Como escrever um e-mail de acompanhamento: o guia definitivo

Neste guia, mostrarei como escrever um email de acompanhamento e alguns dos elementos mais importantes de qualquer email de acompanhamento.

Preparar? Vamos mergulhar direto.

Por que enviar um e-mail de acompanhamento?

Cerca de 80% dos clientes em potencial dirão “não” 4 vezes antes de finalmente dizerem “sim”. No entanto, 92% dos vendedores desistem antes da ^5ª tentativa.

Considere também isso; a taxa média de resposta para uma sequência de 1 a 3 e-mails é de apenas 9%. A taxa de resposta para 4 a 7 e-mails em sequência? 27% muito melhores — o triplo da taxa inicial.

Você enviaria alguns e-mails extras para triplicar sua taxa de resposta? Claro que você faria. Você só precisa de um pouco de pesquisa, prática e experimentação para fazer seus e-mails de acompanhamento funcionarem.

6 fundamentos para enviar um e-mail de acompanhamento após nenhuma resposta

Para os fins deste artigo, emails de acompanhamento são emails de vendas enviados após um email de vendas inicial (ou vários) não ter gerado uma resposta.

Abordaremos algumas estratégias específicas, incluindo como cronometrar seus e-mails e como redigir linhas de assunto, mas, por enquanto, é importante revisar os componentes mais importantes de uma estratégia de e-mail de acompanhamento bem-sucedida:

1. Acerte o tempo.

Você deve esperar um dia? Uma semana? Qual é o protocolo? Muito rápido e você irritará seu cliente potencial, mas muito lento e você perderá seu interesse e reconhecimento.

De acordo com um estudo da Yesware, 91,24% das mensagens de e-mail são abertas no mesmo dia em que são recebidas. Apenas 1,68% dos e-mails são abertos 1 dia depois, e a situação não melhora a partir daí. Da mesma forma, 89,74% das respostas chegam no mesmo dia em que a mensagem original é enviada, com 3,06% das respostas chegando no dia seguinte.

Em outras palavras, se as pessoas vão abrir seu e-mail e/ou responder, elas vão responder em um dia.

Como vendedor, você sabe que respostas e acompanhamentos rápidos são, na maioria das vezes, uma coisa boa. Você vai querer responder o mais rápido possível para manter seu impulso forte.

Portanto, se as pessoas responderem de forma confiável dentro de um dia após receber sua primeira mensagem, ou não, você pode se sentir seguro enviando seu primeiro acompanhamento apenas 2 dias úteis após a mensagem inicial.

A partir daí, você vai querer espaçar um pouco mais seus e-mails. Se alguém ignorar 2 de seus e-mails, é um bom sinal de que eles não estão ansiosos para responder a você. Se você continuar enviando follow-ups em pouco tempo, é mais provável que aborreça seu cliente em potencial do que conquiste-o. Assim, aguarde mais 3-5 dias antes de enviar seu segundo acompanhamento (e-mail número 3).

O e-mail número 4 deve esperar ainda mais, talvez uma semana, e assim por diante. Depois de enviar várias mensagens, tente não acompanhar com mais frequência do que uma vez por mês.

Então, aqui está um bom ritmo para enviar e-mails de acompanhamento:

• Primeiro acompanhamento: 2 dias úteis
• Segundo acompanhamento: 3-5 dias úteis
• Terceiro acompanhamento: 5-7 dias úteis
• Quarto acompanhamento: 2-4 semanas
• Quinto acompanhamento (e além): 1 mês

2. Forneça valor.

Algumas pessoas simplesmente não estão respondendo porque não consideram valioso o que você está oferecendo. Eles não veem o valor do seu conteúdo ou não querem perder tempo falando com você.

Com cada e-mail de acompanhamento, você deve trabalhar para aumentar o valor percebido para seus clientes; adoce o pote com um desconto maior, um brinde ou algum tipo de promessa ou garantia.

