Como escrever um e-mail de acompanhamento que obtenha respostas (+ práticas recomendadas)

O e-mail inicial é uma introdução educada quando você está tentando fazer algo, seja fechando um negócio ou coletando informações. E embora seja importante, não é toda a história. É aí que os e-mails de acompanhamento entram em cena. Você pode enviá-los para:

• • Lembre a pessoa com quem você está se comunicando sobre sua solicitação

• Educadamente empurre-os para a ação
• Mostre a eles que você está investindo no resultado

Enviar um e-mail de acompanhamento é a diferença entre mencionar casualmente que gostaria de tomar um café em algum momento e mostrar a alguém que deseja levá-lo para um encontro. Apenas o primeiro e-mail de acompanhamento pode aumentar sua taxa de resposta em 40%! Para ter sucesso no marketing, você precisa saber como escrever um e-mail de acompanhamento que conecte a oportunidade inicial com os resultados reais - e mostraremos como. Mas não vamos apenas compartilhar as melhores práticas e modelos de marketing por e-mail de acompanhamento; também ensinaremos as etapas críticas para escrever um e-mail de acompanhamento bem-sucedido do zero. Vamos começar.

Etapa 1: Decida o objetivo do seu e-mail de acompanhamento

Determine o que você deseja alcançar com o e-mail de acompanhamento. Qual é o objetivo/meta final da sua mensagem? Que ação você deseja que o destinatário tome? Algumas ideias incluem:

• Lembrando-os de agendar uma reunião
• Agendando uma demonstração
• Inscrevendo-se para um teste
• Fechando uma venda
• Construindo relacionamentos fortes com os clientes
• Alcançando os clientes

Esclarecer o objetivo ajudará você a escrever a mensagem com um propósito claro e incorporar um call to action (CTA) adequado. Você também pode agregar algum valor imediato, dependendo do seu objetivo específico, tornando o destinatário mais propenso a responder.

Etapa 2: Escreva uma linha de assunto atraente

Não— “Acompanhamento” ou “Estou esperando sua resposta…” não são boas linhas de assunto de e-mail. Eles provavelmente serão ignorados e farão com que o leitor sinta que você está apontando a culpa porque eles não responderam, o que pode diminuir o interesse deles em ler seu e-mail. As melhores linhas de assunto de e-mail fazem com que o destinatário abra e leia a mensagem. Escreva uma linha de assunto relevante para o propósito ou objetivo do seu e-mail. Pense no seu e-mail e na ação que deseja que o destinatário execute. Aqui estão mais algumas dicas para escrever linhas de assunto de acompanhamento fortes:

• Use uma linguagem orientada para a ação. Adicione palavras poderosas e números concretos para inspirar a ação. Por exemplo, “Solicitação de Reunião: [Data e Hora].” Observe que certas palavras como “Grátis” e “Dinheiro” acionam filtros de spam, portanto, é melhor evitá-los.
• Evite clickbaits. Mesmo que o clickbait faça com que o destinatário abra seu e-mail, ele pode acabar ignorando ou, pior ainda, deletando. Use uma linguagem direta e direta que diga ao destinatário o que esperar depois de abrir seu e-mail. Por exemplo, “[Nome do Destinatário], vamos agendar uma [Reunião/Chamada] para discutir [Tópico].”
• Mantenha breve. Com 56% dos e-mails lidos em telefones celulares, é melhor escrever linhas de assunto com cerca de cinco palavras. Por exemplo, “Próximos passos: [Projeto/Oportunidade].
• Crie um senso de urgência. Use uma linguagem que implique um senso de urgência sem parecer insistente ou agressivo. Por exemplo, “[Nome do destinatário], Sensível ao tempo: [Tópico].”
• Seja pessoal. Se você souber o nome do destinatário ou um contato mútuo, use-o para tornar o e-mail mais pessoal e relevante. Por exemplo, “Não perca esta oportunidade, [Nome do Destinatário].”
• Destaque o benefício. Mencione como sua mensagem beneficiará o destinatário para chamar sua atenção. Por exemplo, "Maximizando o ROI: Proposta para triplicar sua receita".

Exemplo de modelo

Etapa 3: fornecer contexto no início

Dê ao destinatário uma atualização sobre seu e-mail inicial. Certifique-se de fornecer contexto suficiente para que eles saibam quem você é e sobre o que está acompanhando sem ter que procurar o(s) primeiro(s) e-mail(s). Por que isso é importante? Hoje, a caixa de entrada de alguém está inundada com muitos e-mails. Para destacar seu e-mail de acompanhamento, é crucial incluir um identificador que lembre o destinatário de que você o contatou antes. Isso torna mais fácil para o destinatário encontrar seu e-mail entre os muitos que recebe e mostra sua persistência e determinação. A seguir estão alguns abridores fortes que você pode tentar:

• "Lembra quando conversamos sobre [Tópico], tenho ótimas notícias e mal posso esperar para compartilhá-las com você. Podemos marcar uma data para uma ligação?"
• "Estou trabalhando em um projeto empolgante que acredito ser perfeito para você. Adoraria agendar uma reunião para compartilhar mais detalhes sobre ele."
• "Foi ótimo entrar em contato com você em [Evento/Local]. Queria acompanhar nossa conversa sobre [Tópico]."
• "Estou entrando em contato para verificar se houve alguma atualização no [tópico]."
• "Eu queria lembrá-lo sobre [tópico] e ver se há alguma ação que possamos tomar a seguir."
• Nosso amigo em comum, [Nome do amigo], sugeriu que eu falasse com você sobre [Tópico].

