Processo de Avaliação do Projeto: Definição, Métodos e Etapas

Gerenciar um projeto com muitas partes móveis pode ser um desafio para dizer o mínimo, mas a avaliação do projeto é projetada para tornar o processo muito mais fácil. Todo projeto começa com um planejamento cuidadoso – isso define o cenário para a fase de execução do projeto, enquanto estimativas, planos e cronogramas orientam a equipe do projeto à medida que completam tarefas e entregas.

Mas mesmo com o processo de avaliação do projeto implementado, gerenciar um projeto com sucesso não é tão simples quanto parece. Os gerentes de projeto precisam acompanhar os custos, tarefas e tempo durante todo o ciclo de vida do projeto para garantir que tudo corra conforme o planejado. Para isso, eles utilizam o processo de avaliação de projetos e fazem uso de software de gerenciamento de projetos para ajudar a gerenciar o trabalho de sua equipe, além de planejar e avaliar o desempenho do projeto.

O que é avaliação de projetos?

A avaliação do projeto é o processo de medir o sucesso de um projeto, programa ou portfólio. Isso é feito através da coleta de dados sobre o projeto e usando um método de avaliação que permite que os avaliadores encontrem oportunidades de melhoria de desempenho. A avaliação do projeto também é fundamental para manter as partes interessadas atualizadas sobre o status do projeto e quaisquer alterações que possam ser necessárias no orçamento ou cronograma.

O ProjectManager é um software de gerenciamento de projetos robusto que possui todos os recursos de rastreamento e relatórios necessários para o processo de avaliação do seu projeto. Nosso painel em tempo real permite que você acompanhe custos, tarefas e orçamentos e crie relatórios em minutos. Comece gratuitamente hoje mesmo!

Todos os aspectos do projeto, como custos, escopo, riscos ou retorno sobre o investimento (ROI), são medidos para determinar se está ocorrendo conforme o planejado. Se houver obstáculos, esses dados podem informar como os projetos podem melhorar. Basicamente, você está fazendo ao projeto uma série de perguntas destinadas a descobrir o que está funcionando, o que pode ser melhorado e se o projeto é útil. Ferramentas como painéis de projeto e rastreadores ajudam no processo de avaliação, disponibilizando os principais dados prontamente.

O processo de avaliação de projetos existe há tanto tempo quanto os próprios projetos. Mas quando se trata da ciência do gerenciamento de projetos, a avaliação de projetos pode ser dividida em três tipos ou métodos principais: avaliação pré-projeto, avaliação contínua e avaliação pós-projeto. Vejamos o processo de avaliação do projeto, o que ele implica e como você pode melhorar sua técnica.

Critérios de Avaliação do Projeto

Os detalhes específicos dos critérios de avaliação do projeto variam de um projeto ou de uma organização para outra. Em termos gerais, um processo de avaliação de projeto passa por cima das restrições do projeto, incluindo tempo, custo, escopo, recursos, risco e qualidade. Além disso, as organizações podem adicionar suas próprias metas de negócios, objetivos estratégicos e outras métricas.

Métodos de avaliação do projeto

Há três pontos em um projeto em que a avaliação é mais necessária. Embora você possa avaliar seu projeto a qualquer momento, esses são pontos em que você deve ter o processo oficialmente agendado.

1. Avaliação Pré-Projeto

De certa forma, você está pré-avaliando seu projeto quando escreve o termo de abertura do projeto para apresentar aos interessados. Você não pode efetivamente planejar, equipar e controlar um novo projeto se você não o avaliou primeiro. A avaliação pré-projeto é a única maneira segura de determinar a eficácia do projeto antes de executá-lo.

2. Avaliação Contínua do Projeto

Para garantir que seu projeto esteja seguindo o planejado e atingindo todos os marcos de agendamento e orçamento que você definiu, é crucial que você monitore e relate constantemente seu trabalho em tempo real. Somente usando as métricas do projeto você pode medir o sucesso do seu projeto e se você está atingindo ou não as metas e objetivos do projeto. É altamente recomendável que você use um software de gerenciamento de projetos para avaliação contínua e em tempo real do projeto.

3. Avaliação Pós-Projeto

Pense nisso como uma autópsia. A avaliação pós-projeto é quando você examina a papelada do projeto, entrevista a equipe e os princípios do projeto e analisa todos os dados relevantes para que você possa entender o que funcionou e o que deu errado. Somente desenvolvendo essa imagem clara você pode resolver problemas em projetos futuros.

Etapas de avaliação do projeto

Independentemente de quando você optar por executar uma avaliação de projeto, o processo sempre tem quatro fases: planejamento, implementação, finalização e divulgação de relatórios.

