Como criar uma carta de equipe (exemplo incluído)

Assim como um projeto tem uma carta para definir seu escopo, sua equipe também deve ter uma carta para contextualizar seu trabalho. As equipes precisam saber quem, o quê, por que, quando e como do projeto, e um estatuto de equipe é a maneira perfeita de fornecer essas informações.

Depois de obter a adesão da equipe, e eles sabem onde estão e como manobrar no projeto, você está no caminho do sucesso. Vamos explorar como montar uma carta de equipe.

O que é uma Carta de Equipe?

Uma carta de equipe é um documento que descreve por que a equipe foi trazida para o projeto, o que a equipe está sendo incumbida de realizar e os recursos e restrições em que a equipe estará trabalhando.

A carta da equipe geralmente é criada em um ambiente de grupo, o que dá à equipe direção e limites em um ambiente transparente. Esse desenvolvimento coletivo recebe a adesão da equipe e garante que todos entendam sua parte no projeto.

Por que uma carta de equipe é importante?

Há duas razões principais para a carta da equipe. Primeiro, ele descreve claramente os objetivos do projeto e como a equipe é responsável pelas tarefas que levam à entrega final. Em segundo lugar, informa aos membros externos do projeto sobre o que a equipe é e não é responsável.

Outro benefício de usar um estatuto de equipe é que ele cria transparência na equipe, o que leva a mais responsabilidade. Dá à equipe a estrutura para construir um acordo sobre como eles desejam operar dentro do projeto e como eles tomam decisões. Isso é feito definindo a frequência das reuniões e outras logísticas.

Obviamente, a carta da equipe remove obstáculos e define um curso para que a equipe trabalhe em conjunto de forma mais eficaz, mantendo-se alinhada com os objetivos gerais do projeto. Uma maneira de fazer isso é definir claramente o papel e as responsabilidades de cada membro da equipe no projeto e seu nível de autoridade em qualquer aspecto específico do projeto. Ele também define quais recursos eles podem solicitar.

Quais são os elementos de uma carta de equipe?

Uma carta de equipe é composta de várias seções que se relacionam diretamente com o envolvimento da equipe no projeto. Embora os estatutos da equipe possam mudar dependendo do projeto, todos eles tendem a compartilhar os elementos descritos abaixo.

1. Fundo

A primeira coisa a fazer é estabelecer as bases para o projeto. Ou seja, resuma do que se trata e por que está sendo iniciado. Isso permite que a equipe veja como eles se encaixam no projeto geral, além de identificar as partes interessadas que investem no sucesso do projeto.

2. Missão e Objetivos

A declaração de missão define ainda mais a seção de antecedentes, definindo como é o sucesso no projeto, para que a equipe saiba qual é o objetivo a cada vez que assume uma nova tarefa. Expandindo novamente para o quadro geral, os benefícios e negócios que impulsionam o projeto são explicados.

3. Orçamento e Recursos

O financiamento para o projeto é definido nesta seção, incluindo quais recursos são destinados. Os membros da equipe podem estar curiosos se há algum treinamento oferecido, então o líder da equipe dirá se o treinamento está incluído. Finalmente, em termos de finanças, é identificada a gestão que apoia a equipa para que possa ser contactada em caso de dúvidas relacionadas com custos.

4. Funções e Responsabilidades

Todos na equipe precisam conhecer seu papel e responsabilidade para não atrapalhar uns aos outros. Aqui, liste seus conjuntos de habilidades e conhecimentos, bem como quem tem autoridade sobre quem.

5. Operações da Equipe

Para que uma equipe funcione de forma eficaz, sua estrutura operacional deve ser delineada. Além disso, se um novo membro da equipe entrar no projeto, seu caminho deve ser definido, bem como uma estratégia de saída para aqueles que podem estar deixando a equipe. Todas as regras operacionais, relacionamentos, etc. são explorados e esclarecidos.

6. Escopo

O escopo do projeto é descrito nesta parte do estatuto da equipe, bem como a forma como os membros da equipe participarão do escopo do projeto.

7. Avaliação de Desempenho

Ao longo do projeto, os membros da equipe serão avaliados em seu desempenho e progresso. Isso precisa ser explicado antecipadamente, incluindo como essas métricas serão medidas, quem as avaliará e quando.

8. Atividades e Marcos

É aqui que são listadas as tarefas que compõem o projeto, juntamente com os marcos. Com isso, a equipe tem uma noção melhor do trabalho pela frente.

9. Guia de Comunicação

A comunicação da equipe, tanto entre eles quanto com seu gerente ou líder de equipe, é descrita nesta seção. O método de comunicação será decidido, assim como a frequência com que as equipes se reunirão e a frequência de seus relatórios de status.

