Como gerenciar o ambiente do projeto desde o início até o fechamento

Gerenciar um projeto é difícil. Você tem um prazo a cumprir e orçamentos a cumprir. E dentro dessa faixa estreita, você precisa entregar um produto ou serviço de qualidade.

E esse é apenas o projeto! E todas aquelas coisas que podem impactar o projeto? Existem forças fora de seu controle que podem desviar seu trabalho. Existem até problemas que podem surgir de sua equipe ou partes interessadas.

Todas essas coisas compõem o ambiente do projeto. Assim como você vive em um ambiente que impacta sua vida, o mesmo acontece com seu projeto. Você precisa estar ciente do ambiente do projeto e se preparar para sua influência em seu projeto durante todo o ciclo de vida do gerenciamento de projetos.

O que é um ambiente de projeto?

Um ambiente de projeto são todas as forças internas e externas que exercem sobre o gerenciamento de seu projeto. Essas são coisas de dentro e de fora do projeto que podem afetar sua programação, orçamento, moral da equipe e muito mais.

O gerente de projeto deve entender o ambiente do projeto e planejar proativamente o gerenciamento dos fatores que podem influenciar o projeto. É como gerenciar o risco dessa maneira.

Pense no ambiente do projeto como o contexto em que o projeto existe. Existe uma expressão antiga que diz: “Contexto é tudo”. Qualquer gerente de projeto que acha que não precisa de mais dados é um gerente de projeto que vai aprender uma lição difícil.

Por que o ambiente do projeto é importante?

Ao gerenciar um projeto, é natural definir seus objetivos, escopo, orçamento e cronograma, mas muitas vezes você negligencia o ambiente de gerenciamento de projetos. Faça isso por sua conta e risco. Existem fatores em jogo que você deve identificar e gerenciar para garantir a entrega do projeto com sucesso.

Por exemplo, onde o projeto está acontecendo e esse espaço tem riscos potenciais? Pode haver um terremoto, um furacão ou até mesmo algo tão simples como uma infraestrutura precária que dificulta o envio de seus recursos para o local de trabalho.

Outro fator é o ambiente social. O que a comunidade local pensa do projeto? Eles ficarão chateados e potencialmente atrapalharão seu progresso? Também pode ser menos dramático, como a demografia da área que pode influenciar o plano de gerenciamento do projeto de alguma forma.

O ambiente do projeto é de extrema importância. A coleta dessas informações é onde o software de gerenciamento de projetos pode ajudar. ProjectManager é uma ferramenta baseada em nuvem que permite fazer upload de documentos e imagens ilimitados para a ferramenta. Organize-os em nossa exibição de lista e eles estarão sempre ao seu alcance, esteja você no local, no escritório ou mesmo em casa. Experimente o ProjectManager hoje gratuitamente!

Elementos-chave do ambiente do projeto

Dois dos principais elementos de um ambiente de projeto são fatores internos e externos:

Estrutura Organizacional e Cultura Organizacional

A estrutura organizacional afeta como você gerencia o projeto. Estes são os vários sistemas que descrevem como os processos são feitos para atingir os objetivos da organização e, por sua vez, o funcionamento do projeto. Além disso, a cultura organizacional também molda a forma como você executa o projeto.

Ambiente físico

O outro fator chave é o ambiente físico. Isso inclui a ecologia local à geografia física – clima, restrições de acesso ao local, serviços públicos, disponibilidade de serviços locais e disponibilidade de recursos humanos e materiais. Esses são fatores externos, pois estão fora do controle de sua organização.

Ambiente político

O ambiente político em que o projeto ocorre pode afetar a forma como a equipe do projeto interage com as partes interessadas. Pode haver atividades ilegais em jogo, como corrupção, diferenças nas políticas locais e nacionais, mudanças no poder ou influência política e muito mais.

Há também questões culturais e religiosas a serem consideradas. Isso pode fazer com que seu plano de projeto seja alterado devido a acomodações de pessoal nas instalações de trabalho, feriados, horas de trabalho aceitáveis ​​e considerações de segurança.

Outros Fatores Internos do Ambiente do Projeto

Outros fatores internos incluem as ferramentas, habilidades e experiência de sua equipe. Qual é a disponibilidade deles? Eles precisam de treinamento? Você tem as ferramentas que precisa? Isso pode afetar a velocidade e a eficiência do projeto, bem como o escopo e os padrões.

As forças externas também incluem as condições de mercado, que estão sempre mudando. Dependendo do ambiente econômico, você pode não ter a capacidade de financiar o projeto. Pode haver falta de recursos humanos e materiais.

Não se esqueça das partes interessadas do projeto. Compreendê-los pode ser um dos aspectos mais importantes do gerenciamento de um ambiente de projeto. Conheça sua experiência, a cultura de onde vem, a estrutura em que trabalha, seu apetite por risco, prioridades, etc.

Ambiente do projeto e o ciclo de vida do gerenciamento de projetos

Uma das melhores maneiras de gerenciar o ambiente do projeto é seguir as fases do projeto. Um projeto tem cinco fases: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Durante cada uma dessas fases de gerenciamento de projetos, você precisa levar em conta o ambiente do projeto.

