Como fazer um calendário de projeto para gerenciamento de projetos

O que é um calendário de projeto?

Um calendário de gerenciamento de projetos é um dos muitos formatos para exibir um cronograma de projeto. Nesse caso, o formato é aquele com o qual todos estamos muito familiarizados – independentemente de nossa experiência com gerenciamento de projetos, todos já vimos um calendário. Por esse motivo, os calendários do projeto são uma excelente maneira de compartilhar informações sobre o cronograma do projeto com todos da equipe.

Com isso em mente, os calendários de planejamento de projetos são um pouco mais complexos do que os que você usa no seu dia a dia. Embora seu formato seja familiar, eles incluem uma gama mais ampla de informações.

Por que os calendários de gerenciamento de projetos são importantes?

Há uma razão pela qual ainda confiamos em um calendário tradicional. São excelentes ferramentas para visualizar a passagem do tempo e criar um cronograma. Os gerentes de projeto contam com visualizações de calendário para ilustrar cronogramas em um estilo fácil de digerir, geralmente em conjunto com um gráfico de Gantt, para exibir as informações da maneira mais completa possível. Dito isso, um calendário de planejamento de projeto é um excelente primeiro passo a ser dado antes de traçar um cronograma.

Os calendários do projeto colocam todas as informações que as equipes precisam sobre o cronograma do plano do projeto em um formato fácil de entender. É preciso um olho treinado para discernir tudo o que um gráfico de Gantt está mostrando e, para muitos, formatos como esses são um pouco esmagadores. Um calendário de projeto, por outro lado, é extremamente simples. Todos em uma equipe são diferentes e ter um calendário de projetos à mão ajuda a acomodar suas várias preferências.

O que está em um calendário de projeto?

Os calendários do projeto devem mostrar mais do que datas de vencimento importantes. Estas são apenas uma parte do quebra-cabeça. Se um calendário do projeto mostrar apenas esse elemento do cronograma do projeto, os membros da equipe serão forçados a consultar outros documentos, o que pode gerar confusão e erros.

Em vez disso, crie um calendário de projeto que coloque todas as informações de agendamento do projeto em um só lugar. Essas informações incluem tarefas, recursos, linhas de base, datas de vencimento e muito mais.

Como criar um calendário de projeto no ProjectManager

As regras para criar um calendário de projeto não são imutáveis. A maneira como você aborda um calendário depende do projeto, da equipe e da preferência pessoal. Com isso em mente, existem algumas etapas que você precisa seguir para qualquer calendário de gerenciamento de projetos.

1. Criar tarefas: a criação de tarefas é uma parte crítica da programação de qualquer projeto e, se você estiver criando um calendário de projeto, é provável que já tenha uma lista de tarefas. Agora é hora de transferir essas tarefas da lista para o calendário de gerenciamento de projetos. Quando você faz isso, é importante “realizar” as tarefas e fornecer o máximo de detalhes possível. Isso inclui todos os responsáveis, links, imagens, mensagens, etc. Os melhores calendários de projetos mantêm todas essas informações em um só lugar.
2. Definir prioridades: Estar preparado para embaralhar as tarefas é um elemento muito importante na criação de um calendário de projeto. Mesmo com o melhor planejamento de projeto , as coisas nem sempre acontecem do jeito que pensamos. Isso não é necessariamente uma coisa ruim, significa apenas que devemos estar preparados para resultados diferentes. Uma maneira de fazer isso é definir prioridades para cada tarefa. Ao definir uma prioridade alta, média ou baixa, você pode mover as tarefas sem comprometer os resultados importantes.
3. Revisão com filtros diferentes: antes de bloquear o calendário de planejamento do projeto, você deve revisá-lo de diferentes ângulos. Isso é feito usando filtros para ver apenas alguns aspectos do calendário. Por exemplo, tente filtrar seu calendário por membro da equipe para revisar as cargas de trabalho. Em seguida, filtre por prioridade de tarefa para ver quais itens de alta prioridade estão mais próximos. Todas essas informações informam as decisões sobre como fazer ajustes no calendário para obter melhores resultados.

Como acompanhar projetos com um calendário de projetos

Uma maneira de rastrear projetos com um calendário de projeto é comparar as datas de vencimento das tarefas com o andamento e estimar se as tarefas estão ou não no caminho certo para serem concluídas no prazo. Outra maneira de fazer isso é usar um calendário para exibir recursos, bem como datas importantes.

