Seu guia para se organizar para o sucesso do PPC

Olá, heróis do PPC! À medida que 2018 se aproxima, seus feeds podem ser inundados com conversas sobre as resoluções de ano novo. Embora eu tenha a tendência de ficar longe de fazer muito sobre resoluções, gosto de refletir sobre meu ano passado e me preparar para as mudanças que pretendo implementar para um futuro de sucesso. Este ano, minha principal prioridade é me manter organizado no cenário novo para mim do gerenciamento de PPC. Ao fazer minha lista, adotei uma abordagem holística que gostaria de compartilhar com você. Minhas estratégias se enquadram em quatro categorias - organização do meu espaço, meu tempo, meus recursos e minha carga de trabalho.

Organizando Seu Espaço

1. Certifique-se de sempre ter as ferramentas de que precisa.

Mantenha um espaço organizado dedicado a uma abundância de canetas, papéis, cadernos, etc. Dessa forma, você nunca estará em uma ligação improvisada lutando para encontrar canetas extras ou papel no escritório.

2. Faça uso de seus ativos físicos.

Sou um aprendiz visual e uma das ferramentas favoritas é uma cópia impressa do calendário do mês com minhas datas de vencimento e lembretes destacados. Se você está visualmente motivado, recomendo fazer uma lista das coisas que você consulta com mais frequência e manter uma cópia física colada em sua mesa!

3. Categorize e rotule esses ativos.

Sugiro espaços separados para suas notas, listas e lembretes de acordo com as categorias que fizerem sentido para você. Em uma agência, por exemplo, pode ser uma organização física por cliente / conta.

4. Organize a desordem regularmente.

Uma vez por dia ou uma vez por semana, analise tudo o que você mantém em sua mesa e determine se você precisa arquivar ou jogar fora. Um espaço limpo oferece um novo começo e adiciona ritual a uma programação geralmente caótica.

5. Coloque lembretes físicos onde você possa vê-los.

Post-its são ótimos para aquelas notas rápidas pertinentes a curto prazo, especialmente quando você está em uma ligação ou no meio de uma conversa. Cole-os em algum lugar da mesa que você olhe com frequência. Evite guardá-los por mais de algumas horas, colocando seus lembretes em sua agenda ou lista de tarefas quando puder.

6. Dê um toque pessoal.

Por último, seu espaço não deve parecer impessoal e pouco convidativo! Modifique qualquer uma das sugestões acima para se adequar às suas preferências e traga coisas para o seu espaço de trabalho que o façam sentir-se feliz e confortável. Decore seu espaço com fotos, arte ou qualquer outra coisa que torne o espaço único seu.

Organizando Seu Tempo

1. Aproveite ao máximo o início e o final do seu dia.

Quando começo minha manhã, faço um "check-in matinal". Isso envolve verificar e-mails, programar as tarefas que pretendo realizar naquele dia e reunir todos os recursos de que vou precisar para as reuniões ou carga de trabalho do dia. Então, guardo essas coisas pela manhã e começo a trabalhar.

2. Utilize seu calendário e lembretes.

Seu calendário não é apenas uma ferramenta de agendamento para reuniões. Eu uso meu calendário principalmente como uma ferramenta de notificação e bloqueio de tempo. Qualquer tarefa que eu determinei que farei para o dia em meu check-in matinal tem um espaço agendado em minha agenda (definido como privado, para que só eu possa ver), e quaisquer prazos chegando na próxima semana (ou mês) tenha dois lembretes agendados - um para dois dias antes do prazo e um na própria data de vencimento.

3. Priorize suas tarefas.

Isso também faz parte da minha rotina matinal, mas pode acontecer à medida que as tarefas chegam. Eu uso um sistema de priorização de 3 letras muito simples. “H” para alto, “M” para médio e “L” para baixo. Eu determino a prioridade das tarefas subjetivamente, mas existem métodos mais quantitativos.

4. Evite reuniões consecutivas.

Embora às vezes as reuniões consecutivas sejam inevitáveis, acho importante tentar reservar um tempo antes e depois das reuniões para se preparar e processar. Depois de cada reunião, gosto de ter pelo menos 10 minutos para organizar minhas anotações, definir meus lembretes de calendário para prazos e anotar tarefas resultantes da conversa.

5. Não interrompa o trabalho [do cliente].

A dica mais útil que um colega de trabalho já me deu foi dedicar um dia específico da semana a apenas um cliente ou projeto. Embora eu possa trabalhar em várias outras tarefas em uma terça-feira, se dedicar a terça-feira principalmente ao trabalho da semana para o cliente A, tenho uma sensação de conclusão e uma ideia holística do progresso que estou fazendo na conta.

6. Estabeleça limites de tempo.

Algumas tarefas causam mais coçar a cabeça do que outras. Se eu sei que regularmente fico preso na paralisia da análise de dados para uma tarefa na conta de um cliente, então não agendo mais do que a quantidade de tempo que acho que a tarefa deve levar se eu estiver trabalhando de forma eficiente. Isso me permite fazer mais em um dia e me dá a capacidade de dar uma nova olhada na tarefa mais tarde, se necessário.

Organizando Seus Recursos

1. Mantenha a área de trabalho do computador e os arquivos organizados universalmente.

Imediatamente nomeio meus arquivos com esta convenção de nomenclatura: Date_Client_Account_Task. No final do dia, movo qualquer um desses arquivos que residem em minha pasta de downloads ou em minha área de trabalho para uma pasta de cliente bem organizada.

2. Faça uma lista contínua de alterações de conta e itens concluídos.

Eu mantenho um documento do Word com uma lista principal de todas as alterações que fiz em cada uma das minhas contas em uma determinada data. Esta é uma ótima ferramenta de referência se houver dúvida sobre quando o trabalho foi concluído.

3. Grave suas anotações de todas as comunicações com [cliente].

Da mesma forma, sempre transfira suas notas de chamadas ou reuniões para um documento mestre que você pode armazenar digitalmente. Adoro anotações em papel e caneta, mas sempre as compilo digitalmente para referência e relatórios futuros.

4. Organize sua caixa de entrada.

Hanapin usa gmail, e eu continuamente defino meus e-mails para serem marcados e categorizados automaticamente. Eu tenho uma pasta para cada um dos meus clientes, plataformas, etc. Você pode brincar e criar um sistema que funcione para você, mas uma caixa de entrada organizada é outra ótima ferramenta de referência quando suas outras notas não são tão robustas quanto você necessidade.

Organizando sua carga de trabalho

1. Faça uma lista de tarefas pendentes e mantenha-a em um só lugar.

Existem muitos aplicativos e sites gratuitos para gerenciamento de tarefas e rastreamento de tarefas e, quando comecei na Hanapin, tentei usar todos eles. Descobri que manter apenas uma lista digital de tarefas, não importa o quão simples seja o formato, era a melhor opção para mim. Eu uso uma planilha muito básica com colunas para cliente, tarefa, prazo e status.

2. As listas de verificação são recompensadoras!

Uma lista de tarefas em um formato que permite marcar coisas como "concluídas" ou marcar uma caixa é psicologicamente satisfatória e pode aumentar sua produtividade. Gosto de anotar minhas listas de verificação no papel a partir da minha lista de tarefas todos os dias - divido as tarefas em tarefas menores que posso marcar fisicamente com caneta e papel à medida que as concluo.

3. Programe (e mantenha uma lista de) tarefas recorrentes.

Mantenha uma lista de tarefas PPC e programe aquelas que você precisa fazer de forma recorrente. Por exemplo, eu agendo meus SQRs em meu calendário como um evento recorrente para cada uma das minhas contas. Aqui está uma lista de tarefas PPC do ppchero que você pode usar como referência.

4. A responsabilidade é necessária.

Na Hanapin, muitos de nós mantemos um Documento de Status que compartilhamos com nossa equipe e / ou clientes para nos responsabilizar pelo trabalho que dizemos que faremos e quando o faremos. Ter um sistema de responsabilidade sólido em vigor mantém você sob controle e garante que todas as partes estejam atualizadas sobre as informações de que precisam.

5. Automatize sempre que possível.

Existem tantas ferramentas para automatizar tarefas que podem economizar muito tempo durante a semana. A automação nem sempre é a solução, mas à medida que esses recursos ficam mais sofisticados, muitas tarefas não precisam de um toque manual.

Empacotando

A implementação de hábitos organizacionais sólidos em seu processo de trabalho diário é crucial para o sucesso neste setor, pois há muitas partes móveis para acompanhar. Esta é uma longa lista que poderia ser dividida ainda mais, mas espero que seja um bom começo para aqueles de nós que procuram maneiras de acompanhar as inúmeras peças do quebra-cabeça de gerenciamento de PPC!