Como fazer um gráfico RACI para um projeto (com exemplo)

Quanto melhor os membros da equipe conhecerem seus papéis e responsabilidades, melhor o projeto será executado. Portanto, comunicar as distinções de papéis no início do projeto é crucial. Mas como um gerente de projeto pode tornar essas definições claras e óbvias para a equipe?

Para fazer isso, os gerentes de projeto usam uma matriz de atribuição de responsabilidade. Essa ferramenta de gerenciamento de projetos é conhecida por vários nomes, como gráfico RACI, matriz RACI ou modelo RACI. É uma maneira eficiente de garantir que todos estejam na mesma página e entendam o que precisam fazer. A última coisa que você quer quando está executando um projeto é confusão.

Mas antes de nos aprofundarmos no que é uma matriz RACI e como criar uma, vamos ver o que significa a sigla RACI.

O que significa RACI?

RACI significa responsável, responsável, consultado e informado. Cada letra é uma categoria que é usada na matriz RACI para definir as funções dos membros da equipe em um projeto.

O que é um gráfico RACI?

Conforme explicado acima, um gráfico RACI é um gráfico de gerenciamento de projeto usado para atribuir diversos níveis de responsabilidade e funções aos membros da equipe que trabalham em tarefas individuais e estão envolvidos na criação de entregas em um projeto.

A matriz RACI é uma ferramenta visual simples que pega cada tarefa em um projeto e atribui as funções e responsabilidades associadas a ela. Isso deixa claro quem está fazendo o quê no projeto e evita qualquer confusão, o que pode desacelerar a produção e reduzir os custos.

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Vamos dar uma olhada mais de perto no que RACI representa para o significado de cada uma dessas categorias na matriz de atribuição de responsabilidade.

Responsável

Cada tarefa deve ter pelo menos um membro da equipe responsável que é aquele que faz o trabalho para concluir a tarefa. Pode haver, no entanto, mais de um responsável atribuído na matriz RACI.

Responsável

Este membro da equipe é responsável por delegar o trabalho e é quem aprova as entregas antes que elas possam ser consideradas concluídas. Às vezes, o membro da equipe responsável também é o responsável no gráfico RACI. Mas toda tarefa deve ter uma pessoa responsável vinculada a ela, e nem sempre é o gerente de projeto.

Consultado

Este membro da equipe revisará uma entrega, fornecendo feedback que coloca a entrega no contexto de todo o projeto ou apenas dentro de suas próprias expectativas.

Informado

Esses são os membros da equipe que devem saber o que está acontecendo com a execução das tarefas, mas não estão vinculados a eles com o mesmo nível de responsabilidade dos listados acima. Eles podem receber um relatório geral sobre o progresso, em vez de ter que mergulhar nas ervas daninhas com eles.

O software de gerenciamento de projetos com ferramentas de relatórios facilita manter as partes interessadas informadas. O ProjectManager, por exemplo, possui um painel em tempo real que oferece uma visão de alto nível do andamento do projeto e da tarefa. É perfeito para relatórios rápidos e precisos. Experimente gratuitamente hoje.

Exemplo de gráfico RACI

Agora que aprendemos sobre os papéis responsáveis, responsáveis, consultados e informados e suas responsabilidades, vejamos um exemplo de matriz RACI.

O modelo RACI abaixo foi criado para um projeto de construção de reforma residencial. Ele mostra as tarefas do projeto na coluna da esquerda, enquanto os membros da equipe são mostrados na linha superior. Podemos ver que o modelo RACI permite atribuir a cada pessoa um papel diferente para cada tarefa.

Vamos nos concentrar nos papéis e responsabilidades do proprietário. Podemos ver que ele é responsável por revisar os planos e fazer uma revisão final, responsável por estimar o orçamento e informado sobre as licenças, a preparação do local e as obras externas e internas.

Agora estamos prontos para aprender como criar uma matriz RACI.

Como criar um gráfico RACI

Todos os projetos podem se beneficiar das expectativas claras fornecidas pelo uso de um gráfico RACI. Mas é realmente útil ao gerenciar vários recursos ou ter dependências de tarefas.

Para detalhar completamente o processo de criação de um gráfico RACI, vamos criar um projeto. Usaremos o mesmo cenário de projeto que usamos para nosso exemplo de matriz RACI. Digamos que você esteja construindo uma adição à sua casa, essas três etapas descrevem como você cria uma matriz RACI.

Etapa um: identificar as funções

Na parte superior do seu modelo de gráfico RACI, liste todas as pessoas envolvidas no projeto. Isso inclui o cliente ou proprietário que está fazendo a construção. Depois, há o arquiteto, que é responsável pela elaboração dos planos. O gerente de projeto está supervisionando todo o projeto do início ao fim. Há um empreiteiro que, com sua equipe, é responsável pela construção propriamente dita. É provável que haja muito mais subcontratados, como eletricistas, carpinteiros, etc., mas manteremos nosso modelo RACI simples.

Etapa dois: listar tarefas e marcos

Em seguida, você deseja ter uma lista completa de todas as tarefas, incluindo marcos e qualquer processo de tomada de decisão que seria necessário para ser listado na coluna da extrema esquerda. Isso inclui tarefas como revisar os planos pelo arquiteto, estimar o orçamento, obter licenças, preparar o local e fazer qualquer escavação que possa ser necessária. Você pode ter que colocar uma fundação, adicionar vigas e lajes de plinto, alvenaria, pisos ou telhados, portas e janelas, elétrica e encanamento, acessórios, etc.

