Como se manter produtivo: 6 dicas para trabalhar com eficiência

Independentemente de você estar trabalhando em casa ou de volta ao escritório, manter a produtividade pode ser um desafio.

E não é apenas por causa das inúmeras distrações que encontramos diariamente ou pela atenção cada vez menor da pessoa moderna. Trabalhar com eficiência requer habilidades organizacionais, disciplina e a motivação certa.

Além disso, cada pessoa é única. Alguns de nós são mais ativos pela manhã, outros são notívagos; alguns precisam de inspiração, outros apenas se dedicam aos negócios e seguem em frente; alguns são proativos e automotivados, e outros precisam de ajuda externa para organizar seu processo.

Simplificando, não existe uma receita universal de tamanho único para um trabalho produtivo.

No entanto, existem várias técnicas que você pode experimentar para melhorar sua produtividade e encontrar seu próprio equilíbrio.

Neste artigo, fornecemos 6 dicas de eficiência de trabalho testadas e comprovadas para implementar em sua rotina diária. Você pode misturá-los e combiná-los para encontrar o que oferece os melhores resultados para você, para que você encontre a melhor equação de produtividade no local de trabalho.

1. Não exagere nas mudanças

Em primeiro lugar, não se apresse em experimentar todas as novas ideias de uma só vez. Às vezes, até mesmo uma pequena mudança pode ter um grande impacto. Caso contrário, você pode se sobrecarregar e correr o risco de acabar ainda menos produtivo do que antes.

Pegue devagar.

Experimente as técnicas que parecem mais próximas do seu processo de trabalho diário, organização e/ou personalidade.

Por exemplo, talvez você possa eliminar um hábito pequeno, mas persistente, que o distrai e o impede de concluir seu dia de trabalho.

Além disso, dê algum tempo a quaisquer alterações antes de decidir se elas são eficientes ou não. Cerca de dois a três meses geralmente são suficientes para superar o estresse inicial e ver se a nova abordagem produz resultados. Isso pode parecer muito tempo, mas lembre-se – hábitos são difíceis de formar e quebrar.

Independentemente de a mudança funcionar para você ou não, uma vez que o período de teste tenha passado, você pode, se quiser, experimentar uma abordagem diferente.

No entanto, lembre-se de que, quando se trata de eficiência no trabalho, mesmo a menor mudança pode, potencialmente, atrapalhar sua rotina. Até que você se acostume e veja se realmente produz resultados, sua produtividade pode sofrer.

Para evitar problemas e mal-entendidos, é melhor informar seu gerente direto sobre suas intenções. É importante alinhar suas ações com o processo geral de trabalho.

2. Defina metas realistas

Embora este pareça meio óbvio, às vezes, todos nós tendemos a nos esforçar um pouco demais na esperança de que possamos trabalhar além de nossos limites e alcançar objetivos inatingíveis.

Claro, não há nada de errado em colocar a fasquia um pouco acima da sua zona de conforto e se desafiar. Isso pode, de fato, inspirá-lo a alcançar mais e mostrar que você é capaz de mais do que pensava.

No entanto, definir regularmente metas irreais pode prejudicar gravemente sua produtividade.

Se você não conseguir completar sua lista de tarefas diariamente, semanalmente e/ou mensalmente, em um certo ponto, provavelmente começará a se sentir como um fracassado.

Como resultado, em vez de trabalhar com mais eficiência e ser mais produtivo, você pode prejudicar sua confiança, diminuir seu zelo e drenar sua motivação. Você pode até acabar dando a si mesmo a síndrome do impostor e sofrendo de esgotamento.

Para evitar isso, ao planejar suas atividades, considere usar a estrutura de metas SMART.
SMART significa Specific, Measurable, Attainable, Realistic e Time-bound.

É uma ferramenta simples que permite definir suas prioridades e considerar seus recursos e traçar um curso de ação produtivo.

A melhor coisa sobre essa abordagem é que ela pode ser igualmente eficaz não apenas em organizações de tarefas de pequena escala. Você também pode aplicá-lo no planejamento de longo prazo e na estratégia de negócios, independentemente do seu nível de responsabilidade e função na empresa.

3. Reconsidere a multitarefa

As últimas décadas glorificaram a multitarefa e a fizeram parecer um objetivo de vida para profissionais ocupados.

No entanto, a verdade é que existem muito poucas – se houver – pessoas que podem realmente realizar multitarefas com eficiência.

Ainda assim, a maioria de nós tenta avançar e fazer malabarismos com algumas tarefas até falharmos em todas elas ou alcançarmos resultados medíocres. No final, podemos acabar exaustos, estressados ​​e desapontados. Não queremos que nossa produtividade seja muito melhor do que seria se abordássemos cada tarefa individualmente, não é?

Ao assumir uma tarefa de cada vez, você pode se concentrar melhor, prestar a devida atenção e garantir os melhores resultados, tudo sem se estressar.

Como resultado, no final de cada tarefa, você tem energia suficiente para se concentrar na próxima.

Além disso, todos nós conhecemos aquela ótima sensação quando você pode finalmente marcar um item da sua lista de tarefas, não é? Trate-se!

4. Priorize sua lista de tarefas

Em vez de tentar realizar várias tarefas, considere priorizar suas responsabilidades diárias todas as manhãs e comece com a mais importante. Essa tarefa geralmente pode ser a meta mais difícil, desafiadora, demorada e/ou urgente do dia.