Exemplo de modelo

Etapa 4: Escreva o corpo do seu e-mail de acompanhamento

Você pode ter recebido ou enviado (não se preocupe, não julgaremos) e-mails de acompanhamento de uma linha como este: Como você pode ver, em comparação com os e-mails de acompanhamento anteriores que compartilhamos, este não fornece nenhuma informação adicional para despertar o interesse do destinatário e fazê-lo responder. É preguiçoso. Pense nisso: você responderia se tivesse centenas de outras coisas para fazer em sua lista de tarefas? Exatamente. É por isso que você deve acompanhar uma abertura envolvente com um corpo de e-mail igualmente incrível e cheio de valor. Seja específico e direto sobre suas intenções para que o leitor não sinta que você está perdendo tempo. Em seguida, use as seguintes ideias para agregar valor à sua mensagem:

• Compartilhe depoimentos de clientes de outros clientes no mesmo setor/empresa que o destinatário
• Estudos de caso
• Postagens no blog
• prova social
• Webinário
• Soluções para pontos de dor
• Descontos e ofertas exclusivas
• E-books
• Vídeos de instruções
• Avaliação gratuita estendida

Certifique-se de que a ideia escolhida seja relevante para o destinatário, onde ele a vê como um ativo. Você também pode pedir ao destinatário para compartilhar suas opiniões e pontos de vista. Por exemplo, perguntas como “O preço funciona para você?” e “Quais recursos são os mais importantes para você em [Tipo de produto]“ abrem as linhas de comunicação e fornecem mais informações sobre a mente do leitor.

Exemplo de Modelo

Etapa 5: forneça as próximas etapas com uma frase de chamariz

Lembra do objetivo que você determinou na Etapa 1? Escreva um CTA persuasivo em torno dele e adicione-o no final do seu e-mail de acompanhamento. O destinatário deve saber o que fazer depois de ler sua mensagem. Se você não os orientar, é altamente improvável que eles voltem para você. Veja este e-mail de acompanhamento, por exemplo. O remetente facilita a resposta do leitor e deixa uma linha de comunicação aberta, o que ajuda você a se manter conectado e a construir relacionamentos. Aqui estão algumas dicas que você pode usar para escrever CTAs igualmente fortes:

• Mantenha a simplicidade: certifique-se de que seu CTA seja fácil de seguir, idealmente com apenas um clique ou instruções claras sobre o que fazer a seguir. Use uma linguagem que os compele a agir, como "Inscreva-se agora" ou "Agende sua reunião".
• Adicione um pouco de urgência, mas seja direto: diga a eles exatamente o que você deseja que eles façam, como "Agende uma ligação para saber mais sobre nossos serviços" em vez de apenas "Saiba mais". Mas faça com que eles sintam que precisam agir rápido usando frases como "Vagas limitadas" ou "Não perca".
• Torne-o visível e experimente. Use uma cor contrastante para o botão CTA para destacá-lo do resto do e-mail. Recomendamos usar o teste A/B para experimentar diferentes frases e formatos de CTA para ver qual funciona melhor para seu público-alvo.
• Mostre o valor: explique como seu destinatário se beneficiará com a ação sugerida, seja em tempo economizado, dinheiro ganho ou problema resolvido.

Exemplo de modelo

Etapa 6: feche e envie o e-mail de acompanhamento

Feche seu e-mail educadamente, de preferência de forma que reflita suas interações anteriores com o destinatário. Lembre-se, uma abordagem cortês vai um longo caminho. Portanto, evite usar frases passivo-agressivas ou desesperadas como as seguintes:

• Eu sei que você está ocupado; Eu também estou ocupado, então vamos começar logo
• Por favor responda assim que possível
• Desculpe por ser muito persistente
• Peço desculpas antecipadamente por incomodá-lo
• Volte para mim, sim?

Aqui estão alguns bons exemplos que você pode usar em vez disso:

• Entre em contato se tiver alguma dúvida.
• Estou ansioso para ouvir de você.
• Fale logo?
• Animado para ouvir de você em breve!
• Deixe-me saber o que funciona melhor para você.

Em seguida, assine com um tradicional “Atenciosamente” ou “Best” e clique em 'Enviar'.

Exemplo de Modelo

Segunda vez é um charme

Embora o primeiro e-mail de acompanhamento seja eficaz, esteja preparado para enviar mais de um e-mail de acompanhamento como parte de sua campanha de divulgação por e-mail. Estudos revelam que o número ideal é entre dois e três, e o fato de que 44% dos representantes desistem após apenas um acompanhamento pode lhe dar uma vantagem competitiva séria. Aqui está uma cadência de e-mail que funcionou para nós no CoSchedule:

• Dia 1: Envie o primeiro e-mail.
• Dia 3: Envie o e-mail de acompanhamento nº 1.
• Dia 7: Envie o e-mail de acompanhamento nº 2.
• Dia 14: Envie o e-mail de acompanhamento nº 3.
• Dia 21: Envie o e-mail de acompanhamento nº 4.

Geralmente recomendamos parar após o quarto e-mail, mas dependendo do prospect ou lead, podemos sugerir um acompanhamento após duas semanas ou um mês. Isso é tudo que você precisa para navegar pelos picos traiçoeiros das caixas de entrada e pelos vales assustadores das mensagens não respondidas para alcançar a grandeza do e-mail de acompanhamento. Vá em frente, comece a acompanhar e converta esses clientes em potencial!