Um guia rápido para itens de ação e listas de itens de ação

Provavelmente, você criou um item de ação sem perceber. Se você já escreveu uma lista de tarefas, criou um conjunto de itens de ação – tarefas para executar, tarefas domésticas para concluir, pessoas para entrar em contato etc.

Gerenciar projetos de grande escala é um processo muito mais complicado e exige um sistema sofisticado de criação, atribuição e rastreamento de itens de ação.

O que são itens de ação?

Itens de ação são tarefas discretas e acionáveis ​​que servem como “degraus” em direção a um objetivo mais complexo. Criar uma lista de itens de ação é a melhor maneira de atribuir esses trabalhos e acompanhar o progresso.

Os itens de ação assumem muitas formas, desde atividades que devem ser concluídas até eventos que devem ocorrer. Sua característica definidora, porém, é que cada item concluído leva à conclusão de uma tarefa maior. Esses itens devem ser concisos e geralmente são preenchidos por um único indivíduo. Embora possam parecer simples, criar uma lista de itens de ação envolve mais do que você imagina. Diretivas mal criadas podem atrasar um projeto inteiro ou até mesmo levar ao fracasso total. Por esse motivo, é essencial entender as melhores maneiras de criá-las e usá-las para impulsionar seu projeto.

O software de gerenciamento de projetos é a melhor maneira de fazer uma lista de itens de ação e realmente executar seu trabalho em equipe. Com o ProjectManager, você pode colaborar em tarefas em cinco visualizações diferentes, acompanhar o progresso com painéis e até acompanhar seu tempo. Comece hoje gratuitamente.

Quem cria itens de ação?

Gerentes e líderes de equipe geralmente são responsáveis ​​por criar e atribuir itens de ação. Os indivíduos nessas funções definem tarefas e as dividem em listas que os membros da equipe podem concluir e “marcar”. É trabalho do gerente saber quem deve trabalhar em qual item de ação e qual requer vários membros da equipe.

Os itens de ação são cruciais ao trabalhar em tarefas complexas em um ambiente de equipe, pois evitam que os membros da equipe pisem nos calos uns dos outros e façam trabalhos desnecessários.

A finalidade de uma lista de itens de ação

Uma lista de itens de ação contínua é uma boa maneira de acompanhar as responsabilidades de todos durante o projeto. Isso torna mais fácil encontrar respostas para quaisquer perguntas que você possa ter no futuro. Uma lista de itens de ação mostra exatamente o que deu certo e o que deu errado durante um projeto, bem como quanto esforço e recursos determinadas tarefas exigiram.

Coisas a considerar ao criar uma lista de itens de ação

Há cinco detalhes que você deve sempre incluir para garantir que o item seja entendido e possa ser rastreado:

• O nome da tarefa
• As datas importantes - criação, conclusão planejada, conclusão real
• A descrição do item de ação
• Os riscos ou problemas a serem observados
• Quem será o proprietário do item de ação

Exemplos de itens de ação

Imagine uma reunião na qual um projeto está sendo planejado e uma lista de tarefas está sendo discutida. Essas tarefas devem ser concluídas antes que o projeto possa avançar. Para tornar essas tarefas abstratas mais gerenciáveis, o gerente de projeto as dividirá em itens de ação distintos.

Isso é mais fácil para os membros da equipe entenderem e executarem, e mais fáceis para os gerentes de projeto rastrearem. Aqui estão alguns exemplos:

• Agendando uma reunião para um horário e data definidos
• Enviando uma solicitação para um fornecedor terceirizado
• Entrar em contato com uma parte interessada para configurar uma chamada
• Como enviar uma ordem de serviço
• Criando um gráfico

Elementos de um item de ação

Siga os critérios definidos para criar itens de ação para incluir todas as informações necessárias de uma maneira que qualquer pessoa possa entender. Esse processo não é complicado, mas há elementos-chave a serem lembrados:

Título e número de rastreamento

Este é o nome do item de ação – seu descritor mais simples. Mantenha o título curto, pois você escreverá uma descrição e expandirá os detalhes lá. É aconselhável atribuir um número de rastreamento para cada item. Isso simplificará a forma como você rastreia e relata sobre eles, especialmente ao lidar com muitos itens de ação ao mesmo tempo.

Nível de prioridade

Ao lidar com vários itens de ação, atribua uma prioridade a cada um para saber no que focar primeiro. Nem todos eles necessariamente devem ser preenchidos na ordem em que foram atribuídos. Alguns serão naturalmente mais prementes do que outros.

Data de Criação e Conclusão Estimada

Há três datas a serem lembradas ao criar itens de ação: data de criação, data de conclusão estimada e data de conclusão eventual. Observe que nem todos serão concluídos e alguns podem ser "resolvidos". Esses são itens que se tornaram desnecessários ao longo do caminho e não precisam ser concluídos.

Criador e cessionário

Inclua quem criou o item de ação, bem como quem o atribuiu. Isso torna mais fácil para qualquer pessoa envolvida saber para onde direcionar as perguntas. Essencialmente, esta é uma maneira de acelerar a comunicação.

Descrição

A descrição deve expandir no título. Tenha em mente que esta ainda deve ser uma descrição simples – um resumo, não um guia passo a passo. Geralmente, as descrições dos itens de ação são apenas uma ou duas frases.

