Como planejar um evento: etapas de planejamento de eventos, dicas e lista de verificação

Precisa saber como planejar um evento? Se você está planejando um grande evento como uma conferência, podemos ajudá-lo a criar, estruturar e definir com sucesso seu plano de eventos. Este blog abordará tudo o que você precisa considerar ao planejar um evento, incluindo etapas de planejamento de eventos, dicas e uma lista de verificação fácil de usar.

O que é um plano de eventos?

Um plano de evento define como um evento será executado. Ele aborda todos os componentes de um evento, como datas de início e término, orçamento, local, marketing, participantes e muito mais.

O escopo e a complexidade do plano do evento podem variar dependendo do tamanho do evento, mas os desafios fundamentais permanecem os mesmos. A maioria de nós tem alguma experiência no planejamento de um evento, seja em casa, no trabalho ou em sua comunidade. Para este artigo, vamos nos concentrar em grandes eventos.

Planejando um evento

A maioria de nós tem alguma experiência no planejamento de um evento, seja em casa, no trabalho ou em sua comunidade. Para este artigo, vamos nos concentrar em grandes eventos.

Uma conferência é um tipo comum de grande evento, portanto, para fins de gerenciamento de eventos, vamos falar sobre uma conferência TEDx na qual estivemos envolvidos para ilustrar como planejar um evento. Este exemplo é um bom cenário para explicar a estrutura e os desafios de planejar um grande evento, juntamente com os benefícios de planejar um evento com software.

Elementos-chave do planejamento de eventos

A primeira coisa a considerar ao planejar um evento é a data. Essa é uma âncora que não pode mudar. Você também vai querer estimar o número de participantes. Esses serão dois elementos críticos que ajudarão a informar os outros aspectos do planejamento do seu evento.

Vamos detalhar os outros componentes para configurar um evento. Eles estão resumidos abaixo:

• Evento: Primeiro, você deve ter algum tipo de evento para planejar, é claro. Esse evento vai exigir uma série de responsabilidades, girando em torno de suas operações, deveres legais e contábeis.
• Orçamento: Estime todos os custos do seu evento e crie um orçamento. Seu orçamento disponível influenciará muitas decisões de gerenciamento de eventos, como seu local, os métodos de marketing e publicidade, etc.
• Local: O evento tem que acontecer em algum lugar, e isso envolve a gestão da logística, alimentação e bebidas, além da decoração.
• Marketing: Depois de selecionar um local, você precisa começar a atrair pessoas para ele por meio de um programa de marketing que pode incluir um site, campanha social, e-mail e trabalho impresso.
• Publicidade: De mãos dadas com o marketing está a publicidade. Isso pode incluir anúncios de rádio, TV, jornais e revistas.
• Voluntários: Um grande evento precisa de uma grande equipe de pessoas para decolar e correr sem problemas. Isso significa voluntários, o que significa redigir contratos, definir seus papéis, marcar reuniões e determinar horários.
• Oradores: Você deve ter um orador principal ou um grupo de oradores para atrair uma audiência. Isso envolverá contratos, curadores para selecionar o talento, um programa, biografias e ensaios.
• Patrocinadores: Tudo isso custa dinheiro, e o orçamento de um grande evento é fornecido por seus patrocinadores. Isso envolverá novamente contratos, marketing e logística.
• Produção: A produção vai envolver a criação de contratos enquanto você trabalha na criação de uma gravação audiovisual dos procedimentos, bem como uma transmissão de som e vídeo durante o evento.
• Palco: O evento acontece em um local específico e nesse local é um palco no qual o evento propriamente dito será apresentado. Isso geralmente incorporará um projetor, tela, microfones, conexão com a internet, baterias, cabos e muito mais.
• Participantes: Não se esqueça das pessoas que estão vindo para o evento! Você precisará de comunicações para informá-los sobre informações do evento, processos de pagamento para coletar taxas, e-mails para manter contato, direções, crachás e pontos de acesso.

