Como escrever um caso de negócios (modelo incluído)
Publicados: 2022-08-23O que é um caso de negócios?
Um business case é um documento de gerenciamento de projetos que explica como os benefícios de um projeto superam seus custos e por que ele deve ser executado. Os casos de negócios são preparados durante a fase de iniciação do projeto e sua finalidade é incluir todos os objetivos, custos e benefícios do projeto para convencer as partes interessadas de seu valor.
Um caso de negócios é um documento de projeto importante para provar ao seu cliente, cliente ou stakeholder que o projeto que você está lançando é um bom investimento. Abaixo, ilustramos os passos para escrever um que irá influenciá-los.
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A necessidade de um business case é que ele reúna a avaliação financeira, a proposta, a estratégia e o plano de marketing em um único documento e ofereça uma visão completa de como o projeto beneficiará a organização. Depois que seu caso de negócios for aprovado pelas partes interessadas do projeto, você poderá iniciar a fase de planejamento do projeto.
Como escrever um caso de negócios
Os projetos falham sem ter um caso de negócios sólido para se apoiar, pois este documento é necessário para iniciar o projeto e é a base para o termo de abertura e o plano do projeto. Mas se um caso de negócios de projeto não estiver ancorado à realidade e não atender a uma necessidade que se alinha com os objetivos de negócios mais amplos da organização, então é irrelevante.
A pesquisa necessária para criar um caso de negócios forte é o porquê, o quê, como e quem do seu projeto. Isso deve ser comunicado com clareza. Os elementos do seu caso de negócios abordarão o porquê, mas com mais detalhes. Pense no business case como um documento criado durante a fase de iniciação do projeto, mas que será usado como referência durante todo o ciclo de vida do projeto.
Esteja você iniciando um novo projeto ou no meio de um, reserve um tempo para escrever um caso de negócios para justificar as despesas do projeto, identificando os benefícios de negócios que seu projeto fornecerá e que seus stakeholders estão mais interessados em colher do trabalho. As quatro etapas a seguir mostrarão como escrever um caso de negócios:
Etapa 1: identificar o problema de negócios
Projetos não são criados por causa de projetos. Eles têm um objetivo. Normalmente, eles são iniciados para resolver um problema de negócios específico ou criar uma oportunidade de negócios.
Você deve “Liderar com a necessidade”. Seu primeiro trabalho é descobrir qual é esse problema ou oportunidade, descrevê-lo, descobrir de onde vem e, em seguida, abordar o prazo necessário para lidar com isso.
Esta pode ser uma afirmação simples, mas é melhor articulada com algumas pesquisas sobre o clima econômico e o cenário competitivo para justificar o momento do projeto.
Etapa 2: identificar as soluções alternativas
Como você sabe se o projeto que está realizando é a melhor solução possível para o problema definido acima? Naturalmente, escolher a solução certa é difícil, e o caminho para o sucesso não é pavimentado com suposições infundadas.
Uma maneira de diminuir o foco para tornar clara a solução certa é seguir estas seis etapas (após a pesquisa relevante, é claro):
- Observe as soluções alternativas.
- Para cada solução, quantifique seus benefícios.
- Além disso, preveja os custos envolvidos em cada solução.
- Então descubra sua viabilidade.
- Discernir os riscos e problemas associados a cada solução.
- Por fim, documente tudo isso em seu caso de negócios.
Etapa 3: recomendar uma solução preferencial
Em seguida, você precisará classificar as soluções, mas antes de fazer isso, é melhor definir critérios, talvez ter um mecanismo de pontuação para ajudá-lo a priorizar as soluções para melhor escolher a correta.
Algumas metodologias que você pode aplicar incluem:
- Dependendo do custo e benefício da solução, dê uma pontuação de 1 a 10.
- Baseie sua pontuação no que é importante para você.
- Adicione mais complexidade ao seu ranking para cobrir todas as bases.
Independentemente da sua abordagem, depois de somar seus números, a melhor solução para o seu problema se tornará evidente. Novamente, você desejará que esse processo também seja documentado em seu caso de negócios.
