Como fazer e manter uma lista de projetos

Uma lista de projetos é o ponto de partida para qualquer processo de gerenciamento de projetos. Eles são uma ótima maneira de organizar o que parece ser uma quantidade intransponível de tarefas díspares. Uma lista de projetos pode ser tão simples quanto uma lista de tarefas ou um curral para muitos projetos.

Usar uma lista de projetos é tão importante que vale a pena dedicar um momento para explorar o que é, como criar uma e como ela se encaixa no gerenciamento de seu projeto com ferramentas de software de gerenciamento de projetos.

O que é uma lista de projetos?

A resposta mais direta é que uma lista de projetos é uma lista de tarefas para um projeto. Você pode usar uma lista de projetos como faria com qualquer lista de tarefas, criando uma lista de tarefas que precisa fazer hoje, esta semana ou ao longo de um mês.

Mas também pode ser muito mais do que uma lista de tarefas. Você pode usá-lo para coletar as fases do seu projeto, as equipes, empreiteiros e fornecedores necessários para concluí-lo, os equipamentos, ferramentas e muito mais. As listas de projetos podem ajudá-lo a enquadrar cada parte do trabalho do projeto para que seja mais fácil de gerenciar.

A versatilidade de uma lista de projetos não pode ser exagerada. Se você estiver gerenciando um portfólio ou programa e tiver muitos projetos para acompanhar, uma lista de projetos pode servir como a estrutura que impede que seu portfólio se transforme em uma bagunça caótica. Ele pode lembrá-lo de datas e prazos importantes, recursos compartilhados e outros elementos-chave.

(Vale ressaltar que, às vezes, o termo “lista de projetos” também é usado para descrever um anexo que um gerente de projeto adiciona ao currículo quando procura emprego. Ou seja, uma lista literal de todos os projetos em que trabalhou. Semelhante ao tipo lista de tarefas de lista de projetos, geralmente segue as mesmas regras para um esboço, embora descreva projetos completos.)

Por que fazer uma lista de projetos?

Uma lista de projetos pode servir como uma lista de verificação que garante que você tenha todas as informações importantes do projeto registradas e acessíveis. Você quer ser completo. É melhor ter muitos do que poucos itens - você sempre pode editá-los mais tarde.

Outro motivo para ser minucioso é que as listas de projetos mantêm você organizado. Especialmente em projetos tradicionais, a cada atividade é atribuído um processo e um nível de urgência. Você pode usar uma lista de projetos para detalhar essas etapas, incluindo prioridade, data de vencimento, quem está designado, quais recursos são necessários e muito mais. Depois de ter essa informação, você vai querer cortar a gordura. Você quer a lista curta, mas substancial.

Uma lista de projetos é um documento vivo: deve estar sempre aberta a atualizações. As informações do projeto mudam à medida que você desenvolve o plano e o cronograma do projeto. Mesmo quando um projeto está sendo executado, provavelmente existem forças internas e externas que irão forçá-lo a adaptar ou excluir algumas partes da lista de projetos.

Como faço uma lista de projetos?

Agora que você está pronto para fazer uma lista de projetos, por onde começar? A maioria das pessoas começa com uma caneta e papel, ou o aplicativo de anotações em seu telefone, e apenas anota as coisas. Não há nada de errado com essa abordagem estática, mas ela não se presta à colaboração, e muitas vezes você precisa de outras pessoas envolvidas para obter uma visão completa.

Outro problema em apenas fazer uma lista é que todo o trabalho que você faz lá terá que ser transferido para qualquer ferramenta que você esteja usando para gerenciar o projeto. Um pedaço de papel é ótimo para fazer compras na loja, mas não é tão útil se você estiver gerenciando arquitetos, engenheiros e empreiteiros ao construir uma ponte.

Construindo uma lista de projetos com ferramentas de gerenciamento de projetos

Se você começar com uma ferramenta de gerenciamento de projetos, já estará à frente do jogo. A maioria permitirá que você importe uma planilha se você tiver reunido seus pensamentos iniciais lá e, em seguida, você poderá atribuir, acompanhar e relatar o progresso para garantir que esteja dentro do cronograma.