Descrição expandida

Aqui você pode incluir quaisquer outros detalhes pertinentes que o cessionário precise para executar a tarefa. Dependendo do item de ação, isso pode não ser necessário.

Práticas recomendadas para manter uma lista de itens de ação

Ao começar a escrever, há algumas práticas recomendadas a serem lembradas:

Comece com um verbo

Quando os itens de ação são escritos como substantivos, é provável que sejam muito amplos. Isso pode levar à confusão. Por exemplo, intitular um item de ação como “revisar e-mails de investidores” versus “e-mails de investidores” dá uma ideia mais clara do que exatamente precisa ser feito.

Ser conciso

Os itens de ação devem tornar as coisas mais simples, não mais complicadas. Se eles forem muito “palavrosos” ou contiverem detalhes desnecessários, eles podem confundir o responsável e retardar as coisas. Menos é mais.

Escreva para que qualquer um possa entender

Itens de ação sempre farão sentido para quem os criou, mas considere se eles farão tanto sentido para um leitor de primeira viagem. O cessionário deve saber exatamente o que fazer.

Mantenha os recursos em mente

Ao criar um item de ação, considere os recursos necessários, como orçamento, mão de obra e tempo. Esses recursos podem afetar a quem você os atribui e a quais outros itens você os atribui.

Antecipar itens de ação resultantes

Completar com sucesso um trabalho pode abrir a porta para outro. Quando você antecipar esses trabalhos adicionais, estará um passo à frente.

O que é o rastreamento de itens de ação?

Depois de escrever os itens de ação, a execução e o rastreamento começam. À medida que eles são trabalhados, você deve acompanhar e registrar seu progresso para informar decisões e estratégias. Quando feito corretamente, o rastreamento deve revelar onde ajustar as estratégias de gerenciamento de tarefas no futuro.

O rastreamento de itens de ação é o processo de monitorar um item de ação do início ao fim e registrar as informações. Essas informações podem ser facilmente consultadas e até mesmo informar decisões futuras.

O rastreamento é especialmente importante após a conclusão de um projeto. Sem ele, informações úteis sobre como um item de ação foi tratado são essencialmente desperdiçadas. O ideal é que essas informações sejam salvas e usadas posteriormente.

Use um rastreador de itens de ação

Um rastreador de itens de ação permite que os gerentes de projeto registrem e atualizem itens de ação. Tradicionalmente, eram planilhas simples. Agora, os melhores rastreadores oferecem maior funcionalidade e permitem a colaboração em equipe.

A formatação adequada de uma lista de itens de ação é fundamental para manter os dados organizados para o futuro. Provavelmente haverá novos olhos olhando para essas listas, e eles precisam entender o que estão vendo. Isso significa manter a formatação consistente e incluir o mesmo conjunto de dados em cada lista, independentemente do projeto.

Por que você deve usar um modelo

Itens de ação são uma parte constante do gerenciamento de tarefas. Eles são algo que os líderes de equipe criam e usam ao longo da vida de qualquer projeto. Por esse motivo, suas listas devem ser formatadas da mesma forma e incluir as mesmas informações. Essa consistência reduz a confusão e melhora os resultados.

Como responsável, você deve saber exatamente o que se espera de você, independentemente do que lhe foi designado ou de quem o designou. Um modelo de item de ação garante que todas as informações de que você precisa estejam em um formato que você possa entender.

Nosso modelo de item de ação garante que você inclua todos os detalhes necessários e formate as listas sempre da mesma maneira. Ao fazer isso, você não terá que perder tempo valioso se familiarizando com um novo formato. Você tem as informações de que precisa e sabe onde encontrá-las.

Para obter resultados ainda melhores, combine este modelo com um poderoso software de gerenciamento de projetos com ferramentas de acompanhamento e relatórios de projetos.

Como usar o modelo de itens de ação com o ProjectManager

O ProjectManager é uma ferramenta premiada que permite organizar, executar, rastrear e relatar suas listas de itens de ação com maior grau de produtividade.

Listar itens de ação em diferentes visualizações de projeto

Uma simples planilha pode fazer o trabalho, mas sua natureza estática pode ser limitada. Com nosso software, você organiza todos os seus itens de ação em um gráfico de Gantt, lista de tarefas ou quadro kanban. Cada visualização do projeto permite atribuir facilmente itens de ação e acompanhar o progresso desde o conceito até a conclusão.

Rastrear o status do item de ação no painel

Para acompanhar o progresso e o desempenho do responsável, você pode usar o painel em tempo real, que alimenta dados em tempo real de cada um dos membros de sua equipe e os converte em gráficos e tabelas que exibem métricas como tempo, variação e muito mais.

Colabore com sua equipe com software baseado em nuvem

Com nossa plataforma colaborativa, os membros da equipe podem colaborar e realizar o trabalho de maneira mais eficaz. Os usuários podem anexar arquivos e imagens, comentar e marcar pessoas para garantir que todos estejam na mesma página.

O ProjectManager é uma solução de gerenciamento de projetos premiada que leva seu projeto a cada passo do caminho. Ferramentas de planejamento online e recursos de gerenciamento de tarefas baseados na web permitem que você colabore em qualquer lugar e faça ajustes ao longo da vida do projeto. Em seguida, crie relatórios abrangentes a partir dos dados com apenas alguns cliques. Veja você mesmo fazendo este teste gratuito de 30 dias hoje.