Etapa 4: Descreva a abordagem de implementação
Assim, você identificou seu problema ou oportunidade de negócios e como alcançá-lo, agora você precisa convencer seus stakeholders de que está certo e tem a melhor forma de implementar um processo para atingir seus objetivos. É por isso que a documentação é tão importante; ele oferece um caminho prático para resolver o problema central que você identificou.
Agora, não é apenas um exercício para apaziguar a liderança sênior. Quem sabe o que você pode descobrir na pesquisa que faz para explorar o problema subjacente e determinar soluções alternativas? Você pode economizar milhões para a organização com uma solução alternativa à proposta inicialmente. Quando você trabalha em um caso de negócios forte, é capaz de obter seus patrocinadores ou liderança organizacional a bordo com você e ter uma visão clara de como garantir a entrega dos benefícios comerciais que eles esperam.
Modelo de Caso de Negócios
Nosso modelo de caso de negócios para o Word é a ferramenta perfeita para começar a escrever um caso de negócios. Ele tem 9 áreas-chave de casos de negócios que você pode personalizar conforme necessário. Baixe o modelo gratuitamente e siga as etapas abaixo para criar um ótimo business case para todos os seus projetos.
Elementos-chave de um caso de negócios
Um dos principais passos para iniciar um caso de negócios é ter uma lista de verificação do caso de negócios. A seguir, um esboço detalhado a ser seguido ao desenvolver seu caso de negócios. Você pode escolher quais desses elementos são os mais relevantes para as partes interessadas do seu projeto e adicioná-los ao nosso modelo de caso de negócios. Depois que seu caso de negócios for aprovado, comece a gerenciar seus projetos com um software de gerenciamento de projetos robusto, como o ProjectManager.
1. Sumário Executivo
O resumo executivo é uma versão curta de cada seção do seu caso de negócios. Ele é usado para fornecer às partes interessadas uma visão geral rápida do seu projeto.
2. Definição do Projeto
Esta seção destina-se a fornecer informações gerais sobre seus projetos, como os objetivos de negócios que serão alcançados e o esboço do plano do projeto.
3. Visão, Metas e Objetivos
Primeiro, você precisa descobrir o que está tentando fazer e qual é o problema que deseja resolver. Você precisará definir sua visão do projeto, metas e objetivos. Isso ajudará você a moldar o escopo do seu projeto e identificar as entregas do projeto.
4. Escopo do Projeto
O escopo do projeto determina todas as tarefas e entregas que serão executadas em seu projeto para atingir seus objetivos de negócios.
5. Informações básicas
Aqui você pode fornecer um contexto para seu projeto, explicando o problema que ele deve resolver e como ele se alinha com a visão e o plano estratégico de sua organização.
6. Critérios de Sucesso e Requisitos das Partes Interessadas
Dependendo do tipo de projeto em que você está trabalhando, os requisitos de qualidade serão diferentes, mas são críticos para o sucesso do projeto. Colete todos eles, descubra o que determina se você os atendeu com sucesso e relate os resultados.
7. Plano do Projeto
É hora de criar o plano do projeto. Descubra as tarefas que você terá que realizar para concluir o projeto. Você pode usar um modelo de estrutura analítica do projeto para ter certeza de que terminou. Depois de coletar todas as tarefas, estime quanto tempo levará para concluir cada uma delas.
O software de gerenciamento de projetos torna a criação de um plano de projeto significativamente mais fácil. O ProjectManager pode carregar seu modelo de estrutura analítica do trabalho e todas as suas tarefas são preenchidas em nossa ferramenta. Você pode organizá-los de acordo com seu ciclo de produção com nossa visualização de quadro kanban ou usar nossa visualização de gráfico de Gantt para criar um cronograma de projeto.
8. Orçamento do Projeto
Seu orçamento é uma estimativa de tudo em seu plano de projeto e quanto custará para concluir o projeto dentro do tempo previsto.
9. Cronograma do Projeto
Faça um cronograma para o projeto, estimando quanto tempo levará para concluir cada tarefa. Para um cronograma de projeto mais impactante, use uma ferramenta para fazer um gráfico de Gantt e imprima-o. Isso fornecerá aquele floreio extra de visualização de dados e habilidade que as planilhas do Excel não possuem.
10. Governança do Projeto
A governança do projeto refere-se a todas as regras e procedimentos de gerenciamento de projetos que se aplicam ao seu projeto. Por exemplo, define os papéis e responsabilidades dos membros da equipe do projeto e a estrutura para a tomada de decisões.
