Como escrever um e-mail profissional

Quando você envia um e-mail a um amigo ou colega de trabalho confiável, provavelmente digita a mensagem e clica no botão enviar sem pensar duas vezes.

Mas e quando você está tentando impressionar um novo chefe ou conversar com um cliente em potencial? Saber como escrever um bom e-mail profissional de repente se torna muito importante.

Elaborar um ótimo e-mail não é ciência de foguetes. No entanto, existem alguns princípios importantes que vale a pena conhecer se você quiser aproveitar ao máximo suas conversas online.

Nesta postagem, veremos essas técnicas-chave em detalhes - e apresentaremos algumas dicas essenciais de e-mail para uma boa medida.

Por que escrever e-mails profissionais é realmente importante

O e-mail existe há mais de 40 anos, mas ainda é o canal preferido para comunicação empresarial. Domine a arte de escrever um bom e-mail e você poderá desbloquear oportunidades que pareciam fora de alcance.

Na verdade, alguns dos maiores negócios da história dos negócios começaram com um e-mail bem escrito. E inúmeras startups arrecadam milhões de dólares entrando em contato com VCs por e-mail.

É claro que acessar resultados nesse nível requer habilidade. Mesmo se você for um grande comunicador pessoalmente, escrever um e-mail profissional eficaz é surpreendentemente complicado.

A razão é que as palavras escritas podem ser facilmente mal interpretadas. Uma piada que funciona perfeitamente bem quando acompanhada de um sorriso atrevido pode ser considerada um insulto em um e-mail.

Isso não acontece com tanta frequência quando você conhece o caráter da outra pessoa. Mas se você estiver conversando com um conhecido ou um contato comercial completamente novo, a chance de ser mal interpretado é bastante alta.

Melhorar suas habilidades de redação de e-mail pode ajudá-lo a evitar essas armadilhas e aproveitar os benefícios potenciais.

Como escrever um ótimo e-mail profissional

Chega de teoria. Vamos ao que interessa.

Um e-mail eficaz pode assumir várias formas. Mas se você comparasse duas mensagens bem-sucedidas, provavelmente começaria a notar algumas semelhanças.

Aqui estão os ingredientes essenciais para preparar um ótimo e-mail profissional:

1) Comece com uma linha de assunto de e-mail concisa

Uma das partes mais importantes do seu e-mail não está na própria mensagem. É a linha de assunto.

A pesquisa mostra que 33% das pessoas abrem e-mails com base na linha de assunto. Se você está tentando entrar em contato com alguém que recebe centenas de e-mails todos os dias, use a linha de assunto para chamar sua atenção.

Um estudo de mais de 260 milhões de e-mails descobriu que as linhas de assunto de 10 palavras ou menos tendem a ter um melhor desempenho. Seguir essa regra significa que você provavelmente está indo direto ao ponto, o que é importante quando você está tentando entrar em contato com um executivo ou empresário ocupado.

Se você estiver entrando em contato com alguém pela primeira vez, personalizar sua linha de assunto também é uma boa ideia. Para esse tipo de e-mail profissional, considere abordar o destinatário pelo nome. Isso pode literalmente dobrar suas taxas de abertura. 2) Use o tipo certo de saudação

Em alguns contextos, um “Olá” ou “Olá” informal é uma ótima maneira de iniciar uma conversa. Mas em um e-mail profissional, é uma boa ideia ser um pouco mais formal com sua saudação.

Recomendamos ir para o formato “Dear [Contact]” testado e comprovado. Isso pode parecer um pouco desatualizado, principalmente na cultura dos EUA - mas ser respeitoso nunca fez mal a ninguém.

Se você tiver alguma conexão com a pessoa com quem está entrando em contato, não há problema em usar o primeiro nome : “Querido Andrew”.

Para um contato pela primeira vez ou alguém na sala de reuniões, considere usar o sobrenome : "Caro Sr. Smith".

E se você não souber o título da pessoa? Uma aposta segura é usar o nome completo : “Caro Andrew Smith”.

No entanto, use essa abordagem apenas quando necessário. Nos últimos anos, a saudação com o nome completo tem sido usada por spammers e golpistas para personalizar suas mensagens. Você não quer ser associado a esse grupo!

Outro grupo com o qual você provavelmente não quer se associar é o dos criadores de palavras arcaicos - então, "A quem possa interessar" pode ser deixado nos livros de história.