10. Assinaturas

Finalmente, uma vez que o estatuto da equipe tenha sido totalmente discutido e todos na equipe estejam a bordo, cada um assinará e datará o documento. Isso mostra que eles entendem seu papel, responsabilidade, o escopo do projeto e como estão envolvidos.

Um exemplo de carta de equipe

A carta da equipe é desenvolvida com a equipe à medida que ela está sendo formada. Para garantir que você cobriu todas as bases, não é uma má ideia usar um modelo de carta de equipe. ProjectManager.com tem dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos, incluindo a carta da equipe, mostrada abaixo.

Como você pode ver, cada seção é disposta em uma caixa personalizável que oferece a capacidade de expansão. Claro que a documentação de apoio sempre pode ser anexada, mas o próprio template terá a visão geral, atingindo todos os pontos principais, e termina com uma página de assinatura.

Nosso modelo de carta de equipe tem todos os campos descritos acima. Cada membro da equipe deve não apenas ter participado do desenvolvimento e discussão do estatuto da equipe, mas também ter uma cópia para consulta sempre que necessário.

Melhores práticas para fazer uma carta de equipe

A melhor maneira de fazer uma carta de equipe é com a equipe. Eles precisam conhecer os meandros do projeto e, portanto, devem fazer parte do desenvolvimento da carta da equipe. Mesmo que eles não saibam detalhes, sua contribuição é essencial.

Embora você não queira se perder nas ervas daninhas, o estatuto da equipe deve ser completo e explicar completamente o objetivo da equipe, as metas mensuráveis ​​pelas quais elas serão avaliadas e as diretrizes operacionais para a equipe durante a execução do projeto.

Dito isso, o documento deve ser digerível, com metas específicas e mensuráveis ​​com as quais todos da equipe possam conviver. Deve ser alcançável e resultar no sucesso do projeto conforme planejado. Você pode incluir um código de conduta e um plano para resolver quaisquer conflitos, o que cria um ambiente de trabalho onde todos se sintam seguros e valorizados, pois isso geralmente resulta em maior moral e produtividade.

Quando atualizar uma carta de equipe

O estatuto da equipe deve ser atualizado sempre que o plano do projeto for alterado de forma a impactar as diretrizes originais. Por exemplo, se o escopo do projeto mudar devido a uma solicitação de mudança, essa informação precisará ser relacionada.

Outro motivo para atualizar o estatuto da sua equipe é se um novo membro da equipe for contratado. Neste ponto, os detalhes do estatuto da equipe podem permanecer basicamente os mesmos, mas o processo de desenvolvê-lo com o novo membro da equipe exigiria revisitá-lo com eles. Isso também é verdade quando um membro da equipe está saindo da equipe. O estatuto da equipe precisa ser revisado e revisado para que a contribuição desse membro da equipe seja observada. Mesmo se eles estiverem deixando a organização, o estatuto da equipe pode ser alterado para tornar essa transição mais suave.

Como o ProjectManager ajuda no gerenciamento de equipes

ProjectManager.com é um software de gerenciamento de projetos premiado que organiza equipes e promove o trabalho colaborativo. Nossa ferramenta não apenas permite que as equipes trabalhem melhor em conjunto, mas também oferece aos gerentes transparência nesse processo para apoiá-los por meio de um melhor planejamento, agendamento e alocação de recursos.

Nem todos funcionam da mesma forma, por isso oferecemos às equipes várias visualizações de projetos para que possam trabalhar como quiserem. Existem listas de tarefas dinâmicas, uma visualização de calendário e quadros kanban para visualizar o fluxo de trabalho e permitir que as equipes gerenciem seu backlog e planejem sprints juntos.

Planeje com gráficos de Gantt

Os gerentes têm recursos para monitorar o trabalho de sua equipe e agendar tarefas e recursos. A visualização do gráfico de Gantt permite que os gerentes vinculem dependências de tarefas para evitar gargalos que diminuem a produtividade da equipe. Eles podem definir marcos e editar o Gantt arrastando e soltando tarefas para o novo prazo.

Equilibre recursos com calendários de carga de trabalho

Manter as equipes trabalhando em sua capacidade sem esgotá-las é fundamental se você quiser que elas sejam felizes. Os recursos de gerenciamento de recursos permitem que os gerentes acompanhem as horas, a disponibilidade e os custos relacionados de sua equipe. Use a página da equipe para obter uma visão geral de seu trabalho e a página de carga de trabalho para manter a carga de trabalho equilibrada.

ProjectManager.com é um software baseado em nuvem com dados em tempo real que permite que as equipes trabalhem juntas onde quer que estejam. Os gerentes obtêm informações mais precisas e oportunas que informam sua tomada de decisão à medida que planejam, monitoram e relatam o projeto. Experimente hoje mesmo fazendo esta avaliação gratuita de 30 dias.