Eleve seu jogo de e-mail: como escrever um e-mail que obtenha resultados

Você quer saber como escrever um e-mail impressionável que construa relacionamentos e obtenha resultados? Você está no lugar certo. Escrever um e-mail incrível é semelhante a escrever um boletim informativo – você deve estruturar sua mensagem, usar uma linguagem eficaz e revisar com perfeição. Mas existem algumas nuances exclusivas no e-mail que diferenciam entre mensagens desleixadas e pouco profissionais que acabam no lixo e e-mails eficazes e bem escritos que se destacam em uma caixa de entrada lotada. Neste guia, compartilharemos um resumo passo a passo para ajudar a elevar seu jogo de e-mail abordando essas dicas e outras práticas recomendadas. Vamos começar.

Etapa 1: criar um esboço de e-mail

Seu e-mail pode ser sua única oportunidade de se conectar com um destinatário, por isso é essencial:

• Saiba o que quer comunicar através do e-mail
• Alinhe a cópia do e-mail com a mensagem principal — otimize cada palavra para que o destinatário execute a ação pretendida

A maneira mais fácil de implementar esses ponteiros é definir a finalidade do e-mail e criar um esboço de como ele deve ser.

Conheça o Destinatário

Para quem você está escrevendo o e-mail? É por motivos comerciais? Você já entrou em contato com essa pessoa antes? Se você estiver escrevendo um e-mail frio, usar linguagem e tom formais faz sentido, pois é a primeira vez que você entra em contato com o destinatário. Da mesma forma, um tom casual ou amigável é apropriado ao enviar um e-mail a um amigo ou alguém com quem você faz negócios há algum tempo. Em seguida, pense na ação que você deseja que o destinatário execute. Você deseja compartilhar informações, convidá-los para um evento, marcar uma reunião ou fazer outra coisa? Definir a intenção por trás do seu e-mail ajudará você a definir o tom certo e formular seu e-mail corretamente.

Defina seu tópico de e-mail

Para que seu e-mail elimine toda a confusão na caixa de entrada do destinatário, você precisa dominar a arte da cópia concisa e atraente. E para fazer isso, você deve primeiro determinar o propósito e o objetivo do seu e-mail - e cumpri-lo. Você pode ficar tentado a incluir todas as grandes coisas sobre sua empresa. Pense: a história da sua marca, depoimentos de clientes e os especialistas que trabalham na sua empresa. Mas seu e-mail não é o lugar para todas essas informações. Talvez quando você escreve um blog ou a página 'Sobre nós' da sua empresa, mas definitivamente não é um e-mail. Por exemplo, se você deseja que o destinatário marque uma reunião, não dê a ele sua biografia, uma introdução sobre sua empresa e tudo o que ela conquistou. Em vez disso, apresente-se brevemente e conte a eles sobre o problema que seu produto pode resolver para eles. Você deseja fornecer valor sem distrair o destinatário.

Crie um esboço de e-mail mental

Depois de definir o público e o objetivo do seu e-mail, considere as seguintes perguntas para criar uma imagem mental de como seu e-mail deve ser:

• Você tem o endereço de e-mail correto do destinatário?
• Que linguagem ou pontos de gatilho podem levar o destinatário a agir de acordo com o objetivo pretendido do e-mail (por exemplo, inscrever-se em um webinar ou agendar uma reunião)?
• Existe a necessidade de incluir anexos, como estudos de caso, Google Docs ou relatórios de negócios?
• Você deve adicionar chamadas para ação (CTAs) ou links? Se sim, quantos?
• Quais são os pontos mais importantes que seu e-mail deve cobrir?
• Uma captura de tela ou imagem ajudaria a esclarecer esses pontos ainda mais?

Você deve ter um breve esboço para orientar seu processo de escrita nesta fase. Você também pode converter o esboço em um modelo ou usá-lo como uma lista de verificação, para não precisar começar do zero sempre que escrever um e-mail.

