Como gerenciar as expectativas das partes interessadas

Stakeholders são pessoas com interesse no projeto. Eles vão querer saber como o projeto está progredindo e se está programado para ser entregue no prazo e dentro do orçamento. Os gerentes de projeto precisam gerenciar as expectativas das partes interessadas.

Quais são as expectativas das partes interessadas?

As expectativas das partes interessadas são os critérios pelos quais uma parte interessada considerará o projeto um sucesso. Geralmente, são uma combinação de coisas, desde a entrega do produto ou serviço final, atendendo às expectativas de qualidade definidas pelas partes interessadas, até a conclusão do projeto no prazo e dentro do orçamento.

As partes interessadas vão querer atualizações regulares e os gerentes de projeto podem usar essas apresentações para gerenciar suas expectativas. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que possui recursos de relatórios personalizáveis ​​que podem ser facilmente compartilhados em vários formatos para manter as partes interessadas atualizadas. É fácil gerar relatórios de status e portfólio, bem como relatórios de variação que podem ser filtrados para mostrar apenas os dados que seriam de interesse das partes interessadas. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Por que é importante gerenciar as expectativas das partes interessadas?

A última coisa que um gerente de projeto deseja é que as partes interessadas interrompam suas operações diárias gerenciando um projeto com perguntas sobre progresso e gastos. Essas são perguntas legítimas, mas se um gerente de projeto não assumir essa conversa, isso o afastará do trabalho essencial do projeto e poderá até comprometer o plano do projeto.

Claro, nem todas as partes interessadas são clientes. Qualquer pessoa com interesse no projeto é uma parte interessada. Os membros da equipe são partes interessadas. O gerenciamento de suas expectativas criará confiança e desenvolverá relacionamentos maiores com a equipe. Isso aumenta a moral e a produtividade. Gerenciar as expectativas das partes interessadas é muito importante porque leva a um projeto de execução tranquila.

Como gerenciar as expectativas das partes interessadas em 6 etapas

Pode ser um desafio gerenciar as expectativas das partes interessadas, mas é uma parte importante do gerenciamento de projetos. Aqui estão algumas etapas que você pode seguir para controlar esse processo.

1. Identifique suas partes interessadas

Antes de gerenciar as expectativas das partes interessadas, você precisa saber quem são elas. Identifique todas as partes interessadas do projeto e seus interesses no projeto para que você possa entender como elas se relacionam com o projeto.

2. Mapeie suas partes interessadas

Depois de identificar as partes interessadas, use um mapa para visualizar o relacionamento delas com o projeto. Um mapa de stakeholders tem quatro quadrantes: manter-se satisfeito, gerenciar de perto, monitorar e manter-se informado. Você colocará cada parte interessada no quadrante apropriado para entender melhor como lidar com elas.

3. Reúna as expectativas de suas partes interessadas

Entender as expectativas entrevistando-os e obtendo seu ponto de vista, como quais critérios eles considerariam para um projeto bem-sucedido. Esta informação irá ajudá-lo a gerenciar suas expectativas ao longo do ciclo de vida do projeto.

4. Criar um documento de escopo do projeto e aprová-lo pelas partes interessadas

Um documento de escopo explica os limites do projeto. Ele estabelecerá as responsabilidades da equipe e definirá os procedimentos de como o trabalho concluído é verificado e aprovado. Deixe que as partes interessadas revisem este documento e o aprovem antes de implementá-lo, para que entendam como o projeto avançará.

5. Crie um Plano de Gestão das Partes Interessadas

Um plano de gerenciamento das partes interessadas é usado para definir e documentar a abordagem e a ação para aumentar o apoio das partes interessadas e reduzir qualquer impacto negativo que possam ter no projeto. Isso envolve identificar as partes interessadas e definir o nível de poder e influência que elas têm no projeto.

6. Comunique-se com as partes interessadas durante a execução do projeto

Depois de ter um plano, você precisa manter as partes interessadas informadas. Descubra como cada parte interessada deseja se atualizar e a frequência dessas atualizações. Em seguida, você poderá fazer apresentações para cada parte interessada conforme necessário para mantê-las atualizadas, seja pessoalmente, por e-mail, etc.

