Ainda sem cobertura de mídia? Este Guia de Comunicados à Imprensa está ajudando as empresas a serem vistas

Sua estratégia de marketing pode envolver uma mistura de e-mails, mídias sociais, publicidade, eventos e outras táticas, mas uma menção na imprensa pode multiplicar todos esses esforços por dez, enviando uma onda de novos clientes em sua direção e até mesmo levando sua pequena empresa para o próximo nível.

Quer provas? Uma única história no The New York Times transformou a Beardbrand de um blog para barbeiros em um importante player na indústria de produtos de higiene para homens.

Mas como fazer isso acontecer para o seu negócio? Como você atrai a atenção de suas notícias locais, muito menos de sites de notícias como o The New York Times ? Você pode simplesmente se concentrar em promover seu negócio e esperar chamar a atenção de um repórter, ou pode acelerar o processo escrevendo um comunicado à imprensa.

O que é um comunicado de imprensa?

Um comunicado de imprensa é um documento que anuncia uma história interessante sobre sua marca que a mídia pode querer cobrir e fornece todas as informações pertinentes que um repórter ou editor precisaria.

Alguns meios de comunicação compartilharão suas notícias com base apenas no comunicado de imprensa. Outras vezes, eles entrarão em contato com você para marcar uma entrevista ou usá-lo como fonte especializada para outra história, especialmente se você enviar regularmente comunicados à imprensa compartilhando tópicos interessantes.

Simplesmente dizendo “Olhe para o meu negócio!” não é notícia. Os anúncios que são, no entanto, incluem:

• Lançamento de um novo negócio, produto ou serviço
• Realização de um grande concurso ou competição
• Parceria com uma instituição de caridade, organização comunitária ou celebridade
• Hospedando um evento
• Ganhar um prêmio
• Compartilhando uma história de sucesso do cliente
• Anunciando uma fusão ou aquisição
• Rebranding do seu negócio
• Promover ou contratar um novo executivo

Uma boa maneira de avaliar a noticiabilidade de sua história é prestar atenção à cobertura que outras empresas recebem.

Os repórteres procuram histórias que sejam oportunas, afetem um grande número de pessoas, tenham um elemento emocional ou se relacionem com outras notícias. Você também pode explorar o que as pessoas estão falando, pessoalmente ou nas mídias sociais. Se sua empresa tem uma conexão com uma história maior, você pode melhorar suas chances de ser coberto.

Os benefícios de escrever um comunicado de imprensa

Além de chamar a atenção da mídia, escrever um comunicado de imprensa oferece vários benefícios adicionais. Primeiro, é uma ferramenta econômica que você pode adicionar à sua estratégia de marketing, especialmente se você for uma startup com um orçamento limitado. Como os lançamentos são publicados on-line, você também pode atrair clientes em potencial e backlinks para seu site.

Um comunicado de imprensa bem escrito também ajuda a controlar sua história. Você pode compartilhar o que é importante para você e chamar a atenção para o valor que você oferece. No caso de uma crise, um comunicado de imprensa oferece a você a chance de responder a uma história com a sua. E distribuir sua história por meio de um serviço de comunicado à imprensa pode impulsionar seus esforços de marketing de conteúdo, aumentando o tráfego na web e melhorando a otimização do mecanismo de pesquisa.

Outro benefício é a capacidade de compartilhar seus comunicados de imprensa na página de notícias ou imprensa do seu site. Isso pode ajudar a estabelecer você como um especialista em seu campo. Quando um repórter visita seu site e encontra comunicados à imprensa disponíveis, você se depara com mais profissionalismo e economiza tempo do repórter, tornando as informações pertinentes acessíveis de maneira fácil e rápida.

Gratuito: Modelo de comunicado à imprensa

Para ajudá-lo a começar, reunimos este modelo para ajudá-lo a estruturar sua história usando um formato comum de comunicado à imprensa. Você pode substituir cada componente com suas próprias informações e adaptá-lo de acordo com suas necessidades.