Etapa 2: Escreva uma linha de assunto de e-mail que chame a atenção

Sendo a primeira coisa que o destinatário vê, a linha de assunto do e-mail determina se eles abrirão o e-mail. A pesquisa sugere que 47% dos destinatários de e-mail abrem um e-mail e 69% relatam um e-mail como spam – tudo com base apenas na linha de assunto. Essa linha deve ser atraente o suficiente para que o destinatário abra o e-mail. Mas, ao mesmo tempo, deve antever a mensagem que pretende comunicar. Se sua linha de assunto não for intrigante, seu e-mail acabará na lixeira. Não importa o quão bem escrita é a cópia real. Aqui estão algumas práticas recomendadas a serem lembradas:

Melhores práticas de linha de assunto de e-mail

• Mantenha-o curto, com nove palavras e 60 caracteres. Caso contrário, sua linha de assunto pode ser cortada na caixa de entrada.

Exemplo: pare de perder tempo com {Prospect Pain Point}

• Destaque o propósito do seu e-mail em uma frase. Ofereça um gancho específico que comunique os benefícios do seu produto ou chame a atenção para ofertas específicas.

Exemplo: Solicite sua presença em {Evento}

• Seja específico. Evite linguagem vaga ou fluff.

Exemplo: Última chance! {Oferta ou desconto} em {Nome do produto} neste verão

• Adicione um toque personalizado. Considere usar o nome do destinatário para chamar sua atenção.

Exemplo: {Mutual Contact Name} recomendou que eu entrasse em contato com você, {Recipient Name}

• Use palavras de poder para desencadear a ação. Melhor ainda se você começar com um verbo de ação.

Exemplo: aprenda a melhor maneira de {Task Name} Dica profissional: Experimente o testador de linha de assunto do CoSchedule gratuitamente para ajudar a criar uma linha de assunto atraente.

Etapa 3: cumprimente o destinatário do e-mail

Seu e-mail deve começar com uma saudação adequada, que inclui a saudação e a frase de abertura. Vamos discutir rapidamente como acertar cada elemento.

Defina o tom certo com a saudação

Sua escolha de saudação deve depender da situação. Por exemplo, se você estiver escrevendo um e-mail formal, um “Prezado {Nome do Destinatário}” é a melhor maneira de começar sua mensagem. Mas se você estiver enviando um e-mail para alguém que você conhece, é preferível usar “Olá {Nome do Destinatário}” ou “Olá {Nome do Destinatário}”. Não escreva incorretamente o nome de alguém ou se dirija a ela com a saudação errada. Isso é particularmente importante ao enviar e-mails frios, pois determina a possibilidade de você obter uma resposta. A coach de negócios Barbara Pachter recomenda descartar expressões informais como 'Hey' e 'Yo' em seu livro, The Essentials of Business Etiquette . Aqui estão alguns “nãos” de saudações a serem evitados:

• Saudações excessivamente formais, como 'senhor' e 'senhora'
• Usando abridores genéricos e desinteressantes como 'A quem possa interessar'
• Saudações com horário específico, como 'Bom dia' ou 'Boa noite' (se você não souber o fuso horário do destinatário)
• Indicando o cargo do destinatário (Dear job_title)
• Terminando com pontos de exclamação ('Oi Nathan!!!')

Invente um abridor que chame a atenção

Neste ponto, você tem apenas sete segundos para prender a atenção do destinatário e obrigá-lo a continuar lendo o restante do seu e-mail. Uma linha de abertura forte é o seu bilhete para atrair a atenção do leitor, como esta: Se você estiver se apresentando, comece com algo que desperte o interesse do destinatário. Aqui está um modelo de e-mail que menciona como uma oportunidade de parceria pode beneficiar o destinatário: A seguir estão algumas práticas recomendadas padrão a serem aplicadas ao escrever introduções de e-mail:

• Limite sua introdução a 1-2 frases.
• Evite adicionar informações irrelevantes ou detalhes desnecessários.
• Considere criar um hiperlink para seu perfil ou site do LinkedIn para fornecer mais contexto sobre você.
• Se você conheceu ou falou com o destinatário anteriormente, mencione brevemente a instância para encontrar um ponto de contato comum.

