Como contratar um assistente virtual para o seu negócio

Quando você está começando seu negócio, está fazendo de tudo: atendendo pedidos, respondendo a clientes, gerenciando suas mídias sociais e muito mais.

Mas enquanto buscamos o empreendedorismo por muitas razões, ter menos tempo em nossas vidas não é uma delas.

É por isso que o primeiro “funcionário” que muitos empreendedores de comércio eletrônico contratam é um assistente virtual : alguém que pode assumir as tarefas e processos diários que são importantes para o funcionamento do seu negócio, mas não necessariamente focado no crescimento dele.

Um assistente virtual é como ter um par extra de mãos sem contratar um funcionário real. Se você está passando por estresse e outros “bons problemas” que vêm com o sucesso, talvez seja hora de considerar a contratação de seu próprio assistente virtual e recuperar algumas dessas horas do seu dia.

O que é um assistente virtual (VA)?

Um assistente virtual (VA) é qualquer forma de ajuda remota que você contrata para entregar sua carga de trabalho. Eles podem operar em qualquer lugar do mundo, ter vários clientes e podem ser contratados para assumir uma variedade de tarefas do seu dia-a-dia.

Um assistente virtual é uma "primeira contratação" comum para muitos empreendedores, especialmente entre empresas on-line, que não têm orçamento para um funcionário em tempo integral ou tempo para continuar fazendo tudo sozinhos.

A diferença entre um VA e um freelancer ou um funcionário tradicional é que os VAs são generalistas engenhosos (às vezes competentes em áreas como comunicação de marketing ou design) que executam tarefas ou rotinas em vez de possuir uma função inteira do seu negócio.

E, embora não sejam funcionários permanentes, eles oferecem uma maneira acessível de obter ajuda contínua para administrar seus negócios sem nenhuma das despesas adicionais de contratar uma pessoa em tempo integral (além de seus serviços como contratados geralmente são dedutíveis de impostos).

Um assistente virtual não criará todo o seu site, mas poderá ajudá-lo a gerenciar partes de sua loja. Eles provavelmente não escreverão e gerenciarão todo o seu conteúdo, mas podem ajudá-lo com a pesquisa. Eles não devem assumir uma função inteira do seu negócio, mas sim possuir um processo específico ou parte de toda a máquina.

Desistir do controle pode ser difícil para os empreendedores e, portanto, assumir um VA é a maneira perfeita de praticar as habilidades sociais de gerenciar, delegar e contratar em menor escala – todas essenciais para ser um bom líder.

O que você pode terceirizar para um assistente virtual?

Embora os assistentes virtuais geralmente realizem muitas tarefas administrativas, você também pode contratá-los para desempenhar funções que variam de vendas a gerenciamento de mídia social (se você fornecer diretrizes e instruções claras).

Se for uma rotina repetitiva, você provavelmente pode entregá-la a um VA. Se você puder escrever um processo tedioso no papel, provavelmente poderá ensinar ao seu VA como fazer isso por você.

Contanto que as tarefas ou processos sejam algo que uma pessoa razoavelmente inteligente e engenhosa possa realizar quando receber instruções claras, você provavelmente poderá obter um assistente virtual para assumi-las.

Aqui estão apenas algumas das coisas que você pode contratar um assistente virtual para fazer por você:

• Atendimento ao Cliente : Atender e-mails e telefonemas de clientes.
• Gerenciamento de mídia social : curadoria de conteúdo, resposta a comentários e outras tarefas de gerenciamento de comunidade.
• Pesquisa : procurando uma lista de blogueiros/influenciadores para alcançar ou selecionar estatísticas ou exemplos que você pode usar em um conteúdo.
• Gerenciamento de loja : atendimento de pedidos, gerenciamento de estoque, execução de vendas para você (você pode encontrar VAs que tenham experiência com Shopify, especificamente).
• Entrada de dados : escrituração ou entrada de dados de diferentes fontes em uma planilha.
• Cold Calling : Fazer ligações frias (geralmente fornecidas com um script e respostas prontas para perguntas comuns) e agendar reuniões entre você e os clientes em potencial.
• Recados pessoais : Comprar flores e entregar para sua mãe no Dia das Mães.

A partir dos casos de uso acima, você já pode ver quanto tempo um VA pode economizar potencialmente se você incorporar um ao seu dia.

Quando contratar um assistente virtual?