Relacionado: Modelo de Plano de Evento Gratuito

Etapas de planejamento de eventos

Bem, acabamos de passar por muito no planejamento de eventos, então vamos dividir essas dicas em etapas concretas. Essas etapas de planejamento de eventos irão guiá-lo para o sucesso. Vamos continuar com nosso exemplo de conferência.

• Etapa 1. Determine as metas e objetivos do seu evento
• Etapa 2. Monte sua equipe
• Etapa 3. Estabeleça um orçamento para o evento
• Etapa 4. Escolha a data e o local
• Etapa 5. Selecione os alto-falantes
• Etapa 6. Marketing e publicidade de eventos
• Etapa 7. Execute seu evento

Quando você divide seu plano de evento em etapas gerenciáveis, todo o processo parece muito menos assustador. No entanto, há mais algumas coisas a ter em mente ao fazer seu plano de evento.

Dicas de planejamento de eventos

Infelizmente, sempre haverá variáveis ​​fora de seu controle, como clima, atrasos na entrega, dificuldades técnicas e outras possíveis confusões. Como dito anteriormente, você não pode alterar a data do seu evento, portanto, esteja o mais preparado possível para quaisquer riscos ou problemas que possam surgir no dia do seu evento.

Lista de verificação de planejamento de eventos

Há muito o que gerenciar ao planejar um evento, por isso é importante ter uma lista de tudo o que você precisa incluir em seu plano de gerenciamento de eventos. A seguir, uma lista de verificação geral de planejamento de eventos para ajudá-lo a começar. Quanto mais perguntas você fizer, melhor será a lista de verificação do seu evento. Sinta-se à vontade para adicionar suas próprias responsabilidades e tarefas exclusivas.

Metas e objetivos

• Qual é a razão de ser do seu evento?
• Quais são os objetivos que este evento deve alcançar?
• Quais são os objetivos de receita?
• Qual é o seu público-alvo?
• Quantas pessoas vão participar?
• Existe algum custo associado à emissão de bilhetes e qual é?
• Onde está sendo realizado o evento?
• Crie uma agenda de eventos.

Orçamento do evento

• Calcule quais serão os custos.
• Se você realizou eventos semelhantes, use e ajuste um orçamento antigo para uma linha de base.
• Qual software de bilhética e registro será usado?
• Finalize as contribuições do patrocinador.
• Defina o preço do ingresso.

Data e local

• Quando acontecerá o evento?
• Tenha uma data de backup caso surjam problemas.
• Existe o melhor local para o evento?
• O local é apropriado para o número esperado de participantes?
• Decida sobre a infraestrutura necessária: wifi, capacidade, banheiros, perto de lojas e restaurantes, etc.
• Contrate bufê.
• Garanta o equipamento que você vai precisar.
• Quais são suas necessidades de segurança?
• Precisa de alvarás, licenças ou seguro?
• Criar sinalização do evento e plano de comunicação para os participantes.

caixas de som

• Pesquise palestrantes em potencial.
• Crie uma lista de oradores relevantes.
• Crie um pitch para os palestrantes.
• Alto-falantes de tom.
• Finalize a seleção de palestrantes, obtenha biografias e fotos, organize viagens e acomodações.

Patrocinadores

• Desenvolva uma lista de patrocinadores e o que você pode oferecer a eles.
• Veja se há patrocinadores que fizeram parceria com eventos semelhantes.
• Entre em contato com possíveis patrocinadores.

Local na rede Internet

• Aprovação do projeto.
• Atualize o site ou crie um exclusivo.
• Verifique se o site pode lidar com o tráfego esperado.
• Tenha um site compatível com dispositivos móveis.

Marketing e publicidade de eventos

• Qual é a sua mensagem?
• Coordenar com ferramentas digitais e plataformas sociais.
• Adicione o evento aos calendários online.
• Evento de mercado com postagens no blog e outras promoções, como anúncios em vídeo e online.
• Envie lembretes para todas as partes um mês ou dois antes da data do evento.