Evite enviar uma introdução geral que faça o leitor sentir que é um dos muitos destinatários. Em vez disso, faça uma pequena pesquisa (pense: procurando perfis de mídia social ou fazendo referência a um colega em comum) para adicionar um toque personalizado. Pule esta parte se estiver enviando um e-mail para alguém que já o conhece. Nesse caso, comece com uma gentileza (por exemplo, “Espero que você esteja tendo um ótimo dia!) e vá direto ao corpo.

Etapa 4: Escreva o corpo do seu e-mail

Esta é a parte interessante do seu e-mail, onde você compartilhará a mensagem completa. Seu leitor provavelmente não tem tempo para ler um e-mail longo. Se você não quiser que eles passem os olhos pela sua mensagem - ou a ignorem completamente - seja breve e direto ao ponto. Use a estratégia BLUF para ajudá-los a entender a intenção do seu e-mail, que envolve escrever sua linha inferior na frente para responder rapidamente aos 5Ws do destinatário: quem, o quê, onde, quando e por quê. Aqui está um ótimo exemplo: Fonte Você também deve otimizar seu e-mail para legibilidade e digitalização. Aqui estão algumas dicas para escrever um excelente corpo de e-mail:

• Mantenha suas frases e parágrafos curtos
• Adicione marcadores sempre que possível
• Evite jargões técnicos e fofocas
• Use formatação padrão; use negrito, itálico e sublinhado para destacar pontos importantes
• Não assuma o conhecimento do leitor; sempre decomponha seu texto e forneça as informações necessárias

Reconhecidamente, a seção do corpo do seu e-mail pode ser complicada. A melhor maneira de escrever isso é:

1. Considere a principal conclusão do seu e-mail
2. Pense no CTA específico que você deseja que o destinatário faça
3. Escreva o e-mail, certificando-se de que cada linha adicionada o ajude com os dois indicadores acima

Etapa 5: finalize com um CTA e assinatura impactantes

Como você termina seu e-mail é tão importante quanto como você começa. Não deixe o destinatário esperando depois de comunicar sua mensagem. Resuma tudo em uma ou duas frases e adicione um CTA, dando a eles os próximos passos. Exemplos incluem:

• Seria possível agendar uma reunião durante o café para discutir mais sobre isso?
• Responda a este e-mail com as informações solicitadas.
• Por favor, reserve um espaço no meu Calendly para agendar uma ligação sobre isso.

Certifique-se de que seu CTA seja persuasivo e destaque a importância da ação. Faça isso direito e você terá uma grande chance de obter uma resposta positiva. Em seguida, adicione um comentário final (por exemplo, 'Aguardo ansiosamente para trabalhar com você' ou 'Aguardando sua resposta positiva, para ir mais longe') e uma assinatura, dependendo do objetivo do seu e-mail e do relacionamento com o destinatário. Pensar:

• Atenciosamente
• Atenciosamente
• Cumprimentos
• Sinceramente
• Melhor
• Atenciosamente
• Obrigado
• Saúde
• Respeitosamente
• Fala logo

Não negligencie suas declarações finais. A assinatura errada pode causar uma má impressão, fazendo com que você pareça pouco profissional ou familiar demais.

