Como escrever uma proposta de projeto (etapas e modelo incluído)

O que é uma Proposta de Projeto?

Uma proposta de projeto é um documento de gerenciamento de projeto usado para definir os objetivos e requisitos de um projeto. Ele ajuda as organizações e as partes interessadas externas do projeto a concordar com uma estrutura de planejamento inicial do projeto.

O principal objetivo de uma proposta de projeto é obter a adesão dos tomadores de decisão. É por isso que uma proposta de projeto descreve a proposta de valor central do seu projeto. Ele vende valor para as partes interessadas internas e externas do projeto. A intenção da proposta é atrair a atenção das partes interessadas e do patrocinador do projeto. Uma vez que você tenha a atenção das pessoas, o próximo passo é deixá-las animadas com o resumo do projeto.

Entrar na cabeça do público para o qual você está escrevendo a proposta do projeto é vital: você precisa pensar como as partes interessadas do projeto para entregar uma proposta que atenda às suas necessidades.

Criamos um modelo de proposta de projeto gratuito para Word para ajudar a estruturar documentos, para que você não precise se lembrar do processo toda vez.

Tipos de Propostas de Projeto

Em termos de tipos de propostas de projetos, você pode ter uma que seja formal ou informalmente solicitada ou uma continuação. Também pode haver propostas de renovação e complementares. Aqui está uma breve descrição de cada um deles.

• Proposta de projeto solicitada: Uma proposta de projeto solicitada é enviada como resposta a uma solicitação de proposta (RFP). Aqui você precisará seguir as diretrizes da RFP do proprietário do projeto.
• Proposta de projeto não solicitada: Você pode enviar propostas de projeto sem ter recebido uma solicitação de proposta. Isso pode acontecer em licitações abertas para projetos de construção, onde o proprietário do projeto recebe propostas de projetos não solicitadas de muitos empreiteiros.
• Proposta de Projeto Informal: Este tipo de proposta de projeto é criada quando um cliente solicita uma proposta informal, sem uma RFP.
• Proposta de projeto de renovação: você pode usar uma proposta de projeto de renovação quando estiver entrando em contato com clientes anteriores. A vantagem é que você pode destacar resultados positivos passados ​​e benefícios futuros.
• Proposta de Projeto de Continuação: Enviada aos investidores e partes interessadas para comunicar o progresso do projeto.
• Proposta Complementar do Projeto: Esta proposta é enviada aos investidores para solicitar recursos adicionais durante a fase de execução do projeto.

Como escrever uma proposta de projeto

Existem várias questões operacionais e estratégicas importantes a serem consideradas, incluindo:

1. Restrição Tripla: Como podemos lidar com a restrição tripla de escopo, cronograma e custo do projeto?
2. Problema central: Qual é o problema central que estamos tentando resolver?
3. Recursos: Quais recursos estarão disponíveis?
4. Cronograma: Em qual cronograma do projeto estamos trabalhando?
5. Orçamento: Com que orçamento do projeto temos que trabalhar? Como isso afeta nossa definição de metas?
6. Objetivos Estratégicos: Quais são os objetivos estratégicos do nosso cliente e como nossa proposta se alinha com esses objetivos?
7. Partes Responsáveis: Quem são as pessoas responsáveis ​​pelo projeto? Quais são seus objetivos e motivações?
8. Benefício para o cliente: Como o cliente se beneficiará com a conclusão do nosso projeto? Qual é o objetivo principal deles?
9. Entregas e Sucesso do Projeto: Como o sucesso do projeto será medido? Quais entregas nossos stakeholders esperam ver no fechamento?

Depois de responder a essas perguntas, você pode escrever uma proposta de projeto. Todas as propostas de projetos têm seis elementos que constroem a base da proposta. Vamos dar uma olhada em um exemplo de proposta de projeto.

Exemplo de esboço de proposta de projeto

Esses seis elementos são a base de um esboço de proposta de projeto bem construído:

Sumário executivo

O resumo executivo fornece uma visão geral rápida dos principais elementos da sua proposta de projeto, como o histórico do projeto, os objetivos do projeto, as entregas do projeto, entre outras coisas. O objetivo é capturar a atenção do seu público e deixá-los empolgados com o projeto que você está propondo. É essencialmente o “pitch de elevador” para o ciclo de vida do projeto. Deve ser curto e direto ao ponto.

O sumário executivo deve ser descritivo e retratar o sucesso do projeto para o cliente. Mais importante, deve motivar o cliente do projeto; afinal, o objetivo é fazer com que eles assinem na linha pontilhada para colocar o projeto em movimento!

