Como escrever uma carta profissional e causar uma impressão duradoura
Publicados: 2023-02-14
Provavelmente chegará um momento em sua carreira em que você precisará escrever uma carta profissional - seja para se candidatar a um emprego, pedir um favor ou até mesmo pedir demissão educadamente. Escrever uma carta profissional pode parecer uma tarefa assustadora no começo. Você pode estar se perguntando:- Quais informações eu preciso incluir?
- Qual deve ser o meu tom de voz?
- Como posso expressar meu ponto de vista sem soar muito exigente?
Como escrever uma carta profissional
Escrever uma carta profissional é uma habilidade própria. No entanto, se você sabe como escrever uma postagem de blog ou escreveu um boletim informativo para a lista de e-mail da sua empresa no passado, provavelmente já sabe uma ou duas coisas sobre redação formal.Existem quatro componentes principais para escrever uma carta bem elaborada:
- Determine o propósito da sua carta
- Reúna as informações e pesquisas necessárias
- Rascunhe a carta
- Edite e revise a carta
1. Determine o propósito da sua carta
Se você está pesquisando como escrever uma carta profissional, provavelmente tem um objetivo específico em mente. Na minha experiência, o propósito da sua carta geralmente cai em um dos três baldes:- Você está solicitando algo
- Você está fornecendo informações
- Você está respondendo a uma solicitação
Objetivo nº 1: Solicitar algo
Se você está solicitando algo em uma carta, deve estruturar a carta da seguinte forma: Introdução: Declare o propósito da carta, explique por que você está escrevendo e ofereça algum valor em troca ao destinatário. Corpo: Forneça detalhes sobre sua solicitação e qualquer informação relevante. Conclusão: reafirme sua solicitação e forneça uma chamada à ação clara.Objetivo nº 2: fornecer informações
Se você estiver fornecendo informações em uma carta, deve estruturar a carta da seguinte forma: Introdução: Declare o objetivo da carta e compartilhe sobre o que é a informação. Corpo: Forneça as informações que você está compartilhando. Conclusão: Agradeça ao leitor pelo seu tempo e atenção e forneça todas as informações de contato necessárias.Propósito #3: Responder a um Pedido
Se você estiver respondendo a uma solicitação em uma carta, deve estruturar a carta da seguinte forma: Introdução: Reconheça a solicitação e agradeça ao leitor por sua pergunta. Corpo: responda à solicitação. Conclusão: Reafirme sua resposta e peça gentilmente ao leitor que entre em contato com você caso precise de mais esclarecimentos.2. Reúna as informações e pesquisas necessárias
Esta etapa é, na minha opinião, a parte mais crucial de todo o processo de redação da carta. Isso porque a fase de pesquisa permite que você recupere informações sobre a pessoa a quem está se dirigindo para ajudar a construir um relacionamento. Por exemplo, digamos que você escreva white papers de alta conversão para empresas e queira alcançar um cliente em potencial frio porque acha que ele seria uma boa opção. Uma carta genérica pedindo 15 minutos de seu tempo provavelmente não gerará uma resposta. No entanto, se você puder pesquisar o prospect encontrando alguns de seus trabalhos anteriores e descobrindo o que eles gostam/não gostam, você pode construir sua “personalidade online”, por assim dizer. Alguns ótimos lugares para começar a coletar informações são no LinkedIn ou se a empresa tiver escrito uma página perspicaz sobre nós. Usando meu próprio perfil do LinkedIn como exemplo, você pode rolar para baixo até a seção de publicações para ver se seu cliente em potencial publicou algum artigo recentemente.
Fonte Você pode ler esses artigos e elogiar, fazer uma pergunta ou fornecer dados perspicazes diretamente em sua carta. Tente ser o mais específico possível aqui, e não escreva apenas algo como: “Li um de seus artigos e gostei muito!”. Isso é muito genérico e dá a impressão de que você não leu o artigo. Em vez disso, tente escrever algo que dê valor a eles, como: “Li seu artigo [nome do artigo] e achei a dica nº 7 sobre [tópico] um ótimo ponto. Tenho alguns dados meus que adoraria compartilhar com você para ajudar a reforçar seu argumento, se estiver interessado?”. Logo de cara, você está agregando valor ao destinatário de sua carta, aumentando assim suas chances de que ele leia o restante de sua carta e aja de acordo com sua solicitação. Você também pode usar a página Sobre nós de uma empresa para obter mais informações sobre a pessoa com quem está entrando em contato. Veja a página Sobre nós de Canny, por exemplo: 
Fonte A página apresenta alguns detalhes pessoais sobre cada pessoa da equipe. Coisas como seus hobbies, experiência de trabalho anterior e uma anedota engraçada. Este é outro ótimo método para construir a “personalidade online” da pessoa para quem você está escrevendo uma carta.3. Rascunhe a Carta
Agora que você determinou o propósito de sua carta e reuniu informações preliminares, vamos ver exatamente como escrever uma carta profissional, seção por seção.Seção 1: Cabeçalho
A primeira parte de uma carta profissional deve incluir as informações de contato do remetente e do destinatário. Esta informação diz ao leitor exatamente de quem é a carta e quem é o destinatário pretendido. Esta seção deve incluir o seguinte:- Seu nome
- Título do seu trabalho
- Nome da sua empresa (se aplicável)
- seu endereço completo
- Suas informações de contato (telefone e e-mail)
- Data
- nome do destinatário
- Cargo do destinatário
- Nome da empresa do destinatário
- Endereço da empresa do destinatário
Seção 2: Saudação
Na maioria das cartas profissionais, a saudação começa com “Caro” seguido por:- Senhor.
- Sra.
- Perder.
- EM.
- dr.
