Como fazer um plano de gerenciamento de mudanças (modelos incluídos)

Um plano de gerenciamento de mudanças é uma parte crítica de qualquer plano de projeto pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso do projeto. Vamos detalhar como criar um para que você possa gerenciar melhor a mudança do projeto, não importa onde ela apareça no ciclo de vida do projeto.

O que é um plano de gerenciamento de mudanças?

Um plano de gerenciamento de mudanças é um processo que implementa uma mudança ou mudanças em um projeto ou em uma organização. Você pode pensar em um plano de gerenciamento de mudanças como um roteiro que mostra todas as etapas que você precisa seguir desde a identificação da mudança até a sua concretização. Esse plano não apenas define o curso pelo qual você pode executar a mudança, mas também pergunta como isso afetará o projeto ou a organização, como os fluxos de trabalho serão afetados e se isso alterará seu relacionamento com seus clientes ou equipes.

Gerencie a mudança, colha os benefícios

Ao usar um plano de gerenciamento de mudanças eficaz, você pode gerenciar o processo e, assim, ser mais produtivo em sua execução. Ele ajuda você a controlar o orçamento, cronograma, escopo e recursos. Isso afeta até mesmo o seu processo de comunicação. Na verdade, o plano de gerenciamento de mudanças é sistêmico, abrangendo todos os aspectos do gerenciamento de projetos. Quando feito corretamente, minimizará o impacto no seu projeto ou organização.

O software de gerenciamento de projetos pode ajudá-lo a executar seu plano. O ProjectManager possui um gráfico de Gantt premiado que pode ser usado para criar seu plano de gerenciamento de mudanças: organize tarefas, vincule dependências, defina marcos e até filtre pelo caminho crítico. O plano pode ser compartilhado com sua equipe, que pode usar nossas várias visualizações de projeto para colaborar melhor. Você não encontrará um software de gerenciamento de mudanças mais fácil de usar ou mais poderoso. Comece a usar o ProjectManager hoje de graça!

Elementos de um Plano de Gerenciamento de Mudanças

Defina os seguintes elementos abaixo para criar um plano de gerenciamento de mudanças eficaz para seu projeto.

• Funções de gerenciamento de mudanças: Primeiro, quem fará o que em seu plano de gerenciamento de mudanças? Quem tem autoridade para enviar uma solicitação de mudança, quem as analisa e quem as autoriza? Você precisará definir funções e responsabilidades para um controle de mudanças eficaz
• Conselho de Controle de Mudanças: Equipe seu conselho de controle de mudanças com pessoas que receberão as solicitações de mudança e têm autoridade para aprová-las ou vetá-las.
• Desenvolva um processo: você precisa de um processo para enviar, avaliar, autorizar, gerenciar e controlar efetivamente as solicitações de mudança. Sem um processo, o gerenciamento de mudanças é incontrolável.
• Formulário de solicitação de alteração: você não pode ter um processo, no entanto, se não criar primeiro um formulário de solicitação de alteração para capturar os dados. É importante que as informações coletadas sejam consistentes em todo o projeto.
• Change Log: Basicamente, este é um local para coletar e acompanhar todos os pedidos de alteração. Sem um local central onde as mudanças possam ser identificadas, as solicitações aprovadas e as atribuições documentadas, não há como saber se houve algum progresso.
• Use uma ferramenta: Um software de planejamento de projeto pode ajudá-lo a acompanhar as mudanças em todas as fases do projeto até que seja finalmente resolvido.

Como fazer um plano de gerenciamento de mudanças

Jennifer Bridges, PMP, explica como criar um plano de gerenciamento de mudanças no vídeo a seguir. Ela explica como a mudança é medida em relação à linha de base do projeto, que é a descrição detalhada do tempo, custo, escopo e qualidade do projeto que você determinou durante o planejamento. Portanto, um plano de gerenciamento de mudanças vai pegar essa linha de base e perguntar como, o quê, quando, onde, por que e como descobrir a mudança e como gerenciá-la.

Depois de assistir ao vídeo, não deixe de experimentar alguns de nossos modelos gratuitos abaixo para ajudá-lo a gerenciar mudanças e seu projeto.

