Como criar relatórios de progresso para projetos e negócios

As partes interessadas estão preocupadas com o progresso do projeto porque têm interesse em seu sucesso. Eles querem manter uma comunicação consistente com você e obter relatórios sobre como o projeto está progredindo em períodos regulares de tempo.

A maneira de um gerente de projeto manter as partes interessadas atualizadas é por meio de relatórios, especificamente com um relatório de progresso. Um relatório de andamento do projeto parece direto — é um relatório sobre o andamento do projeto. Mas como está estruturado faz ou quebra um relatório de progresso.

O que é um relatório de progresso?

Um relatório de progresso comunica o que está acontecendo no projeto, durante um determinado período de tempo, para as partes interessadas. Ele mostra se o projeto está dentro do cronograma e, caso contrário, o relatório é usado para iniciar uma discussão sobre como ajustar o orçamento e os recursos do projeto para trazê-lo de volta aos trilhos.

Portanto, você pode dizer que o objetivo de um relatório de progresso é persuadir as partes interessadas de que o projeto é sólido e está avançando conforme o esperado. Ele faz isso mostrando o trabalho em andamento, o que permite às partes interessadas a oportunidade de fazer qualquer solicitação de mudança.

Essas sugestões podem ser gerenciadas e elaboradas para evitar qualquer impacto negativo no escopo do projeto. Os gerentes de projeto também podem usar os relatórios de progresso como um meio de abordar os problemas que estão enfrentando e, ao fazê-lo, definir expectativas mais realistas para as partes interessadas.

Relatório de Progresso x Relatório de Status

Qual é a diferença entre um relatório de progresso e um relatório de status, uma vez que ambos são ferramentas de comunicação e fornecem às partes interessadas informações vitais sobre o projeto? Tanto os relatórios de progresso quanto os relatórios de status resumem onde o projeto está em termos de progresso, custos, problemas e qualquer outra informação que seja útil para as partes interessadas.

Há uma diferença fundamental, no entanto. Um relatório de progresso é uma imagem do projeto ao longo de um período de tempo específico, enquanto um relatório de status captura apenas o momento em que foi iniciado. O relatório de progresso oferece uma quantidade maior de dados, enquanto o relatório de status mostra dados de um momento sem o contexto maior.

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O que deve ser incluído em um relatório de progresso do projeto?

Um relatório de progresso pode ter uma página ou várias, dependendo da profundidade de detalhes que você deseja transmitir. Eles podem ser entregues como um memorando, em forma de carta ou como um relatório formal quando apresentados às partes interessadas.

Seja qual for a sua escolha, as partes interessadas vão querer ver onde o projeto está e para onde está indo. Portanto, você deve incluir uma lista de tarefas, marcos e qualquer progresso que tenha sido feito. Isso leva aos objetivos maiores do projeto e ao que foi realizado em termos de seus objetivos.

Isso geralmente é estruturado por tópico. Ou seja, geralmente há um resumo primeiro, que dá uma visão geral do andamento do projeto em termos de escopo, tarefas, etc. Isso também deve incluir itens como:

• A data de início do projeto, quando está programado para terminar e o período que o projeto abrange
• Uma lista de membros da equipe e outros membros do projeto, além de quem compilou o relatório
• Uma lista das partes interessadas, que são os destinatários do relatório
• Uma visão geral do conteúdo do relatório

Em seguida, você se concentrará no status do projeto. Aqui você verá o que foi feito, o que ainda está em andamento e o que ainda precisa ser feito. Ele deve ser dividido na tarefa e pode incluir o seguinte:

• Uma lista de marcos e entregas relacionadas ao projeto
• Uma linha do tempo do trabalho restante e quando ele será concluído
• Quaisquer problemas ou questões que surgiram e podem afetar o projeto

Também deve haver alguma menção ao orçamento, quanto foi gasto durante o período relatado e quanto resta no orçamento geral. Observe quaisquer despesas inesperadas e outras anomalias.

Como você cria um relatório de progresso?

Se você estiver executando um projeto, terá que produzir um relatório de progresso periodicamente ao longo de seu ciclo de vida. Para economizar tempo, é bom usar um modelo de relatório de progresso. O ProjectManager tem dezenas de modelos gratuitos relacionados ao gerenciamento de projetos em nosso site, incluindo um modelo de relatório de progresso gratuito.