Histórico do projeto

O plano de fundo do projeto é uma seção de uma página de sua proposta de projeto que explica o problema que seu projeto resolverá. Você deve explicar quando esse problema começou, seu estado atual e como seu projeto será a solução ideal.

• História: A seção de história descreve projetos anteriormente bem-sucedidos. Ele também descreve aqueles que poderiam ter funcionado mais suavemente. Ao fazê-lo, esta seção estabelece precedentes. Ou seja, como o próximo projeto pode ser mais eficaz usando informações de projetos anteriores.
• Solução: A seção de solução aborda como seu projeto resolverá o problema do cliente. Assim, esta seção inclui quaisquer técnicas, habilidades e procedimentos de gerenciamento de projetos que sua equipe usará para trabalhar com eficiência.

Abordagem do projeto

Sua abordagem de projeto define a metodologia de gerenciamento de projetos, ferramentas e governança para o seu projeto. Em termos simples, permite que os gerentes de projeto expliquem às partes interessadas como o projeto será planejado, executado e controlado com sucesso.

• Requisitos: Requisitos são os itens, materiais e recursos necessários para o projeto. Esta seção deve cobrir as necessidades internas e externas.
• Autorização: Esta seção abrange quem são os tomadores de decisão na equipe do projeto. Também abrange quais partes interessadas têm autoridade de aprovação do lado do cliente.
• Escopo do projeto: O escopo do projeto refere-se a todo o trabalho que será executado. Ele define os itens de trabalho, pacotes de trabalho e entregas que serão entregues durante a fase de execução do ciclo de vida do seu projeto. É importante usar uma estrutura de divisão de trabalho (WBS) para definir suas tarefas, subtarefas e priorizá-las.
• Recursos do projeto: Os recursos são críticos para a execução do seu projeto. A proposta do projeto descreve brevemente quais recursos são necessários e como eles serão usados. Mais tarde, durante a fase de planejamento, você precisará criar um plano de gerenciamento de recursos que será um elemento importante do seu plano de projeto.
• Linha do tempo do projeto: depois de definir o escopo do projeto, você precisará estimar a duração de cada tarefa para criar uma linha do tempo do projeto. Mais tarde, durante a fase de planejamento do projeto, você precisará criar uma linha de base do cronograma, que estima a duração total do seu projeto. Assim que o projeto for iniciado, você comparará o cronograma real do projeto com a linha de base do cronograma para monitorar o progresso.
• Orçamento do projeto: Todos os recursos necessários para o seu projeto terão uma etiqueta de preço. É por isso que você precisa estimar esses custos e criar um orçamento de projeto. O orçamento do projeto precisará cobrir todas as despesas do projeto e, como gerente de projeto, você precisará garantir que o cumpra.
• Demonstrações Financeiras: Se você quiser convencer os stakeholders internos e os investidores externos, precisará mostrar a eles quais são os benefícios financeiros que seu projeto pode trazer para a organização. Você pode usar uma análise de custo-benefício e demonstrações financeiras projetadas para demonstrar por que seu projeto é lucrativo.
• Apêndice: As informações não incluídas na proposta do projeto fazem parte do apêndice. É onde estão localizados muitos dos detalhes mais interessantes de um projeto. Além disso, é onde os membros da equipe e as partes interessadas podem mergulhar fundo para aprender mais.

Modelo de Proposta de Projeto Gratuito

Embora um modelo de proposta de projeto tenha limitações, é um bom lugar para começar a escrever sua proposta de projeto. Experimente nosso modelo de proposta de projeto gratuito para o Word.

Dicas de proposta de projeto

Qualquer que seja a proposta de projeto em que você esteja trabalhando, existem algumas dicas que se aplicam como práticas recomendadas para todos. Enquanto acima sugerimos um modelo de proposta de projeto que teria um índice, o que significa que teria muitas páginas, o melhor cenário é manter a proposta em uma ou duas páginas no máximo. Lembre-se, você está tentando conquistar as partes interessadas, não aborrecê-las.

Falando das partes interessadas do projeto, faça a pesquisa. Você quer abordar os corretos. Não adianta fazer todo o trabalho necessário para escrever uma ótima proposta apenas para tê-la direcionada ao público-alvo errado. Quem vai ler, no entanto, deve ser capaz de compreender a proposta. Mantenha a linguagem simples e direta.

