Como criar um orçamento de evento

Produzir um evento, seja virtual, presencial ou híbrido, já é difícil. Ter que fazer um orçamento de evento adiciona outra camada de estresse. Mas não precisa ser um pesadelo se você seguir algumas etapas simples para criar um orçamento de evento.

Eventos de sucesso devem ser divertidos e informativos. Se você estiver lutando com o orçamento do evento, isso pode afetar negativamente todo o evento. Se o orçamento do seu evento estiver errado, isso é ainda pior; você pode não conseguir pagar fornecedores ou palestrantes. Nós vamos ajudá-lo a evitar essas armadilhas.

O que é um orçamento de evento?

Um orçamento de evento é a estimativa de custos associados à realização de um evento. É baseado em uma série de variáveis ​​de pesquisa, orientação especializada e planejamento do evento. Todos os eventos, grandes e pequenos, precisam de um orçamento para cobrir as despesas.

O orçamento do evento deve prever todos os custos, como aluguel do local, qualquer equipamento necessário, como cadeiras, mesas, etc., e garantir palestrantes ou participantes em um painel de discussão. Há mais custos, claro, mas dependem do tipo de evento que está sendo produzido.

Planejar e orçar um evento é o primeiro passo para realizar um evento de sucesso. Mesmo que você tenha produzido dezenas de eventos antes daquele que está orçamentando agora, sempre haverá diferenças. Os preços das coisas mudam e há um risco inerente em organizar um evento que pode afetar seu orçamento.

Criar e gerenciar um orçamento é uma das partes mais importantes da realização de um evento de sucesso. O ProjectManager é um software online que ajuda você a rastrear recursos e custos em tempo real. Planeje seu orçamento em nosso gráfico de Gantt, incluindo todos os seus recursos e custos, e defina uma linha de base para capturar esse orçamento. Agora você pode comparar seus custos planejados com seus custos reais em tempo real. O monitoramento de custos em tempo real ajuda você a ficar dentro do orçamento. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Tipos de Eventos

Existem muitos tipos diferentes de eventos. De uma festa de fim de ano a uma conferência de negócios, eles variam do íntimo ao grande. Todos os eventos podem ser divididos em quatro subconjuntos principais. Cada um tem requisitos orçamentários semelhantes, embora também haja diferenças pequenas a grandes entre eles.

Privado

Um evento privado pode ser aquele que você organiza para o aniversário de seu parceiro ou aniversário. Mas também pode ser um evento corporativo ou alguma outra função comercial. Esses diversos eventos geralmente são apenas para convidados, o que significa que apenas os convidados podem participar.

corporativo

Eventos corporativos são aqueles que uma empresa patrocina. Eles tendem a se concentrar nos funcionários da empresa ou em seus clientes. Eventos corporativos podem ser usados ​​para treinar funcionários ou educar o público sobre a marca ou um produto, comemorar marcos da empresa, introduzir mudanças na empresa e fornecer oportunidades de networking ou exercícios de formação de equipes.

Em pessoa

Um evento presencial é aquele em que os participantes e a equipe do evento estão todos fisicamente presentes no mesmo espaço. Foi assim que quase todos os eventos ocorreram até recentemente. Mas mesmo anos atrás, os eventos podiam ser conduzidos por telefone, como uma teleconferência de resultados corporativos para investidores e repórteres.

Conectados

Um evento online, também conhecido como evento virtual, é aquele que ocorre na internet. Pode ser transmitido ao vivo ou gravado, mas a única vontade de assistir é acessando online. A tecnologia melhorou e é possível que participantes, produtores e fornecedores de eventos interajam em tempo real. Este tipo de evento tornou-se tão popular porque pode atrair um público maior. Também está se tornando comum encontrar eventos híbridos que oferecem um site físico e uma plataforma virtual.

Como criar um orçamento de evento

Como mencionado, todo tipo de evento requer um orçamento. Pode ser simples ou complexo dependendo do tipo e tamanho do evento. Mas reservar um tempo para prever um orçamento preciso é uma maneira de garantir que o evento ocorra sem problemas.

Abaixo, detalhamos as etapas básicas para criar um orçamento de evento. Esta é uma visão ampla que pode ser aplicada a qualquer tipo de evento. Naturalmente, haverá etapas extras dependendo do tipo de evento que você está produzindo, mas isso dá a você a essência.

1. Crie um plano de evento

A primeira coisa que você precisa fazer é identificar sua estratégia de evento. Isso significa determinar que tipo de evento você está produzindo e um valor aproximado do que você está disposto a pagar. Isso leva a um plano de alto nível onde você define o escopo do projeto. O escopo são os objetivos do evento, entregas, tarefas, custos e prazo. Você terá que determinar o local, palestrantes, equipe, marca, comida, marketing, equipamentos e muito mais. Depois de fazer isso, verifique se as partes interessadas estão de acordo.

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2. Estimar custos fixos e variáveis

Agora que você tem um plano, o próximo passo é prever os custos. Isso significa entender a diferença entre custos fixos e variáveis ​​e fazer estimativas precisas para eles. Os custos fixos também são chamados de custos indiretos ou indiretos; aqueles que não podem ser alterados. Por exemplo, aluguel, contas de serviços públicos e folha de pagamento são custos fixos. Custos variáveis ​​são despesas que mudam de evento para evento, incluindo custos de mão de obra, materiais necessários para o evento e contas de serviços públicos do evento. Este último também é um custo fixo, mas a conta de luz pode ser influenciada pelo seu evento, por isso vive em ambas as categorias. Conhecer esses custos ajuda você a elaborar um orçamento de evento mais preciso.