Vídeo: dicas para gerenciar as expectativas das partes interessadas

Os gerentes de projeto devem, às vezes, atender às expectativas divergentes de várias partes interessadas. Neste vídeo com nossa própria Jennifer Bridges, PMP, aprenda como gerenciar as expectativas das partes interessadas e garantir que elas se alinhem com seu projeto.

Aqui estão algumas dicas que qualquer gerente de projeto deve seguir ao gerenciar as expectativas das partes interessadas.

• Documente as partes interessadas: nem todos são partes interessadas.Muitas vezes, quando um projeto é iniciado, há pessoas diferentes dentro da organização, membros do cliente, membros da equipe e parceiros fornecedores que tentam dar impacto e feedback e solicitar alterações no plano do projeto e precisamos lembrar que eles não são necessariamente partes interessadas. Normalmente, todas as organizações afetadas pelo projeto têm partes interessadas representadas no projeto e membros do conselho de controle de mudanças. Mas eles têm um representante que respondem pela organização, então nem todo mundo é um stakeholder.
• Aplicar o processo: é importante como gerente de projeto manter os processos alinhados para que quando outras pessoas na organização, talvez um gerente de projeto ou membros de sua equipe, saibam que existe um processo, um processo de gerenciamento de mudanças.Portanto, se o feedback precisar passar pelo projeto ou se for necessário tomar decisões, ele precisa passar pelo processo formal de gerenciamento de mudanças. Mais uma vez, sabendo que, embora você imponha um processo, às vezes é necessário ajustá-lo, mantendo-o atualizado e mantendo todos dentro e fora do projeto no caminho certo.
• Forneça relatórios de status freqüentes e regulares: as partes interessadas geralmente têm vários projetos em andamento, portanto, participam de um milhão de reuniões, têm um milhão de tarefas pelas quais são responsáveis ​​e analisam muitos relatórios de projeto tentando tomar decisões.Portanto, eles confiam em você, gerente de projeto, para manter as coisas documentadas, gerenciadas e entregues. É por isso que é importante fornecer relatórios de status com frequência, regularmente, atualizados e no formato apropriado para seus stakeholders. Lembre-se de que os executivos exigem um nível de status diferente dos membros da equipe. Os membros da equipe podem precisar de mais detalhes sobre suas tarefas, os executivos podem precisar de mais detalhes sobre o status geral do projeto e a integridade do projeto.
• Faça perguntas: Em seguida, toque na base regularmente e faça perguntas às partes interessadas.Contate-os novamente, mantenha contato constante e toque na base e diga: “Como está indo, o que você acha do projeto?” “Está atendendo às suas expectativas?” Então, fazendo perguntas, você pode ver quais preocupações eles têm, em vez de entrar em uma reunião executiva e você ser o último a saber que será atingido por algo que sua equipe perdeu ou você, como gerente de projeto, perdeu.
• Dissipar Mitos: Como os stakeholders têm vários projetos, tantas coisas acontecendo, é difícil para eles acompanhar, há pessoas diferentes dentro do projeto, fora do projeto dando informações e é aí que surgem os mitos.Onde as pessoas fazem suposições e distorções sobre as coisas, por isso é importante dissipar constantemente esses mitos ao longo do caminho e manter as pessoas dizendo a verdade sobre o que realmente está acontecendo no projeto.

Portanto, sentimos que esta é a gota de prevenção que economizará um quilo de cura para manter as expectativas de suas partes interessadas alinhadas e no caminho certo. Siga este conselho simples e você terá gerenciado as expectativas de seus stakeholders. Melhor ainda, você terá fixado essas expectativas em um cronograma alinhado ao seu projeto. Obrigado por assistir!

Modelos gratuitos de gerenciamento de partes interessadas

Para ajudar no gerenciamento das partes interessadas, o ProjectManager possui modelos gratuitos de gerenciamento das partes interessadas. O ProjectManager é o hub online para todas as coisas relacionadas ao gerenciamento de projetos, incluindo blogs semanais, vídeos tutoriais e modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word. Aqui estão alguns que podem ajudar no gerenciamento das partes interessadas.

Modelo de Análise das Partes Interessadas

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Modelo de Mapa de Partes Interessadas

Um mapa das partes interessadas visualiza como você gerenciará cada parte interessada. Ao colocar suas partes interessadas em nosso modelo gratuito de mapa de partes interessadas para Excel, você pode traçar o nível de interesse e influência de cada um.

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