Dica profissional: Existem diferentes tipos de gerenciamento de mudanças, e a melhor maneira de obter uma compreensão holística é por meio da restrição tripla. Existem processos estabelecidos para ajudar no processo de gerenciamento de mudanças, e é fundamental conhecê-los. Além disso, lembre-se de que os procedimentos de gerenciamento de mudanças variam de acordo com o setor em que você atua. Por exemplo, os formulários de pedido de mudança são usados ​​principalmente na construção para alterar o escopo dos projetos.

Vá além: às vezes, quando mudanças difíceis acontecem no meio da execução, a dívida técnica pode ser acumulada. Saiba tudo sobre isso e como minimizá-lo.

Modelos de Plano de Gerenciamento de Mudanças Gratuitos

O gerenciamento de mudanças pode ser planejado, executado e monitorado melhor com o software de gerenciamento de projetos, mas se você não estiver usando essa ferramenta, ainda poderá se virar com modelos. O ProjectManager possui dezenas de modelos gratuitos em seu site, que abordam todos os aspectos de um projeto, incluindo o plano de gerenciamento de mudanças. Abaixo estão três modelos gratuitos para você começar.

Modelo de Formulário de Pedido de Alteração

Um plano de gerenciamento de mudanças começa com a captura de qualquer revisão que afetará o escopo do trabalho em seu projeto. Nosso modelo de formulário de pedido de alteração gratuito para Excel é apenas a ferramenta para você começar com o pé direito. Ele ajuda você a entender a mudança, desde a oportunidade que ela oferece e o motivo da mudança até quanto tempo levará, quem a solicitou e quem a autorizará ou negará.

Alterar modelo de registro

Nosso modelo de registro de alterações gratuito para Excel faz parte de qualquer plano completo de gerenciamento de alterações. É o próximo passo, uma vez que uma mudança foi proposta e autorizada pelo gerente do projeto. Este template gratuito tem espaço para escrever o tipo de solicitação de mudança, a data em que foi identificada, uma breve descrição, a prioridade e seu status.

Modelo de Plano de Ação

Obtenha esse plano de gerenciamento de mudanças executado corretamente com nosso modelo de plano de ação gratuito para Excel. É aqui que você pode organizar todas as tarefas necessárias para implementar a mudança. Você pode observar quais etapas de ação ocorrem durante cada fase do projeto e, em seguida, atribuí-las à sua equipe. Eles verão a data de início e a data de vencimento, bem como as horas planejadas que você espera para a duração de cada tarefa. Há até espaço para recursos e custos relacionados à obra.

Vá além dos modelos de planejamento com o ProjectManager

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos e trabalho baseado em nuvem que conecta equipes híbridas para ajudar a implementar mudanças em uma organização ou projeto. Os dados em tempo real o tornam colaborativo para o núcleo e várias visualizações do projeto significam que qualquer pessoa em qualquer departamento, não importa como, quando ou onde trabalhe, pode usá-lo da maneira que quiser, seja em uma lista de tarefas, Gantt ou quadro kanban.

Você viu como um gráfico de Gantt pode organizar o plano de gerenciamento de mudanças, mas quando esse plano é atribuído a equipes que talvez trabalhem em um ambiente mais ágil, elas precisam de uma ferramenta diferente. Os quadros Kanban visualizam o fluxo de trabalho e os fluxos de trabalho podem ser personalizados para automatizar aprovações de tarefas, por exemplo. Os gerentes têm controle e transparência, enquanto os membros da equipe podem gerenciar seu backlog e colaborar ao planejar sprints.

Acompanhar a mudança no painel

Monitorar a mudança é como você garante que seu progresso real esteja alinhado com seu plano de gerenciamento de mudanças. Nosso painel em tempo real obtém dados ao vivo e analisa os números para exibir métricas em tempo, custo e muito mais em gráficos e tabelas fáceis de ler. É um relatório de status sempre que você precisar de um, para que você possa detectar problemas e resolvê-los antes que eles causem problemas.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos e trabalho premiado que conecta equipes híbridas para maior produtividade. Gerencie mudanças sem afetar sua programação ou orçamento. Comece a usar o ProjectManager gratuitamente hoje mesmo!