Horas necessárias para CRM: O software de CRM é um ladrão de tempo ou economizador de tempo?

Até 69% da implementação do CRM falha porque não há planejamento e esforço suficientes no processo.

O tempo é um recurso escasso para pequenas empresas, e usar um novo CRM pode parecer assustador.

• Quanto tempo levará para configurar um novo software de CRM?
• O CRM criará mais trabalho para minhas equipes uma vez implementado?
• Levará uma eternidade para aprender a usar o novo sistema?
• Quanto do meu dia terei que gastar gerenciando meu CRM?

Quem tem tempo? Pode parecer muito esmagador ou demorado.

Mas faça do jeito certo na primeira vez, e tudo valerá a pena. Você economizará centenas de horas mais tarde.

Se você não dedicar tempo e esforço para a implementação, seu software de CRM não poderá economizar seu tempo no futuro.

Neste artigo, abordaremos:

• Quanto tempo leva para configurar um CRM
• Por que “CRM leva muito tempo” é um mito
• Como um CRM pode economizar horas por semana

O relógio está correndo - vamos começar!

Quanto tempo leva para configurar um CRM?

A configuração do CRM pode levar de uma semana a um ano. O tempo de configuração do CRM depende de quantos dados você precisa migrar do seu CRM existente, do tamanho da sua equipe, de quem precisa de acesso ao seu CRM e de quão complicada você deseja que sua automação de CRM seja.

Algumas plataformas de CRM, como ActiveCampaign, migrarão seus dados de CRM gratuitamente - isso significa configuração rápida para você!

Um ano parece muito tempo. E isso é!

Mas se você cortar custos agora, poderá acabar em uma situação complicada mais tarde:

• Seus relatórios de vendas e marketing são imprecisos
• Seus leads caem pelas rachaduras
• Você perde tempo caçando informações que deveriam estar ao seu alcance

Então, como você pode descobrir quanto tempo a configuração de um CRM levará para o seu negócio?

O processo de implementação do CRM tem 5 etapas:

1. Descubra o que você precisa do seu CRM
2. Limpe seus dados
3. Migre seus dados para o seu CRM
4. Configurar automações e integrações
5. Treine sua equipe

A duração de cada etapa depende de vários fatores, incluindo:

• Quão organizados e limpos são seus dados atuais
• O número de partes interessadas envolvidas na implementação
• Tamanho da empresa e número de usuários de CRM
• O número de contatos e automações que você precisa transferir
• O número de integrações que você precisa configurar
• Se você tem ou não convenções de nomenclatura, taxonomia e processos de dados em vigor

Vamos mergulhar em cada etapa com mais detalhes.

(Observação rápida: as estimativas de tempo fornecidas são apenas isso - estimativas. Qualquer etapa envolvendo seus dados pode demorar muito mais se você tiver problemas de manipulação de dados ou de qualidade.)

Etapa 1: descubra o que você precisa do seu CRM

Quais lacunas você precisa que seu software de CRM preencha? Isso pode se parecer com:

• Sua equipe de marketing não sabe quais tipos de clientes potenciais segmentar
• Sua equipe de vendas não tem as informações e as ferramentas necessárias para converter leads de marketing
• Leads demoram uma eternidade para fechar – ou sempre param no mesmo lugar em seu ciclo de vendas
• Os clientes mudam depois de apenas alguns meses
• Marketing, vendas e suporte ao cliente trabalham em silos sem comunicação clara

Com essas lacunas em mente, você pode criar uma lista de desejos de recursos e definir suas metas de CRM.

Se você não sabe o que precisa do CRM, reúna seus stakeholders em uma sala.

Essas partes interessadas devem incluir a gestão de:

• Vendas
• Marketing
• Suporte ao cliente

Com quais problemas cada equipe lida? Ao final da reunião, você deve ter uma lista de coisas com as quais deseja que seu CRM ajude.

Agora você está pronto para encontrar um software de CRM com recursos que resolvem esses problemas.

Tempo estimado para a análise de suas necessidades de CRM: Duas a quatro semanas.

Etapa 2: limpe seus dados

Os departamentos de vendas e marketing perdem aproximadamente 550 horas por ano devido a dados incorretos.

Não deixe que isso aconteça com você - limpe seus dados antes que eles entrem no seu CRM!

Por mais técnico que 'limpeza de dados' possa parecer, isso realmente significa:

• Garantir que seus dados sejam precisos e organizados agora
• Não ter que lidar com dados imprecisos ou ausentes posteriormente

Se você é um novo negócio, isso não vai demorar muito. Como você não tem muitos dados para limpar, descubra que tipo de dados deseja coletar via CRM. O que você quer saber sobre seus contatos e suas interações com sua empresa?

