Como realizar reuniões de equipe: dicas e práticas recomendadas

O que é uma reunião de equipe?

Uma reunião de equipe é um evento agendado no qual as pessoas envolvidas em um projeto se reúnem e conversam sobre tópicos relacionados a esse trabalho. As reuniões ocorrem de várias formas, mas as mais eficazes têm uma agenda criada pelo líder da equipe que descreve o que deve ser discutido. Um secretário registra as atas da reunião, que são um resumo da discussão. Também pode haver itens de ação, que são tarefas que devem ser concluídas antes da próxima reunião.

Após a reunião, o verdadeiro trabalho começa. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos premiado que ajuda você a planejar, gerenciar e acompanhar esse trabalho em tempo real. Nossos robustos gráficos de Gantt organizam seus itens de ação em tarefas com datas de início e término, vinculam todos os quatro tipos de dependências de tarefas para evitar atrasos e definem uma linha de base para que você possa acompanhar o progresso em tempo real. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Reuniões Informais de Equipe

Uma reunião informal de equipe é simplesmente um encontro casual onde os membros da equipe podem trocar ideias. Embora ainda deva haver uma agenda para evitar desvios, essa agenda é mais esparsa e provavelmente não há apresentações ou outros itens que exijam mais preparação.

Reuniões formais de equipe

No outro extremo do espectro estão as reuniões formais. Novamente, uma agenda é recomendada para todas as reuniões, mas em uma reunião formal, é uma estrutura mais pesquisada e composta. Reuniões formais, como reuniões de projeto, geralmente terão apresentações e até palestrantes para abordar o grupo. Eles também podem ter diretrizes mais rígidas sobre quem pode falar e quando, ao contrário de reuniões informais que são mais flexíveis em termos de decoro.

Por que as reuniões de equipe são importantes?

Há muitas razões para ter reuniões de equipe. Embora possam ser abusados ​​e tenham uma má reputação por desperdiçar tempo, quando executados com uma agenda e focados em fornecer informações ou gerar feedback, eles podem ser excepcionalmente úteis.

As reuniões de equipe, antes de tudo, são canais de comunicação nos quais informações como um plano de ação são disseminadas para um grande grupo de pessoas. Ele tende a ser mais eficiente do que um memorando, que as pessoas podem não ler ou folhear e fornece um fórum para perguntas para garantir que todos estejam claros sobre o que está sendo discutido.

Eles são uma ótima maneira de reunir uma equipe por meio de perguntas e atividades para quebrar o gelo que ajudam todos a se conhecerem e a criar laços que promovem a colaboração e, por sua vez, a produtividade. As reuniões de equipe também ajudam a definir as funções e responsabilidades de cada membro da equipe, para que saibam o que devem fazer e a quem se reportar ou perguntar se tiverem alguma dúvida.

Dicas para realizar reuniões de equipe

Como já mencionado acima, as reuniões podem ser problemáticas. Eles afastam as pessoas do trabalho, podem fazer com que a equipe sinta que está perdendo um tempo que poderia ser melhor utilizado na conclusão de suas tarefas e, muitas vezes, as pessoas apenas gostam de se ouvir falar. Mas as reuniões de equipe são muito importantes para serem ignoradas apenas porque podem sair dos trilhos. Siga estas dicas e você terá reuniões de equipe rápidas e produtivas das quais todos se beneficiarão.

Defina o propósito da sua reunião de equipe

Antes de se encontrar, certifique-se de que o motivo da reunião esteja claro. Se você não conseguir resumir o objetivo da reunião em uma frase ou duas, talvez não haja motivo para a reunião. Provavelmente, há um motivo para a reunião e, como líder de equipe, é seu trabalho defini-lo claramente.

Criar uma Agenda de Reunião

Depois de definir o objetivo da reunião, você pode começar a criar a agenda. Uma agenda é uma lista de itens a serem discutidos durante a reunião. Não deve demorar muito. Uma reunião é mais bem-sucedida quando focada em um ou, no máximo, em alguns pontos relacionados.

Use atividades para quebrar o gelo

Para que as reuniões sejam bem-sucedidas, todos devem participar. Usar um quebra-gelo para envolver as pessoas desde o início com alguma pergunta ou atividade divertida vai valer a pena quando você chegar ao cerne da reunião, além de ser uma ótima maneira de facilitar um melhor trabalho em equipe.

Escrever atas da reunião

Conforme mencionado acima, um secretário é encarregado de manter as atas das reuniões. Pode ser uma posição atribuída ou uma responsabilidade rotativa, mas é uma parte crucial do sucesso de uma reunião. As atas da reunião capturam o que foi discutido durante a reunião, mas apenas as informações críticas. As atas da reunião não são detalhadas, mas uma frase ou duas.

Definir itens de ação após a reunião da equipe

As atas da reunião devem terminar com itens de ação, que, conforme discutido anteriormente, são tarefas que a equipe deve concluir antes de se reunir para a próxima reunião. Esses itens de ação devem ser claramente compreendidos por todos antes do intervalo da reunião.

Modelos gratuitos para ajudá-lo a realizar reuniões de equipe

Para ajudar na sua próxima reunião, o ProjectManager oferece alguns modelos gratuitos que você pode baixar agora. Nosso site é um hub online para todas as coisas relacionadas ao gerenciamento de projetos, com blogs, vídeos tutoriais e, é claro, modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word. Aqui estão alguns para ajudar a executar sua próxima reunião de equipe.

Modelo de ata de reunião

Nosso modelo de ata de reunião gratuito para Word facilita a configuração e a execução de suas reuniões. Ele coleta todos os dados de que você precisa para ter uma reunião bem-sucedida, desde quem está presente até as informações e quando será a próxima reunião.