Quando se trata de escrever, procure um profissional. Mesmo um documento de negócios como uma proposta de projeto, caso de negócios ou resumo executivo sofrerá se for mal construído ou tiver erros de digitação. Se você não quiser contratar um redator de negócios profissional, certifique-se de que alguém em sua equipe de projeto copie, edite e revise o documento. Quanto mais olhos nele, menos prováveis ​​serão os erros na edição final.
Embora você queira manter a proposta curta e agradável, ajuda a adoçar o pote adicionando depoimentos de clientes aos anexos. Nada vende melhor um plano de projeto do que uma base de clientes procurando seu produto ou serviço.

Usando quadros Kanban para planejar uma proposta de projeto

ProjectManager permite planejar propostas dentro do nosso software. Você pode atualizar as tarefas da proposta do projeto para indicar onde as coisas estão e o que resta a ser feito. As colunas permitem que você organize sua proposta por seção, criando uma espécie de estrutura analítica do trabalho (WBS).

Acompanhe este vídeo para percorrer metodicamente todas as etapas da sua proposta, garantindo que todos os detalhes sejam abordados. Depois de assistir, continue lendo para revisar os principais aspectos.

Ao construir uma proposta de projeto, é vital lembrar do seu público-alvo. Seu público inclui aqueles que estão entusiasmados com o projeto e veem a conclusão como um ganho para sua organização. Por outro lado, outros em seu público verão o projeto como uma dor e algo pelo qual eles não estão ansiosos. Para manter ambas as partes satisfeitas, é essencial manter uma linguagem factual e concisa.

Nossos quadros kanban ajudam você a pensar nessa linguagem e a colaborar efetivamente com outros membros da equipe, se necessário. Cada cartão mostra a porcentagem concluída para que todos na equipe de gerenciamento de projetos estejam cientes do trabalho realizado e do que resta a ser feito.

Como você pode ver no quadro Kanban acima, o trabalho do Sumário Executivo já começou. As seções Introdução, Índice e Função da empresa estão concluídas e há um bom começo para a tarefa Explicar o problema e recomendar uma solução.

Um PDF é então anexado ao cartão e todos adicionados à tarefa recebem um e-mail notificando-os sobre a alteração. Esse mesmo processo pode ser usado durante todo o ciclo de vida do projeto para manter a equipe atualizada, colaborando e produzindo uma proposta de projeto de primeira classe.

Desenvolvendo metas SMART para sua proposta de projeto

A melhor mentalidade ao desenvolver metas e objetivos para sua proposta de projeto é usar o sistema SMART:

• Específico – Certifique-se de que suas metas e objetivos sejam claros, concisos e específicos para a tarefa em questão.
• Mensurável – Certifique-se de que suas metas e objetivos sejam mensuráveis ​​para que seja óbvio ver quando as coisas estão no caminho certo e indo bem e, inversamente, quando as coisas estão fora do caminho e os problemas precisam ser resolvidos. Metas mensuráveis ​​facilitam o desenvolvimento dos marcos que você usará para acompanhar o progresso do projeto e identificar uma data razoável para conclusão e/ou encerramento.
• Atingível – É importante que todo projeto tenha uma meta de “atingimento”. Atingir essa meta significaria um projeto excepcional que vai muito além das expectativas. No entanto, é importante que o objetivo principal do projeto seja atingível, para que o moral permaneça alto e o trabalho seja feito com tempo e recursos de sobra.
• Relevante – Certifique-se de que todos os seus objetivos sejam diretamente relevantes para o projeto e abordem o escopo no qual você está trabalhando.
• Com base no tempo – Cronogramas e datas específicas devem estar no centro de todas as metas e objetivos. Isso ajuda a manter o projeto nos trilhos e garante que todos os membros da equipe do projeto possam gerenciar o trabalho que está à sua frente.

A construção de uma proposta de projeto requer tempo e uma consideração cuidadosa.

O tempo gasto vale a pena, no entanto, quando você ganha o próximo grande projeto!

As propostas de projeto são apenas o primeiro passo no processo de planejamento do projeto. Depois que seu projeto for aprovado, você terá que solidificar o plano, alocar e gerenciar recursos, monitorar o projeto e, finalmente, entregar suas entregas. Este processo requer um pacote de software de gerenciamento de projetos flexível, dinâmico e robusto. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que ajuda todos os membros de sua equipe a colaborar e gerenciar esse processo em tempo real. Experimente nosso software premiado com esta avaliação gratuita de 30 dias.