Se você tiver um monte de dados para limpar, é hora de fazer um balanço de:

• Onde você armazena dados
• Como os dados chegam ao seu sistema
• Quão precisos são seus dados

Veja como auditar seus dados:

• Localize e reúna todas as informações do seu cliente
• Organize as informações de acordo com suas necessidades
• Priorize as informações do cliente por valor para o seu negócio
• Remova qualquer informação duplicada e incorreta
• Adicione qualquer informação que esteja faltando
• Criar um sistema uniforme para entrada de dados
• Repita o processo de auditoria pelo menos uma vez por ano

Tempo estimado para limpar seus dados: 1 semana a um ano — quanto mais dados você tiver, mais tempo levará para limpar.

A migração de dados limpos para seu novo sistema de CRM pode economizar centenas de horas lidando com dados confusos (imprecisos) posteriormente.

Você sabia que OutKast está cantando sobre a limpeza de seus dados nesta música? Tão fresco e tão limpo, limpo. (via Tenor)

Etapa 3: migre seus dados para o seu CRM

Alguns provedores de CRM ajudam você a migrar seus dados — ou até mesmo fazem isso por você. A ActiveCampaign oferece serviços de migração para ajudá-lo a obter tudo o que você precisa em seu novo CRM:

• Listas de inscritos
• Informações de Contato
• Tag
• Os campos personalizados
• Automações de marketing
• Campanhas de e-mail
• Modelos de e-mail
• Formulários de adesão
• Fluxos de trabalho de automação

Falando em campos personalizados, use-os! Eles mantêm seus dados organizados e acessíveis em seu novo CRM. Manter-se organizado mantém as coisas em andamento rapidamente (um tema que você provavelmente já notou).

Os campos personalizados facilitam (e agilizam) a adaptação de suas equipes de vendas e marketing ao novo software de CRM. Usar as mesmas convenções de nomenclatura e nomes de campo com os quais sua equipe está acostumada facilita a transição, seja você novo no CRM ou migrando de uma plataforma desatualizada.

Tempo estimado para migrar seus dados: uma migração manual pode levar de um a três meses. Os serviços de migração podem levar até um mês. Quanto mais dados você tiver, mais tempo isso levará.

Etapa 4: configurar automações e integrações

Cada sistema de CRM tem diferentes capacidades de integração. Para a transição mais suave possível, certifique-se de que seu novo software de CRM funcione com suas outras ferramentas de vendas e marketing. Muitas vezes, isso envolve a integração de cada ferramenta com seu CRM.

A duração de cada uma dessas integrações depende do tipo de integração que você precisa: direta/nativa, de terceiros ou personalizada.

As integrações diretas/nativas levam o menor tempo possível. Essas conexões foram pré-criadas pela empresa que criou seu CRM ou outras ferramentas. Você pode usar essas integrações de dentro do seu CRM, geralmente apenas vinculando suas contas.

A biblioteca de aplicativos da ActiveCampaign contém mais de 250 aplicativos, facilitando o uso das ferramentas que você adora junto com o Deals CRM.

As integrações de terceiros conectam duas ferramentas por meio de middleware.

Integrações de terceiros como o Zapier preenchem a lacuna entre dois aplicativos que, de outra forma, não seriam capazes de se comunicar.

Isso leva um pouco mais de tempo do que as integrações diretas – você precisa dizer ao middleware o que fazer com as informações que ele obtém de cada plataforma – mas muito do trabalho de back-end já está feito para você.

As integrações de API personalizadas levam mais tempo. Você precisa ter alguém que possa construir essa integração do zero com base em seu conhecimento técnico tanto do seu software de CRM quanto da ferramenta com a qual você gostaria de se integrar.

Além de configurar integrações, reserve um tempo agora para automatizar como seu CRM compartilha e recebe dados. Fazer isso antecipadamente pode economizar até 23% do seu dia mais tarde.

Ao automatizar a forma como seu CRM registra e compartilha dados, você pode ver como seus contatos:

• Envolva-se com o seu marketing
• Percorra o ciclo de vendas
• Converta (ou não) em clientes
• Interaja com sua equipe de suporte ao cliente
• Muito mais!

Tempo estimado para integrações nativas ou de terceiros: de uma hora a alguns dias. Quanto mais integrações você precisar, mais tempo isso levará.

