Como saber se seus funcionários remotos estão trabalhando

Seus funcionários remotos estão assistindo Netflix em vez de responder seus e-mails? Eles estão perdendo oportunidades de vendas cruciais porque dormiram tarde demais?

Eles estão fingindo que seu trabalho ocupa um dia inteiro quando na verdade podem fazê-lo em uma hora?

Neste artigo, mostrarei como saber se seus funcionários remotos estão trabalhando – e o que fazer se não estiverem.

Vamos começar!

Os benefícios do trabalho remoto

É difícil argumentar contra os benefícios de trabalhar remotamente.

Funcionários remotos tendem a ser mais produtivos, mais eficientes e mais felizes – com maiores vendas e taxas de retenção de funcionários para as organizações que os empregam.

Além disso, há o dinheiro que você economiza ao não pagar pela manutenção tradicional do escritório.

No entanto, não é garantido que seus funcionários sejam produtivos apenas porque estão trabalhando em casa.

Na verdade, pela execução de uma operação totalmente remota na última década, posso dizer que muitas pessoas simplesmente não estão preparadas para serem trabalhadores remotos. Sem responsabilidade, eles vão afrouxar.

Aconteceu comigo mais vezes do que gostaria de admitir – e é por isso que criei o EmailAnalytics.

Conclusão: cabe a você descobrir como seus funcionários remotos estão se saindo.

Redefinindo a produtividade em um ambiente de trabalho remoto

A produtividade em um ambiente de trabalho remoto pode e deve ser quantificada de forma diferente da produtividade em um ambiente de escritório tradicional.

Em um escritório tradicional, podemos medir vagamente a produtividade por quantas horas uma pessoa passa em sua mesa e quão ocupada ela parece.

Em retrospecto, essa abordagem é um pouco estúpida; apenas estar no escritório não o torna produtivo e os funcionários podem facilmente fingir que estão ocupados clicando e digitando aleatoriamente. Há também a abordagem de George Costanza para simular a produtividade, agindo estressado e irritado para parecer sobrecarregado quando na verdade ele tem muito pouco a fazer. Há também os fanfarrões ocupados.

Então vamos imaginar um cenário hipotético. De volta ao escritório, um funcionário realizou 10 tarefas em um período de 8 horas. Em casa, eles fazem 11 tarefas em 2 horas – depois tiram as próximas 6 horas de folga. Esse funcionário é mais ou menos produtivo do que antes?

Tudo depende de como você define “produtividade”.

É sobre horas trabalhadas? Ou tarefas concluídas?

Obviamente, a produtividade nem sempre é tão simples de medir. Mas é importante considerar como você deseja medi-lo – e como deseja definir o trabalho para sua força de trabalho – antes de começar a decidir quem está “afrouxando” enquanto trabalha remotamente.

5 maneiras de medir a produtividade de funcionários remotos (+ as melhores ferramentas para usar)

Existem várias boas maneiras de medir a produtividade de funcionários remotos, como:

1. Horas trabalhadas.

Quantas horas seus funcionários estão trabalhando? Essa costumava ser uma ótima maneira de medir a produtividade, mas hoje em dia é geralmente superada. Para medir as horas trabalhadas, use um dos nossos aplicativos de rastreamento de tempo mais bem classificados.

2. Tarefas concluídas.

Quantas tarefas seus funcionários estão fechando? Se você depende muito de plataformas de gerenciamento de projetos baseadas em tarefas, isso é altamente conveniente e fácil de quantificar – mas nem todas as tarefas têm a mesma dificuldade. Confira esta lista de nossas ferramentas de gerenciamento de equipe mais bem classificadas.

3. E-mails enviados e recebidos.

Uma das maneiras mais surpreendentemente confiáveis ​​de medir a produtividade é medir os emails enviados e recebidos. Como muitos aspectos do trabalho estão vinculados ao e-mail de uma forma ou de outra, é uma maneira fácil de determinar a carga de trabalho de cada funcionário – e se algumas pessoas estão fazendo menos do que outras.

E graças ao EmailAnalytics (ei, somos nós!), é fácil medir essas estatísticas.

4. Tempo ativo.

Você também pode observar o tempo que um funcionário está “ativo”, usando várias ferramentas. Por exemplo, você pode ver a duração em que eles estão “online” em um aplicativo de mensagens instantâneas ou plataforma de gerenciamento de projetos. Veja nossa lista dos softwares de rastreamento de produtividade de funcionários mais bem classificados aqui.