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Tipos de comunicados de imprensa

Os comunicados de imprensa são normalmente vistos apenas como uma forma de gerar publicidade. No entanto, existem muitos tipos diferentes de comunicados de imprensa, cada um com seus próprios formatos e regras.

Últimas notícias

Este é o tipo mais comum de comunicado de imprensa. Os meios de comunicação sempre querem ser os primeiros a cobrir uma notícia de última hora. Das atualizações do COVID às criptomoedas, há amplitude no que os meios de comunicação cobrirão, mas é o gancho em sua história que fará com que seu comunicado de imprensa seja notado. Esses comunicados à imprensa podem ser documentos de uma ou duas páginas que compartilham as últimas notícias com o público.

Lançamentos de produtos

A publicação das notícias do lançamento do seu produto divulga e impulsiona as vendas de novas ofertas. Um comunicado de imprensa como este destaca os preços, disponibilidade, especificações e outras informações úteis do seu produto para os clientes.

Fusões e aquisições

Se sua empresa está passando por uma mudança organizacional notável o suficiente para escrever um comunicado à imprensa, você pode usá-lo para informar as partes interessadas sobre o potencial de crescimento da empresa. Ao anunciar uma fusão ou aquisição, inclua detalhes sobre as organizações envolvidas, citações da liderança e informações sobre a fusão ou aquisição.

Atualizações do produto

Tem uma grande atualização de produto em andamento? Deixe o mundo saber escrevendo um comunicado de imprensa. Isso é semelhante a uma versão de lançamento de produto. A principal diferença é que, com as atualizações do produto, você deve se concentrar nas alterações feitas, por que as fez e como elas afetam o usuário final.

Eventos

Os comunicados de imprensa do evento podem dar aos repórteres algo oportuno e relevante para publicar. Eles também são uma ótima maneira de promover seu evento e obter mais participantes. Ao escrever um comunicado de imprensa para eventos, certifique-se de explicar claramente os detalhes. Use marcadores ou uma lista para destacar quem, o quê, quando e onde para que os leitores compreendam facilmente.

Novas parcerias

Se você se juntar a outra empresa ou organização sem fins lucrativos, pode ser interessante. Um comunicado de imprensa anunciando parcerias pode ser uma ferramenta de marketing inteligente para ambas as empresas.

Se você deseja executar com sucesso esse tipo de comunicado à imprensa, certifique-se de:

• Escreva uma visão geral de cada empresa
• Explique por que a parceria foi criada
• Inclua quem está se beneficiando da parceria
• Adicione quaisquer detalhes extras para parceiros atuais e futuros

Reformulação

Rebranding é muitas vezes um desafio para empresas grandes e pequenas. Os clientes podem ficar confusos se suas marcas mudarem de identidade da noite para o dia. Um comunicado à imprensa anunciando sua mudança de marca pode ajudar a facilitar a transição para essa nova fase do seu negócio.

Ao escrever um comunicado de imprensa para sua nova marca, inclua:

• Quais são as mudanças
• Por que as mudanças estão ocorrendo
• Como isso afeta seus clientes
• Quando as mudanças entrarem em vigor
• Citações de liderança

Promoções executivas

Em empresas maiores, promoções de executivos são consideradas grandes novidades. As organizações estão constantemente contratando e substituindo funções de liderança. Anunciar mudanças em cargos-chave pode ajudar as partes interessadas a entender o que está acontecendo e dar início à nova função de um candidato na empresa.

Prêmios

Sua empresa ganhou um grande prêmio? Tudo bem se gabar disso. Anúncios sobre prêmios do setor podem ajudar a solidificar a reputação de sua empresa como especialista na área. Um comunicado de imprensa para indicações ao prêmio deve incluir:

• Por que sua empresa foi escolhida
• Detalhes sobre o prêmio
• Informações sobre a cerimônia (se houver)

Como escrever um comunicado de imprensa

Os comunicados de imprensa seguem um formato consistente que torna mais fácil para repórteres e editores encontrar as informações de que precisam. É importante manter o formato do comunicado à imprensa para ajudar os repórteres a decidirem cobrir sua história.