Geralmente, você vai querer sujar as mãos antes de entregar qualquer coisa a um assistente virtual. Dessa forma, você saberá como ensiná-los o processo, quais diretrizes você precisa definir e como é um bom trabalho.

Dito isto, aqui estão algumas das condições em que a contratação de um VA seria ideal, mesmo para uma empresa relativamente jovem:

• Você está muito familiarizado com um processo dentro de sua empresa e sente que poderia facilmente ensiná-lo a outra pessoa.
• Você se pega pensando: "Eu poderia fazer coisas maiores e mais importantes se tivesse tempo".
• Você tem a receita ou renda disponível para comprar de volta seu tempo.
• Há uma tarefa que você acha realmente cansativa, como atendimento ao cliente, que não é natural para alguém como você (por exemplo, você é introvertido e se sente esgotado depois de responder a alguns e-mails).
• Você pode não precisar de ajuda em tempo integral, mas apenas algumas horas por dia.
• Você já explorou o IFTTT, o Zapier, o Kit (o chatbot de marketing gratuito da Shopify) e a App Store para encontrar maneiras de otimizar um processo e descobriu que seria mais fácil se outra pessoa o possuísse.
• Você se sente sobrecarregado com o novo sucesso que está experimentando com seu negócio, ou trabalha das 9 às 5 e está construindo seu negócio paralelamente.

Como proprietário de uma loja de comércio eletrônico, o atendimento ao cliente é provavelmente a primeira coisa que você desejará terceirizar quando começar a fazer vendas em um ritmo constante. Lidar com clientes é um dos desafios mais estressantes e demorados para muitos. E quanto mais você vender, mais tempo consumirá.

Pense no custo de oportunidade de continuar a realizar uma tarefa regularmente . Quanto vale o seu tempo? Se você passar uma hora por dia respondendo às perguntas dos clientes, o que poderia estar fazendo com esse tempo, energia e atenção?

Você pode deixar de lado essas tarefas e usar suas horas recém-descobertas para buscar maiores lucros e outras atividades - por um preço acessível.

Quanto custa um assistente virtual?

Os preços dos assistentes virtuais variam e, geralmente, os assistentes virtuais baseados nos EUA custam mais do que os estrangeiros. Muitos cobram por hora. Alguns cobram por tarefa ou projeto. E alguns aceitarão uma taxa fixa por um determinado período de tempo.

A hora é geralmente a melhor rota na maioria dos casos, especialmente para tarefas diárias, e você pode monitorar suas faturas para garantir que haja uma saída consistente por hora.

Se você for diligente e disposto a procurar internacionalmente, é possível obter um ótimo assistente virtual por apenas US $ 3 a US $ 10 por hora para uma função como atendimento ao cliente. Também depende do trabalho que você deseja terceirizar para eles. Tenha em mente que você geralmente recebe o que paga e deve sempre examinar adequadamente quaisquer contratações em potencial.

Se você é um empresário ocupado que está disposto a pagar uma taxa mais alta, também pode contratar um "assistente executivo" remoto, que pode atuar como seu braço direito e realizar uma ampla gama de tarefas pessoais e comerciais em seu nome.

A plataforma que você usa para contratar seu assistente virtual também afetará o tempo que você gasta gerenciando esse relacionamento, que também deve ser considerado junto com o preço.

Como contratar seu primeiro assistente virtual

Nem todos os VAs são iguais. Como qualquer outro funcionário, você precisará examiná-los cuidadosamente e isso começa com a apresentação de suas necessidades e condições em uma descrição do trabalho .

Mas antes de escrever isso, certifique-se de registrar o processo que deseja entregar.

1. Documente seu processo antes de terceirizar

Trabalhar com um VA não é tão simples quanto explicar o que você quer por telefone e esperar que eles façam certo. Você pode garantir menos erros e que o trabalho seja feito da maneira que você deseja, se você documentar todo o processo primeiro e criar diretrizes para eles seguirem.

Se envolver uma rotina básica, como gerenciar aspectos de sua loja, você pode gravar sua tela e cada clique que fizer enquanto estiver fazendo isso sozinho usando o Quick Time ou qualquer aplicativo de gravação de tela.

Essa gravação não apenas facilita a integração de outra pessoa nesse processo, mas também permite que você passe conscientemente por cada pequeno passo que você terá que eventualmente comunicar ao seu assistente virtual.

