O que é um registro de risco e como criar um

Você nunca será capaz de antecipar todos os eventos de risco que podem ocorrer em um projeto, mas usando um registro de riscos, você estará preparado para responder rapidamente antes que os riscos do projeto se tornem problemas reais e atrapalhem todo o projeto.

O que é um Registro de Risco?

Um registro de riscos é uma ferramenta de gerenciamento de riscos e gerenciamento de projetos. Ele é usado para identificar riscos potenciais em um projeto ou uma organização, às vezes para cumprir a conformidade regulatória, mas principalmente para ficar a par de possíveis problemas que podem inviabilizar os resultados pretendidos.

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Embora o registro de riscos seja usado principalmente durante a execução do projeto, ele faz parte do seu plano de gerenciamento de riscos, que deve ser considerado seriamente pelos gerentes de projeto durante a fase de planejamento do projeto. Não há tempo muito cedo para começar a pensar em análise de risco em seu projeto. Portanto, ter um registro de riscos do projeto à mão e pronto é essencial no gerenciamento de riscos.

Depois de ter seu registro de risco para identificar e rastrear eventos de risco, você precisa de um software de gerenciamento de projetos para agir. O ProjectManager possui quadros kanban e gráficos de Gantt que visualizam o fluxo de trabalho enquanto sua equipe trabalha para resolver os riscos. Os gerentes de projeto obtêm transparência no processo de gerenciamento de riscos, ao mesmo tempo em que dão autonomia às suas equipes para gerenciar seu backlog e planejar seus sprints. Veja como ele pode melhorar seu gerenciamento de risco fazendo nosso teste gratuito hoje.

Ter um registro de riscos para rastrear os riscos do projeto, seja por meio de uma planilha simples ou como parte de uma solução de software de gerenciamento de projetos mais robusta, é uma boa ideia para abordar em qualquer plano de projeto. Há risco inerente a tudo, e isso vale duplamente para gerenciar um projeto com muitas partes móveis.

Por que você precisa de um registro de risco do projeto?

Se você souber o que é gerenciamento de riscos, saberá que o próximo passo para gerenciar riscos é trabalhar estrategicamente para controlar os problemas potenciais que são mais prováveis ​​de ocorrer durante o gerenciamento de um projeto. Portanto, você deve ter um mecanismo de análise de risco para coletar riscos potenciais e, em seguida, traçar um caminho para mitigar os riscos e colocar o projeto de volta nos trilhos, caso esses riscos se tornem realidade.

O que está incluído em um registro de risco?

Os registros de risco podem variar dependendo da organização e do projeto. No entanto, a maioria dos modelos de registro de risco compartilham esses elementos comumente usados:

• ID de identificação do risco: Um nome ou número de identificação para identificar o risco.
• Descrição do risco: Uma breve explicação do risco.
• Estrutura analítica dos riscos: Uma estrutura analítica dos riscos é um gráfico que permite identificar todos os riscos do projeto e categorizá-los.
• Categorias de risco: Existem muitas categorias de risco que podem impactar um projeto, como cronograma, orçamento, riscos técnicos e externos.
• Análise de risco: O objetivo da análise de risco é determinar a probabilidade e o impacto de um risco. Você pode fazer uma análise de risco qualitativa ou uma análise de risco quantitativa.
• Probabilidade de risco: você precisará estimar a probabilidade de cada risco e atribuir um valor qualitativo ou quantitativo.
• Prioridade do risco: A prioridade do risco é determinada pela atribuição de uma pontuação de risco a cada risco, que é obtida pela multiplicação dos valores de impacto e probabilidade do risco. Se você estiver usando medições qualitativas, precisará priorizar os riscos com maior impacto e maior probabilidade.
• Resposta ao risco: cada risco precisa de uma resposta ao risco para mitigar seu efeito em seu projeto. Essas respostas a riscos também são documentadas em um plano de resposta a riscos.
• Propriedade do risco: Cada risco precisa ser atribuído a um membro da equipe que se torna um proprietário do risco. O proprietário do risco é responsável por implantar a resposta apropriada e supervisioná-la.