Depois de tirar isso do caminho, você não apenas recebe uma sensação instantânea de realização e gratificação. Você também é capaz de continuar seu dia com o coração mais leve porque o pior já passou.

Além disso, quando você sabe que marcou a coisa mais importante da sua lista de tarefas, todo o resto parece um pouco mais fácil.

Claro, isso não significa que, quando você tiver concluído essa tarefa, você possa se dar um tapinha nas costas e encerrar o dia.

Continue com o resto das tarefas, talvez deixando as mais fáceis por último, enquanto você trabalha em todos os itens que planejou. Se você encontrar um problema e/ou ficar preso, considere deixar a tarefa por um tempo e voltar a ela mais tarde.

Essa abordagem pode funcionar bem não apenas em sua programação diária, mas também no planejamento semanal e até mensal.

5. Permita-se fazer pausas

As pausas permitem que você reinicie seu cérebro, recupere sua motivação e redistribua seu tempo.

Quando você se concentra demais em uma tarefa por muito tempo, fica sobrecarregado. Consequentemente, em vez de progredir, na maioria das vezes, você se encontra preso.

Se você não definir pausas para si mesmo, mais cedo ou mais tarde seu cérebro começará a fazer isso por você. Como resultado, sua produtividade sofrerá ainda mais, porque você continuará tentando avançar apenas para permanecer preso no meio de sua própria angústia.

Isso geralmente leva à frustração, insegurança e/ou até desespero.

Uma ótima maneira de implementar pausas em sua rotina diária é experimentar a técnica Pomodoro. Nele, você usa um cronômetro para alternar trabalho e pausas em intervalos predefinidos. Por exemplo, você pode definir de 20 a 45 minutos de trabalho, seguidos de uma pausa de 5 ou 10 minutos.

Mesmo que a tarefa em questão exija mais tempo para ser implementada, você deve considerar manter seu horário de intervalo de trabalho. Isso permitirá que você continue com energia fresca e uma mente clara após o intervalo.

Além disso, dependendo do seu tipo de trabalho, considere preencher seus intervalos com atividades que o afastem de sua estação de trabalho.

Por exemplo, se você trabalha em uma mesa, estique as pernas e faça algum exercício leve. Seu trabalho envolve atividade física? Certifique-se de sentar ou deitar de vez em quando. Se você passa o dia em reuniões, aproveite um pouco de calma. Se você trabalha isolado, chame um amigo para conversar.

O objetivo é quebrar sua rotina com uma atividade diferente que tire sua mente do trabalho. Como resultado, quando você retorna a ele, você tem uma nova perspectiva e uma nova força.

Parece simples e, no entanto, pode fazer milagres em sua produtividade e eficiência de trabalho.

6. Não elimine as distrações – organize-as

Eliminar distrações e maus hábitos é mais fácil dizer do que fazer. Às vezes, matá-los pode criar muita frustração e prejudicar a produtividade em vez de melhorá-la.

A melhor maneira de evitar isso é colocá-los dentro de seus limites e estabelecer limites para si mesmo.

Considere escolher um período de tempo – de preferência, na parte do dia em que você costuma ser menos produtivo. Em seguida, dedique-o apenas às atividades que mais o distraem do trabalho.

Por exemplo, digamos que você seja um viciado em mídia social (bem, não somos todos?)

Se você não tem disciplina e não se restringe, pode perder horas do seu dia checando seu telefone. Isso pode interromper seu processo de trabalho e reduzir a eficiência, pois dificulta muito a concentração.

No entanto, dependendo do motivo pelo qual você usa a mídia social, cortá-la completamente pode fazer com que você se sinta solitário, desinformado e atrasado em atualizações e tópicos de seu interesse.

Para evitar isso, você pode designar pausas nas mídias sociais ao longo do dia e limitar estritamente o tempo gasto com elas no trabalho. Dessa forma, você saberá que uma correção está chegando e não será distraído do seu trabalho, mesmo que ouça as notificações pingando freneticamente. No entanto, é claro, é melhor limitar isso o máximo possível, você não quer se testar muito.

Além disso, você pode usar um aplicativo Digital Balance para rastrear seus hábitos de uso do dispositivo e definir o uso do tempo de tela.

Mesmo que suas distrações não sejam digitais, você pode usar esse método para contê-las. Desta forma, você pode melhorar significativamente seus hábitos de trabalho e concentração.

Resultado final

Manter-se produtivo e trabalhar com eficiência não é importante apenas para seu crescimento e desenvolvimento profissional, mas também para sua saúde mental.

Por um lado, se você está constantemente distraído, procrastinando ou apenas fora do seu jogo, você tende a perder sua confiança e motivação. Isso pode afetar como você se sente em relação ao seu trabalho e como se sente em relação a si mesmo. Sem contar que, eventualmente, pode até fazer com que você perca o emprego.

Por outro lado, se a baixa eficiência for resultado de se esforçar demais, isso pode levar ao estresse, à ansiedade e até ao esgotamento.

Ao otimizar sua cultura, rotina e processo de trabalho, você pode garantir que aproveite ao máximo seu dia de trabalho sem afetar negativamente seu bem-estar.

Tudo o que você precisa fazer é encontrar as técnicas certas que oferecem os melhores resultados para você e torná-las um hábito.