Tempo estimado para integrações personalizadas: uma semana a alguns meses , dependendo da complexidade da construção da integração.

Passo 5: Treine sua equipe

55% dos representantes de vendas acham que a facilidade de uso é o recurso de CRM mais importante. E se eles não os acharem fáceis de usar, eles simplesmente não os usarão: 79% dos dados relacionados a oportunidades coletados por representantes de vendas nunca são inseridos em seu software de CRM.

Por quê? Os CRMs são realmente tão difíceis de usar? Bem, alguns deles são. Mas o que faz uma diferença ainda maior é o treinamento de CRM. Dê às suas equipes de vendas e marketing tempo e recursos amplos para se familiarizarem com o modo como usarão o novo software específico para suas funções.

Ensinar as melhores práticas antecipadamente suaviza a curva de aprendizado e economiza tempo para as equipes de vendas e marketing que usarão o sistema de CRM todos os dias.

Antes de começar a usar o novo CRM, descubra como você lidará com:

• Convenções de nomenclatura
• Taxonomia
• Dados duplicados
• Dados ausentes
• Cenários de dados desconhecidos

Crie documentação e guias do usuário para seu novo software. Se o seu software de CRM oferece treinamentos individuais ou horários de expediente, aproveite esses recursos.

Tempo estimado para treinar sua equipe: De meio dia a um dia por funcionário.

Mito: Usar o software de CRM leva muito tempo

Você pode escolher o melhor e mais eficiente software de CRM do mundo – mas se sua equipe não o usar, será perda de tempo e dinheiro.

A maior reclamação das equipes de vendas contra o CRM? A entrada de dados toma muito tempo.

Mas se você configurar seu CRM da maneira correta, é fácil usá-lo:

• Quando você tem dados limpos e processos claros para formatação de dados e manutenção de informações de contato, tudo fica organizado e fácil de encontrar a qualquer momento
• Quando você treina sua equipe de vendas e fornece os recursos necessários para usar o software de CRM com eficiência, você obtém a adesão deles e eles se sentem confiantes ao usar a ferramenta
• Quando você torna o CRM parte da rotina diária, incorporando-o em todos os processos de vendas e marketing, usá-lo se torna uma segunda natureza

Pop quiz: Qual opção leva menos tempo?

R: Inserir manualmente as informações do cliente em uma planilha
B: Seu CRM automaticamente puxando-o para as informações do negócio

R: Escrevendo uma lista de tarefas
B: Recebendo atribuições automáticas de tarefas

R: Enviando e-mail para cada contato manualmente
B: Envio de acompanhamentos automáticos e campanhas de nutrição

R: Estimando se um lead é qualificado
B: Usando um sistema automático de pontuação de leads que elimina as suposições

R: Escrevendo notas de cada chamada de vendas para sua equipe de suporte ao cliente decifrar mais tarde
B: Inserindo notas em um banco de dados central, disponível para todos

Se você respondeu B a todas as perguntas acima, você está certo! Não é coincidência que você possa usar seu sistema de CRM para cada uma dessas economias de tempo.

Os aplicativos de CRM podem aumentar a produtividade das vendas em até 34%. A curva de aprendizado pode ser íngreme - embora um processo de implementação estratégica a suavize - mas os resultados valem a pena e podem economizar muito tempo da sua equipe de vendas.

Considere este mito do CRM quebrado! (via GIPHY)

Como o CRM pode economizar horas por semana

Aqui estão 5 maneiras pelas quais seu CRM pode economizar horas por semana, fazendo com que o tempo gasto na implementação valha a pena.

Certifique-se de que todos tenham as informações de que precisam

Um CRM rastreia todas as informações de contato e interações dentro de cada negócio – chega de correr antes de uma ligação de vendas tentando descobrir quem sabe o que sobre cada lead.

A implementação de padrões universais para entrada de dados de CRM também ajuda a melhorar os processos dentro das equipes. A adoção do CRM aumenta a qualidade da comunicação entre representantes de vendas e gerentes em 56,9%, o que significa menos tempo gasto em mal-entendidos e mais tempo gasto com vendas.

Tire o trabalho ocupado do seu prato

Com o sistema de CRM correto, os gerentes de vendas não precisarão atribuir tarefas manualmente às suas equipes (ou importuná-los para que façam). Configure automações de vendas que atribuam automaticamente tarefas para acompanhar um contato ou mover um lead para um novo estágio.

