Como escrever uma descrição do projeto: um guia rápido

Uma descrição de projeto parece autoexplicativa, mas não subestime uma descrição de projeto bem escrita, pois ela prepara seu projeto para o sucesso. Ele atua como uma ferramenta de comunicação para as partes interessadas e compartilha a visão do projeto de forma clara e acionável.

Vamos dar uma olhada no que é uma descrição de projeto, por que é tão importante e como escrever uma descrição impactante. Em seguida, apresentaremos alguns modelos gratuitos de gerenciamento de projetos que podem ajudar você a começar e mostrar como as ferramentas de gerenciamento de projetos ajudam a transformar a descrição do projeto em realidade.

O que é uma descrição de projeto?

Uma descrição do projeto descreve os detalhes de um projeto, incluindo todas as suas fases e processos envolvidos, em um único documento. Ele aborda o problema que iniciou o projeto e as metas e objetivos desejados.

Mas não precisa parar por aí. A descrição do projeto também pode entrar no planejamento, incluindo as atividades que a equipe irá executar, o cronograma e até a localização do projeto. Os benefícios do projeto também são descritos na descrição do projeto.

Isso é feito na fase de iniciação do projeto e será mencionado ao longo do projeto como uma atualização. O gerente de projeto é responsável por escrever a descrição do projeto e ajuda a orientar o gerente de projeto e sua equipe ao longo do ciclo de vida do projeto.

De certa forma, a descrição do projeto é a configuração e a execução do projeto é a entrega. Mas uma descrição do projeto, por mais útil que seja, não irá gerenciar e rastrear seu projeto para ajudá-lo a permanecer dentro do cronograma. O que você precisa é de um software de gerenciamento de projetos.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos on-line que ajuda você a planejar, gerenciar e acompanhar seu projeto em tempo real para tomar decisões mais criteriosas. Transforme a descrição do seu projeto em um plano acionável com nossos robustos gráficos de Gantt. Organize as tarefas em uma linha do tempo visual, vincule todas as quatro dependências e filtre o caminho crítico. Em seguida, defina uma linha de base e acompanhe a variação do projeto para gerenciar melhor o custo e o tempo. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.

Descrição do Projeto vs. Proposta do Projeto

A descrição do projeto faz parte da proposta de projeto maior. Embora a descrição do projeto abranja muito terreno, é realmente mais uma visão de alto nível do projeto. Enquanto alguns expandem a descrição para incluir mais planejamento com os objetivos, ainda é uma visão superficial.

A proposta de projeto é um documento mais amplo. Nesse contexto, a descrição do projeto é apenas um resumo do que está por vir na proposta de projeto maior, que dará corpo a esse esboço. A proposta do projeto às vezes se referirá à descrição do projeto como um resumo executivo. Seja qual for o nome, é a liderança para o quadro maior.

Naturalmente, uma proposta de projeto é mais aprofundada. Há seções sobre os antecedentes ou histórico dos projetos anteriores, requisitos para o projeto, a abordagem, como técnicas e habilidades na execução do projeto e, finalmente, quem são os tomadores de decisão no projeto.

Descrição do Projeto vs. Resumo do Projeto

Uma descrição do projeto não é um resumo do projeto, embora possam parecer iguais. Como discutimos, uma descrição do projeto é mais uma visão geral de alto nível do projeto que está sendo proposto. Geralmente é a abertura da proposta do projeto quando um projeto está sendo lançado.

O objetivo do projeto é explicado na descrição do projeto. Também descreve brevemente como o projeto será executado e o que planeja alcançar. Um resumo do projeto é muito mais detalhado. É muito parecido com a proposta de projeto definida acima no que diz respeito ao plano de fundo, processos e muito mais.

No entanto, esses termos são frequentemente usados ​​para descrever coisas diferentes. Um resumo do projeto é mais comumente usado como uma descrição do projeto como uma introdução à proposta do projeto. Seja qual for o nome, neste contexto, eles compartilham a mesma definição de ser uma breve visão geral do projeto.

Como escrever uma descrição do projeto: 6 etapas principais

Escrever uma descrição do projeto é mais difícil do que parece. Sim, é breve, mas isso significa que cada palavra deve contar. Para conseguir isso, você precisa entender o projeto por dentro e por fora, desde sua finalidade até seu escopo. Mas o projeto é descrito de forma simples, sem deixar de fora nenhum detalhe importante.

Dito isso, tudo o que é crítico para o plano do projeto deve ser incluído. Você não quer deixar de fora nada relevante ou desatualizado. Tudo na descrição do projeto deve estar conectado ao propósito do projeto. Agora você está pronto para escrever a descrição do projeto, que deve seguir estes seis passos.

1. Resumir

Comece com um esboço que deve ter apenas algumas linhas, mas responda quem, o quê, onde, como e por que do projeto.

2. Defina

Explique o motivo do projeto, como o problema que resolve ou o nicho que preenche. Isso definirá o objetivo do projeto.

3. Justifique

Mostre às partes interessadas do projeto por que esse projeto vale o investimento. Prove que eles terão um bom retorno e explique suas métricas, se necessário.

4. Avalie

Faça uma análise de custo-benefício e mostre como você planeja medir esses ganhos em relação ao custo do projeto.

5. Explique a Abordagem do Projeto

Aqui você deseja explicar brevemente como atingirá as metas e os objetivos do projeto. Descreva a metodologia de gerenciamento de projetos e os recursos que serão utilizados.

6. Estime o cronograma

Preveja a duração do projeto, incluindo as horas de trabalho e recursos para cada fase do ciclo de vida do projeto.

Quando você deve escrever uma descrição do projeto?

