10 dicas para delegar tarefas como um profissional

Algumas pessoas sentem que precisam assumir tudo sozinhas. Essa é uma receita para o desastre. Os verdadeiros líderes entendem o poder de delegar trabalho. É por isso que você monta uma equipe, cada um especialista em sua área.

Por que é importante que os líderes deleguem tarefas?

Os líderes são líderes por uma razão. Eles precisam liderar o projeto, ter uma visão geral e não se atolar no mato. As ervas daninhas são importantes, mas o tempo de um líder é melhor gasto em coisas que um líder deve fazer. Delegar trabalho dá a todos o trabalho para o qual foram treinados e libera o líder para maiores responsabilidades, como pensamento estratégico, coaching de equipes e muito mais.

É por isso que os melhores líderes usam o ProjectManager, um premiado software de gerenciamento de projetos que permite aos líderes delegar trabalho. Nosso software possui várias visualizações de projeto para que os líderes possam planejar e agendar o trabalho em gráficos de Gantt robustos e as equipes podem alternar para listas de tarefas, quadros kanban ou calendários onde o plano é compartilhado em uma ferramenta mais apropriada para o que eles precisam fazer. E tudo atualizado em tempo real. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

10 dicas para delegar tarefas com eficácia

É fácil dizer, delegar, e outra coisa é fazê-lo efetivamente. Aqui estão algumas dicas que qualquer pessoa pode aplicar para gerenciar uma equipe e delegar trabalho entre eles.

1. Capacite os membros da sua equipe

Deixe sua equipe saber que eles são um recurso valioso. Peça suas contribuições, ideias e percepções. Dê-lhes feedback positivo e desenvolva líderes entre a equipe. Eles ajudarão os líderes compartilhando a carga, assumindo a responsabilidade e servindo melhor ao projeto.

2. Defina claramente as metas e objetivos ao delegar tarefas

Claro, para uma equipe compartilhar o trabalho, ela tem que entender o que é e o que se espera dela. Os líderes, portanto, precisam definir claramente as metas e os objetivos. Use metas SMART, que são específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo definido.

3. Delegue tarefas aos membros certos da equipe

Os líderes devem conhecer sua equipe e do que são capazes. Dessa forma, quando chegar a hora de delegar trabalho, eles saberão quem pode assumir o quê. Se você não estiver familiarizado com sua equipe no início do projeto, reserve um tempo para entrevistá-los para conhecer suas habilidades e experiências.

4. Dê feedback aos membros da sua equipe

Ninguém trabalha bem no vácuo. Mesmo depois de delegar trabalho, você vai querer manter as linhas de comunicação abertas. Os membros da equipe devem se sentir à vontade para dar feedback aos líderes e receber feedback dos líderes. O objetivo compartilhado é concluir o projeto com sucesso.

5. Seja paciente ao delegar tarefas

Ao delegar, dê à equipe tempo suficiente para concluir suas tarefas. As coisas levam tempo e a última coisa que você quer fazer é pressionar a equipe. Isso não significa que você deseja que eles tenham tempo ilimitado. Mas seja realista ao criar cronogramas de projetos e ofereça qualquer orientação ou direção que possa ser necessária.

6. Forneça os recursos necessários após a delegação

Delegar é inútil se sua equipe não tiver as ferramentas necessárias para realizar o trabalho. Recursos são tudo o que é necessário para executar as tarefas, desde pessoas até equipamentos e softwares. Certifique-se de que sua equipe tenha o que precisa quando precisa.

7. Evite prazos apertados ao delegar tarefas

Os prazos são importantes. O trabalho pode durar para sempre sem eles. No entanto, se você definir um prazo muito apertado, tudo o que fará é pressionar a equipe e, na pressa de cumprir esse prazo, eles cometerão erros. Isso apenas aumentará a duração do projeto. Definir prazos realistas economiza tempo a longo prazo.

8. Apoie sua equipe durante a execução de tarefas

Um líder não apenas delega e depois desaparece. A liderança é sobre mentoring, coaching e ajudar ainda mais a equipe em qualquer capacidade que eles precisam. Eles podem precisar que você defenda mais recursos ou arregace as mangas e se junte a eles. Esteja preparado para fazer o que for preciso.

9. Use ferramentas de rastreamento de tarefas

Delegar envolve confiança. Os líderes podem estar olhando por cima dos ombros de sua equipe. Eles têm seu próprio trabalho a fazer. Mas isso não significa que eles não prestem atenção. As ferramentas de rastreamento de tarefas dão aos líderes visibilidade do trabalho da equipe e permitem que eles monitorem se está progredindo conforme o planejado.

10. Promova a colaboração da equipe

Delegar é importante, mas um líder também deve facilitar a colaboração da equipe. Existem várias maneiras de fazer isso, incluindo exercícios de formação de equipe. Se você não teve tempo antes de iniciar a reunião para se envolver em exercícios de formação de equipe, reuniões para quebrar o gelo podem ajudar a criar laços entre os membros da equipe.

Benefícios de delegar tarefas

Há tantas vantagens em delegar tarefas. Aqui estão apenas alguns exemplos desses benefícios. Por um lado, constrói uma cultura de confiança, que promove o trabalho em equipe, eleva o moral, retém os funcionários e os mantém produtivos.

Delegar evita que os líderes se espalhem demais onde não ajudam ninguém. Também envolve a equipe e cria adesão ao projeto, estimulando a criatividade e desenvolvendo novas habilidades para a equipe. Isso é uma vitória para todos.

Não se esqueça do equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Há muita preocupação em manter o equilíbrio entre o trabalho e a casa, mas delegar é o caminho. Você descobrirá que esse equilíbrio entre vida profissional e pessoal também resulta em funcionários melhores.

Vídeo: Como Delegar Tarefas

Assista a este breve vídeo com Jennifer Bridges, PMP, para saber como delegar tarefas com sua equipe.

Jennifer discutiu a arte de delegar e começou com os fundamentos da definição desse termo. A primeira coisa que você precisa entender é o que deseja delegar e por quê. Seu objetivo como gerente é eliminar os obstáculos e obstáculos de sua equipe. É também para criar engajamento com sua equipe. Obrigado por assistir!

Aqui estão as dicas de Jennifer para delegar como um profissional no gerenciamento de projetos:

• Lembre-se do seu papel: você é o gerente. Seu trabalho não é ficar atolado no trabalho operacional. Isso não apenas atrapalha a equipe ao minar suas habilidades, mas também deixa pouco tempo para o gerenciamento.
• Identifique os desperdiçadores de tempo: o que está tomando muito do seu tempo agora? Você pode passar isso para outra pessoa?
• Esclarecer tarefas de rotina: Tarefas regulares podem ser facilmente ensinadas. Veja o que pode ser compartilhado entre a equipe. Eles não precisam ser rotinizados para todos. Você também pode alternar tarefas de rotina entre as pessoas.
• Conheça os pontos fortes de sua equipe: identifique a quem você pode delegar trabalho. Você não quer entregar um trabalho altamente técnico para um membro da equipe criativa cujas habilidades não são adequadas para a tarefa em questão, por exemplo. Prepare sua equipe para o sucesso.
• Delegue, enxágue e repita: na verdade, distribua atribuições e, como observado anteriormente, alterne parte do trabalho entre a equipe.

A equipe funciona melhor quando colabora para o bem do projeto. Pode ser difícil incutir novos processos e uma cultura de colaboração em sua equipe, mas vale a pena trabalhar para que a equipe funcione sem problemas. Se você precisar de uma ferramenta para ajudá-lo a determinar quais tarefas de rotina delegar, experimente o ProjectManager.