Etapa três: atribuir cada tarefa a uma função e responsabilidade

Abaixo de cada pessoa da equipe do projeto, adicione o R (Responsável), A (Responsável), C (Consultado) ou I (Informado), dependendo de sua relação com as tarefas na coluna da esquerda. Por exemplo, o arquiteto seria o membro da equipe responsável por entregar o plano de projeto concluído, enquanto o gerente de projeto seria responsável por garantir que o plano esteja em conformidade com quaisquer questões regulatórias. O cliente ou proprietário seria consultado, para certificar-se de que os planos atendem às suas especificações, mas para grande parte da construção real só seria informado do andamento.

Modelo de Matriz RACI

Agora que você entende como os gráficos RACI funcionam e o processo para criá-los, você pode usar nosso modelo de gráfico RACI para ajudá-lo a começar.

Quando usar uma matriz RACI

Quanto mais estrutura, direção e definição clara você puder dar à sua equipe de projeto, mais adequada ela estará para realizar seu trabalho no prazo e sem desperdiçar recursos valiosos. Um gráfico RACI está definindo expectativas, para que todos estejam cientes do que eles e o restante da equipe fazem.

A matriz de atribuição de responsabilidade evita redundância ou ter membros da equipe trabalhando uns contra os outros. Tarefas, funções e responsabilidades são esclarecidas, para que não haja mal-entendidos sobre quem está fazendo o quê. Isso também irá imbuir sua equipe com um senso de responsabilidade pelo seu trabalho e saber quando é seu trabalho ou quando eles precisam buscar a orientação de outra pessoa.

Um bônus adicional é que essas definições removem muitos dos problemas de personalidade e políticas de escritório que atrapalham a produtividade. Você deu à sua equipe uma estrutura RACI, para que eles saibam onde estão e onde estão os outros membros da equipe. As equipes ficam mais felizes dessa maneira e agiliza as comunicações. Os membros da equipe podem consultar o gráfico RACI a qualquer momento durante o projeto e saber quem é responsável pelo quê, em vez de ter que afastar todos do que estão fazendo.

Como o ProjectManager ajuda na responsabilidade

Basicamente, um gráfico RACI é uma ferramenta para definir a responsabilidade da equipe do projeto. Este é um passo fundamental no gerenciamento de projetos. Mas uma vez que as funções e responsabilidades foram determinadas, você quer ter uma maneira de facilitar essas funções e responsabilidades ao longo do ciclo de vida do projeto.

ProjectManager é a ferramenta de gerenciamento de projetos que você precisa para manter os membros de sua equipe responsáveis. Por um lado, facilitamos o upload de sua lista de tarefas e a criação de um projeto. A partir daí, o gerente de projeto pode atribuir cada uma das tarefas em seu modelo de gráfico RACI a um membro da equipe. Cada tarefa tem uma caixa de comentários onde as direções podem ser adicionadas. O ProjectManager tem armazenamento de arquivos ilimitado, então adicione quantos documentos e imagens relevantes forem necessários.

Os membros da equipe também podem usar a tarefa para se comunicar e colaborar com outras pessoas atribuídas à tarefa ou @ o gerente de projeto, que é notificado por e-mail e trazido para a conversa.

Vá além dos gráficos RACI

Com o ProjectManager você pode alcançar muito mais do que apenas usando gráficos RACI e outros documentos estáticos. Todos na equipe podem acompanhar suas próprias tarefas na seção “meu trabalho”. Suas tarefas são listadas e podem ser marcadas como concluídas. O projeto e a data de vencimento também estão listados. Basta clicar em uma tarefa individual e obter ainda mais detalhes. Os membros da equipe podem adicionar sua própria lista de tarefas à tarefa para gerenciar seu trabalho e mantê-los no caminho certo.

Os gerentes de projeto podem acompanhar o progresso da equipe com o painel em tempo real, que segue seis métricas de projeto que são atualizadas instantaneamente quando os membros da equipe atualizam seu trabalho. Para uma análise mais aprofundada, o ProjectManager possui relatórios de um clique que fornecem dados detalhados sobre o andamento da tarefa, custos e carga de trabalho, entre outros.

Há uma página de carga de trabalho que permite que os gerentes de projeto certifiquem-se de que nenhum membro da equipe esteja sub ou super alocado. O ProjectManager vai além de uma matriz de atribuição de responsabilidades e ajuda você a gerenciar melhor suas equipes, tomar decisões baseadas em dados e otimizar seus recursos de projeto em tempo real.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos baseado em nuvem que assume as funções e responsabilidades definidas em seu gráfico RACI e as transforma em uma ferramenta dinâmica para gerenciar equipes e carga de trabalho. Os gerentes de projeto obtêm transparência no projeto para monitorar o progresso e realocar recursos para evitar que os membros da equipe sejam bloqueados. Veja como o ProjectManager pode manter os membros de sua equipe responsáveis ​​e produtivos fazendo hoje mesmo esta avaliação gratuita de 30 dias.