Finalizando, Últimos Passos

• Cronograma
• Fornecedor
• Palestrantes e roteiros
• Local
• Equipamento
• Decorações
• Contratos

Dica profissional: é muito para coordenar e planejar, e é por isso que há uma necessidade real de um software de gerenciamento de projetos que tenha os recursos certos para gerenciamento de eventos. Ele fornece um portal comum, onde você pode rastrear custos e tarefas com alertas automatizados. Ele também oferece uma plataforma de comunicação e colaborativa que reduz a necessidade de e-mails desnecessários. O software coleta todos os seus arquivos em um só lugar e simplifica os relatórios da equipe, adicionando eficiência e reduzindo o estresse.

Como o ProjectManager ajuda no planejamento de eventos

ProjectManager é um software baseado em nuvem ideal para planejamento de eventos. Temos as ferramentas para manter todas as partes de seus eventos, desde o gerenciamento de fornecedores até as promoções, organizadas.

Nosso software de planejamento ajuda você a acompanhar todos os elementos que compõem seu plano de eventos. Já mostramos nosso gráfico de Gantt online, mas também oferecemos listas de tarefas e quadros kanban para execução do seu plano de evento. Mova tarefas de coluna para coluna enquanto colabora no trabalho com sua equipe. É fácil identificar gargalos e colocar tudo em ordem a tempo do evento.

Além disso, as planilhas de horas facilitam o faturamento de todos os seus eventos. Eles podem ser enviados e aprovados com um toque de tecla. Nosso software também oferece uma variedade de visualizações, de uma lista a um calendário e até um quadro kanban que ajuda você a visualizar o fluxo de trabalho para manter a tarefa.

Faça um teste gratuito de 30 dias do ProjectManager e veja como ele pode amarrar todas as cordas do seu evento em um lindo laço.

Mais sobre como planejar um evento

O planejamento de eventos pode ser complexo. Há um monte de bolas para manter no ar. Se o que foi dito acima for demais para digerir imediatamente, você pode começar com nosso modelo de plano de evento e assistir a um de nossos especialistas em planejamento. Jennifer Bridges, PMP, tem anos de experiência e a usa para ensinar os fundamentos do planejamento de eventos neste pequeno vídeo.

Aqui está uma captura de tela para sua referência.

Obrigado por assistir!

Transcrição:

Hoje vamos falar sobre como planejar um evento. Bem, a maioria de nós de alguma forma se envolve no planejamento de um evento, seja em casa, no trabalho ou na comunidade.

Mas hoje, quero focar em eventos maiores. Então pense em conferências. Então o exemplo que vou compartilhar hoje é um dos mais divertidos em que estive envolvido, uma conferência TEDx.

Então eu quero falar sobre a estrutura e o layout. Quero falar sobre alguns desafios que você pode achar comuns em eventos, algumas coisas que fizemos para resolvê-los e como o software realmente nos ajudou.

Então, antes de tudo, ao organizar um evento, existem vários componentes de eventos. Então, eu vou levar isso em um alto nível. Então, em alto nível, temos o evento. Então, trata-se de falar sobre o que é o programa, qualquer tipo de operação, legal e contábil.

Depois falamos sobre o local. Então, temos que planejar tudo em relação ao local, a logística desse local, comida e bebida e decoração de lá.

Depois falamos de marketing. Então nós temos um site e temos redes sociais, e-mail marketing, qualquer tipo de impressão. E também temos publicidade. Aproveitamos o rádio, a TV, os jornais e as revistas.

E então tivemos que planejar os voluntários, o que também deu muito trabalho. Então tínhamos contratos e tínhamos que definir os papéis e responsabilidades, e tínhamos que planejar nossas reuniões e agendar o trabalho e qualquer tipo de informação de contato.

Depois tivemos os palestrantes do evento TEDx. Então tivemos que fazer os contratos para isso. Tivemos que passar pela curadoria e procurar os palestrantes e examiná-los e trabalhar com eles para definir seu programa, obter sua biografia e ter uma prática.