Usar um calendário de recursos como esse facilita a comparação do plano com a realidade. Basta comparar onde os recursos foram planejados para o status atual desses recursos.

Melhores práticas para fazer um calendário de gerenciamento de projetos

Os calendários do projeto são exclusivos para cada equipe. Na verdade, parte da beleza de um calendário de planejamento de projeto é o potencial de personalização. Dito isso, existem algumas regras importantes a serem seguidas para evitar cair nas armadilhas do calendário do projeto:

Código de cores

Como os calendários de projetos são usados ​​há tanto tempo, as pessoas aprenderam alguns truques para aproveitá-los ao máximo. Uma delas é a codificação por cores. A codificação por cores não é apenas estética. Trata-se de tornar os calendários de projetos fáceis de entender, em uma rápida olhada.

Quando você estiver familiarizado com quais cores representam o que em seu calendário de gerenciamento de projetos , não há necessidade de ler os detalhes sempre que precisar de informações. Isso melhora muito a eficiência. E, para alunos e trabalhadores visuais, a codificação por cores significa que os calendários fazem ainda mais sentido.

Considerar cargas de trabalho

Os calendários de projeto oferecem uma excelente maneira de verificar cargas de trabalho individuais e fazer ajustes, oferecendo a opção de filtrar seu calendário por responsável pela tarefa antes de atribuir qualquer novo trabalho. Isso permite que você veja o quanto a agenda de alguém pode estar ocupada ou aberta. Claro, você também pode verificar a carga de trabalho de outras maneiras, mas tê-la no calendário do projeto agiliza o processo. Alguns gerentes de projeto até optam por codificar por cores seus calendários por membros da equipe.

Independentemente de como você escolhe representar as cargas de trabalho, você não quer que nenhum membro da equipe ocupe “muito espaço” no calendário. Isso indica que é mais do que provável que alguém esteja se afogando em tarefas, e isso pode afetar a qualidade do trabalho ou até mesmo o cronograma do projeto . Felizmente, os calendários são uma excelente maneira de verificar esses detalhes em segundos.

Criar contingências

É muito útil definir prioridades para as tarefas. Além de protegê-lo de ultrapassar prazos críticos, essas prioridades também criam um roteiro para planos de contingência. Muito provavelmente, as coisas não vão exatamente como estão marcadas na linha do tempo do plano do projeto . É por isso que os melhores gerentes de projeto têm planos para adaptar todo o calendário do projeto a cada contratempo em potencial.

Não basta estar pronto para apenas um cenário. Em vez disso, os gerentes de projeto devem “brincar” com calendários para mapear diferentes rotas para o mesmo destino (esse destino é o projeto concluído). A boa notícia é que os calendários de gerenciamento de projetos online facilitam esse processo de experimentação e permitem que os usuários tentem quantos planos de contingência puderem imaginar sem perder nenhum de seus trabalhos originais.

ProjectManager tem os melhores calendários de projetos

A visualização de calendário do ProjectManager dá aos usuários acesso ao melhor calendário de projetos online do jogo e o poder de torná-lo 100% exclusivo para você. Começar é simples. Basta criar tarefas da maneira que desejar, seja por meio de gráficos de Gantt, cartões kanban, listas de tarefas ou na própria visualização do calendário.

Precisa fazer uma pergunta a um membro da equipe sobre uma determinada tarefa? Não há necessidade de pular para o seu e-mail. Basta abrir a tarefa e marcar a pessoa em um comentário.

Gráficos de gantt

Além da visualização do calendário do projeto, o ProjectManager oferece gráficos de Gantt, quadros Kanban e listas de tarefas para fornecer as melhores ferramentas de gerenciamento de projetos para planejar e executar seus projetos. Um gráfico de Gantt permite que você mantenha o cronograma do projeto sob controle, atribua tarefas aos membros de sua equipe, defina marcos e colabore com sua equipe em tempo real.

A visualização de calendário do ProjectManager permite que você organize seu trabalho em um calendário tradicional, dando a toda a sua equipe um ponto de acesso para ver o cronograma de trabalho. Inicie o ProjectManager gratuitamente por 30 dias e veja como o acesso às nossas ferramentas de gerenciamento de trabalho ajudará a trazer sucesso ao seu próximo projeto.