Aqui estão algumas maneiras de aumentar o valor geral de seus e-mails de acompanhamento, e estas são apenas algumas das mais importantes:

• O acordo. O negócio principal pode ser melhorado de forma a torná-lo mais atraente ou menos dispendioso para o cliente em potencial. Por exemplo, você pode diminuir o preço da sua oferta ou incluir mais no pacote que está oferecendo. Você também pode reduzir sua solicitação, como solicitar uma reunião de 15 minutos em vez de participar de um webinar de 1 hora.
• Contente. Você também pode adoçar o pote oferecendo melhor conteúdo de alguma forma. Por exemplo, você pode incluir um download gratuito de whitepaper se originalmente solicitou uma ação do usuário em troca de nada. O conteúdo é um investimento relativamente baixo que pode instantaneamente tornar sua oferta mais atraente e sua mensagem mais envolvente.
• Escrita centrada no leitor. Trabalhe no ajuste de seus e-mails de acompanhamento para serem mais centrados no leitor; evite declarações “eu” e falar sobre sua empresa. Em vez disso, concentre-se nas necessidades do leitor. Como isso vai beneficiá-los? Por que eles vão ficar felizes depois de responder ao seu e-mail?
• Urgência. Embora a urgência não possa aumentar diretamente o valor lógico ou matemático do seu e-mail, ela pode aumentar os custos de não agir; o tique-taque do relógio significa que há uma penalidade por procrastinar. Implica que sua oferta está mudando ou desaparecendo em um período fixo de tempo e você provavelmente incentivará uma ação mais rápida e consistente.

Para mais ideias, consulte nosso guia de venda de valor.

3. Seja educado.

Vendedores agressivos geralmente não são bem-sucedidos, especialmente por e-mail. Ficar impaciente só vai funcionar contra você. Permaneça educado, de alto nível e positivo em todos os momentos.

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• 35-50% das vendas vão para o primeiro fornecedor que responde.
• O acompanhamento dentro de uma hora aumenta suas chances de sucesso em 7x .
• O profissional médio gasta 50% do seu dia de trabalho em e-mail.

EXPERIMENTE DE GRAÇA

4. Experimente algo novo.

Alguns vendedores seguem um modelo de mensagens muito semelhante ao seu primeiro e-mail; eles basicamente repetem a mesma estratégia e esperam o melhor. Isso é contraproducente, pois fica claro que a estratégia não funciona da primeira vez. Em vez disso, experimente algo novo.

Tente uma linha de assunto diferente, uma mensagem de corpo diferente, uma oferta diferente ou uma call-to-action diferente. Mude alguma coisa, ou você estará condenado a repetir os mesmos erros.

5. Seja direto.

Quanto mais e-mails alguém receber de você, menos paciente será com suas mensagens. É importante ser o mais direto possível, especialmente na ^3ª , ^4ª e nas mensagens subsequentes.

6. Adicione contexto.

Os emails iniciais tendem a ser vagos e atraentes, mas com os acompanhamentos subsequentes, você precisará ser mais claro. Dê às pessoas o contexto para sua mensagem e seus produtos e tente ser cada vez mais inequívoco.

6 melhores práticas para sua linha de assunto de e-mail de acompanhamento

O segredo para abrir seu e-mail de acompanhamento e, portanto, a porta de entrada para todos os seus outros objetivos de e-mail de acompanhamento, é escrever uma linha de assunto eficaz. Eu escrevi um guia exaustivo sobre como escrever a linha de assunto de e-mail de vendas perfeita, então certifique-se de lê-lo se ainda não o fez.