Processo de Gestão de Riscos

O primeiro passo no processo de gerenciamento de riscos é a identificação dos riscos. Os projetos são todos diferentes, é claro, mas para organizações que executam projetos semelhantes ano após ano, pode haver dados históricos a serem revisados ​​para ajudar a identificar categorias de risco comuns a esses tipos de projetos.

Além disso, você pode antecipar alguns riscos do projeto com base nas forças do mercado (riscos de oferta e demanda, por exemplo), ou com base em problemas comuns de gerenciamento de projetos, ou mesmo com base no clima.

Colete os riscos do projeto

Coletar os possíveis riscos que podem aparecer ao gerenciar um projeto requer uma abordagem sistemática para garantir que você seja o mais completo possível. O registro de riscos do projeto é um sistema que pode rastrear esse risco se ele de fato aparecer e avaliar as ações que você definiu para resolvê-lo.

Ao registrar esses riscos em uma planilha de registro de riscos ou em seu software de gerenciamento de projetos, você tem um local para colocar todos esses dados e acompanhar o evento de risco específico ao longo do projeto, verificando assim se as ações de resposta a riscos que você implementou para remediar o risco está funcionando. Um documento de rastreamento de riscos, portanto, mantém os riscos do projeto sob controle para mitigar seu impacto para que não estraguem seu projeto.

Documentar os riscos do projeto

Documentar os riscos do projeto usando um registro de riscos é vital para o sucesso de qualquer projeto. Ele oferece um único local para identificar o risco, anotar seu histórico - de onde ele ocorreu pela primeira vez até onde você finalmente o resolve - e até mesmo marcar o risco para a pessoa que o identificou e é proprietária de seu gerenciamento. No registro de riscos, você pode observar a pontuação de risco e a probabilidade de o risco impactar o projeto e muito mais.

Monitorar os riscos do projeto

Conforme mencionado, você pode atribuir riscos aos membros de sua equipe em seu registro de riscos do projeto. Essa pessoa é responsável por monitorar o risco e liderar quaisquer ações de resposta ao risco necessárias para mitigar o impacto desse evento de risco ou resolvê-lo quando ele se tornar um problema. Ao documentar esse processo em um registro de riscos do projeto, é menos provável que você perca o controle dos riscos do projeto ao longo de um projeto ocupado, o que significa que os riscos não estão se transformando em problemas reais que podem afetar negativamente o orçamento ou o cronograma do projeto e comprometer o sucesso do projeto.

Resolva os riscos

Finalmente, quando o risco do projeto for resolvido, você poderá fechá-lo. Nada é melhor do que marcar esse risco em seu registro de riscos como se não fosse mais um problema no projeto. Além disso, se o evento de risco foi corrigido, você não deseja continuar colocando recursos em um problema que não existe mais. Ele simplesmente lhe dá mais controle sobre seu plano de gerenciamento de riscos e promove melhores comunicações com sua equipe de projeto e partes interessadas.

Como criar um registro de risco

Vamos passar por todas as etapas para criar um registro de riscos para que possamos tirar o máximo proveito dessa ferramenta de gerenciamento de riscos quando a usarmos.

1. Identificação de Risco

Reúna a equipe do projeto para fazer um brainstorming de riscos potenciais. Cada membro da equipe é responsável por diferentes áreas do projeto, portanto, use sua experiência para ajudar a identificar possíveis riscos de descarrilamento do projeto. Você também vai querer falar com as partes interessadas para ter certeza de que trouxe suas preocupações à mente e também está rastreando seus riscos. Certifique-se de esgotar todas as categorias de risco de impacto potencial, desde as forças do mercado até os recursos e o clima.

2. Descreva os riscos do projeto

A próxima coisa que você quer fazer é descrever o risco do projeto. Tente ser o mais completo possível, mantendo a descrição no essencial. Ter um risco muito vago tornará um desafio entender verdadeiramente se um risco se tornou um problema real ou não. Por exemplo, não escreva “The Weather” para um risco dependente do clima. Em vez disso, escolha algo especificamente relacionado ao seu projeto, como “A temporada de monções na Índia pode causar atrasos no envio de cobre”.

