O que é uma lista de pendências? Lista de verificação e itens incluídos

Pode parecer que as tarefas nunca param quando você está gerenciando um projeto de construção. Não só há novos para enfrentar, mas alguns dos antigos podem exigir uma revisita. Talvez uma parte interessada tenha mudado de ideia sobre a cor de uma parede ou um inspetor diga que seu isolamento não está de acordo com o código.

Como você pode discutir todo esse trabalho, organizá-lo e ter certeza de que completou tudo o que foi necessário para concluir o projeto? No gerenciamento de projetos de construção, é uma prática comum usar uma lista de pendências de construção, mas elas podem ser usadas em qualquer setor!

O que é uma lista de pendências de construção?

Uma lista de pendências de construção é simplesmente uma lista de tarefas que devem ser concluídas antes do encerramento do projeto. Não inclui o trabalho principal do projeto, mas sim as tarefas menores ou menores, os retardatários que ainda precisam ser concluídos.

Eles são usados ​​por gerentes de projeto, empreiteiros gerais, engenheiros e arquitetos para rastrear o trabalho que deve ser concluído para cumprir os termos do contrato. Geralmente é usado no final do projeto de construção por razões compreensíveis, embora possa ser útil ao longo do projeto.

Quando você usa uma lista de tarefas de construção ao longo do projeto, ela é chamada de lista de tarefas pendentes. É uma verificação constante do trabalho. Cada tarefa tem um prazo rígido. Isso ajuda a economizar tempo mais tarde no projeto, porque você está fazendo o trabalho certo na primeira vez.

Se você acompanhar todas as tarefas do projeto desde o início, poderá ter um projeto de lista de pendências zero. Este termo é usado quando você pode concluir projetos sem ter itens pendentes da lista de pendências no final do projeto de construção.

Fazer e executar sua lista de pendências é fácil com a ajuda do software de gerenciamento de projetos. Com o ProjectManager, por exemplo, você pode atualizar sua lista de pendências em qualquer lugar com uma conexão com a internet. Além disso, todas as informações do projeto são atualizadas em tempo real, para que todos os outros participantes do projeto possam ver seu progresso. Você pode até atribuir tarefas a eles se precisar de ajuda adicional. Faça um teste gratuito hoje.

Por que é chamado de lista de pendências?

Se você está curioso sobre as origens do termo “lista de pendências”, ele vem de quando as pessoas costumavam fazer um buraco ao lado do item em sua lista de tarefas depois de pronto. Como então, hoje a lista de pendências significa que o projeto está substancialmente concluído.

Nesse ponto, o empreiteiro geral e o proprietário do projeto farão um passo a passo do local e usarão uma lista de pendências para anotar quaisquer deficiências que exijam trabalho antes que o contrato possa ser fechado. Uma vez que estes últimos itens são atendidos, o pagamento final do trabalho pode ser entregue.

No Reino Unido, Irlanda, Austrália e Nova Zelândia, as listas de pendências são chamadas de listas de obstáculos.

Por que usar uma lista de pendências?

Uma lista de pendências é uma ferramenta de gerenciamento de construção usada para garantir que os termos do contrato sejam cumpridos e normalmente são criados durante uma lista de pendências do local de trabalho quase completo. Este passo a passo permite que todas as partes observem e observem qualquer coisa que esteja faltando ou precise de atenção. Esses itens da lista de pendências são coletados na lista, que é usada para economizar tempo e atender aos requisitos do projeto de maneira eficaz.

Uma lista de pendências é uma ferramenta de comunicação usada entre o empreiteiro e o proprietário para deixar claro quais trabalhos pendentes ou problemas permanecem no projeto de construção. Dessa forma, tanto o empreiteiro quanto o proprietário do projeto podem assinar o trabalho. Isso evita confusão ou desinformação que pode prolongar o projeto e causar estragos em seu cronograma e orçamento.

Listas de pendências ajudam você a delegar

O formato de lista de pendências é usado não apenas para identificar e detalhar o trabalho, mas também para designar a parte responsável e o prazo que se espera que seja concluído. Eles fornecem às equipes uma ferramenta de gerenciamento de construção para registrar e rastrear suas tarefas, bem como um meio de colaborar para concluí-las com mais eficiência. Esta lista simples mantém todos na mesma página e ajuda a cumprir prazos e expectativas.

Uma ferramenta perfeita para terminar forte

Portanto, os usos de uma lista de pendências são muitos. Eles ajudam a criar um canal de comunicação claro entre o empreiteiro geral ou empreiteiros especializados e o proprietário do projeto. Ele identifica e ajuda a gerenciar problemas ou pequenos trabalhos que requerem atenção. Ele designa alguém para garantir que o trabalho seja feito. Por fim, ele acompanha o progresso desse trabalho.

Itens da lista de pendências

Um item da lista de pendências é qualquer tarefa que deve ser concluída antes do encerramento do projeto. Portanto, os itens incluídos em uma lista de pendências de construção dependem do projeto, do proprietário, do cliente, dos empreiteiros, arquitetos, subempreiteiros, etc. Não existe um padrão único. Há, no entanto, alguma semelhança entre todos eles.

Cada item da lista de pendências deve incluir a localização do trabalho, o nome da tarefa e um prazo para conclusão. Em projetos de construção, alguns itens comuns da lista de pendências que entrarão na lista de problemas podem incluir eletrodomésticos que não funcionam, armários, portas e gavetas que não abrem corretamente, pisos danificados e assim por diante.

Listas de pendências de construção são documentação útil para o seu projeto. Eles evitam ter que retrabalhar itens repetidamente. É por meio de documentação e comunicações que os itens são abordados de forma eficaz.

Agora que cobrimos o básico, vamos dar uma olhada no nosso exemplo de lista de pendências de construção.