Vou recapitular alguns dos pontos altos aqui e explicar por que eles são especialmente importantes para e-mails de acompanhamento. Suas linhas de assunto de e-mail de acompanhamento devem ser:

• Conciso. Quanto mais curto, melhor. Algumas perspectivas vão parar de ler depois de apenas algumas palavras. Faça essas palavras valerem a pena.
• Diferenciado. Se um cliente em potencial ler uma linha de assunto semelhante a uma que viu de outra empresa, vai revirar os olhos.
• Relevante para o seu público. Você poderia usar esta linha de assunto para qualquer pessoa no mundo? Nesse caso, você não está atendendo bem o seu mercado-alvo específico. O que torna esta mensagem de e-mail relevante para eles?
• Útil ou valioso. Forneça alguma informação ou um apelo que seja útil ou valioso. O que seu cliente potencial terá a ganhar abrindo esse acompanhamento?
• Amigável e acessível. As pessoas são mais propensas a responder a um e-mail que vem de uma pessoa amigável do que um que vem de uma corporação fria.
• Amarrado a uma ação. Idealmente, sua linha de assunto também motivará algum tipo de ação. Às vezes, simples é a melhor abordagem; por exemplo, "conversar ainda esta semana?"

Como fechar um e-mail de acompanhamento

Seu e-mail de acompanhamento precisa de um fechamento forte para ser otimamente eficaz.

Deve haver um poderoso apelo à ação perto do final da sua mensagem, bem como um convite para mais discursos. Por exemplo, "informe-me se tiver alguma dúvida" ou "Aguardo seu contato!"

Além disso, é importante certificar-se de que você incluiu amplas informações pessoais que os clientes em potencial podem usar para entrar em contato com você no meio de comunicação de sua escolha. Algumas pessoas podem estar interessadas em sua oferta, mas podem não querer responder diretamente por e-mail; consequentemente, você deve incluir seu nome, cargo, número de telefone, endereço físico, links sociais e muito mais.

Exemplos de e-mail de acompanhamento

Vamos encerrar este guia com alguns exemplos de e-mails de acompanhamento valiosos.

Certifique-se de verificar meu guia, 21 modelos de acompanhamento de email de vendas que funcionam, para exemplos mais robustos e numerosos, mas aqui estão alguns exemplos exclusivos para este guia:

Assunto: Hora de conversar?

Oi [nome]!

Enviei um e-mail para você há alguns dias, mas não recebi uma resposta sua. Eu esperava que pudéssemos pegar o telefone para uma conversa rápida – você tem 15 minutos esta semana? Deixe-me saber se você está disponível nesta quinta-feira.

Obrigado,

[assinatura]

Assunto: Precisa de mais informações sobre [assunto]?

Olá [nome],

Espero que você esteja bem! Muitos profissionais da indústria [indústria] tendem a ter dificuldades com [assunto]. É por isso que reunimos este guia, apenas para você. Se você está hesitante em tomar uma decisão ou se simplesmente não sabe por onde começar, este guia pode fornecer a direção que você precisa.

Confira aqui [link]

Espero ouvir respostas suas logo!

[assinatura]

Assunto: Caixa de entrada sobrecarregada?

Olá [nome].

Enviei-lhe uma mensagem no início desta semana, mas acho que se perdeu na confusão. Sem problemas!

Eu esperava que pudéssemos passar alguns minutos no telefone esta semana para discutir suas necessidades - quando você está disponível? Temos um especial por tempo limitado em nosso produto mais vendido, e quero garantir que você tenha tempo para aproveitá-lo.

Aguardando nossa conversa,

[assinatura]

Agora que você aprendeu todos os segredos de como escrever um e-mail de acompanhamento, certifique-se de otimizar como você inicia seus e-mails consultando meu guia sobre como iniciar um e-mail.

Em seguida, é hora de saber mais sobre a taxa de sucesso de sua estratégia de e-mail de acompanhamento. Para isso, você precisará de uma ferramenta para fornecer informações detalhadas. Veja o EmailAnalytics, por exemplo; com um clique, você pode integrar o EmailAnalytics à sua conta de e-mail e começar a processar os dados associados à sua conta.

Você pode visualizar rapidamente com que frequência envia e recebe e-mails, analisa seus principais remetentes e destinatários e até mede métricas como o tempo médio de resposta de e-mail.

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