Aqui estão sete passos para escrever um comunicado de imprensa eficaz:

1. Encontre um ângulo interessante. Mesmo um comunicado de imprensa personalizado e bem escrito falhará se a história que está contando não for interessante para o público-alvo de um jornalista.
2. Crie um título atraente. Use o principal benefício do seu comunicado de imprensa para escrever um título que seja claro e atraente.
3. Resuma sua história na legenda. Resuma todo o conteúdo do comunicado de imprensa em uma única frase que sustente o título e dê um gostinho do conteúdo a seguir.
4. Introduza informações essenciais. Antes do primeiro parágrafo, informe a cidade e o estado da sua empresa, seguidos da data. Em seguida, seu parágrafo de abertura deve responder às perguntas “quem”, “o quê”, “quando”, “onde” e “por que” de uma forma que atraia o interesse do repórter.
5. Fornecer informações de apoio e contexto. Adicione peso ao lançamento com depoimentos, estatísticas, detalhes de pesquisa e trechos de estudos de caso. Este também é o local para incluir uma citação dos principais assuntos envolvidos na notícia.
6. Conduza para os próximos passos do leitor. Resuma o artigo e inclua um apelo à ação ou detalhes de onde mais informações sobre o assunto podem ser encontradas.
7. Termine com seu clichê. Forneça um breve histórico e visão geral da empresa. Inclua informações de contato. (Na parte inferior do comunicado de imprensa, é comum incluir três símbolos ### ou “--30--” para significar o fim. )

Como dissemos antes, um lançamento deve oferecer algo interessante, mas também ajuda a tornar a escrita interessante.

Comece com um título forte que transmita o valor de suas notícias para a imprensa. O título deve ser cativante, mas também fácil de entender. Escritores profissionais geralmente gastam tanto tempo em uma manchete quanto escrevendo um artigo. Se você precisar de inspiração, revise seus blogs favoritos e fontes de notícias online e preste atenção às manchetes que fazem você querer clicar na história.

No primeiro parágrafo, diga imediatamente aos repórteres por que eles devem compartilhar seu anúncio, explicando por que seus leitores se importam. Compartilhe uma estatística surpreendente, um fato contra-intuitivo ou um desenvolvimento inovador. Em seguida, use parágrafos de apoio para dar vida ao seu lançamento com detalhes e citações coloridas. Simplesmente declarar fatos ou parecer autocongratulatório não vai adiantar.

Complete seu lançamento com um clichê forte, mas sucinto. Explique claramente o que sua empresa faz e por que seus stakeholders são especialistas no setor. E não se esqueça de incluir informações de contato. Uma liberação não vai a lugar nenhum se um repórter não puder entrar em contato facilmente com a parte interessada ou seu representante.

Além disso, certifique-se de verificar o seu comunicado de imprensa para erros de ortografia e gramática. Você pode usar um verificador gramatical online gratuito para tornar sua escrita mais clara e poderosa antes de enviá-la!

Exemplo de formato de comunicado de imprensa

Há sete partes em um comunicado de imprensa padrão:

1. Título e subtítulo em itálico para resumir as notícias
2. Local de sede da notícia, ou seja, sua sede
3. Dois a três parágrafos de detalhes
4. Fatos com marcadores
5. Descrição da empresa na parte inferior
6. Informações de Contato
7. Um "###" no final

Ao enviar um comunicado à imprensa, inclua quando deseja que os repórteres publiquem as notícias no canto superior esquerdo. Duas opções comuns são:

1. “PARA LIBERAÇÃO IMEDIATA”, se você quiser que a história seja publicada imediatamente.
2. “GUARDE PARA LANÇAR ATÉ…” se você não quiser que a história seja divulgada ainda. Certifique-se de incluir a data ao enviar.