11. Plano de Comunicação
Tenha marcos para check-ins e atualizações de status, bem como determine como as partes interessadas ficarão cientes do progresso ao longo do ciclo de vida do projeto.
12. Relatórios de progresso
Tenha um plano para monitorar e acompanhar seu progresso durante o projeto para comparar o progresso planejado com o real. Existem ferramentas de rastreamento de tarefas que podem ajudá-lo a monitorar o progresso e o desempenho.
Novamente, usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos melhora sua capacidade de ver o que está acontecendo em seu projeto. O ProjectManager possui ferramentas de rastreamento, como painéis e relatórios de status, que fornecem uma visão de alto nível e mais detalhes, respectivamente. Ao contrário de aplicativos leves que fazem você configurar um painel, o nosso está embutido na ferramenta. Melhor ainda, nosso software baseado em nuvem fornece dados em tempo real para uma tomada de decisão mais perspicaz. Além disso, obtenha relatórios sobre mais do que apenas atualizações de status, mas também planilhas de horas, carga de trabalho, status do portfólio e muito mais, tudo com apenas um clique. Em seguida, filtre os relatórios e compartilhe-os com as partes interessadas para mantê-los atualizados.
13. Avaliação Financeira
Esta é uma seção muito importante do seu caso de negócios, porque é onde você explica como os benefícios financeiros superam os custos. Compare os custos e benefícios financeiros do seu projeto. Você pode fazer isso fazendo uma análise de sensibilidade e uma análise de custo-benefício.
14. Avaliação de Mercado
Pesquise seu mercado, concorrentes e indústria, para encontrar oportunidades e ameaças
15. Análise do concorrente
Identificar concorrentes diretos e indiretos e fazer uma avaliação de seus produtos, pontos fortes, vantagens competitivas e sua estratégia de negócios.
16. Análise SWOT
Uma análise SWOT ajuda a identificar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças da sua organização. Os pontos fortes e fracos são internos, enquanto as oportunidades e ameaças são externas.
17. Estratégia de Marketing
Descreva seu produto, canais de distribuição, preços, clientes-alvo entre outros aspectos do seu plano ou estratégia de marketing.
18. Avaliação de Risco
Existem muitas categorias de risco que podem impactar seu projeto. O primeiro passo para mitigá-los é identificar e avaliar os riscos associados às atividades do seu projeto.
Como o ProjectManager ajuda com seu caso de negócios
O ProjectManager, um software de gerenciamento de projetos premiado, pode coletar e reunir todos os vários dados que você coletará e depois compartilhá-los facilmente com sua equipe e com os patrocinadores do projeto.
Depois de ter uma planilha com todas as suas tarefas listadas, você pode importá-la para o nosso software. Em seguida, é instantaneamente preenchido em um gráfico de Gantt. Basta definir a duração de cada uma das tarefas, adicionar quaisquer dependências e seu projeto agora está distribuído em uma linha do tempo. Você pode definir marcos, mas há muito mais que você pode fazer.
Agora você tem um plano de projeto e, a partir do gráfico de Gantt online, pode atribuir tarefas aos membros da equipe. Em seguida, eles podem comentar diretamente sobre as tarefas em que estão trabalhando, adicionando quantos documentos e imagens forem necessários, promovendo um ambiente colaborativo. Você pode acompanhar seu progresso e alterar as durações das tarefas conforme necessário arrastando e soltando as datas de início e término.
Mas isso é apenas uma amostra do que o ProjectManager oferece. Temos quadros kanban que visualizam seu fluxo de trabalho e um painel em tempo real que rastreia seis métricas de projeto para a visualização mais precisa possível do seu projeto.
Experimente o ProjectManager e veja você mesmo com esta avaliação gratuita de 30 dias.
Assista ao nosso vídeo de treinamento de caso de negócios
Se você quiser mais conselhos sobre casos de negócios, reserve um momento para assistir Jennifer Bridges, PMP, neste breve vídeo de treinamento. Ela explica os passos que você deve seguir para escrever um bom business case.
Aqui está uma captura de tela para sua referência.