5. Monitoramento remoto.

Se você deseja levar as coisas para o próximo nível, também pode investir em ferramentas completas de monitoramento de funcionários. Essas ferramentas podem permitir que você meça estatísticas detalhadas de produtividade, observe a atividade de navegação na web e até rastreie coisas como entradas de mouse e teclado.

6 sinais de que seus funcionários remotos não estão realmente trabalhando

Você deve demitir um funcionário que trabalhou 39 horas em vez de 40? Ou dar uma greve por perder um único prazo?

Provavelmente não. Mas como você sabe onde traçar a linha?

Todos nós somos culpados de relaxar, de uma forma ou de outra, pelo menos algumas vezes. Mas estas são as situações em que você realmente precisa mostrar preocupação:

1. Trabalho de baixa qualidade ou incompleto.

Seu funcionário está entregando de repente um trabalho de baixa qualidade ou incompleto? Por exemplo, eles estão fechando tarefas sem realmente fazê-las?

Ou estão enviando documentos com erros ortográficos e tipográficos incorretos?

Além das estatísticas superficiais, como tempo ativo ou horas trabalhadas, se seu funcionário estiver cortando custos e fazendo um trabalho insatisfatório, você precisará intervir.

2. Queda significativa de desempenho ou produtividade.

Você também deve se preocupar se houver uma queda repentina no desempenho ou na produtividade, seja qual for a forma de medição – especialmente se não houver uma causa explicável.

Por exemplo, se seu funcionário normalmente envia 100 e-mails por dia, mas esse número cai para 40, pode ser um sinal de que algo está impedindo sua produtividade.

Se o número de e-mails recebidos permanecer o mesmo, pode ser um sinal de afrouxamento (e se o número de e-mails recebidos cair proporcionalmente, pode ser justificável).

3. Estagnação da aprendizagem, crescimento ou melhoria.

Este é mais um fator subjetivo, e você terá que observar ao longo de semanas ou meses. Este funcionário está estagnado em termos de aprendizado, crescimento ou melhoria?

Quando você contrata um novo funcionário, normalmente está preparado para que ele cometa erros e lute com certos conceitos. Mas você espera que eles se tornem gradualmente melhores e mais consistentes com a experiência.

Se eles não melhoraram muito depois de alguns meses no trabalho, pode ser um sinal de que não estão tentando avançar ativamente.

4. Problemas de atitude ou personalidade.

Você está recebendo muitas respostas, reclamações ou negatividade de um funcionário? Ou seus colegas de trabalho os descrevem como difíceis de trabalhar?

Isso nem sempre é um sinal de afrouxamento, mas é definitivamente um problema de produtividade. Eles não apenas estão falhando em atingir seus objetivos de produtividade pessoal, como podem estar arrastando toda a equipe.

Se você notar problemas de atitude ou personalidade, pode ser um bom momento para intervir – especialmente se você também notar uma queda no desempenho ou na produtividade.

5. Eles nunca parecem estar disponíveis quando você precisa deles.

Todos nós fazemos pausas (como deveríamos).

Não há problema em se afastar do computador para usar o banheiro, tomar um ar fresco ou preparar um lanche.

Mas se o seu chefe liga para você 6 vezes por dia e você não atende o telefone em nenhuma dessas vezes, é um problema. Os funcionários que estão crônica e constantemente indisponíveis provavelmente não estão fazendo o que se espera deles.

Mesmo que o resto de sua produtividade esteja no ponto, vale a pena conversar sobre isso.

6. Descumprimento de responsabilidades e deveres.

As responsabilidades e deveres dos funcionários variam em nível individual e organizacional, por isso é difícil fazer uma avaliação objetiva e quantificável aqui.

Mas se algum de seus funcionários não atender às expectativas ou se estiver se esquivando de suas responsabilidades de maneira significativa, é importante agir e pressionar por melhorias.

O que fazer se seus funcionários remotos não estiverem trabalhando

Então, digamos que você tenha um funcionário ou dois que está relaxando.

Eles não estão fazendo tanto quanto costumavam, ou não estão fazendo seu peso para a organização – de qualquer maneira que você defina essas coisas.

Como você lida com isso?