Como nosso risco de identificação e descrição, o software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a se manter organizado. O uso da visualização de lista do ProjectManager permite que você tenha um hub central para todos os seus riscos com espaço para descrevê-los, mas também priorizar, personalizar tags e muito mais. Ao contrário de aplicativos de tarefas leves, fornecemos dados em tempo real e nossa exibição de lista mostra a porcentagem concluída para cada lista. Também permite que as equipes comentem para ajudá-las a trabalhar melhor juntas, estejam elas no escritório, em campo ou em casa.

3. Estimar o Impacto do Risco

Inclua tudo o que o risco pode influenciar, para que você possa desenvolver uma estratégia forte para lidar com ele. Por exemplo, se houver rumores de demissões em seu setor de negócios regionalmente, identifique o impacto real que pode ter no cronograma do seu projeto se ele acontecer. Por exemplo, “Demissões projetadas na manufatura do Sudeste podem colocar em risco os cronogramas de produção em junho. Isso pode atrasar toda a execução do projeto em três meses, a menos que opções alternativas de produção sejam consideradas. Isso diz ao proprietário do risco para investigar opções potenciais para instalações de fabricação fora dessa região, para que um plano real de gerenciamento de risco esteja em vigor.

4. Crie um Plano de Resposta a Riscos

Este é o trabalho pesado no registro de riscos do projeto, portanto, dedique o tempo e o esforço necessários para completá-lo adequadamente. Você quer ser completo, mas não excessivo. Mantenha o plano de resposta a riscos curto e direto ao ponto. Faça sua pesquisa, para que, se o risco aparecer no projeto, você possa entrar em ação imediatamente. Documente todos os planos de resposta e estratégias de implementação. Se isso exigir um documento longo, adicione um link ou adicione um anexo ao documento do plano de resposta a riscos para apontar diretamente para a resposta planejada.

5. Priorize os riscos do projeto

Nem todos os riscos do projeto são criados igualmente. Alguns deles têm um impacto maior do que outros, então você tem que decidir aqui quais vão passar para a frente da fila e quais podem ser ignorados se você não tiver tempo e recursos. Aqui você determinará o nível de risco: alto, médio ou baixo. Assim você pode filtrar seu cadastro e depois priorizar.

6. Defina os proprietários do risco

Por fim, atribua um proprietário para cada risco. Se você não tiver um proprietário de risco para cada risco potencial, talvez não saiba disso até que o impacto desse risco seja irreversível.

7. Notas

Há uma última coluna em seu registro de risco, e é um local para coletar quaisquer notas que não se enquadrem nas categorias já discutidas. É importante ter um lugar para colocar essas ideias para que elas não se percam no turbilhão interminável de um projeto.

Usando o ProjectManager para rastrear riscos

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado com recursos integrados de rastreamento de risco que permitem listar, gerenciar e colaborar com facilidade. Depois de selecionar um determinado risco, há uma maneira simples e rápida de editar todos os aspectos do risco, incluindo seu nome, descrição, a que está atribuído e seu nível de prioridade. Melhor ainda, você pode adicionar notas, arquivos, imagens e outros anexos a esse risco específico do projeto.

Um dos nossos recursos de gerenciamento de risco mais poderosos é o nosso painel em tempo real. Nosso painel de projeto fornece um instantâneo do status do seu projeto e é ideal para detectar riscos antecipadamente antes que eles se tornem problemas. Esse recurso exclusivo é valorizado por gerentes de projeto em todo o mundo, em grandes empresas como Volvo, NASA e Bank of America.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que oferece uma ferramenta colaborativa de rastreamento de riscos que oferece todos os recursos necessários para identificar, rastrear e resolver riscos à medida que eles se tornam problemas em seu projeto. Experimente você mesmo e veja como isso pode tornar o gerenciamento de riscos e de todo o projeto muito mais fácil. Faça nosso teste gratuito de 30 dias hoje!