Para atendimento ao cliente, gerenciamento de mídia social e outras tarefas em que seu VA lidará diretamente com clientes, parceiros ou fornecedores, analise suas respostas anteriores e crie scripts ou "respostas predefinidas" para cada cenário comum, como quando um cliente pergunta sobre o status de seu pedido ou deseja um reembolso.

Uma das chaves para uma delegação eficaz é antecipar os obstáculos comuns e oferecer conselhos sobre o melhor curso de ação a ser tomado. Escreva-as como regras condicionais: "SE X acontecer, ENTÃO faça Y".

Considere também as ferramentas e plataformas que você usa ao longo do processo, pois é muito mais fácil encontrar um VA com experiência no uso de determinados aplicativos (por exemplo, Zendesk, Hootsuite, Facebook) do que ensinar alguém do zero.

Lembre-se: seu objetivo com a terceirização de qualquer tipo é criar menos trabalho para você, não mais.

2. Escreva uma descrição do trabalho para atrair o assistente virtual certo

Para encontrar o VA certo, você precisará escrever uma descrição do trabalho que possa atrair alguém com as habilidades e qualidades necessárias. Este será o seu primeiro filtro para encontrar a pessoa certa.

Certifique-se de incluir:

• A escala do seu negócio (por exemplo, quantos tickets de vendas/suporte você normalmente recebe por dia).
• Os aplicativos/ferramentas que eles usarão.
• Experiências passadas que os tornarão bem-sucedidos.
• Requisitos de idioma (por exemplo, "inglês falado/escrito excelente" se eles estiverem se comunicando com clientes nos EUA).
• Uma lista específica das tarefas que eles executarão para você.
• As palavras-chave que os possíveis contratados podem estar pesquisando, como "gerenciamento de mídia social".

Sinta-se à vontade para adaptar o exemplo de descrição do trabalho abaixo para um VA de atendimento ao cliente para atender às suas finalidades.

3. Contrate seu assistente virtual

Embora você possa postar sua função de assistente virtual em um quadro de empregos, fórum ou rede social tradicional, geralmente não vale a pena quando você considera a falta de controle de qualidade ou as vantagens que obtém ao usar uma plataforma criada especificamente para essa finalidade.

Se for a primeira vez que contrata um assistente virtual, especialmente para sua loja Shopify, recomendamos que você use o Upwork para encontrar ajuda acessível e experiente.

O Upwork também oferece as ferramentas necessárias para facilitar o gerenciamento de seu(s) assistente(s) virtual(is), incluindo:

• Um sistema de revisão que garante a qualidade em todo o mercado.
• Um recurso de rastreamento de tempo que tira screenshots regulares da tela do seu VA para mantê-los responsáveis.
• Um recurso de bate-papo para compartilhar arquivos e comentários.
• Facturação fácil e pagamentos globais.
• Um acordo de confidencialidade incorporado em seus Termos de Serviço
• Pagamentos através de um serviço de caução, para que você pague apenas pelo trabalho realizado.

Depois de publicar a descrição do seu trabalho, você pode entrar em contato com clientes em potencial ou convidar assistentes virtuais para se candidatarem ao seu anúncio de emprego e esperar até começar a receber algumas respostas. Certifique-se de entrevistar possíveis contratados pelo Skype ou Google Hangouts para garantir que eles sejam adequados antes de contratá-los, procurando referências de clientes anteriores e outros sinais que atestem seu desempenho anterior como assistente virtual.

Gerenciando seu assistente virtual

Depois de contratar seu assistente virtual e atualizá-lo usando a documentação que você criou e estabelecer um canal de comunicação preferencial (Skype, Hangouts, Slack ou e-mail), você precisará garantir apenas acesso limitado a sua loja, contas sociais ou qualquer outra coisa que eles usarão para realizar seu trabalho.

A confiança é uma grande parte do relacionamento entre você e seu assistente virtual, e você deve deixá-los ganhar por meio de seu desempenho. Portanto, evite fornecer a eles suas credenciais de login para suas contas e opte por permissões de usuário restritas sempre que possível.

4. Proteja suas informações e contas

Na sua loja da Shopify, você pode adicionar seu assistente virtual como uma conta de equipe com permissões específicas com base nas tarefas que ele precisará executar.

A maioria das ferramentas que você provavelmente usa oferece alguma forma de acesso limitado para outros usuários.

