Como criar um gráfico de marcos: marcos do gráfico de Gantt explicados

Projetos, sejam eles grandes ou pequenos, são jornadas. Eles começam com o planejamento e a iniciação e, idealmente, terminam com a realização das entregas. Mas isso não significa necessariamente que o ponto de partida e a linha de chegada sejam os únicos pontos que importam.

Na verdade, se nos concentrarmos apenas em ir do ponto A ao ponto B, podemos perder impulso ao longo do caminho. Definir marcos do projeto em um gráfico de marcos evita essa perda de impulso.

O que é um marco?

Todos os projetos têm datas de início e de término. Mas ao longo do caminho, como as equipes verificam se estão no caminho certo para cumprir os prazos, terminar no prazo e permanecer dentro do orçamento? A resposta: marcos do projeto.

Como o nome indica, os marcos são marcadores no cronograma do projeto que significam eventos ou metas importantes. Em um gráfico de Gantt, eles são chamados de marcos do gráfico de Gantt. Os marcos do gráfico de Gantt são uma excelente maneira de estimar quanto tempo certas fases de um projeto devem levar.

Para esse fim, os marcos são uma ferramenta de gestão eficaz. Ao definir os marcos do projeto, um gerente de projeto pode acompanhar o status de diferentes fases do projeto e decidir se os ajustes devem ser feitos para manter o cronograma. Além disso, os gráficos de marcos acompanham e destacam os principais sucessos. Isso pode melhorar a eficácia da equipe e o moral geral da equipe. O resultado são membros da equipe mais felizes que se sentem apreciados e podem ver os resultados diretos de seus esforços.

Exemplos de marcos

Os marcos serão diferentes de projeto para projeto, dependendo do tamanho do projeto, escopo e tamanho da equipe. Ainda assim, a maioria dos marcos assume formas semelhantes e são usadas para representar eventos como:

• Encontros
• Aprovações
• Aprovações
• Começos de testes diferentes
• Conclusão da fase de construção

Como você pode ver, esses são eventos significativos no ciclo de vida de um projeto. Se isso não acontecer, o projeto não avançará. Destacando-os como marcos, você ilustra sua importância.

Os marcos geralmente ocorrem no final das fases do projeto, mas essa não é uma regra rígida e rápida. Eles podem existir no meio da fase e até atuar como os membros da equipe de impulso final que precisam para concluir as fases. Os marcos estão entre as ferramentas de gerenciamento mais úteis que um gerente de projeto pode implantar para estimular os membros da equipe e manter o impulso para impulsionar um projeto.

Por que os marcos são importantes?

Além de representar os eventos mais importantes em um cronograma de projeto, os marcos também são um excelente meio para celebrar o sucesso. Cada marco que uma equipe alcança significa que eles estão no caminho certo e estão um passo mais perto de completar o projeto. Ver essas realizações na forma de marcos aumenta o moral da equipe.

Os marcos também podem indicar quando os pagamentos são devidos a empreiteiros e outros serviços externos em projetos de construção. Por exemplo, quando um marco é concluído, pode ser hora de pagar ao construtor uma porcentagem de sua taxa. Dessa forma, os marcos também servem a um propósito prático. Se um marco não for concluído ou alcançado, um projeto não poderá avançar e talvez seja hora de modificar o cronograma do projeto ou a estratégia geral.

O que é um gráfico de marcos?

Um gráfico de marcos é um gráfico de gerenciamento de projetos que ajuda os gerentes de projeto a visualizar os marcos do projeto. Um gráfico de marcos normalmente mostra cada marco e quando ele precisa ser concluído, o status do marco (completo ou incompleto) e, às vezes, a prioridade do marco. Muitos gráficos de marcos usam cores específicas de símbolos para mostrar os marcos mais críticos.

Existem diferentes tipos de gráficos de marcos, cada um deles ilustrando pontos em um cronograma de projeto e o espaço entre eles. Diferentes equipes podem escolher diferentes gráficos de marcos, dependendo de suas preferências e do próprio projeto. Algumas equipes, por exemplo, criam gráficos de marcos que apenas ilustram os próprios marcos e podem ser codificados por cores para mostrar o tipo e a importância dos marcos.

Esses tipos de gráficos de marcos são usados ​​em algumas situações, embora não retratem outros detalhes do cronograma do projeto. Pode ser útil ver esses marcos em um formato simplificado, mas você deve visualizá-los no contexto de um cronograma maior. Por esse motivo, um marco e um gráfico de Gantt devem ser combinados.