• Iniciação do projeto: Esta fase é onde você determina se o projeto é viável. As considerações para o ambiente do seu projeto incluem identificar as necessidades de seus clientes, realizar um estudo de viabilidade e alinhar o planejamento do projeto com as metas organizacionais.
• Planejamento do projeto : O planejamento do projeto envolve a criação de um orçamento, um cronograma e a análise de riscos (que é um componente importante de qualquer ambiente de projeto). É você quem decide o que será feito pela equipe interna do projeto e o que será terceirizado.
• Execução do projeto: Quando você executa o projeto, o ambiente do projeto inclui os recursos e equipamentos necessários para realizar as tarefas. A equipe ficará atenta a quaisquer riscos e identificará problemas à medida que surgirem. Qualquer teste e verificação de desempenho também ocorrerá.
• Monitoramento e controle: Essas duas atividades ocorrem ao mesmo tempo que a execução do projeto. Nesse ponto, o ambiente do projeto se expande para incluir processos e ferramentas que rastreiam o progresso e o desempenho. Qualquer variação do plano de gerenciamento do projeto será relatada e ajustes serão feitos para manter o projeto nos trilhos.
• Encerramento do projeto: O encerramento ocorre uma vez que a entrega final tenha sido concluída. Agora as pontas soltas precisam ser amarradas. O ambiente do projeto neste momento inclui o gerenciamento do processo de revisão e aceitação, liquidação de todas as contas abertas e fechamento de contratos. Isto é seguido por uma revisão do projeto, documentando todas as lições aprendidas e fechando todos os registros do projeto.

Exemplo de ambiente do projeto

Vamos pensar um pouco no ambiente do projeto para uma extensão de rodovia.

1. Primeiro, o projeto está sendo executado externamente. Você precisa pensar no ambiente físico e determinar qual estação é a melhor para executar o projeto – de preferência quando o solo não estiver encharcado de chuva ou congelado no inverno.
2. Depois, há o ambiente político a considerar. O estado ou município está de acordo com o projeto, e eles têm fundos suficientes para executá-lo? Existem políticas ou regulamentos que possam afetar o projeto? Há boa vontade política para completá-lo?
3. Qual é o impacto ambiental do projeto e tem apoio da comunidade? Se você não tem os moradores por trás do projeto, pode haver um impasse. Também pode haver preocupações de segurança para o local – ou talvez a rodovia seja proposta para passar por terras protegidas de alguma forma.
4. Um ambiente de projeto interno pode incluir a complexidade do projeto e os recursos humanos disponíveis para executar esse plano. Isso pode afetar a velocidade e a eficiência do seu trabalho. Um ambiente externo a ser considerado é se as condições de mercado suportam o projeto. Isso pode alterar o escopo do projeto.

O ambiente do projeto toca todos os aspectos do projeto. As questões mais óbvias e importantes são muitas vezes as mais difíceis de ver. É por isso que o gerenciamento do ambiente do projeto nunca deve ser subestimado.

Como o ProjectManager ajuda você a gerenciar o ambiente do projeto

O ProjectManager pode monitorar e gerenciar o ambiente do projeto em todas as cinco fases do seu projeto. Ele pode coletar documentos do projeto e servir como um hub central para todos os registros do projeto, conectando as equipes em sua plataforma colaborativa para ajudá-las a planejar, rastrear e relatar o ambiente do projeto para manter o curso.

Planeje do início ao fim em gráficos de Gantt

Os planos do projeto devem levar em conta o ambiente do projeto. Os gráficos de Gantt do ProjectManager são robustos o suficiente para organizar todas as atividades em seu projeto, vincular dependências que podem atrasar seu progresso e até definir uma linha de base depois de criar o cronograma do projeto. Com uma linha de base, você pode ver rapidamente a variação do projeto e em tempo real, pois nosso software é atualizado instantaneamente quando o status do projeto é arquivado.

Obtenha status em tempo real com painéis dinâmicos

Obter uma visão de alto nível do projeto permite que você veja todo o ambiente do projeto e capture os problemas rapidamente para que possam ser resolvidos rapidamente antes de impactar negativamente o projeto. O painel ao vivo do ProjectManager não precisa ser configurado como em ferramentas leves, mas está pronto para ser usado quando você estiver. Ele coleta dados em tempo real e calcula automaticamente as métricas do projeto que são exibidas em gráficos e tabelas de fácil leitura.

Os relatórios de um clique fornecem dados rapidamente

Se você precisar de uma análise mais detalhada dos dados, use os relatórios de um clique do ProjectManager. Gere relatórios sobre a variação do projeto, tarefas, custos e muito mais. Todos os nossos relatórios podem ser filtrados para permitir que você se concentre apenas nas informações que deseja ver. Você pode filtrar relatórios para mostrar sobre quais partes interessadas também desejam ser atualizadas e, em seguida, compartilhar facilmente com elas.

Do planejamento ao fechamento, nosso software possui todos os recursos necessários para gerenciar seu ambiente de projeto e mitigar quaisquer riscos envolvidos. Receba notificações, ferramentas de gerenciamento de recursos e quadros kanban que visualizam o fluxo de trabalho de sua equipe para que você possa detectar gargalos e realocar recursos rapidamente para manter as equipes trabalhando na capacidade máxima. Além disso, você obtém várias visualizações de projetos para que todos na equipe possam trabalhar como quiserem e se manterem atualizados.

O ProjectManager é um software premiado que organiza seu trabalho e o mantém produtivo. Seus dados em tempo real ajudam você a monitorar o ambiente do projeto e tomar melhores decisões para manter seu projeto nos trilhos. Experimente o ProjectManager gratuitamente hoje.