Um erro comum de formatação que as empresas cometem ao escrever um comunicado à imprensa é torná-lo muito longo. Michelle Garrett, consultora de relações públicas da Garrett Public Relations, explica: “Não tente colocar tudo sob o sol em seu comunicado de imprensa. O objetivo de um comunicado à imprensa é fornecer uma visão geral e alguns detalhes pertinentes sobre o que você está anunciando.” Ela acrescenta: “Inclua uma ou duas cotações de executivos e/ou clientes. Em seguida, certifique-se de incluir links para visitar para obter mais informações.” Procure manter seu comunicado de imprensa curto, doce e direto ao ponto.

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Um modelo de comunicado à imprensa que você pode usar

Para ajudá-lo a começar seu kit de comunicado à imprensa, montamos este modelo para ajudá-lo a estruturar sua história usando um formato comum de comunicado à imprensa. Basta copiá-lo e colá-lo no Microsoft Word ou no Google Docs e começar a escrever. Você pode substituir cada componente com suas próprias informações e adaptá-lo de acordo com suas necessidades.

Um exemplo de comunicado de imprensa da Bulletproof

Abaixo está um exemplo de comunicado de imprensa da Bulletproof anunciando uma nova linha de produtos.

Ao lê-lo, observe o uso de estatísticas que chamam a atenção, palavras de ação e benefícios claros. O uso de informações com marcadores torna a versão fácil de digitalizar e ler. O clichê também inclui mais recursos para repórteres, bem como informações de mídia social. Ele termina com o nome, número de telefone e e-mail do contato de mídia da empresa.

Dicas para distribuição de press releases

Depois de escrever um comunicado de imprensa, é hora de enviá-lo. Você tem algumas opções para distribuição.

Primeiro, você pode fazer uma lista dos meios de comunicação cujos leitores e espectadores estariam mais interessados ​​em suas notícias e enviar seu comunicado diretamente a eles por e-mail. Você pode encontrar seus endereços de e-mail com uma pesquisa rápida na Internet: [nome do repórter] + [meio de notícias] + endereço de e-mail.

Se isso não produzir resultados, use uma ferramenta como o Hunter, que fornecerá uma fórmula de e-mail para uma saída. Ou simplesmente conecte-se com eles no Twitter ou LinkedIn.

Você também pode distribuir seu comunicado de imprensa usando um serviço de distribuição, como:

• PRDistribuição
• lançamentos eletrônicos
• Newswire
• PRWeb
• Notícias de relações públicas
• Cisão

Essas empresas enviam seu comunicado aos jornalistas com base em seus interesses específicos e também o publicam em seu site. Cada serviço oferece uma variedade de opções e os custos podem variar muito, variando de US$ 69 a alguns milhares de dólares.

Outra opção é contratar um profissional de relações públicas que possa escrever e distribuir um comunicado de imprensa para você. Esses profissionais geralmente têm relacionamentos com a imprensa e podem conseguir cobertura da mídia com mais facilidade.

Se suas notícias forem sensíveis ao tempo, como um evento ou anúncio, envie-as aos repórteres alguns dias antes para que eles tenham tempo de elaborar sua história. Se você quiser que os meios de comunicação adiem a publicação, libere-o sob embargo, que é um pedido para que os repórteres não publiquem informações até uma data específica. Se você realmente precisa de algo mantido em segredo, certifique-se de oferecer apenas notícias embargadas para veículos em que você confia.

Gere buzz com um comunicado de imprensa

Embora um comunicado de imprensa não garanta a cobertura gratuita do comunicado de imprensa, pode ser uma ferramenta de marketing eficaz. Ao enviar lançamentos com uma cadência regular, você começa a construir o reconhecimento da marca com membros da mídia, influenciadores e blogueiros.

Você nunca sabe quando um canal pode estar procurando uma fonte em seu setor, lembre-se de sua empresa e procure uma entrevista. Ao compartilhar informações interessantes, você se torna um líder de pensamento em seu campo.

A publicidade bem sucedida depende de um esforço sustentado. Se você conseguir cobertura, mantenha o burburinho compartilhando essas histórias nas mídias sociais. Mencione a cobertura anterior no clichê de seu próximo comunicado de imprensa. A imprensa geralmente segue a imprensa e, uma vez que você tenha sua primeira menção, talvez seja mais fácil obter uma segunda, terceira e assim por diante.