Como formatar um e-mail: práticas recomendadas e exemplos

Esteja você enviando um email para alguém em sua organização, um gerente de contratação, uma agência de marketing ou como parte de uma campanha de email frio, a formatação é importante. Não só é importante parecer profissional, mas o e-mail também precisa ser fácil de ler e transmitir o ponto de vista de forma clara e concisa. Se você já se perguntou: “Como você formata um e-mail?” estamos protegendo você.

Como formatar um e-mail profissional

Você deve formatar qualquer e-mail profissional de maneira semelhante a uma carta comercial típica – deixe um espaço em branco entre cada parágrafo e fique atento a erros de digitação e gramaticais. Antes de nos aprofundarmos em cada aspecto de uma mensagem, aqui estão algumas dicas rápidas sobre como formatar um e-mail:

• Mais não é melhor – mantenha-o curto e direto ao ponto.
• Evite usar linguagem excessivamente complicada e frases longas.
• Certifique-se de que o destinatário possa digitalizar facilmente o texto para entender o ponto principal da mensagem.
• Sempre revise antes de clicar em enviar.
• Se você está propenso a cometer erros de digitação, imprimir uma cópia física do e-mail pode facilitar a detecção de erros do que revisá-lo na tela.

Então, qual é o formato adequado para um e-mail? Tudo começa com a linha de assunto.

A linha de assunto

Certifique-se de incluir uma linha de assunto em cada e-mail que você enviar. Se você deixar de fora, as chances de alguém abrir seu e-mail são quase nulas. A linha de assunto é o lugar perfeito para resumir o motivo do seu e-mail. Mantenha-o breve, simples e informativo.

Aqui estão alguns exemplos de ótimas linhas de assunto para um email profissional:

• Candidatura para [Cargo] - [Seu nome]
• Em relação à reunião em [Data]
• Obrigado – [Cargo] entrevista – [Seu nome]
• Indicado por [Nome] para discutir [Assunto]

O cumprimento

Uma das piores coisas que você pode fazer ao escrever um e-mail profissional é não endereçá-lo a uma pessoa específica. Pense nisso – se você abrisse um e-mail e começasse com “Dear Sales Team” ou “Dear Marketing Agency”, você se incomodaria em ler o resto? Provavelmente não. Se você não tiver o nome da pessoa disponível, provavelmente poderá encontrá-lo verificando a página do LinkedIn da empresa ou ligando para a recepção da empresa.

Além disso, ao se dirigir a alguém em um e-mail profissional, evite “Ei”, “Olá” e “Oi”. Ficar com o mais formal “Dear” é sempre uma aposta segura.

O corpo

Na maioria das vezes, você só precisa de três parágrafos curtos em um email profissional. Às vezes, você pode precisar de mais para transmitir toda a sua mensagem, mas quanto mais curta, melhor. Os três parágrafos que você deve incluir são:

1. Uma introdução: Descreva brevemente quem você é.
2. A razão pela qual você está escrevendo: Vá direto ao ponto. Se você precisar adicionar detalhes extras e criar mais parágrafos, divida-os em algumas frases para melhorar a legibilidade.
3. Um agradecimento: Agradeça ao destinatário pelo seu tempo e incentive-o a responder.

O fechamento e assinatura

Há muitas maneiras apropriadas de fechar um e-mail formal. O mais importante é evitar ser excessivamente casual. Algumas ótimas maneiras de fechar um e-mail profissional incluem:

• Sinceramente
• Respeitosamente
• Melhor
• Obrigada
• Com apreciação

Tenha cuidado ao usar frases casuais como:

• Amar
• Mais tarde
• Sempre
• Felicidades
• tchau

Após o fechamento, você deve incluir sua assinatura de e-mail. Deve conter, no mínimo, seu nome e endereço de e-mail. Se apropriado, você também deve incluir seu número de telefone para que o destinatário possa entrar em contato com você diretamente. Além disso, você pode incluir um link para seu perfil do LinkedIn para que as informações sobre você ou sua empresa sejam facilmente acessíveis.