O poder dos marcos do gráfico de Gantt

Ao usar um gráfico de marcos com um gráfico de Gantt, você está combinando efetivamente duas das ferramentas de gerenciamento de projetos visuais mais eficazes disponíveis para criar o cronograma definitivo. Os gráficos de Gantt permitem que você veja todo o cronograma do projeto, bem como tarefas, responsáveis, dependências de tarefas e muito mais. Adicionar um gráfico de marcos a essa equação significa que você pode ver os pontos de verificação que deve ter certeza de alcançar.

Os gráficos de Gantt mostram uma ampla variedade de dados em um formato simplificado. Isso os torna perfeitos para referência rápida, mas também significa que estão repletos de informações. Quando este for o caso, você precisa de algo para quebrar as informações e “destacar” os pontos focais. Os marcos fazem exatamente isso.

Ao definir marcos ao criar um cronograma, você configura um sistema para verificar o status do seu projeto no futuro. Digamos que você esteja trabalhando em um projeto de grande escala com muitas tarefas dependentes sendo executadas simultaneamente. Isso pode ser uma grande quantidade de informações para analisar e pode ser difícil encontrar o cerne do que você precisa saber. Os marcos se destacam dos detalhes e facilitam a localização das informações que você procura.

Como criar um gráfico de marcos com um gráfico de Gantt

1. Crie uma lista de tarefas

Não importa a ferramenta de agendamento escolhida, você deve criar uma lista de tarefas completa. Novas tarefas ocorrerão naturalmente ao longo do ciclo de vida do projeto, mas a lista de tarefas original deve ser a mais completa possível. A lista detalhada de tarefas simplifica o processo de identificação de tarefas primárias e secundárias e de traçar o melhor local para um marco.

2. Agendar tarefas em um gráfico de Gantt

Depois de criar uma lista de tarefas e documentar todos os detalhes necessários – nome da tarefa, responsável, data de início, data de término, etc. – agora você tem todas as informações necessárias para agendar essas tarefas em um gráfico de Gantt. Insira as informações que você já coletou e visualize sua programação em segundos. A partir daqui, faça alterações e ajustes arrastando e soltando as barras de tarefas.

3. Determinar as fases do projeto

Usar um gráfico de Gantt para agendar projetos significa que você pode visualizar seu projeto em fases quase automaticamente, analisando e categorizando tarefas. Cada barra representa uma tarefa diferente e cores diferentes podem representar diferentes fases do projeto. Quando você pode ver essas fases, colocar marcos é quase sem esforço. Depois de decidir onde colocá-los, é apenas uma questão de alguns cliques.

4. Coloque Marcos

Ferramentas modernas de gerenciamento de projetos facilitam a definição de marcos. Depois de criar sua agenda e decidir quais conclusões de tarefas se qualificam como marcos, insira os detalhes dos marcos e compartilhe as informações com sua equipe para que todos possam ver. Quando você coloca seus marcos, essas conquistas podem ser representadas por algo tão limpo quanto um pequeno símbolo de diamante que não vai atrapalhar o cronograma.

O ProjectManager facilita os gráficos de marcos

Quando você gerencia seus cronogramas com uma ferramenta de gerenciamento de projetos online premiada como o ProjectManager (você pode se inscrever para uma avaliação gratuita aqui), os marcos são representados em gráficos de Gantt com um pequeno diamante no cronograma em relação às tarefas. Para criar marcos, escolha a tarefa importante na agenda e altere a propriedade para um marco. Ao passar o mouse sobre o ícone do marco, você pode ver seu nome.

Isso elimina a necessidade de consultar diferentes gráficos simultaneamente e o risco de confusão ao longo do caminho. A melhor parte? É fácil fazer alterações de qualquer lugar em que você trabalha arrastando e soltando os ícones de diamante.

Colabore em tempo real

Nosso gráfico de Gantt oferece à sua equipe uma plataforma interativa para a colaboração. Eles podem visualizar o progresso do membro da equipe na tarefa e compartilhar comentários e arquivos no nível da tarefa. Você pode até configurar alertas automáticos para garantir que os marcos sejam cumpridos!

Quando você precisa relatar seu progresso ao atingir marcos para seus stakeholders, o ProjectManager tem um painel para acompanhar o progresso em tempo real e relatórios com um clique para gerar relatórios compartilháveis ​​para qualquer pessoa que precise. Os marcos nunca foram tão fáceis de usar!

Os marcos são apenas um do vasto conjunto de ferramentas de gerenciamento de projetos que você obtém ao se inscrever no ProjectManager. Nosso software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem oferece gráficos de Gantt on-line robustos com marcos, dados em tempo real e uma plataforma colaborativa para tornar sua equipe mais eficiente e produtiva. Veja você mesmo fazendo um teste gratuito de 30 dias hoje!