10 documentos mais importantes que os gerentes de produto devem preparar

A comunicação escrita com a engenharia é superior porque é mais consistente em toda a equipe de produto, é mais duradoura, aumenta a responsabilidade.” -Ben Horowitz

Como bem resumiu Ben Horowitz, a comunicação escrita é como um rio que submerge todos que entram em contato. O mesmo vale para um cenário de negócios também.

A comunicação escrita é, de fato, uma maneira mais unificada de trocar informações sobre um software que todo membro da equipe deve conhecer. Esta é a razão pela qual os gerentes de produto investem seu tempo na manutenção da documentação de todas as tarefas relacionadas ao software.

Entende-se que a criação de vários documentos para inúmeros processos ajuda a manter todo o processo de desenvolvimento organizado, evitando problemas imprevistos causados ​​por mal-entendidos.

Para determinar a importância da documentação para os gerentes de produto, vejamos algumas das vantagens de fazê-lo.

Por que os gerentes de produto devem se concentrar na documentação?

• Desenvolver uma visão precisa do produto – A documentação ajuda os gerentes de produto a identificar as respostas para todos os “porquês” em projetos que giram em torno do produto principal. Escrever tudo ajuda os gerentes de produto a tomar decisões cruciais e obter respostas logo no início para perguntas como “Para quem é o produto? ” e “por que o aplicativo precisa ser desenvolvido?”. Isso elimina qualquer chance de confusão e erros.

• Uma grande ajuda no planejamento – “Você não pode presumir que seu produto é a melhor solução – você precisa planejar para que seja.” Agora, antes de qualquer coisa, o Planejamento é primordial. Quando os gestores documentam sua visão de forma clara e eloquente por meio da criação de histórias, sprints e metas, toda a equipe de desenvolvimento consegue criar um software alinhado às necessidades dos usuários.

• Apoia a Execução Oportuna – Os planos são inúteis se não forem implementados a tempo e da maneira correta. Para transformar uma visão de aplicativo em um aplicativo real e que funcione bem, um gerente de produto usa a documentação e estabelece uma comunicação escrita com designers, engenheiros, etc., para empurrá-los na direção certa e executar os planos bem articulados.

• Mantém os membros da equipe responsáveis ​​– Ao manter a documentação de todas as tarefas relacionadas ao produto intacta, um gerente de produto pode acessar uma infinidade de informações sobre o que os membros da equipe estão fazendo o quê e responsabilizá-los por sua parcela de tarefas. Manter um registro de tudo mantém as coisas simples e transparentes.

• As necessidades dos clientes são atendidas – documentando tudo, desde a ideia do aplicativo até o planejamento, os gerentes de produto podem acessar facilmente quais recursos devem ser incluídos no aplicativo e quais funções cada um deve executar. Posteriormente, eles podem repassar essa avaliação para a equipe de forma detalhada e clara para que o produto final seja exatamente o que os usuários precisam.

Documentos mais usados ​​pelos gerentes de produto

1. Documentos de Análise Competitiva

“Uma maneira de conhecer sua vantagem real é fazer uma análise competitiva.”

A análise competitiva inclui o estudo dos produtos e serviços dos concorrentes, participação de mercado e seus pontos fortes e fracos. Um documento de análise competitiva é preparado incluindo todos os parâmetros mencionados acima para compartilhar com todo o empreendimento. Um gerente de produto, somente depois de estudar extensivamente os concorrentes, finaliza como será seu aplicativo ou software.

A tabela de um concorrente no documento pode ser um pouco assim:

• Nome do Concorrente
• URL do site do concorrente
• Número preciso de usuários que possui (para estimar a eficácia de seus produtos e serviços)
• Duração da presença do concorrente no mercado
• Especificidades e especialidades dos concorrentes
• Custo do serviço/produto
• Notas diversas

O conteúdo do documento pode diferir significativamente, pois existem vários tipos de análise que os gerentes de produto realizam. Alguns dos mais proeminentes são análise de capacidades, cenário competitivo, análise de diferenciação competitiva, escada de imitabilidade e análise de proposta de valor.

2. Estratégia do Produto e Documentos de Visão

A visão do produto é algo que pinta uma imagem do futuro do produto que estamos nos esforçando para criar. Pode ser na forma de um storyboard, uma narrativa ou um protótipo que visa inspirar equipes, investidores e parceiros para o produto.