Comece com a identificação de informações

Esteja você usando nosso modelo ou criando um do zero, seu relatório de progresso deve começar com as informações principais do projeto. A partir daí, entra em um resumo do projeto. Nosso modelo divide esses tópicos de alto nível em cinco: status, escopo, cronograma, custo e risco.

Resuma os dados

O resumo é onde você pode comparar o status do relatório de progresso anterior com o atual. Isso fornece uma indicação clara de que o projeto está avançando conforme o planejado. Além disso, há espaço para um resumo para explorar o tópico com mais detalhes.

Mergulhe em detalhes mais refinados

Depois de identificar o projeto e resumir seu status geral, você poderá entrar em mais detalhes sobre cada tópico. Por exemplo, listando tarefas e seu progresso, analisando quaisquer problemas que possam ter surgido e analisando sua alocação de orçamento.

Liste suas realizações

Em nosso modelo de relatório de progresso gratuito, terminamos com uma caixa de realizações para capturar as que não foram coletadas acima. Por fim, há uma caixa de realização esperada, que é uma forma de definir as expectativas para o próximo relatório de progresso.

Melhores práticas ao fazer um relatório de progresso

Ao redigir seu relatório de progresso, uma maneira de garantir que ele seja eficaz é pensar nas perspectivas de seus stakeholders ao escrevê-lo. Você deseja transmitir o que aconteceu durante o período coberto se algo bloqueou esse progresso e o que está por vir.

Não seja genérico

As partes interessadas querem detalhes. Eles não querem que você entre em detalhes sobre como você realizou algo, mas eles querem saber o que foi realizado. Eles querem métricas, não narrativas. Suas respostas devem ser significativas e evitar detalhes desnecessários.

Conheça a frequência

Ou seja, se você estiver trabalhando em um projeto muito longo, os interessados ​​podem querer que um relatório de progresso seja entregue a eles semanalmente ou mesmo diariamente. Descubra isso primeiro e entregue seus relatórios de progresso quando as partes interessadas os esperam.

Quebre tudo

É uma boa ideia dividir seu relatório de progresso em seções. Isso torna o relatório mais legível. Ter um título de seção informa ao leitor o que esperar e ajuda a guiá-lo pelo documento.

Escreve bem

Use uma linguagem clara e simples; evite jargões que possam confundir o leitor. Você quer que eles saibam o que você está dizendo imediatamente e não tenham que lutar com isso (ou pior, entender mal) o que você está tentando transmitir.

Usar software

Ter um software de gerenciamento de projetos pode facilitar o processo de geração de relatórios. Dependendo de qual ferramenta você está usando, você pode obter dados em tempo real e fácil entrega para seus stakeholders. Isso economiza tempo e apresenta dados melhores.

Como o ProjectManager permite criar relatórios de progresso

ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que organiza suas tarefas, equipes e projetos. Nossos recursos ajudam você a planejar, monitorar e relatar todos os aspectos do projeto. Nossa ferramenta baseada em nuvem significa que você está obtendo dados em tempo real para criar relatórios mais precisos e oportunos.

As partes interessadas querem ver o panorama geral e nossas ferramentas de relatórios com um clique facilitam a obtenção dos dados que desejam ver. Nosso recurso de relatórios permite que você faça relatórios instantâneos sobre tarefas, tempo, custos, planilhas de horas, variação do projeto e muito mais. Além disso, compartilhá-lo com as partes interessadas é fácil!

Para obter um relatório de status instantâneo, use nosso recurso de painel. O painel em tempo real está constantemente coletando dados de sua equipe e calculando-os automaticamente para exibir métricas de projeto fáceis de ler que mostram a porcentagem concluída em tarefas, quanto tempo resta, carga de trabalho da equipe e muito mais.

O ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem que fornece dados em tempo real para ajudá-lo a tomar melhores decisões. Os gerentes de projeto obtêm transparência em todos os aspectos do ciclo de vida do projeto e as equipes são colocadas em uma plataforma colaborativa que promove um trabalho melhor. Veja por que organizações da NASA à Nestlé usam nossa ferramenta e faça esta avaliação gratuita de 30 dias hoje.