Transcrição:
Hoje vamos falar sobre como escrever um business case. Bem, nos últimos anos, vimos o mercado, ou talvez organizações, empresas ou mesmo projetos, se afastarem de fazer business cases. Mas, hoje em dia, empresas, organizações e esses mesmos projetos estão examinando os investimentos e estão realmente buscando uma taxa de retorno.
Então, agora, pense no business case como sua oportunidade de empacotar seu projeto, sua ideia, sua oportunidade e mostrar o que isso significa e quais são os benefícios e como outras pessoas podem se beneficiar.
Queremos dar uma olhada hoje para ver o que está no business case e como escrevê-lo. Quero deixar claro que quando você procura informações sobre um business case, não é uma maleta.
Alguém ligou outro dia e eles ficaram confusos porque estavam procurando alguma coisa, e continuaram puxando pastas. Não é disso que estamos falando hoje. Estamos falando de casos de negócios, e eles incluem informações sobre suas estratégias, sobre seus objetivos. É a sua proposta de negócio. Ele tem seu esboço de negócios, sua estratégia de negócios e até mesmo seu plano de marketing.
Por que você precisa de um caso de negócios?
E então, por que isso é tão importante hoje? Mais uma vez, as empresas estão procurando não apenas seus gerentes de projeto, mas também os membros de sua equipe para ter uma melhor compreensão dos negócios e mais visão de negócios de ideias. Portanto, este caso de negócios fornece a justificativa para a mudança ou plano de negócios proposto. Ele descreve a alocação de capital que você pode estar buscando e os recursos necessários para implementá-la. Então, pode ser um plano de ação. Pode servir apenas como uma visão unificada. E também oferece diferentes opções aos tomadores de decisão.
Então, vamos examinar mais as etapas necessárias para reunir esses casos de negócios. Existem quatro etapas principais. Um, você quer pesquisar seu mercado. Realmente olhe para o que está lá fora, onde estão as necessidades, onde estão as lacunas que você pode atender? Olhe para a sua concorrência. Como eles estão abordando isso e como você pode fornecer outras alternativas?
Você deseja comparar e finalizar diferentes abordagens que você pode usar para ir ao mercado. Então você compila esses dados e apresenta estratégias, seus objetivos e outras opções a serem consideradas.
E então você literalmente documenta isso.
Então, como é o documento? Bem, existem modelos lá fora hoje. Os componentes variam, mas estes são os mais comuns. E então estes são o que eu considero essencial. Então, há o sumário executivo. Este é apenas um resumo da sua empresa, como pode ser a sua equipe de gestão, um resumo do seu produto e serviço e do seu mercado.
A descrição do negócio fornece um pouco mais de história sobre sua empresa e a declaração de missão e realmente sobre o que é sua empresa e como esse produto ou serviço se encaixa.
Em seguida, você descreve os detalhes do produto ou serviço que deseja expandir, implantar ou implementar. Você pode até incluir em suas patentes pode ser que você tenha pendentes ou outras marcas registradas.
Então, você deseja identificar e definir sua estratégia de marketing. Tipo, como você vai levar isso para seus clientes? Você vai ter uma loja física? Você vai fazer isso online? E quais são seus planos para levá-lo ao mercado?
Você também deseja incluir informações detalhadas sobre sua análise de concorrentes. Como eles estão fazendo as coisas? E, como você está planejando, eu acho, vencer sua concorrência?
Você também quer olhar e identificar seu SWOT. E o SWOT é a sua força. Quais são os pontos fortes que você tem em ir ao mercado? E onde estão os pontos fracos? Talvez algumas de suas lacunas. E além disso, onde estão suas oportunidades e talvez ameaças que você precisa planejar?
Em seguida, a visão geral da operação inclui informações operacionais como sua produção, até recursos humanos, informações sobre as operações do dia-a-dia de sua empresa.
E então, seu plano financeiro inclui sua demonstração de lucros, seus lucros e perdas, qualquer uma de suas finanças, qualquer garantia que você possa ter e qualquer tipo de investimento que você possa estar procurando.
Portanto, esses são os componentes do seu caso de negócios. É por isso que é tão importante. E se você precisar de uma ferramenta que possa ajudá-lo a gerenciar e acompanhar esse processo, inscreva-se agora em nosso software no ProjectManager.