Se você for escolher uma saudação mais tradicional, “Dear Sir/Madam” pode funcionar, especialmente para pedidos de emprego e e-mails em estilo de carta de apresentação. Apenas tenha em mente que pode parecer bastante impessoal.

3) Comece com uma cortesia

Embora os e-mails profissionais sejam sobre negócios, você ainda está enviando um e-mail para um ser humano. É uma boa ideia tratá-los como um só.

Depois de concluir sua saudação, faça uma pequena cortesia. Algumas pessoas irão ignorá-lo, mas outras apreciarão o fato de que você as está tratando com respeito, e não como uma venda ambulante.

Aqui estão alguns exemplos de boa etiqueta de e-mail:

• Obrigado por seus interesses
• Foi um prazer conhece-lo
• Obrigado por se encontrar conosco hoje cedo

Se você já conhece o destinatário, pode torná-lo um pouco mais pessoal:

• Espero que tenha tido um bom fim de semana
• Espero que este e-mail encontre bem

Só não exagere nas sutilezas. Lembre-se de que você ainda está escrevendo um e-mail formal aqui, não entrando em contato com um amigo.

4) Vá direto ao ponto

Todos nós conhecemos alguém que escreve uma dúzia de parágrafos quando algumas frases seriam suficientes. Não seja essa pessoa.

Depois de concluir sua saudação, vá direto ao ponto. Mais especificamente, explique por que você está enviando um e-mail. Tente deixar seu propósito claro em apenas uma frase:

• Estou escrevendo para expressar meu interesse na vaga de cargo gerencial.
• Estamos procurando um consultor para ajudar a nos guiar durante o próximo ano, e um contato me disse que você tem um profundo conhecimento de nosso setor.
• Estou escrevendo para pedir mais informações sobre seu serviço de limpeza.

Você pode combinar seu explicador de uma frase e sua linha de cortesia em um parágrafo curto:

• Obrigado por se encontrar conosco outro dia. Estou escrevendo hoje para ver se você gostaria de prosseguir com a proposta conforme discutida.
• Foi um prazer conhecê-lo no fim de semana. Como nossas empresas parecem ter muito em comum, gostaria de saber se você estaria interessado em nosso serviço.

Pode ser tentador entrar em mais detalhes aqui. Mas resista ao impulso. Se alguém ler suas duas primeiras frases e deixar o e-mail, você provavelmente não iria convencê-lo de qualquer maneira.

Por outro lado, é mais provável que uma introdução rápida e rápida chame a atenção de alguém que deseja se envolver.

5) Polvilhe em algum contexto

Ser conciso é importante na escrita profissional. Mas se você está pedindo algo, deve reservar um tempo para explicar o porquê.

Na segunda seção do seu e-mail, forneça algum contexto extra sobre o que você deseja alcançar. Você também pode mencionar por que isso pode ajudar o destinatário:

• Nossa empresa pretende atingir um crescimento de três dígitos nos próximos 18 meses e ficaríamos muito satisfeitos se você pudesse nos ajudar nesse objetivo.
• Se chegarmos a um acordo sobre a proposta esta semana, teremos tempo para trabalhar na construção de uma estratégia antes do seu evento.
• Estou interessado nesta posição porque tenho paixão pela indústria e quero trabalhar remotamente.

Apenas uma ou duas frases cuidadosamente construídas devem ser suficientes aqui.

6) Inclua uma chamada à ação clara

Não importa que tipo de resposta você espera receber de seu e-mail, é uma boa ideia incluir uma frase de chamariz — de preferência, algo que possa ser feito rapidamente.

Muitos de nós temos o hábito de ler e-mails comerciais pela manhã e pensar: “Posso lidar com isso mais tarde”. O problema é que essas tarefas são facilmente esquecidas.

Ao adicionar um prompt nos estágios posteriores do seu e-mail, é mais provável que você obtenha uma ação instantânea. Por exemplo, você pode propor uma data e hora para uma reunião e incluir um link para um convite de calendário. Ou simplesmente peça ao destinatário para compartilhar seus pensamentos.

7) Assine com estilo

Muitos acreditam que a seção final de uma mensagem de e-mail formal é difícil de escrever. Você deve colocar “Atenciosamente” ou “Atenciosamente”? Talvez, “muito obrigado” seja um fechamento de e-mail melhor?