- ou um Título (por exemplo, Professor)
Seção 3: Corpo da Carta
Esta é a parte principal da carta, onde você comunica sua mensagem. O corpo deve incluir os seguintes quatro parágrafos:- O primeiro parágrafo deve se apresentar rapidamente, seguido de uma frase que forneça valor ao destinatário. * Você não precisa fazer isso se estiver respondendo a uma solicitação ou fornecendo informações. No entanto, se você estiver solicitando algo, fornecer valor aumentará as chances de obter uma resposta.*
- O segundo parágrafo deve explicar por que você está entrando em contato com o destinatário.
- O terceiro parágrafo deve incluir uma ou duas frases sobre você ou sua empresa para fornecer ao destinatário algumas informações básicas.
- O quarto parágrafo deve reiterar sua solicitação e explicar como isso os beneficia, seguido de um curto CTA.
Seção 4: Encerramento
Para encerrar, você deve agradecer ao destinatário por seu tempo e encerrar a carta com um simples "Atenciosamente" ou "Atenciosamente".Seção 5: Assinatura
Inclua sua assinatura manuscrita seguida de seu nome impresso.Seção 6: Anexos (opcional)
Se você estiver incluindo quaisquer documentos ou materiais com a carta, você deve listá-los aqui. Isso pode incluir um currículo, referências, um folheto de vendas ou outros documentos.Seção 7: Pós-escrito (opcional)
Um pós-escrito é uma breve mensagem adicionada ao final da carta. Ele normalmente adiciona informações adicionais ou destaca um ponto específico. Esta seção é opcional, mas ajuda a destacar sua carta.4. Edite e revise a carta
Depois de escrever o rascunho final, é hora de editar e revisar sua carta. Esta etapa é essencial independentemente do que você está escrevendo, seja um comunicado de imprensa, uma campanha de e-mail ou uma referência para um colega de trabalho anterior. A edição envolve revisar o conteúdo da carta para garantir que ela seja clara, concisa e bem escrita. Para ajudar no processo de edição, gosto de colar o conteúdo da minha carta no aplicativo Hemingway. Este aplicativo fornece uma nota de legibilidade para mostrar como é fácil ler. Ele também destaca voz passiva, uso de advérbios e alternativas de palavras.
Fonte Depois de atingir uma pontuação de legibilidade com a qual estou satisfeito, colarei o conteúdo no Grammarly para revisão. Este aplicativo é ótimo para detectar erros de gramática ou ortografia que você possa ter cometido ao longo do caminho. Também é uma boa ideia pedir a um amigo ou membro da família que leia sua carta. Um novo par de olhos muitas vezes pode detectar erros que você pode ter perdido. Reserve um tempo para revisar e revisar cuidadosamente a carta antes de enviá-la para garantir que ela seja polida e sem erros. Esta etapa ajudará a causar uma impressão positiva e aumentar as chances de a carta alcançar o resultado desejado.Modelo de Exemplo
Sem um exemplo, pode ser difícil visualizar exatamente como escrever uma carta profissional. Criei um modelo de exemplo abaixo que descreve como deve ser uma carta profissional padrão. Dependendo do propósito da sua carta, partes do corpo podem precisar ser modificadas. Este modelo lhe dará um ponto de partida.
Cabeçalho Seu nome Seu cargo Nome da sua empresa (se aplicável) Seu endereço completo (ou endereço da empresa) Seu número de telefone Seu endereço de e-mail Data completa (por exemplo, 3 de janeiro de 2023) Nome do destinatário Cargo do destinatário Nome da empresa do destinatário (se aplicável) Destinatário ou endereço da empresa Saudações Prezado [Nome do Destinatário], Corpo da Carta Meu nome é [Seu Nome], e achei que você fez alguns pontos importantes em seu último [vídeo, artigo, podcast] sobre [Tópico]. [Forneça uma frase de valor relacionada ao tópico para ajudar a criar relacionamento e incentivá-los a entrar em contato com você]. Estou escrevendo para você hoje para solicitar [seu pedido em uma ou duas frases]. Eu sou [descreva você ou sua empresa em uma frase]. Acredito que [explique por que você acha que sua solicitação é adequada ou como isso os beneficiará de alguma forma]. Terei o maior prazer em discutir isso com você e responder a quaisquer perguntas que você possa ter. Encerramento Obrigado pelo seu tempo, e estou ansioso para ouvir de você em breve. Atenciosamente, Assinatura [Assinatura] [Seu nome] Anexos que incluí [forneça uma lista de todos os documentos adicionais incluídos em sua carta] Pós-escrito PS [Inclua um pequeno pós-escrito para destacar sua mensagem. Tente incorporar algo que você encontrou na fase de pesquisa].Imprima e envie a carta
A menos que sua caligrafia seja excelente, é mais do que provável que você digite sua carta no computador e depois imprima a versão final para adicionar sua assinatura. Mas, de qualquer forma, se você pode escrever uma carta completa com uma caligrafia excelente, então vá em frente! Certamente adicionará um toque pessoal à sua correspondência.Fonte
Antes de correr para a impressora e coletar sua carta profissional recém-impressa, você precisará garantir que a estética geral de sua carta esteja à altura. Como você provavelmente não adicionará imagens ou cores, tudo se resume à fonte escolhida. Algumas fontes comuns usadas em cartas profissionais são:- Times New Roman
- arial
- Verdana
- Calibri
Papel
Na hora de escolher o papel, é importante optar por algo de alta qualidade que transmita profissionalismo. Aqui estão algumas coisas para manter em mente:- Deve ser um papel grosso, de preferência com marca d'água.
- A cor deve ser neutra, como branco ou marfim.
- O tamanho geralmente deve ser de 8,5 x 11 polegadas.