3. Crie um Orçamento de Evento

Agora que você tem os detalhes, pode começar a montar um orçamento para o evento. Você precisa saber quais fornecedores usará, o local do evento e outros prestadores de serviços para montar o orçamento do evento. A criação do orçamento do evento ajuda a controlar esses custos e garantir que você permaneça no verde. Para fazer isso, você precisa monitorar seus custos reais e compará-los com os custos planejados para o evento. É mais provável que seu evento permaneça dentro do orçamento se você puder coletar dados em tempo real.

Quais custos você deve incluir no orçamento de um evento?

Já mencionamos alguns custos para incluir no orçamento do seu evento. Abaixo está uma lista dos mais comuns, mas não é exaustiva. Ao fazer o orçamento do evento, tente incluir tudo. Quanto mais custos você puder cobrir, mais preciso será o orçamento do seu evento.

Marketing de Eventos

Para que o evento seja um sucesso, seu público deve saber o que, onde e quando é. Essas coisas e muito mais são cobertas em seus custos de marketing, que podem ser enviar e-mails para sua equipe, criar um site ou fazer anúncios online. Quer você faça publicidade tradicional ou digital, esses custos devem ser definidos.

Custos de pessoal

Você precisará recrutar e contratar funcionários para o evento. Em vez de passar por dezenas de entrevistas de emprego, você pode contratar uma agência de empregos temporários que forneça pessoal e outros serviços relacionados, como bufê.

Local

Se o seu evento for presencial ou online, você ainda precisará de um local. Esse local depende se o evento é físico ou virtual. Por exemplo, um evento presencial precisa de um espaço grande o suficiente para acomodar todos os participantes, fornecedores e salas de descanso ou um palco para painéis de discussão e palestrantes principais. Um evento online precisa de um local físico para gravar e transmitir, o que significa iluminação, câmera, microfones etc.

Comida & Bebida

A maioria dos eventos tem algum tipo de refresco. O local pode fornecer isso ou até mesmo uma agência de pessoal temporário ou fornecedor. Caso contrário, você terá que descobrir o que deseja e os custos associados à compra, armazenamento e entrega de comida e bebida.

Equipamento

O equipamento geralmente faz parte do preço do aluguel do local, mas nem sempre é o caso. Se o local não fornecer equipamentos ou apenas uma lista parcial do que você precisa, você terá que procurar outros lugares para alugar alto-falantes, geradores, ferramentas de transmissão ao vivo etc.

Viagens e Alojamento

Dependendo do local do evento, transporte e hospedagem serão necessários. Isso pode significar qualquer coisa, desde uma limusine até um táxi. Essa é uma ampla gama de custos. Se as pessoas estão vindo de fora da cidade, você as está transportando ou apenas as acomodando? Todas as variáveis ​​precisam ser definidas para que você possa adicionar custos corretamente.

ProjectManager ajuda com orçamento de eventos

São muitas coisas para acompanhar, e é por isso que o software de gerenciamento de projetos foi desenvolvido. O ProjectManager é um software online que ajuda você a planejar e acompanhar o orçamento do seu evento em tempo real. O planejamento em gráficos de Gantt ajuda a organizar tarefas e vincular dependências para evitar atrasos dispendiosos. Você também pode monitorar a variação em tempo real para ajudá-lo a ficar dentro do orçamento. Mas isso é apenas o começo de como ajudamos com orçamentos de eventos.

Use quadros de horários on-line para rastrear tempo e custos

Como nosso software está online, você obtém atualizações de dados em tempo real para ajudá-lo a controlar o tempo e os custos. Isso mantém seu evento dentro do cronograma e ajuda a evitar gastos excessivos. Uma ferramenta que rastreia tempo e custos são nossos quadros de horários seguros. Você pode ver quanto tempo todos estão trabalhando em suas tarefas e quais são os custos relacionados a isso, porque a taxa de pagamento também está na ferramenta. Não apenas simplificamos a folha de pagamento, mas também ajudamos você a manter seu evento nos trilhos.

Use os calendários do projeto para agendar eventos

A produção de um evento requer a coordenação de muitas pessoas diferentes. Nosso software fornece ferramentas para facilitar esse processo, permitindo que todos usem as ferramentas com as quais se sentem confortáveis. Planeje um Gantt, mas seu fornecedor pode visualizar suas tarefas na exibição de lista. O calendário do projeto pega o plano de Gantt e o transfere automaticamente para um formato de calendário para ver o cronograma e os prazos.

Ao lidar com fornecedores e contratados fora da empresa, você precisa manter todos conectados. Nossa plataforma colaborativa em tempo real permite que todos compartilhem arquivos, comentem tarefas e marquem outras pessoas para mantê-los informados. Nosso armazenamento ilimitado de arquivos significa que você também tem um hub centralizado para todos os seus documentos e planos sempre que alguém precisar deles.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que ajuda você a planejar, agendar e acompanhar eventos. Nosso software flexível é capaz de se ajustar à forma como você deseja trabalhar, oferecendo os recursos necessários para gerenciar tarefas, riscos, recursos e muito mais. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.