Lista de Verificação de Amostra de Lista de Pendências

O básico de um formato de lista de pendências é quem, o quê e onde. Mas isso é apenas a base, e a maioria terá espaço para muito mais informações de gerenciamento de construção. A imagem a seguir é o modelo de lista de pendências gratuita que oferecemos no site.

Se você estiver usando nosso modelo de lista de pendências para Excel ou procurando fazer a sua própria, aqui está uma lista de verificação dos componentes que compõem uma lista de pendências completa.

• Informações do projeto: Cada lista de pendências de construção precisa identificar o projeto, incluindo o número do projeto, o endereço, se aplicável, o gerente do projeto e o arquiteto.
• Número de Pendências: Cada item da lista de pendências deve ter um número para distingui-lo e torná-lo mais fácil de encontrar e falar.
• Descrição: Aqui você explicará o que é a tarefa e como executá-la.
• Localização: onde a tarefa está localizada? Isto é especialmente importante quando se refere a um canteiro de obras.
• Tipo: Ajuda a definir o tipo de trabalho, por exemplo, a que departamento se pode aplicar, como manutenção, carpintaria, etc.
• Proprietário: O proprietário é a pessoa da equipe responsável por executar o item da lista de pendências e segui-lo até o fechamento.
• Prioridade: Nem todas as tarefas são iguais, algumas são de alta prioridade, outras não. É aqui que você pode deixar isso claro para que as pessoas saibam o que fazer primeiro.
• Data de observação: O passo a passo do site geralmente é onde a tarefa é observada pela primeira vez, mas pode ser percebida por um membro da equipe. Essa data precisa ser capturada.
• Data prevista de conclusão: indica a duração estimada do item da lista de pendências.
• Data de Aprovação: Só porque uma tarefa é identificada não significa que ela será executada. Somente depois que alguém em autoridade disser que deve ser feito, o trabalho começará. Essa data está registrada aqui.
• Data de Conclusão: A data em que o trabalho real foi concluído.
• Status: Observa se o trabalho está em andamento ou concluído, aberto ou fechado, etc.
• Observações: Qualquer coisa que esteja fora dos perímetros das categorias acima.

Um modelo de lista de pendências ajudará você a gerenciar seus projetos de construção, mas não é a única maneira de criar um. A maioria dos projetos de construção hoje usa software de lista de pendências ou aplicativos de lista de pendências. O ProjectManager é um software robusto de gerenciamento de projetos de construção que oferece recursos robustos de planejamento e rastreamento para ajudá-lo a gerenciar suas listas de pendências.

Práticas recomendadas para preencher uma lista de pendências de construção

Quer você escolha um modelo de lista de pendências ou um software de lista de pendências, existem maneiras de tirar o máximo proveito dele e usá-lo com mais eficiência.

Descreva claramente quem é o responsável

Uma coisa que ajuda você a trabalhar com mais eficiência ao gerenciar a lista de pendências é ter apenas uma pessoa responsável por sua manutenção. Eles serão a pessoa que terá autoridade sobre o gerenciamento da lista de pendências. Essa pessoa precisaria ser alguém mais alto no gerenciamento do projeto, até mesmo o gerente do projeto.

Acompanhe cedo e frequentemente

Não espere para fazer um passo a passo da lista de pendências no final do projeto. De acordo com a filosofia de uma lista de tarefas pendentes, faça visitas regulares ao local com o arquiteto e o proprietário do projeto. O objetivo deste processo é satisfazer as partes interessadas.

Sempre comunicar

Manter as linhas de comunicação abertas é sempre útil na gestão da construção. Incentivar a abertura entre todos os envolvidos no projeto. Manter todos conversando facilitará o trabalho e provavelmente levará a menos problemas que terão de ser resolvidos em uma lista de pendências. Lembre-se, o objetivo é atingir um projeto de lista de pendências zero, sem nenhum item pendente no encerramento do projeto!

Como o ProjectManager pode ajudar na sua lista de pendências

A maneira tradicional de usar uma lista de pendências é ter uma lista e perfurar essas tarefas depois de concluídas. Mas o software de lista de pendências criou eficiências que tornam o gerenciamento de uma lista de pendências mais fácil e produtivo. O ProjectManager é um software premiado que ajuda você a organizar seu trabalho de gerenciamento de construção melhor do que qualquer aplicativo de lista de pendências.

Várias visualizações para concluir sua lista de tarefas de construção

Em vez de uma lista de pendências, use nosso quadro kanban, que é um dos nossos recursos que visualiza o fluxo de trabalho. É composto de colunas e cartões. As colunas são as etapas do trabalho e os cartões representam os itens da sua lista de problemas. Como em uma lista de pendências normal, você pode adicionar uma descrição detalhada e definir a prioridade, mas também pode criar tags personalizadas para vinculá-la a um departamento ou local. Obviamente, temos uma visualização de lista tradicional e uma visualização de gráfico de Gantt, se você preferir.

Dados de gerenciamento de construção que são atualizados instantaneamente

As partes interessadas podem ser atualizadas com relatórios filtráveis ​​com um clique ou mostrar a visualização de alto nível em um painel em tempo real. Os dados são coletados e calculados automaticamente e exibidos em gráficos e tabelas fáceis de ler que mostram métricas como tempo, custos e muito mais.

ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem que ajuda você a planejar, monitorar e relatar seus projetos de construção. Nossa visualização de vários projetos permite que você trabalhe como quiser. Use gráficos de Gantt para ver suas tarefas em uma linha do tempo, quadros kanban para visualizar o fluxo de trabalho, listas de tarefas dinâmicas e até mesmo uma visualização de calendário para datas importantes. Experimente o ProjectManager gratuitamente hoje com esta avaliação de 30 dias.