Melhor ainda é se você estiver usando uma ferramenta de gerenciamento de projetos online para sua lista de projetos. Isso significa que você poderá colaborar com sua equipe no planejamento, manter as partes interessadas informadas e acessar seu plano em qualquer lugar e a qualquer momento.

Como manter e priorizar uma lista de projetos

O uso de software de gerenciamento de projetos para criar sua lista de projetos oferece as ferramentas para mantê-la ao longo de cada fase do projeto. Primeiro, você pode coletar os itens da sua lista. Se forem tarefas, adicione a duração e a descrição, para que sua equipe saiba o que fazer.

Prioridade da etiqueta

Marcar a prioridade de cada item da sua lista de projetos é outro passo na organização do seu trabalho. Ele ajuda você a ver quais atividades devem ocorrer primeiro, aquelas que não são tão importantes para o projeto e que podem ser ignoradas se o tempo ou o dinheiro se tornarem escassos.

Usar visualizações de linha do tempo

Mover a lista de projetos para uma linha do tempo permite que você veja todos os itens em um só lugar em um gráfico cronológico. Isso fornece uma visão geral e pode ajudá-lo a ver onde você pode apertar as coisas ou precisar adicionar mais atividades à sua lista.

Usar recursos de gráfico de Gantt

Se você estiver usando um gráfico de Gantt, que é uma planilha e uma linha do tempo, terá ainda mais controle sobre sua lista de projetos. Alguns dos itens podem depender de outros para começar ou terminar antes de começar ou terminar. Vincular essas dependências evita gargalos mais tarde.

Rastrear recursos

Depois de executar sua lista de projetos, existem outras ferramentas de gerenciamento de projetos que o ajudarão a permanecer no caminho certo. Por exemplo, ter recursos de gerenciamento de recursos pode ajudá-lo a ver a disponibilidade de sua equipe e equilibrar sua carga de trabalho para mantê-los mais produtivos.

Como fazer uma lista de projetos no ProjectManager

O ProjectManager é uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em nuvem que ajuda você a organizar seu projeto e equipes, para que todos possam colaborar em planos e tarefas. Mover seu plano de projeto para o gráfico de Gantt interativo ajuda você a programar melhor, vincular dependências, definir marcos e uma linha de base para medir a variação do projeto após a execução.

Experimente o software gratuitamente por 30 dias e depois veja o que ele pode fazer para lhe dar maior controle sobre sua lista de projetos e muito mais. Depois de entrar, veja como começar.

Crie sua lista de projetos

Adicione tarefas ao gráfico de Gantt para começar. Você também pode importar uma lista de tarefas ou usar um de nossos modelos específicos do setor para ajudá-lo a começar.

Adicionar durações

Defina a data de início e a data de vencimento para cada uma das tarefas em sua lista de projetos. Isso é chamado de duração e preencherá a linha do tempo, com uma barra de duração conectando as duas datas.

Definir prioridade e tags

Marque a prioridade de cada item em sua lista de projetos para determinar a ordem em que eles serão executados. Você também pode adicionar tags personalizáveis, que facilitam a localização de tarefas específicas. Isso pode ser mais fácil de fazer no modo de exibição de lista, em vez do modo de exibição de Gantt.

Dependências de links

Arraste e solte uma tarefa para a próxima em sua linha do tempo e elas serão conectadas por uma linha pontilhada para lembrá-lo de que essas tarefas são dependentes umas das outras.

Etapa de bônus: visualize todos os seus projetos em um só lugar

Use a página Visão geral de projetos para ver todos os seus projetos em uma lista mestre de projetos. Nesta página, você pode obter métricas de alto nível sobre o progresso e muito mais.

ProjectManager é uma ferramenta de gerenciamento de projetos premiada para construir, organizar e acompanhar o progresso em suas listas de projetos. Mas isso é apenas o básico. Sua lista de projetos é integrada a um conjunto completo de recursos que o ajudam a planejar, gerenciar recursos, acompanhar o progresso e relatar o desempenho, esteja você trabalhando em um projeto ou em um portfólio. Clique aqui para iniciar sua avaliação gratuita de 30 dias!