Agora que você sabe o porquê e o como para a descrição de um projeto, é hora de explorar o quando. Obviamente, a descrição do projeto é uma das primeiras coisas que você escreverá, pois muitas vezes é o que leva a uma proposta de projeto.

Escrever a descrição do projeto faz parte do estágio de iniciação do ciclo de vida do projeto. Este é o ponto em que um projeto é definido, avaliado e, possivelmente, autorizado pelo patrocinador do projeto.

É melhor não escrever o resumo até que você tenha feito o trabalho de base para definir as principais entregas, riscos, uma estimativa de custos e recursos. A quantidade de trabalho que isso leva depende de quão grande ou complexo é o projeto.

Por que é importante escrever uma descrição do projeto?

A descrição do projeto é a abertura em sua tentativa de provar a validade do projeto e seu retorno sobre o investimento (ROI). Deve fazer com que o leitor, seja cliente, patrocinador ou parte interessada, entenda o projeto e por que ele é adequado para ele.

Ele também atua quase como um modelo ou roteiro para o projeto. A descrição do projeto contém informações importantes sobre o projeto. Isso inclui uma breve olhada nos custos e na duração, os quais deixarão claro o que será necessário para implementar o projeto.

O que você está fazendo não é apenas vender o projeto, mas também definir expectativas realistas do projeto. É fundamental que as partes interessadas conheçam os principais objetivos e o tempo e os custos associados à sua realização. Dessa forma, se o projeto for aprovado, será mais fácil gerenciar as expectativas das partes interessadas porque você já criou uma linha de base.

Modelos Gratuitos de Gerenciamento de Projetos

Para ajudá-lo a escrever uma descrição completa do projeto, o ProjectManager tem modelos gratuitos para lhe dar uma vantagem. Nosso site apresenta dezenas de modelos gratuitos de gerenciamento de projetos para Excel e Word que cobrem todas as fases de um projeto. Os seguintes são apenas alguns que se relacionam com o nosso tema.

Modelo de resumo executivo

O resumo executivo é muito próximo de uma descrição do produto. Abrange um terreno semelhante e pode até ser intercambiável com a descrição do projeto. O uso do nosso modelo de resumo executivo gratuito para o Word apresentará tudo o que você precisa preencher para uma descrição completa do projeto.

Modelo de Proposta de Projeto

A descrição do projeto ou resumo executivo é a primeira seção de qualquer proposta de projeto. Como você precisará escrever uma descrição e uma proposta, nosso modelo de proposta de projeto gratuito para Word inclui a introdução e todas as outras informações importantes que você precisará incluir para obter aprovação.

Modelo de orçamento do projeto

Você terá que estimar o custo do projeto em sua descrição do projeto. Nosso modelo de orçamento de projeto para Excel é mais detalhado do que você precisa, mas todo esse trabalho será útil se o projeto for aprovado e você precisar criar um orçamento.

Como o ProjectManager transforma uma descrição de projeto em um plano de projeto

A descrição do projeto idealmente leva a um projeto aprovado. Agora você terá que transformar os elementos que mencionou em um plano de projeto viável. O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos on-line que possui ferramentas em tempo real para ajudá-lo a atingir seus objetivos sem exceder o cronograma ou o orçamento.

Use as ferramentas que você deseja

Embora o gráfico de Gantt seja ótimo para os gerentes de projeto planejarem visualmente seu cronograma, não é o melhor para a equipe quando são atribuídas tarefas a serem executadas. É por isso que oferecemos várias visualizações de projeto, todas atualizadas juntas em tempo real. Agora as equipes podem escolher as ferramentas com as quais preferem trabalhar, sejam nossas listas de tarefas robustas ou o fluxo de trabalho visual de um quadro kanban.

Monitore o progresso e o desempenho em tempo real

Dar às equipes a liberdade de trabalhar como quiserem não significa que você não possa gerenciá-las. Nosso painel em tempo real coleta automaticamente dados sobre tempo, custos, carga de trabalho e muito mais. Em seguida, ele calcula e exibe essas métricas em gráficos e gráficos fáceis de ler. O melhor de tudo é que não há necessidade de configuração, como acontece com os concorrentes leves. É plug-and-play.

Claro, seus stakeholders também vão querer se manter atualizados sobre o progresso. Eles não precisarão da visualização de alto nível de um painel, e é por isso que também temos relatórios personalizáveis ​​que podem fornecer mais detalhes. Leva apenas algumas teclas para gerar relatórios de status, relatórios de variação do projeto e muito mais. Em seguida, compartilhe-os facilmente com as partes interessadas.

Conteúdo de descrição do projeto relacionado

Abordamos resumos executivos, propostas de projetos e muito mais. Se você quiser uma visão mais aprofundada deles, abaixo está algum conteúdo relacionado. Lembre-se, o ProjectManager é mais do que um software capacitador. Também somos o hub on-line para todas as coisas relacionadas ao gerenciamento de projetos, publicando blogs semanalmente e oferecendo guias e modelos gratuitos.

1. Como escrever um resumo executivo: um guia rápido
2. Como escrever uma proposta de projeto (etapas e modelo incluídos)
3. Guia de planejamento do projeto
4. Guia de Agendamento de Projetos
5. 7 etapas para um orçamento de projeto bem-sucedido

O ProjectManager é um software premiado que ajuda você a planejar, gerenciar e acompanhar seus projetos em tempo real. Nossos recursos de gerenciamento de riscos, gerenciamento de tarefas e gerenciamento de recursos mantêm você dentro do cronograma e do orçamento. Junte-se às equipes da Avis, Nestlé e Siemens que estão usando nosso software para alcançar o sucesso. Comece a usar o ProjectManager hoje gratuitamente.