1. Tenha uma conversa.

Eu recomendo começar com uma conversa simples. Pode haver mais na história do que você imagina. Por exemplo, o funcionário pode estar fazendo um trabalho adicional que não está sendo rastreado ou pode haver um problema pessoal temporário que o impede de fazer o melhor.

De qualquer forma, você abordará o problema de frente e cooperará para melhorar a situação.

2. Defina expectativas claras.

Em seguida, defina expectativas claras. Identifique exatamente como e por que esse funcionário não está atendendo às suas necessidades – e explique como ele pode melhorar. Tente ser o mais objetivo possível aqui.

Em vez de dizer “você precisa ser melhor”, tente quantificá-lo com algo como “você precisa fechar 12 tarefas por dia” ou “preciso de você disponível até as 17h todos os dias”.

3. Tome medidas corretivas.

Com as novas métricas definidas, comece a avaliar o desempenho de seus funcionários. Se eles continuarem relaxando ou se não atenderem às suas novas expectativas, é hora de agir.

Estabelecer um sistema de greve, rebaixar o funcionário ou demiti-lo podem ser opções, dependendo das circunstâncias.

5 dicas para ter “a conversa” com seu funcionário remoto

Essas dicas podem ajudá-lo a obter melhores resultados – e ganhar mais respeito de seus funcionários negligentes.

1. Concentre-se no que você sabe.

Não deixe que suas suspeitas ou palpites dominem a conversa. Em vez disso, concentre-se apenas no que você sabe com certeza.

Em vez de dizer “parece que você está assistindo filmes em vez de trabalhar”, diga “sua taxa de fechamento de tarefas caiu 20%”.

Em vez de dizer “você não está fazendo seu peso”, diga “os tempos de resposta do seu e-mail são 40% mais longos do que a média da equipe”. Esteja pronto para provar suas declarações.

2. Aponte soluções, não problemas.

Tanto quanto possível, concentre-se nas soluções, em vez dos problemas em si. Não há problema em apresentar um problema como tempo de resposta de e-mail lento, mas depois mudar o foco para resolver o problema.

Em vez de insistir na lentidão do tempo de resposta do e-mail ou nas ramificações desses atrasos, sugira possibilidades de melhoria.

Por exemplo, “Acho que manter sua plataforma de e-mail aberta durante todo o dia pode ajudá-lo a responder melhor” ou até mesmo “o que você planeja fazer para responder mais rápido?”

3. Seja breve.

Você não precisa agendar uma hora para repreender seu funcionário por não estar trabalhando. Na maioria das vezes, você pode manter suas conversas e diretrizes breves.

Contanto que você deixe seu ponto de vista claro e crie um caminho para a resolução, ambos podem seguir em frente com o resto do dia. Nenhum de vocês quer ter essa conversa, então seja breve.

4. Seja inequívoco.

Muitos gerentes e supervisores usam a ambiguidade como uma ferramenta para evitar confrontos e preservar relacionamentos.

Embora isso possa ser útil nos relacionamentos pessoais, leva a mal-entendidos e conflitos adicionais nos relacionamentos profissionais.

Em vez de dizer algo como "Acho que todos ficaríamos mais à vontade se você estivesse mais disponível", diga "esperamos que você esteja disponível no chat das 12 às 3".

5. Não ameace.

Os funcionários devem entender que há consequências para afrouxar ou não atender às expectativas de produtividade. Mas se você os ameaçar abertamente, eles ficarão na defensiva – e possivelmente hostis.

Frases como “se você não melhorar, vou ter que te demitir” só devem ser usadas como último recurso.

Em vez disso, mantenha seu tom positivo e solidário. Por exemplo, você pode dizer: “você precisa cumprir seus prazos de forma mais consistente se quiser ter sucesso nessa posição” e fornecer ferramentas e recursos que possam ajudá-los a fazer isso.

Isso implica a necessidade de melhorias sem fazer uma acusação hostil ou uma ameaça aberta.

Então, agora você sabe como saber se seus funcionários remotos estão trabalhando ou não.

Sejam ou não, antecipe o problema visualizando a atividade de e-mail de sua equipe. Como gerente, você deve saber quantos e-mails eles estão enviando e recebendo. Quanto tempo eles estão gastando em tópicos. Com que rapidez eles tendem a responder a novos leads, clientes, fornecedores e clientes.

Você pode encontrar essas métricas e muito mais com uma ferramenta simples: EmailAnalytics.

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