
• A quantidade certa de processo – Embora você não queira se perder documentando tanto do plano e do processo que você não está realmente processando, você quer alguma definição em torno do plano e das metas do projeto. Deixe sua estrutura organizacional guiar quantos processos documentar. Por exemplo, tentar operar sem processos em um projeto que requer documentação legal só causará problemas ao seu projeto. Na dúvida, a melhor abordagem é documentar.
• Mudanças no projeto – As atualizações contínuas do projeto são essenciais para documentar, especialmente à medida que as metas do projeto mudam. Idealmente, você terá uma ferramenta de gerenciamento de projetos on-line em tempo real para que seus recursos e alterações de tarefas sejam agendados ao vivo e os problemas sejam capturados à medida que ocorrem. No entanto, impactos maiores no plano do projeto devem ser adicionados à documentação do projeto de maneira controlada por versão.

Práticas recomendadas de documentação do projeto

Então, quais são as melhores estratégias que você deve usar para manter sua documentação eficaz, eficiente e oportuna? Para alinhar sua documentação de acordo com as melhores práticas, você deve:

• Aproveite o tempo - Use seu calendário! Muitas pessoas pensam que os calendários são apenas para agendar reuniões. Não é. Use-o para agendar blocos de 2 a 3 horas de tempo ininterrupto para montar um documento essencial. Em vez de atender chamadas ou conversar com um colega de trabalho, reserve um tempo para entrar na zona de escrita. Com tempo e atenção concentrados, você poderá fazer progressos significativos. Da mesma forma, programe blocos de 10 a 15 minutos em seu calendário toda semana para revisar e atualizar a documentação.
• Tenha o Nível Certo de Detalhe – Reunir a documentação para engenheiros é diferente dos documentos que você apresenta aos executivos. Os engenheiros precisam de detalhes que você possa fornecer, enquanto os executivos não têm tempo para se preocupar com detalhes. Eles só querem pontos de bala, a linha de fundo e os próximos passos. Cabe a você determinar o nível certo de documentação para o público certo.
• Use Smart Storage – Sua documentação precisa ser fácil de localizar. A documentação é inútil se estiver enterrada sob uma rocha onde ninguém pode encontrá-la. Isso inclui garantir que a infraestrutura esteja instalada para acessar a documentação on-line e que a estrutura e a hierarquia de pastas sejam fáceis e intuitivas de entender.
• Compartilhe com os outros – A maioria das pessoas odeia reunir documentação, mas adora quando ela é empacotada para eles. Você ficará agradavelmente surpreso que as pessoas realmente leiam a documentação! Use seu software de gerenciamento de projetos online para armazenar seus documentos online com o projeto, idealmente em um ambiente colaborativo e seguro.
• Controle de Versão e Atualizado – Manter a documentação do projeto atualizada e atualizada é um desafio. É fácil chegar ao ponto da versão inicial, mas é doloroso voltar e atualizar a documentação e manter o controle de versão. A maior ajuda é a infraestrutura de repositório de documentos que você possui. O controle automático de versão permite que você gerencie esse processo e os consumidores de sua documentação sempre confiam que possuem a versão mais recente.

Como o ProjectManager ajuda na documentação do projeto

ProjectManager é um software de trabalho e projeto que conecta equipes híbridas e promove a colaboração. Todos os documentos do projeto podem ser armazenados na ferramenta e todos que precisarem de acesso aos documentos terão. Você pode criar planos de projeto e muito mais, tornando o ProjectManager o único software que você precisa para o sucesso do projeto.

Faça planos de projeto em gráficos de Gantt interativos

Um dos documentos de projeto mais importantes é o seu plano de projeto. Você pode fazer e compartilhar isso com nosso gráfico de Gantt, que organiza todas as suas tarefas, vincula dependências e traça marcos para ajudá-lo a cumprir o cronograma. Ele até filtra o caminho crítico. Nossos gráficos de Gantt online fornecem dados em tempo real e são fáceis de compartilhar para que todos estejam sempre trabalhando com os dados mais atuais.

Monitore seu projeto com painéis em tempo real

A documentação do seu projeto apenas define o cenário para a execução do seu projeto. Para manter esses planos, você precisa ter uma maneira de monitorar o progresso e o desempenho em tempo real. Nosso painel ao vivo coleta, calcula e fornece automaticamente métricas em tempo real para tempo, carga de trabalho e muito mais. Ao contrário de outras ferramentas, não há necessidade de configuração. Você vê o que está acontecendo à medida que o projeto se desenrola.

Aprofunde-se nos dados com relatórios em um clique

Quando uma visão de alto nível não é suficiente, você pode gerar relatórios de projeto com um toque de tecla. Obtenha mais informações sobre seus custos, progresso e muito mais. Todos os relatórios podem ser filtrados para mostrar apenas os dados que você deseja ver. Você pode anexar relatórios aos e-mails das partes interessadas ou imprimi-los para apresentações.

O ProjectManager é uma ferramenta flexível que permite que você atualize a documentação do projeto conforme necessário à medida que os projetos mudam. Todos são atualizados com notificações por e-mail ou alertas no aplicativo para que nunca haja confusão sobre o que é esperado. Use uma ferramenta que gerencie seu plano de projeto, recursos, custo e equipe enquanto armazena toda a documentação do projeto que você precisa para obter sucesso.

Claro, a documentação pode ser a ruína do seu projeto, mas você precisa dela. Existem ferramentas que podem ajudá-lo a fazê-lo mais fácil, melhor e mais rápido. O pacote de software online do ProjectManager é uma ótima ferramenta colaborativa para criar e armazenar a documentação do seu projeto para facilitar o acesso e o compartilhamento de documentos com sua equipe. Comece gratuitamente.