Modelo de plano de ação

Ao sair da reunião, certifique-se primeiro de preencher nosso modelo de plano de ação gratuito para Excel. Ele lista todos os itens de ação decididos durante a reunião, com prioridade, quem está designado para fazer o trabalho, um cronograma e muito mais.

Modelo de Rastreador de Tarefas

Para garantir que seus itens de ação sejam concluídos no prazo, use nosso modelo gratuito de rastreador de tarefas para Excel. Ele lista todas as suas tarefas, mesmo tarefas dependentes, além de permitir que você as priorize, defina a duração e acompanhe o status para garantir que você esteja cumprindo sua programação.

Os projetos envolvem reuniões em todas as etapas do ciclo de vida do projeto. Neste vídeo com nossa anfitriã Jennifer Bridges, PMP, você aprenderá quatro ótimas dicas para melhorar suas reuniões de equipe de projeto.

Vídeo: Práticas recomendadas para reuniões de equipe

Os projetos envolvem reuniões em todas as etapas do ciclo de vida do projeto. Neste vídeo com nossa anfitriã Jennifer Bridges, PMP, você aprenderá quatro ótimas dicas para melhorar suas reuniões de equipe de projeto.

Esperamos que você tenha gostado de ouvir essas dicas para reuniões de equipe de projeto mais eficientes. Obrigado por assistir!

4 etapas para realizar uma ótima reunião de equipe

Para aqueles que gostam de metodologia, considere este o método PCFW de conduzir sua reunião. O que isso representa? Prepare, comunique, facilite e, por todos os meios, envolva tudo. Vamos falar sobre cada um dos quatro elementos-chave. Número um, na preparação há propósito e preparação para o propósito da reunião. Por que você está tendo esta reunião, quem precisa estar lá, por que eles precisam estar lá, o que eles precisam preparar de antemão, o que você como gerente de projeto precisa preparar de antemão?

1. Prepare-se

Propósito. Novamente, saber quem deveria estar lá, por que eles estão lá, se são tomadores de decisão, se estão lá para fornecer informações e por que você precisa deles lá. E então adereços. Como você vai facilitar e executar a sua reunião? Você precisa de adereços, precisa de um laptop, precisa de um projetor LCD, precisa de flip charts, precisa de quadros, marcadores, precisa de canetas e papel? O que você precisa para as pessoas usarem e para você facilitar a reunião? Você já apareceu em um site e não tinha os materiais de que precisava ou achava que deveriam estar lá? Você, como gerente de projeto, pode preparar isso.

2. Comunique-se

O segundo elemento-chave, Comunicar, está se comunicando com as pessoas de antemão. Convidando-os para a reunião, a agenda, informando quando devem estar lá, por que devem estar lá e cinco minutos antes. Avise as pessoas com antecedência para que elas saibam e possam se preparar em sua programação, lembrando que outras pessoas também têm horários, portanto, avise as pessoas com antecedência para que possam se preparar com antecedência, reunir o que precisam para aparecer e talvez perguntar alguma pergunta. Talvez entre em contato com você ou outros membros da equipe antes.

Então deixe-os saber o que está na agenda. Sobre o que vamos falar? Eles podem querer convidar outras pessoas também e dar a você a oportunidade de dizer: “Sim, isso é ótimo, mas não queremos que eles estejam nesta reunião”.

3. Facilitar

Facilitando a reunião. Todos nós já vimos aquele em que a coisa fica fora de controle, deveria ser talvez uma reunião de status de 20 ou 30 minutos ou uma ligação curta ou uma reunião em pé, que se transforma em uma briga de duas horas. Nós não queremos isso. Queremos garantir que tudo esteja dentro do prazo e do tópico.

• Pontual: certifique-se de que sua equipe cumpra o cronograma da reunião.Se você tem itens diferentes na agenda, sabendo quanto tempo vai gastar com isso e você, como gerente de projeto, facilitando de fato para você ficar dentro desse tempo. Dessa forma, as pessoas permanecerão engajadas com você, você não perderá credibilidade e as pessoas saberão quando esperar para sair da reunião. esse item.
• Sobre o tema: manter-se no tema é importante ao realizar reuniões de equipe.Existem outras pessoas que têm outras agendas que tentarão assumir e sequestrar sua reunião para seus próprios propósitos, então você deve facilitar isso e permanecer no tópico. Se alguém levantar um assunto que não está na sua agenda, pode ser importante, mas pode não estar dentro do propósito daquela reunião. É importante colocar isso em um estacionamento e no final deixar as pessoas saberem o que vai ser feito.

4. Conclusão

Por último, mas não menos importante, Encerre. Todos nós já estivemos nessas reuniões que demoraram muito, então todos estão com pressa para sair de lá, então eles saem sem saber exatamente o que fazer ou quais são os próximos passos. O item importante nesta etapa é encerrar com os itens de ação e as próximas etapas. Quais itens devem ser deixados prontos no final, quem deve fazê-lo e quando eles devem concluí-lo? Então, então sabendo os próximos passos. Deixar as pessoas saberem quando vocês se encontrarão novamente ou quais decisões terão que ser tomadas.

Estes são os quatro elementos-chave do método PCFW e como conduzir suas reuniões de forma mais eficaz, então talvez você não saia com dor de cabeça e os membros de sua equipe também não.

Espero que você tenha achado isso valioso e, se precisar de dicas, ferramentas ou técnicas adicionais para conduzir suas reuniões, visite-nos no ProjectManager.