Estratégia de produto é a sequência de produtos que devem ser criados até que o produto final seja alcançado.

Uma das melhores habilidades dos gerentes de produto competentes é criar uma visão do produto, mas não apenas isso. Eles também precisam desenvolver uma estratégia de produto atraente para transmitir uma perspectiva clara sobre o produto. A visão do produto deve ser inspiradora e a estratégia do produto deve ser muito intencional. Assim, os documentos são criados para registrar todos os dados relacionados à exploração de qual produto pode vir a ser e como transformar uma visão em realidade. Principalmente, esses documentos são compartilhados com as partes interessadas para feedback.

3. Especificações e Documentos de Requisitos do Produto (PRDs)

Os documentos de requisitos do produto são documentos completos para reunir os elementos distintos de um aplicativo em um só lugar. Documento de especificações são os tipos mais comuns de documentos que contêm uma descrição dos recursos dos aplicativos, entre outras coisas.

Cada PRD pode diferir um do outro. Esses documentos descrevem as declarações de problemas de pesquisa, métricas de sucesso, lista de recursos do MVP , detalhes de implementação de engenharia e assim por diante.

Os PRDs combinam todas as etapas do quadro completo do produto, juntamente com a opção de incluir ou excluir determinados recursos e identificar possíveis problemas. Os gerentes de produto visualizam o tempo necessário para os processos de desenvolvimento do projeto, entendem o orçamento necessário para os processos de desenvolvimento e desenvolvem um entendimento mútuo abrangente entre os clientes e a equipe de desenvolvimento usando este documento.

4. OKRs, KPIs, métricas de sucesso

OKR, acrônimo de Objective & Key Result, é um método utilizado pelos gerentes de produto para estabelecer os objetivos e então acessar os resultados do processo de desenvolvimento de produto em andamento . O objetivo orienta a equipe em direção às metas e os resultados mostram se as metas foram alcançadas ou não. Inclui duas perguntas que são respondidas no processo – “Para onde você quer ir?” e "Você chegou lá ou não?"

Considerando que, KPI (Key Performance Indicator) é um tipo de medição de desempenho do sucesso do processo de desenvolvimento contínuo. Alguns exemplos de KPIs são Customer Lifetime Value e Trial-to-Customer Conversion Rate em vendas, tráfego Web e Conversion Rate em Marketing, etc. Os respectivos documentos contêm todos esses objetivos e seus resultados alcançados durante o processo.

5. Documentos Roteiros

Fonte da imagem: Plano de produto

Os roadmaps são um dos documentos principais e cruciais que os gerentes de produto devem manter. Um roteiro é uma forma de deixar a equipe saber a importância do produto.

Um gerente de produto desenvolve um ciclo de vida do produto explicando o que precisa ser feito, quando e como todo o processo ocorrerá. Um roadmap é um documento compilado de todos os projetos desenvolvidos para criar com sucesso um software ou uma aplicação. É um caminho criado pelos gerentes de produto que toda a equipe segue. Eles podem ser criados como documentos e decks do Word.

6. Documentos de Projetos e Protótipos

É difícil pregar algo pela primeira vez. E também é verdade com o design do produto . A ideia inicial pode não ser a final, pois existem milhares de variações que ocorrem durante o processo. Assim, os gerentes de produto precisam manter um documento contendo todas as mudanças e alterações feitas no design do produto.

A prototipagem de produtos é severamente diferente para gerentes de produto em comparação com engenheiros ou designers. Na prototipagem, os gerentes de produto definem as expectativas certas e abrem um caminho para a equipe trilhar.

Se você se pergunta por que o gerente de produto precisa criar um documento de protótipo de aplicativo, veja algumas vantagens de fazê-lo –

• Eliminação do risco de má interpretação
• Iterações rápidas
• Justificativa dos conceitos no início do processo
• Maior qualidade do feedback técnico

7. Documentos de Jornada do Usuário e Histórias

Histórias de usuários e mapas de jornada do cliente são duas ferramentas importantes que contribuem para o desenvolvimento tranquilo de qualquer aplicativo ou software. Os gerentes de produto criam e gerenciam documentos para essas duas funções para registrar cada pequeno detalhe.

Nos documentos da história do usuário, são exploradas as possibilidades das razões pelas quais um usuário usaria um determinado recurso. Os gerentes de produto criam a documentação de todos os catalisadores possíveis que levariam o usuário a usar um recurso do aplicativo. Poderíamos considerá-lo uma jornada do usuário em um nível microscópico.

