Como criar um link “Adicionar ao calendário” para seus e-mails

Os eventos presenciais ou virtuais giram em torno de conhecer outras pessoas e aprender uns com os outros. Como o e-mail é um canal tão pessoal, é o meio ideal para criar entusiasmo para eventos e enviar lembretes.

Para garantir que os convidados realmente apareçam, pode ser útil incluir um link “Adicionar ao calendário” em seus e-mails de evento. Com isso, os assinantes podem adicionar os eventos aos seus próprios calendários, tornando mais fácil evitar conflitos de calendário e permitindo que eles configurem seus próprios lembretes.

Tradicionalmente, isso é feito com um arquivo ICS - também conhecido como iCalendar. Este é um formato de calendário comum que normalmente usa a extensão de arquivo .ics e é amplamente aceito pela maioria dos calendários. Não deve ser confundido com o iCal da Apple, que compartilha um nome semelhante, embora os arquivos iCalendar funcionem lá também. Para maior clareza, vamos nos referir a isso como um arquivo ICS ou de calendário em toda esta postagem do blog.

Alguns calendários também podem adicionar eventos de links da web - o que chamaremos de links de calendário. Dedicar um tempo extra para mostrar dinamicamente o link Adicionar ao calendário que corresponde ao cliente de e-mail específico de cada assinante pode tornar seu evento mais acessível para eles. Em outras palavras, mais fácil e rápido para seus assinantes adicionarem seu evento ao calendário.

Orientaremos você em quais calendários você deve se preocupar, criando os arquivos e links de calendário reais e codificando esses arquivos e links em seu e-mail de evento para a melhor experiência do assinante de e-mail.

Etapa 1: Escolha quais calendários segmentar

Existem inúmeros aplicativos de calendário diferentes disponíveis: os disponíveis por padrão através do sistema operacional do seu computador, como parte do seu webmail ou outro aplicativo de calendário que você baixou. É virtualmente impossível oferecer suporte a todos os aplicativos de calendário que existem.

Para ajudá-lo a entender em quais ferramentas de calendário se concentrar, dê uma olhada em seus dados do Email Analytics.

Todos os calendários são capazes de usar um arquivo ICS para adicionar novos eventos a ele. Mas exige que as pessoas primeiro baixem o arquivo ICS e depois o carreguem em suas agendas.

No entanto, no Gmail, Office 365 e Outlook.com, você também pode adicionar eventos usando um link que inclui automaticamente os detalhes do evento. Isso leva a uma melhor experiência do assinante, pois leva apenas um clique para adicionar seu evento à agenda.

Aqui está um gráfico útil que resume rapidamente qual calendário aceita qual método Adicionar ao calendário para ajudar a prepará-lo para a próxima etapa.

Método “Adicionar ao Calendário” por Calendário

Lembrete amigável de que embora seja mais fácil para você criar apenas um arquivo de calendário ICS porque ele é aceito pela maioria dos clientes de e-mail, não é mais fácil para seus assinantes .

Personalizar o link do calendário para cada cliente de e-mail aumenta a chance de seus assinantes realmente adicionarem o seu evento ao calendário (e comparecer e converter!), Pois está a apenas um clique de distância. Em vez disso, fazer alguém adicionar um arquivo ICS ao calendário requer mais etapas, e você pode perder algumas pessoas ao longo do caminho.

Etapa 2: crie os links e arquivos da agenda

Dependendo de quais clientes de email seus assinantes usam para ler emails, você pode optar por criar um arquivo de calendário ICS, link de calendário ou ambos.

Arquivos de calendário ICS

Como os arquivos ICS fornecem links para muitos aplicativos de calendário, esse é sempre um ótimo recurso para se ter.

Para começar, recomendamos esta ferramenta iCalendar Event Maker para gerar os arquivos. Ele permite que você adicione qualquer informação que seus assinantes possam precisar saber sobre o evento, como localização, descrição e um URL. Você pode até ser mais específico com o seu evento, repetindo-o ou adicionando notificações para o seu convidado.

Depois que o público adiciona seu arquivo à agenda, eles têm os detalhes que deixam claro para que serve o evento. E atua como um lembrete do motivo pelo qual o evento está em sua agenda.

Links do calendário

Para criar links Adicionar ao calendário para calendários de webmail, sugerimos a ferramenta de links de calendário de Amit Agarwal. Isso gerará todos os URLs que você precisará incluir em seu e-mail para a agenda de cada pessoa.

Há uma desvantagem nessa ferramenta: você não pode criar eventos recorrentes ou incluir uma notificação como faz com os arquivos ICS. Você pode adicionar esses detalhes aos URLs da agenda, mas terá que criá-los em cada agenda, às quais você pode não ter acesso.

É por isso que é uma boa prática criar um arquivo de calendário ICS além dos links de calendário.

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Etapa 3: codifique seus links Adicionar à agenda em seu e-mail

Antes de chegarmos à parte realmente divertida (codificação!), Você precisa decidir como apresentará seu link Adicionar ao calendário.

Decida como exibir o botão Adicionar ao calendário

Como mencionamos anteriormente, tradicionalmente, existem vários links Adicionar ao calendário junto com o botão de arquivo ICS. Ao usar botões dinâmicos como botões Adicionar à agenda, você tem duas opções diferentes:

• Mostrar um : você pode direcionar o cliente de e-mail de cada assinante e exibir dinamicamente o link específico que corresponde ao cliente de e-mail.
• Mostrar tudo : você pode usar um modelo híbrido em que o botão de call-to-action (CTA) principal é personalizado para o cliente de e-mail de cada assinante e ainda fornece os links alternativos de calendário.

Se você pode personalizar o link Adicionar ao calendário para cada assinante, pode estar se perguntando por que gostaria de mostrar os outros links do calendário.

Mostrar apenas um link não leva em consideração pessoas como eu. Eu costumava usar meu e-mail do trabalho para me inscrever para receber e-mails e ver como eles eram no Outlook. Mas eu gostaria de adicionar o evento ao meu calendário pessoal do Gmail. Isso pode ser um ponto de atrito para as pessoas se apenas um link de calendário for fornecido.

A segunda opção de mostrar vários links de calendário é uma ótima maneira de resolver esse problema.

É um pouco mais complicado do que apenas ocultar e mostrar botões de CTA com base na preferência do cliente de e-mail, mas fornece a melhor experiência do usuário, na minha opinião, quando você encontra o assinante em sua caixa de entrada, mas ainda se adapta a qualquer fluxo de trabalho que ele possa ter.

Crie seus botões e links de CTA

Então, agora a parte divertida: codificar o botão de arquivo ICS como o padrão. Comece com isso porque funciona em qualquer lugar, não importa de qual cliente de e-mail, aplicativo ou dispositivo seus assinantes leiam.

Primeiro, obtenha o arquivo ICS que você criou na etapa 2 usando a ferramenta iCalendar Event Maker. Em seguida, carregue-o nos servidores da sua empresa, sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS) ou biblioteca de mídia do provedor de e-mail.

Agora é hora de construir o botão. Existem muitas maneiras diferentes de construir um botão; você pode verificar nosso Guia definitivo para botões à prova de balas para alguns deles. Atualmente, somos fãs do botão acessível de Mark Robbins, então aqui está um exemplo de que você pode usar: