Como fazer uma análise SWOT

A análise SWOT é tão onipresente nos negócios quanto as cafeteiras vazias nas salas de descanso. O método foi introduzido na década de 1960 por Ken Andrews ou Albert Humphrey (sua origem não é clara. Isso mesmo, temos uma estratégia de negócios em nossas mãos) e desde então se tornou um dos pilares.
SWOT significa pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças, e é uma forma flexível de avaliação. Ele tem sido usado para tudo, desde avaliar a adequação da Grécia como um mercado de trufas até a viabilidade de uma grande cidade sediar um megaevento esportivo, como as Olimpíadas.
Claro, é mais provável que você se depare com isso ao avaliar um novo projeto ou avaliar a saúde do seu negócio.
SWOT é uma ferramenta estratégica usada durante um processo de planejamento. Esteja você fazendo uma pesquisa de mercado, considerando uma atualização de produto ou pensando em renomear sua empresa, isso pode ser útil para determinar quais são os melhores próximos passos para você e sua organização.
É importante lembrar que esta é uma ferramenta para auxiliar no processo de tomada de decisão. Ele não lhe dirá definitivamente o que você deve fazer, nem você deve usá-lo como um mecanismo poderoso para orientar seus negócios. No entanto, no contexto certo, pode ser incrivelmente útil.

Como fazer uma análise SWOT

A primeira coisa que você precisa fazer é entender: por que você está realizando uma análise SWOT? Você está apenas realizando uma avaliação geral do seu negócio? Você está pensando em adicionar um novo recurso de produto? Para que sua análise seja eficaz, você precisa ter um objetivo claro.
Caso contrário, você corre o risco de sair dos trilhos e sair da sessão mais confuso do que quando entrou.
Supondo que você tenha seus objetivos para a sessão em ordem, o próximo passo é criar uma matriz SWOT. Esta é uma ferramenta para mantê-lo organizado e garantir que você não esqueça nada quando sair da sessão.

Imagem da Biblioteca da Universidade do Missouri

Veja como é uma matriz SWOT. Use-o para compartimentar seus pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças. Existem muitas versões diferentes de matrizes SWOT por aí, e a sua não precisa ser exatamente assim, é mais importante que você tenha um método para rastrear essas diferentes categorias. À medida que diferentes pessoas em sua organização dão seus pensamentos sobre essas diferentes áreas, anote-as na matriz. Isso o ajudará a obter uma visão holística do que quer que esteja analisando.
Quando chegar a hora de realmente hospedar a análise SWOT, você precisará de um facilitador. Essa pessoa é responsável por orientar a conversa, garantir que todos tenham sua voz ouvida e que o grupo permaneça no caminho certo.
Você também precisará de um anotador para registrar os pensamentos e ideias das pessoas.
A última coisa que você faz antes de começar é descobrir sua estrutura para a reunião. O vai depender de quanto tempo você tem e quão grande é o seu grupo. Se você tem um grupo grande e tem pouco tempo, pode ser útil dividir em pequenos grupos e fazer com que esses pequenos grupos criem suas próprias matrizes SWOT. Você precisará saber quanto tempo pode gastar em cada quadrante da matriz para cobrir tudo antes que a reunião termine.

Forças

Na primeira parte da matriz, você visitará a seção Forças. Para os propósitos deste exemplo, vamos supor que você está realizando esta análise SWOT como uma avaliação geral para o seu negócio.
Não há um método único para coletar comentários de pessoas dentro de sua organização, mas tendo a pensar que é uma boa ideia pedir a todos que venham à reunião com pensamentos e ideias já em mente.
Peça à sua equipe para fazer um brainstorming antes do início da sessão, para que eles possam entrar com ideias bem pensadas. Algumas pessoas têm dificuldade em contribuir durante esse tipo de sessão quando não têm tempo para pensar sobre isso.

Uma das coisas importantes a considerar ao decidir sobre seus pontos fortes é olhar dentro do contexto do seu setor. Tudo é relativo e se você não fizer algo melhor do que a grande maioria de seus concorrentes, não é aconselhável incluir nesta seção.
O que você deve esperar da seção de pontos fortes é uma compreensão das coisas que você pode aproveitar e construir.

Fraquezas

As fraquezas são bastante simples. Isso é mais ou menos o oposto de sua seção de pontos fortes. No entanto, você deve esperar identificar coisas dentro de sua organização que podem impedir o progresso e o crescimento.
Pode ser muito difícil melhorar os pontos fracos quando você não os tem no papel. Quando sua organização concorda sobre quais são suas fraquezas, você pode formar um plano de ataque sobre como melhorar essas fraquezas.

É importante ser realista ao avaliar suas fraquezas. Pode ser desconfortável e você deseja evitar qualquer conversa antagônica, mas é fundamental que você reduza as coisas que são realmente pontos fracos dentro de sua organização.

Oportunidades

Com pontos fortes e fracos, você deve estar geralmente olhando internamente. "No que somos bons?" 'Onde podemos melhorar?' Ao considerar suas oportunidades e ameaças, você deve começar a pensar em fatores externos.
As oportunidades só existem no contexto. Suas oportunidades dependerão de coisas como o setor em que você atua, o que seus concorrentes estão fazendo e outras coisas semelhantes.
Certifique-se de lembrar que as oportunidades que você encontrar ainda devem se enquadrar no contexto do seu objetivo para a sessão. Então, se você está fazendo uma avaliação geral da sua empresa, as oportunidades podem ser bem ousadas. No entanto, se você estiver adicionando um novo recurso ao seu produto, um orçamento de RH em excesso e uma saturação excessiva de candidatos a empregos relacionados a RH realmente não se encaixam, apesar de ser uma oportunidade potencial em um contexto mais amplo.

Ameaças

As ameaças podem estar intimamente relacionadas aos pontos fracos de sua organização, pois seus pontos fracos têm o potencial de ampliar os riscos.
Assim como as oportunidades, as ameaças estão principalmente relacionadas a fatores externos e podem variar de concorrentes a fatores sociais e quase qualquer outra coisa.
É crucial que uma organização fique de olho em suas ameaças, pois reconhecê-las e neutralizá-las pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso como negócio.

O que agora?

Depois de coletar todos os seus pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças, reserve um tempo para pensar em como eles se encaixam. Quais pontos fortes e oportunidades estão alinhados. Capitalizar sobre isso pode resultar em vitórias fáceis.
Por outro lado, onde suas fraquezas estão alinhadas com as ameaças? Se você identificar algum, pode valer a pena levantar uma bandeira vermelha e monitorar de perto essa situação.
Depois de reservar um tempo para avaliar tudo em sua matriz, você pode formular um plano e começar a tomar decisões de negócios que afetarão o futuro.

Uma análise SWOT é adequada para minha organização

A resposta curta para esta pergunta é provavelmente sim. É sempre bom ser introspectivo e realmente inspecionar onde sua organização está tendo sucesso e onde está falhando.
Dito isto, pode ser um problema se você usar isso como sua única forma de avaliação e orientação de decisão. Vamos examinar rapidamente alguns contras do método de análise SWOT para esclarecer por que ele é imperfeito.
Uma grande desvantagem da análise SWOT é sua natureza estática. As condições do mercado mudam mais rápido hoje do que nunca – e o que foi uma oportunidade na semana passada pode ser uma ameaça na próxima. Quando você estiver pronto para implementar suas descobertas de sua análise SWOT, elas já podem estar desatualizadas.
A outra preocupação com o uso da análise SWOT é a falta de informações acionáveis ​​extraídas dela. É ótimo entender os pontos fracos de sua organização, mas a SWOT não faz nada para lhe dizer o que fazer com eles. Uma coisa que você quer evitar é fazer uma análise SWOT no início do ano e refletir sobre ela no final do ano e a única pergunta que você tem sobre isso é “o que aconteceu com isso?”
Essas duas certamente são desvantagens, mas não são razões para descartar completamente a análise SWOT. Eles são simplesmente coisas para se estar ciente quando você conduz o seu próprio. Entre com as expectativas adequadas e provavelmente achará a experiência útil.