Já na jornada do usuário, toda a experiência do usuário, desde a compra/download do produto até o uso de suas funcionalidades, é mapeada em um documento. Isso ajuda os gerentes de produto a explicar melhor para sua equipe e partes interessadas (partes interessadas, etc.) e estabelecer sua confiança no produto.

8. Notas de Lançamento e Escopo

Fonte da imagem: Plano de produto

Como o nome sugere, Release Notes são os documentos que são lançados com o lançamento de aplicativos improvisados. Os gerentes de produto montam este documento para informar os usuários sobre novas especificações, quais bugs foram corrigidos e anunciar o aplicativo após a atualização. Não há dois documentos iguais, pois as aplicações variam muito entre si.

As notas de escopo também são conhecidas como Escopo do documento de trabalho. Nela, os gestores mapeiam o escopo das funcionalidades que um aplicativo ou software possui. O que esses recursos irão facilitar e assim por diante.

9. Guias internos e perguntas frequentes

Essas perguntas frequentes internas privadas são preparadas para que os stakeholders os mantenham atualizados com todo o processo de desenvolvimento do produto. O formato em que essas perguntas frequentes são escritas é muito simplificado. Isso pode conter wireframes de um produto com um forte componente UX ou um link para dividir documentos de wireframe.

Esses guias internos contêm todos os dados sobre como as coisas funcionam no processo de desenvolvimento. Ele desempenha duas funções que são importantes para os gerentes de produto - garantir que os dados sejam registrados de maneira a facilitar a transferência entre os membros e se apresentar como uma referência para funções externas para ajudar clientes como Vendas, Marketing, suporte ao cliente e sei lá.

10. Guia de Atendimento ao Cliente

O guia voltado para o cliente é um documento de manual do usuário em palavras simples. Cabe aos gerentes de produto criar este documento contendo instruções sobre como usar esse aplicativo desenvolvido.

Sem isso, os usuários podem ficar confusos sobre como operar o produto, pelo menos nos estágios iniciais, até descobrirem o fluxo por conta própria. Então, fica bem claro porque esse documento é tão importante que é um dos documentos mais usados ​​ou criados pelos gerentes de produto.

Pensamentos finais

Resumindo, estes foram os 10 principais documentos mais utilizados por gestores de produto competentes para usufruir de um processo de gestão de produto eficaz.

{Confira os 5 melhores diagramas que os gerentes de produto usam para explicar os conceitos de gerenciamento}

Ao segregar as informações das tarefas em diferentes documentos, eles eliminam qualquer chance de mal-entendidos e discrepâncias. Ele torna um processo de desenvolvimento altamente organizado e suave que foi registrado em cada pequeno passo.

perguntas frequentes

P. Quais documentos um gerente de projeto deve manter?

É bem conhecido que manter documentos é uma necessidade para qualquer gerente de produto proficiente. A questão é quais documentos são os mais importantes. Então, aqui está a lista de documentos importantes que todo gerente de produto mantém.

• Documentos de Análise Competitiva
• Estratégia de produto e documentos de visão
• Especificações e Documentos de Requisitos do Produto (PRDs)
• OKRs, KPIs, métricas de sucesso
• Documentos de roteiros
• Documentos de Projetos e Protótipos
• Documentos de jornada do usuário e histórias
• Notas de versão e escopo
• Guias internos e perguntas frequentes
• Guia voltado para o cliente

P. Qual a porcentagem de tempo que deve ser gasta no planejamento?

A porcentagem média de tempo gasto no planejamento é de 10%

P. Qual é a diferença entre MRD e PRD?

Embora às vezes esses dois termos possam ser trocados, eles são essencialmente de natureza diferente e servem a propósitos diferentes.

O MRD é conhecido como Documento de Requisitos de Mercado e é usado para articular uma definição focada do mercado-alvo, usuários e perfil de compradores. É um documento que discute as necessidades e desejos dos usuários.

Considerando que, os PRDs são documentos completos que trazem todos os diferentes elementos de um produto em um só lugar. Este documento define a amplitude e o escopo do produto para que toda a equipe de desenvolvimento saiba como desenvolver um produto.

P. O que torna o PRD bom?

O PRD é um documento importante porque ajuda a pintar a imagem completa do que e como desenvolver um produto.