Como usar o Slack para manter sua equipe remota produtiva e engajada

Tentando descobrir como usar o Slack?

Bom. Vale totalmente a pena.

Com mais de 10 milhões de usuários ativos diários , a popularidade do Slack fala por si. Na verdade, a plataforma agora é um elemento básico do trabalho remoto, à medida que mais e mais equipes confiam no Slack como seu hub de comunicações tudo-em-um.

E embora o Slack possa parecer apenas um aplicativo de bate-papo na superfície, a plataforma possui uma série de recursos que economizam tempo para manter as equipes produtivas e engajadas.

Neste guia, detalharemos como usar o Slack para negócios.

O que é o Slack, afinal?

Vamos começar com o básico.

O Slack é uma ferramenta de colaboração em equipe e gerenciamento de projetos. A plataforma pode ser usada no navegador ou como seu próprio aplicativo nativo no desktop e no celular.

Os usuários se comunicam em canais indicados por hashtags específicas. Por exemplo, uma equipe de marketing pode ter canais separados para #redatores de conteúdo, #SEO e #design.

Dentro de cada canal, os usuários podem marcar uns aos outros com base em seus @handles. Então a diversão começa.

Em termos de como usar o Slack para se comunicar, suas opções são praticamente ilimitadas. Por exemplo, o Slack é uma ótima alternativa para e-mails ou tickets de projetos. Ter essas mensagens voltadas para o futuro cria uma sensação de responsabilidade e transparência, pois as equipes podem rastrear sua comunicação do Ponto A ao Ponto B até que um problema seja resolvido.

O Slack também pode ser usado para comunicação informal. Comemorando um novo contrato ou aniversário? Quer deixar alguns memes ou .GIFs? Vá em frente.

Os usuários podem alterar seu status de disponibilidade ao longo do dia para sinalizar aos colegas quando estão conversando em vez de quando estão fazendo um trabalho profundo.

Em suma, o Slack serve como um lugar para os colegas de trabalho estarem sempre “ligados”. Isso fornece uma alternativa mais oportuna à comunicação exclusivamente por e-mail, além de recriar o refrigerador de água do escritório da velha escola.

Por que o Slack é tão popular entre as equipes remotas?

O Slack pode não parecer tão especial à primeira vista.

Afinal, existem muitos aplicativos de bate-papo por aí (pense: Teams, Google Meet) que servem a um propósito semelhante.

A popularidade do Slack pode ser resumida ao seu uso generalizado entre startups e um influxo de milhões de novos usuários durante o COVID-19. No início da pandemia, as empresas adotaram um punhado de aplicativos para se adaptar ao novo “normal” do trabalho remoto.

E para o bate-papo em equipe, o Slack foi o vencedor. O aplicativo experimentou um aumento de novos usuários em meio ao COVID-19 e muitos decidiram ficar com a plataforma a longo prazo.

Talvez o maior ponto de venda do Slack sejam suas integrações de terceiros. Se houver um aplicativo ou ferramenta de negócios em que você confia, há uma grande chance de que ele tenha uma integração com o Slack.

Trello. Google Drive. Panorama. Você escolhe, o Slack se integra a ele.

Outra distinção importante do Slack em relação a outros aplicativos de bate-papo é a variedade de bots da plataforma, muitos dos quais focados na produtividade e na melhoria da cultura da empresa. Por exemplo, o popular bot Donut foi projetado para otimizar a integração de novos funcionários e ajudar os funcionários a construir relacionamentos em um ambiente remoto.

Um objetivo geral de usar uma plataforma como o Slack é substituir completamente o e-mail (ou pelo menos reduzir a dependência do e-mail das equipes).

Por que usar o Slack em vez de e-mail? Tempo.

Está bem documentado que muitos trabalhadores perdem horas por dia em suas caixas de entrada. A plataforma reduz as idas e vindas desnecessárias, consolidando as notificações por e-mail em uma caixa de entrada em tempo real junto com o bate-papo da equipe. Por exemplo, você pode agendar e compartilhar um ID de reunião do Zoom diretamente no Slack sem alternar entre links da caixa de entrada e convites.

Como a maioria das empresas remotas usa o Slack?

Não há duas equipes que usam o Slack da mesma forma, mas o objetivo final é o mesmo: dar às equipes um lugar para se manterem conectadas sem perder tempo em suas caixas de entrada ou fazer malabarismos com vários aplicativos.

Abaixo estão três objetivos específicos para empresas remotas que tentam descobrir como usar o Slack:

1. Simplifique tarefas e documente a comunicação interna entre os trabalhadores
2. Incentivar a comunicação oportuna e aberta e uma cultura colaborativa da empresa
3. Mantenha os funcionários produtivos por meio de aplicativos e integrações

A plataforma é um local privilegiado para as equipes debaterem ideias e acompanharem o status de qualquer projeto. Por exemplo, equipes remotas criativas podem solicitar feedback ou finalizar um conteúdo. Aqui está um exemplo de como usar o Slack para gerenciamento de projetos (com o Trello) para fazer exatamente isso:

Enquanto isso, aumentar o engajamento dos funcionários é um dos maiores desafios do gerenciamento de uma equipe remota. O Slack pode ajudar nesse departamento graças à sua variedade de bots de engajamento e ferramentas de pesquisa para selecionar os cérebros dos funcionários.