Etapa 6: revise e edite seu e-mail

Imagine passar horas criando o e-mail perfeito, apenas para ser ignorado porque está cheio de erros gramaticais. É por isso que é super essencial revisar seu e-mail. Mas simplesmente revisar não é suficiente; você também deve garantir que sua cópia de e-mail soe humana. Aqui estão algumas dicas de redação de e-mail para tornar sua cópia de e-mail contundente e acionável:

Evite repetição

Leia suas frases em voz alta. Você está repetindo palavras no mesmo parágrafo, talvez até em uma frase? Embora esta não seja a pior ofensa de escrita, ela pode fazer com que sua cópia soe repetitiva e faça o leitor se desligar. Fique de olho nas seguintes palavras mais repetidas:

• Apenas
• Informação
• Também
• Apenas
• Item
• Ordem
• Até
• Solicitar
• Relatório
• Sempre

Você também pode enviar sua cópia para um colega antes de clicar em 'Enviar'. Um segundo par de olhos irá ajudá-lo a remover palavras repetidas ou usadas demais que você pode ter perdido.

Use a vírgula de Oxford

Ao pensar em como escrever um e-mail, as pessoas geralmente elogiam ou evitam a vírgula Oxford. Você também pode ter algumas opiniões fortes sobre isso, mas geralmente é uma boa ideia usá-las em e-mails para evitar confusão ou falta de comunicação.

Cortar Frases Excessivamente Longas

Muitas vezes recebemos e-mails que são apenas esses enormes blocos de texto. Mas quantas vezes você simplesmente folheou ao invés de ler tudo? Troque frases difíceis de seguir ou pouco claras por frases concisas que enfocam o assunto em questão para obter uma resposta satisfatória - ou qualquer resposta. Termine com um CTA para que o leitor saiba o que fazer a seguir e deixe claro que você está aberto a perguntas e acompanhamentos, se necessário.

Verifique a formatação e a fonte

Como você reagirá se receber o seguinte e-mail: Provavelmente excluí-lo e assumir que é uma farsa, certo? Não há nada de errado em adicionar imagens ou GIFs ao seu e-mail, mas há uma maneira de fazer isso, para que não pareça perturbador ou chocante. Por exemplo, usar vários tamanhos e cores de fonte diferentes pode parecer opressor. Sua mensagem provavelmente se perderá com uma série de elementos lutando pela atenção do seu leitor. Como regra, manter um estilo de fonte, tamanho e cor é melhor.

Som Humano

Seu destinatário é uma pessoa real, então use uma linguagem que soe como algo que você diria. Escrever frases que soam como se um robô as digitasse ou saíssem direto da era vitoriana não vai ajudá-lo em nada para obter uma boa resposta do leitor. Em vez disso, dê ao seu e-mail um efeito mais natural. Escreva como se a pessoa com quem você está falando estivesse sentada ao seu lado em uma cafeteria. Por exemplo, em vez de dizer "Olá, espero que o tempo esteja bom onde você mora", diga algo como "Oi, espero que esteja tudo bem com você".

Etapa 7: use uma assinatura de e-mail profissional

Embora não seja necessário, uma assinatura de e-mail profissional ajuda a estabelecer sua autenticidade. Também fornece ao destinatário mais contexto sobre sua função e empresa. Veja este, por exemplo: Inclui o indivíduo:

• Tiros na Cabeça
• Nome completo
• Papel
• Empresa
• Local na rede Internet
• Informações de contato
• Links para perfis de mídia social

Você tem tudo o que precisa para entrar em contato, tudo em um só lugar. Inteligente, certo? Além disso, a maioria dos serviços e plataformas de e-mail, como Gmail e Outlook, permite anexar assinaturas de e-mail automáticas a todos os e-mails, para que você não precise adicioná-las manualmente a cada e-mail. Claro, você sempre pode fazer alterações com base no objetivo do seu e-mail para uma melhor resposta e incluir informações adicionais de acordo com o seu objetivo.

Sua vez de enviar um e-mail excelente

Escrever bons e-mails é uma arte que leva tempo, mas se você seguir nosso processo diligentemente, verá uma melhoria drástica em suas taxas de abertura e cliques. Aqui está para você obter melhores respostas!