No Gerenciador de Páginas do Facebook, você pode atribuir a eles uma função específica para que possam selecionar e postar conteúdo. No Zendesk ou em qualquer software de atendimento ao cliente que você use, você pode adicioná-los como um novo usuário com a capacidade de responder a tickets de suporte. Com uma conta comercial do Paypal, você pode conceder a eles permissões de usuário específicas para que possam fazer pagamentos sem fornecer suas informações de cartão de crédito. E no Gmail, você pode configurar a delegação de e-mail para que eles possam ver e responder a e-mails em seu nome.

Se você estiver fazendo dropshipping através do Oberlo e do AliExpress, você pode dar a eles acesso à sua conta do AliExpress com as opções de pagamento salvas e prontas, monitorando seu histórico de transações para qualquer comportamento que você precise resolver.

Como os assistentes virtuais trabalham com vários clientes, às vezes com concorrentes do mesmo nicho, é aconselhável fazer com que eles assinem um Acordo de Confidencialidade . Afinal, você não quer que eles revelem seus segredos. Algumas plataformas como Upwork têm isso coberto em seus Termos de Serviço, mas certifique-se de verificar antes de entregar ao seu VA qualquer informação que possa ser usada contra você ou por concorrentes.

5. Configure um sistema para mantê-los responsáveis

É difícil avaliar o ritmo em que seu VA deve estar trabalhando, ou quanto trabalho deve ser feito por hora. É por isso que é importante aplicar o controle de tempo.

Embora existam ferramentas gratuitas como o Toggl, e alguns VAs tenham software que os ajuda a rastrear seu próprio tempo, o Upwork possui um recurso robusto de rastreamento de tempo que também faz capturas de tela da tela do seu VA em intervalos regulares.

Embora você deseje que seu VA funcione de forma independente, sem muita supervisão, verifique com eles de vez em quando para ver se há maneiras de agilizar o processo ou melhorar o trabalho deles.

Você pode até descobrir que seu assistente virtual encontra uma maneira melhor de fazer a tarefa do que a maneira que você prescreveu, ou que eles se familiarizaram tanto com o seu negócio que começam a oferecer novas sugestões como um funcionário em tempo integral.

Quando seu VA estiver confortável com suas tarefas, você pode até considerar expandir sua função e terceirizar mais processos ou contratar um VA adicional para gerenciar outro aspecto do seu negócio.

Outros lugares para contratar um assistente virtual

Embora o Upwork seja uma ótima opção para contratar um VA que possa assumir aspectos do seu negócio de comércio eletrônico, existem muitas outras maneiras de contratar um VA que vem com seus próprios prós e contras.

Para um assistente virtual sob demanda acessível que você precisa apenas ocasionalmente, você pode usar o Fancy Hands para acessar um conjunto de VAs que podem concluir tarefas únicas. É melhor terceirizar tarefas pessoais (marcar reuniões ou negociar sua conta telefônica para você) ou partes de um projeto, em vez de um processo inteiro, pois você não obterá o mesmo VA todas as vezes.

O Zirtual é outra opção popular para um assistente executivo virtual dedicado baseado nos EUA, experiente e qualificado em um ou vários aspectos da administração de um negócio. Eles custarão mais (a partir de US$ 398 por mês), mas podem lidar com uma mistura de tarefas comerciais e pessoais para você ao longo de cada mês.

Também existem agências e VAs independentes que você pode contratar fora de todas essas plataformas, mas provavelmente terá que lidar com muitos detalhes, como encontrar uma boa ferramenta de rastreamento de tempo e impor a confidencialidade.

Aprendendo a deixar ir

De uma forma engraçada, o objetivo do empreendedorismo não é apenas possuir um negócio, mas abrir mão do máximo que puder, deixando partes em mãos capazes, para que seu negócio possa se manter à tona sem sua total atenção.

A terceirização pode ser uma prática antinatural para muitos empreendedores que apreciam o controle. Mas é uma consideração importante para alcançar o equilíbrio indescritível entre trabalho e vida pessoal que é ainda mais difícil quando você está fazendo tudo sozinho.

A contratação de um assistente virtual permite que você se concentre nas coisas que mais importam: expandir seus negócios, passar tempo com sua família ou apenas dar a si mesmo mais alguns momentos para recuperar o fôlego.

Agradecimentos especiais a Corey Ferreira por compartilhar suas dicas e processo de contratação de um assistente virtual para ajudar a administrar sua loja de comércio eletrônico de 6 dígitos.