Aqui está um exemplo usando o Polly, que fornece aos funcionários um local anônimo para dar feedback e responder a perguntas dos gerentes.

E, novamente, o objetivo do Slack é garantir que os funcionários continuem produtivos. Este é mais um desafio das equipes remotas, onde os trabalhadores são independentes e acompanhar as tarefas individuais pode ser um aborrecimento.

Aqui está um exemplo de como uma ferramenta de controle de tempo como o Timebot.chat, que dá aos funcionários um lugar para rastrear suas tarefas diárias, bloqueia o tempo e destaca no que eles estão trabalhando.

Este é apenas um instantâneo de como usar o Slack como uma equipe remota. Seus aplicativos e fluxos de trabalho preferidos podem ser diferentes, mas você pode usar a plataforma da mesma forma.

Como usar o Slack: dicas e práticas recomendadas

Embora o próprio Slack seja bastante intuitivo, usar a plataforma em todo o seu potencial significa entender suas melhores práticas. Aqui estão algumas dicas rápidas para garantir que sua equipe use o Slack de maneira significativa.

Escolha seus canais

O Slack da sua empresa não deve ser gratuito para todos os canais aleatórios. Em vez disso, as discussões devem ser confinadas aos canais com base nos objetivos da sua empresa para a plataforma.

Por exemplo, cada equipe tem um lugar para ir e voltar? Existe algum lugar para expressar as preocupações de toda a empresa? Você quer limitar memes e negócios engraçados a um único canal?

Não existe uma maneira “certa” de configurar seus canais do Slack. Claro, essa liberdade pode ser um pouco assustadora. Para começar, veja alguns exemplos de canais recomendados destacados pelo próprio Slack.

• #Anúncios
• #Aleatório
• #AMA (me pergunte qualquer coisa)
• #Cultura da empresa
• #Caixa de sugestões

Esboce as expectativas

Não muito diferente das mídias sociais, alguns críticos consideram o Slack como um potencial sumidouro de tempo para os funcionários que pode resultar em menos produtividade.

Além disso, o fenômeno da “fadiga de folga” e o estresse de usuários insistentes na plataforma podem contribuir para o esgotamento do local de trabalho.

É importante destacar as expectativas de como usar o Slack entre sua equipe. Isso pode evitar o desperdício de tempo e também garantir que as discussões sejam significativas e produtivas.

Em suma, as equipes não devem vê-lo apenas como um lugar para conversar. Recomendamos o próprio guia do Slack para integrar sua empresa para garantir que sua equipe esteja no caminho certo desde a palavra “ir”.

Aproveite ao máximo as integrações

Se você estiver usando o Slack para negócios , terá muitas opções em termos de integrações que pode usar. Isso inclui:

• Ferramentas de gerenciamento de projetos (Trello, Asana, Jira)
• Ferramentas de videoconferência (Zoom, RingCentral)
• Aplicativos de calendário (Google Calendar, Outlook)
• Software de colaboração (Google Drive, Box)
• Ferramentas de engajamento de funcionários (OfficeVibe, TINYpulse)

Por exemplo, veja o Slack G-Suite para Slack. Com uma única integração, você pode gerenciar suas reuniões…

…e faça upload de arquivos para compartilhar com o resto de sua equipe.

Mas, novamente: o objetivo do Slack é economizar tempo. Pode ser tentador colocar o maior número possível de aplicativos e integrações na plataforma, mas tente primeiro ficar com os mais usados.

Promover a positividade

Isso pode parecer brega, mas definitivamente vale a pena mencionar.

Seus colegas não devem temer a abertura de qualquer canal do Slack. Seja feedback ou pedidos, enfatize a importância de manter a comunicação positiva e construtiva.

Não há dúvida de que estar conectado 24 horas por dia à sua equipe pode ser potencialmente estressante. Para combater isso, incentive os membros de sua equipe a prestar atenção em seu tom e também não tenha medo de deixar suas personalidades brilharem. O Slack é uma ferramenta brilhante de criação de equipe e colaboração, desde que as equipes entendam como abordá-lo.

E com isso, encerramos nosso guia sobre como usar o Slack!

Pronto para começar a usar o Slack?

Embora o conceito de aprender qualquer nova plataforma possa ser uma dor de cabeça, começar a usar o Slack é mais fácil do que você imagina.

Não importa o tipo de negócio que você está executando, o Slack pode aproximar sua equipe e, ao mesmo tempo, apoiar suas metas de negócios maiores. Recomendamos para praticamente qualquer pessoa que queira trabalhar mais, especialmente profissionais de marketing social.

E assim como descobrir como usar o Slack efetivamente capacita sua equipe a ser produtiva, lembre-se de que o Sprout Social pode ajudá-lo a fazer o mesmo.