A verdade é que tudo isso provavelmente será bem recebido. A chave é combinar a assinatura com o e-mail apropriado. Aqui está um guia rápido:

• Candidatura/contacto formal: Atenciosamente, Muito Obrigado, Atenciosamente (este é um pouco antiquado)
• Alguém que você conhece: Atenciosamente, Atenciosamente, Muito Obrigado

O enfeite final em qualquer mensagem é a assinatura do e-mail. Algo simples que inclua seu nome, seu cargo (se for o caso) e o nome da sua empresa está totalmente correto.

No entanto, não negligencie o poder de uma boa assinatura de e-mail. Abaixo do seu nome, você tem uma área onde pode:

• Adicione suas informações de contato
• Inclua uma foto profissional
• Mostre seus elogios
• Exiba suas postagens de mídia social mais recentes
• E mais

Se você quiser saber mais sobre este tópico, confira nosso guia para criar uma assinatura de e-mail, que inclui muitos modelos excelentes para se inspirar.

Dicas essenciais para escrever e-mails melhores

Você pode pensar nas etapas acima como um modelo para escrever e-mails profissionais. Siga a fórmula e você estará no caminho certo para impressionar alguém importante.

Mas se você realmente deseja elevar suas habilidades de redação de e-mail, recomendamos aplicar algumas das técnicas abaixo:

Pense na formatação de e-mail

Embora o conteúdo do seu e-mail seja obviamente o ponto focal, vale a pena pensar na formatação também.

Isso começa com a escolha da fonte. Papyrus e Comic Sans transformarão seu e-mail em uma divertida curiosidade. Arial é bom, mas bastante sem graça. Fontes sem serifa como Verdana e Helvetica são mais interessantes, mas ainda altamente legíveis e profissionais. Se você quiser escolher uma fonte com serifa, a Georgia é uma opção sólida.

Deixando de lado as fontes, recomendamos o uso de muitas quebras de linha em seu e-mail. Dividir parágrafos mais longos em partes os torna mais fáceis de ler, especialmente em certos aplicativos de e-mail para dispositivos móveis.

Conheça a pessoa para quem você está escrevendo

Antes de escrever um e-mail profissional para alguém, você realmente precisa saber para quem está enviando.

Isso começa com o nome do destinatário e o nome da empresa para a qual ele trabalha. Você também deve descobrir qual cargo eles ocupam e qualquer notícia importante que surja de sua vida profissional ou de sua organização.

Esta informação adicional pode ajudá-lo a criar uma mensagem mais personalizada, o que lhe dá uma melhor chance de sucesso.

Sempre revise seu e-mail

Seja pedindo uma promoção ao chefe ou tentando se conectar com um lead de alto valor, você provavelmente deseja parecer competente e profissional.

Um e-mail bem escrito pode ajudar bastante na construção dessa imagem, mas basta alguns erros de digitação bobos para que sua reputação desmorone.

Portanto, sempre verifique o corpo do seu e-mail e a linha de assunto antes de clicar em enviar.

Se você está preocupado em perder erros, também pode configurar um atraso de envio no Gmail, Outlook e outras plataformas de e-mail. Por alguns segundos depois de clicar em enviar, você tem a opção de cancelar e fazer uma alteração de última hora.

Seguir

Quando você entra em contato com um CEO ou algum outro executivo e não recebe uma resposta, é perfeitamente possível que eles simplesmente tenham perdido sua mensagem.

Depois de alguns dias, não tenha medo de enviar um e-mail de acompanhamento. O pior cenário é que eles simplesmente ignorarão o acompanhamento - mas isso pode salvar seu formulário de emprego.

Verifique se você tem o endereço de e-mail correto

Escrever um ótimo e-mail é inútil se a mensagem nunca chegar ao destinatário pretendido. Isso pode parecer óbvio, mas pesquisas sugerem que mais da metade de nós envia mensagens para a pessoa ou endereço de e-mail errado.

Antes de enviar um rascunho, certifique-se de verificar o endereço. A maneira mais rápida de fazer isso é usando uma ferramenta como NeverBounce. Nossa plataforma permite que você verifique a precisão de toda a sua lista de e-mail, para que você não precise pensar duas vezes.

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