E-mails profissionais: modelo para formato de e-mail correto

Aqui está o melhor e mais simples formato de e-mail para enviar uma mensagem profissional:

Linha de assunto: Curto, simples e direto ao ponto. Resuma seu e-mail em poucas palavras.

Saudação: “Prezado [Nome e Sobrenome]” ou “Prezado [Sr./Sra. Último nome]"

Primeiro parágrafo: Seja claro e direto. Neste parágrafo, você deve se apresentar e informar o motivo do seu e-mail. Se você está se candidatando a um emprego, fazendo perguntas sobre uma reunião ou oferecendo um produto ou serviço, mencione-o nas primeiras frases.

Segundo parágrafo: Esta seção deve entrar em mais detalhes sobre o motivo da sua mensagem. Se você está se candidatando a um emprego, indique quais benefícios você pode trazer para a empresa. Quando tiver dúvidas, faça-as — não divague. E se estiver vendendo algo, seja direto e descreva como seu produto ou serviço pode resolver os problemas do destinatário.

Terceiro parágrafo: Conclua seu e-mail profissional agradecendo ao destinatário por seu tempo e consideração. Seja educado e respeitoso, mas não aja como se ele fosse seu melhor amigo ou como se você estivesse fazendo um grande favor ao entrar em contato.

Encerramento: “Atenciosamente/Respeitosamente/Melhor/etc. [Seu nome e sobrenome]”

Assinatura: [Seu nome e sobrenome]/ [Seu endereço de e-mail]/ [Seu número de telefone] (opcional) / [URL do seu perfil do LinkedIn] (opcional)

Formatando um email frio profissional: práticas recomendadas e exemplos

Formatar e escrever um email frio profissional segue muitas das mesmas diretrizes que as cartas comerciais típicas, mas existem algumas nuances.

Vejamos os dois formatos mais comuns de e-mails frios e as práticas recomendadas a serem seguidas:

O formato de e-mail frio AIDA

AIDA (atenção, interesse, desejo e ação) é um dos formatos mais poderosos de e-mail frio. Aqui está o que parece:

Saudação: “Oi [Nome]” (Saudações mais casuais são comuns em e-mails frios, mas “Prezado” quase sempre deve ser usado para casos formais, como um e-mail comercial típico.)

Primeiro parágrafo: Em vez de se apresentar como faria em um e-mail comercial típico, você quer começar reconhecendo um problema que a empresa ou pessoa provavelmente enfrenta e que seus produtos ou serviços resolvem.

Segundo parágrafo: Apresente brevemente seu produto e indique como ele pode resolver o problema e quais benefícios específicos ele pode trazer para eles / seus negócios.

Terceiro parágrafo: Aqui é onde incluir um breve e específico apelo à ação. Por exemplo, “Quer ver como [Product] pode aumentar seu [ROI/leads/sales/etc.]? Deixe-me saber um bom momento para agendar uma demonstração personalizada.”

O formato de e-mail frio BAB

BAB (antes, depois, ponte) é outro formato poderoso que usa o poder da motivação para desencadear uma resposta. Aqui está o que parece:

Saudação: “Oi [Nome]”

Primeiro parágrafo: Comece com uma pergunta intrigante. Por exemplo, “O que sua empresa faria com 200% mais leads?” Acompanhe com uma estatística de um (ou mais) de seus clientes que mostre que seu produto traz esse benefício a eles.

Segundo parágrafo: mostre a eles que o cliente que você mencionou acima é semelhante em tamanho e setor à empresa para a qual você está entrando em contato.

Terceiro parágrafo: Afirme com confiança que você pode ajudá-los a alcançar os mesmos resultados. Inclua um apelo à ação para agendar uma chamada ou demonstração.

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Depois de dominar como formatar um e-mail, a próxima área importante a ser focada é o e-mail de acompanhamento. Por que acompanhar seus e-mails frios é tão crucial? Basta olhar para estas duas estatísticas de acompanhamento de vendas:

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