Quando o valor do negócio de um lead excede US$ 500, essa automação atribui ao proprietário do negócio uma tarefa para ligar para o cliente – sem necessidade de interferência do gerente.

Você pode acionar atribuições de tarefas com base em:

• Comportamento do contato
• Pontuação de lead
• Valor do negócio

Seu CRM também pode economizar muito tempo de suas equipes de vendas automatizando a distribuição de leads. Não há mais brigas por pistas ou discussões sobre quem é o próximo na planilha de round robin. Atribua leads automaticamente a diferentes vendedores com base em:

• Território
• Pontuação de lead
• Valor do negócio
• Indústria
• E mais!

Este vídeo é “Automatize isso!” um segmento de “Growth Decoded”, um programa que investiga a relação entre a experiência do cliente e o crescimento dos negócios – um tópico de cada vez. Registre-se aqui e nunca perca um episódio!

Obtenha leads “presos” para continuar em movimento

Um CRM rastreia todo o seu processo de vendas em um só lugar. Isso lhe dá uma visão geral do seu ciclo de vendas, permitindo que você identifique exatamente quais áreas precisam de ajuda.

O ActiveCampaign Deals CRM permite visualizar todo o seu pipeline de vendas, mover negócios de um estágio para outro, enviar e-mail para contatos individuais, rastrear cada interação com um contato e muito mais.

Execute relatórios de desempenho de vendas para descobrir onde os negócios estão parando. Esses relatórios ajudam a identificar quais pipelines, estágios ou até mesmo vendedores estão segurando as coisas. Quanto mais cedo você descobrir o que precisa ser consertado, mais rápido poderá consertá-lo.

Crie campanhas que tornem cada mensagem pessoal

Um CRM com automação de marketing facilita a personalização de cada comunicação com seus contatos sem gastar horas criando o email perfeito. No ActiveCampaign, as respostas salvas facilitam a criação e a personalização de todos os diferentes tipos de mensagens individuais que você envia com mais frequência.

O recurso de respostas salvas do ActiveCampaign permite adicionar toques pessoais aos seus e-mails mais enviados.

Por exemplo, Dawn Manske usa o ActiveCampaign para personalizar o pipeline de voluntários para seu empreendimento social, Made for Freedom. Veja como é o pipeline dela:

1. Voluntários em potencial se inscrevem em uma página de destino
2. ActiveCampaign envia um e-mail automaticamente ao potencial voluntário com as opções disponíveis
3. Dawn faz o acompanhamento usando respostas salvas personalizadas com base nos interesses do voluntário
4. Dependendo da resposta do voluntário, Dawn pode acompanhar com um telefonema
5. Dawn insere todas as informações relevantes no CRM da ActiveCampaign para usar mais tarde

Dawn usa a automação ActiveCampaign para construir sua rede de voluntários em todo o mundo. Leia mais sobre como o negócio de comércio eletrônico da Dawn ajuda a combater o tráfico humano aqui.

Priorize leads mais qualificados para fechar negócios mais rapidamente

Seu software de CRM coleta informações do cliente que ajudam a identificar o que torna um lead qualificado.

Use a pontuação de leads e a probabilidade de vitória para descobrir quais leads sua equipe de vendas deve priorizar, quais nutrir e quais deixar em paz para fechar automaticamente.

Este vídeo é “Automatize isso!” um segmento de “Growth Decoded” – um programa que investiga a relação entre a experiência do cliente e o crescimento dos negócios – um tópico por vez. Registre-se aqui e nunca perca um episódio!

A fotógrafa Heather Read economiza 10 horas por semana concentrando-se apenas em leads qualificados, em vez do que ela chama de “leads zumbis”. Ela usa as automações do ActiveCampaign para atrair leads que optam por um download de conteúdo e, em seguida, automatiza os e-mails de acompanhamento para economizar ainda mais tempo.

Ao se concentrar apenas em leads qualificados, Heather recupera o tempo gasto anteriormente em leads zumbis. Leia mais sobre como Heather automatiza a geração de leads aqui.

Reserve um tempo para a configuração do CRM agora, economize tempo depois

Agora você sabe o quanto um CRM pode economizar seu tempo e facilitar sua vida. Mas primeiro, você precisa estar disposto a dedicar um tempo para configurar seu sistema de CRM.

Se sua empresa for nova, isso não levará mais do que algumas semanas. Se você tiver uma tonelada de dados, pode levar até um ano. De qualquer forma, valerá a pena dez vezes mais economia de tempo.

Por bola, queremos dizer fechar negócios. Muitas ofertas. (via Tenor)