Depois tivemos os patrocinadores. Então, novamente, tínhamos contratos com eles, qualquer tipo de garantia de marketing que eles precisassem de nós e nós precisávamos deles, qualquer tipo de material que eles precisassem, planejando a logística para eles chegarem e montarem.

Depois tivemos a produção. Mais uma vez, mais contratos. E pensando e planejando o áudio e o vídeo, e havia vários componentes deles.

Então tivemos que montar o palco. Então, no TEDx, você sabe que o palco é muito importante e há todos os tipos de requisitos para isso. Então tivemos que montar o palco de acordo com os requisitos e seus projetores e telas e microfones e internet, qualquer tipo de baterias e backups, e todos os tipos de cabos.

E então havia os participantes. Assim, comunicando-se com os participantes, recebendo seus pagamentos, enviando e-mails, fornecendo orientações, crachás e qualquer tipo de acesso.

Portanto, havia mais do que isso, mas este é apenas um escopo de alto nível. Então você pode ver que fica complexo com o evento. Todas as diferentes pessoas envolvidas, os voluntários, palestrantes, patrocinadores, participantes, partes interessadas e fornecedores, você pode imaginar o quão complexo isso se torna.

Então, com isso, nos deparamos com vários desafios como a data do evento não muda. Então, se algo acontecer ou descarrilar ou der errado, essa data não pode mudar. E na maioria dos eventos, se você estiver fazendo uma conferência, essa data não pode mudar. Então isso também traz um nível de estresse.

E apenas o grande número de pessoas com quem você está lidando. Mesmo se você estiver lidando com um evento menor, ainda há desafios por causa do número de pessoas. E depois há variáveis ​​que estão fora de seu controle. Então pense no clima, nos diferentes tipos de climas inclementes, seja nevando ou chovendo ou qualquer coisa que possa impactar esse evento.

E então pode haver entrega de equipamentos diferentes ou a comida ou a bebida. Se isso não aparecer a tempo, então há um grande problema. Você tem que pensar em todos os tipos de planos. E então peça mix-ups. Então pense em pedir materiais de marketing diferentes ou pedir comida ou coisas diferentes e isso parecerá errado.

E depois há todos os tipos de comunicação. Veja, novamente, pensar em se comunicar com todos os diferentes tipos de pessoas, são muitos desafios.

Então, o que fizemos foi estabelecer uma estrutura e uma base, um fluxo de processo, e também implementamos um software de gerenciamento de projetos que foi uma grande ajuda, porque os benefícios disso são ajudar a fornecer um portal comum para todos os envolvidos.

Eles vão lá para obter atualizações em tempo real sobre o que está acontecendo. Também permite o rastreamento de tarefas e custos. Em seguida, você pode configurar alertas quando talvez as tarefas sejam concluídas ou quando estiverem atrasadas e quando certas coisas precisarem ser pagas ou se estiverem atrasadas.

Assim também, é muito valioso ter comunicações e colaborações. Portanto, não há nada pior do que ter que passar por tantos e-mails para vasculhar e encontrar informações. Portanto, se alguém lhe enviou algo, um arquivo ou algo assim por e-mail, isso apenas ajuda na colaboração e na comunicação por meio desse portal comum.

Em seguida, ele também fornece um repositório central para seus arquivos. Pode ser documentos de marketing. Podem ser contratos. Podem ser faturas. Então estão todos bem ali.

E também permite relatórios de equipe. Portanto, sejam seus voluntários ou alguns de seus parceiros fornecedores, isso permite que as pessoas relatem em tempo real. Isso também permite eficiência para todo o evento e todos os envolvidos, e reduz muito o estresse.

Então, como você pode ver com a estrutura, como essa ferramenta de gerenciamento de projetos pode ajudar.

E se você precisar de uma ferramenta que possa ajudá-lo a planejar seu evento, inscreva-se em nosso software agora em ProjectManager.com.

(Esta postagem foi atualizada em dezembro de 2019)