1. Planejamento

O objetivo final desta etapa é criar um plano de avaliação do projeto, um documento que explica todos os detalhes do processo de avaliação do projeto da sua organização. Ao planejar uma avaliação de projeto, é importante identificar as partes interessadas e quais são suas metas de curto e longo prazo. Você deve certificar-se de que suas metas e objetivos para o projeto estão claros, e é fundamental estabelecer critérios que lhe dirão se essas metas e objetivos estão sendo atendidos.

Então, você vai querer escrever uma série de perguntas para colocar às partes interessadas. Essas consultas devem incluir assuntos como a estrutura do projeto, melhores práticas e métricas que determinam o sucesso.

Ao incluir as partes interessadas em seu plano de avaliação do projeto, você receberá orientação durante o curso do projeto e, ao mesmo tempo, desenvolverá um relacionamento com as partes interessadas. Eles receberão relatórios de progresso de você ao longo das fases do projeto e, ao construir esse relacionamento inicial, você provavelmente ganhará a crença de que pode gerenciar o projeto para a satisfação deles.

2. Implementação

Enquanto o projeto está em execução, você deve monitorar todos os aspectos para garantir que está cumprindo o cronograma e o orçamento. Uma das coisas que você deve monitorar durante o projeto é a porcentagem concluída. Isso é algo que você deve fazer ao criar relatórios de status e ao se reunir com sua equipe. Para garantir que você está no caminho certo, responsabilize a equipe pela entrega de tarefas em tempo hábil e mantenha datas de linha de base para saber quando as tarefas são devidas.

Não se esqueça de ficar de olho na qualidade. Não importa se você entrega o projeto dentro do prazo estipulado se o produto for ruim. Mantenha avaliações de qualidade e não delegue essa responsabilidade. Em vez disso, assuma você mesmo.

Manter um relacionamento próximo com o orçamento do projeto é tão importante quanto acompanhar o cronograma e a qualidade. Fique de olho nos custos. Eles irão flutuar ao longo do projeto, então não entre em pânico. No entanto, seja transparente se notar uma necessidade crescente de mais fundos. Informe o seu comitê de direção o mais rápido possível, para que não haja surpresas.

3. Conclusão

Quando você terminar com seu projeto, você ainda terá trabalho a fazer. Você vai querer pegar os dados coletados na avaliação e aprender com eles para poder corrigir os problemas que descobriu no processo. Descubra os impactos de curto e longo prazo do que você aprendeu na avaliação.

4. Relatórios e Divulgação

Quando a avaliação estiver concluída, você precisará registrar os resultados. Para isso, você criará um relatório de avaliação do projeto, um documento que fornece lições para o futuro. Entregue seu relatório às partes interessadas para mantê-las atualizadas sobre o progresso do projeto.

Como você vai divulgar o relatório? Pode haver um protocolo para isso já estabelecido em sua organização. Talvez as partes interessadas prefiram uma reunião para obter os resultados pessoalmente. Ou talvez prefiram PDFs com tabelas e gráficos fáceis de ler. Certifique-se de conhecer seu público e adapte seu relatório a eles.

Benefícios da avaliação do projeto

A avaliação de projetos é sempre aconselhável e pode trazer uma ampla gama de benefícios para sua organização. Como observado acima, há muitos aspectos que podem ser medidos por meio do processo de avaliação do projeto. Cabe a você e suas partes interessadas decidir os fatores mais críticos a serem considerados. Aqui estão alguns dos principais benefícios da implementação de um processo de avaliação de projetos.

• Melhor gerenciamento de projetos: a avaliação de projetos ajuda você a encontrar facilmente áreas de melhoria quando se trata de gerenciar seus custos, tarefas, recursos e tempo.
• Melhora o desempenho da equipe: A avaliação do projeto permite que você acompanhe o desempenho de sua equipe e aumenta a responsabilidade.
• Melhor planejamento do projeto: ajuda a comparar a linha de base do projeto com o desempenho real do projeto para um melhor planejamento e estimativa.
• Ajuda no gerenciamento das partes interessadas: Ter um bom relacionamento com as partes interessadas é a chave para o sucesso como gerente de projetos. Criar um relatório de avaliação de projetos é muito importante para mantê-los atualizados.

Como o ProjectManager melhora o processo de avaliação do projeto

Para levar a avaliação do seu projeto para o próximo nível, você vai querer o ProjectManager, uma ferramenta de gerenciamento de trabalho online com painéis ao vivo que fornecem dados em tempo real para que você possa monitorar o que está acontecendo agora em oposição ao que aconteceu ontem.

Com o painel em tempo real do ProjectManager, a avaliação do projeto é medida em tempo real para mantê-lo atualizado. Os números são então exibidos em gráficos e tabelas coloridas. Filtre os dados para mostrar os dados que você deseja ou faça uma busca detalhada para obter uma imagem mais profunda. Esses gráficos e tabelas também podem ser compartilhados com um toque de tecla. Você pode acompanhar a carga de trabalho e as tarefas, pois sua equipe está atualizando seu status em tempo real, onde quer que esteja e a qualquer momento em que conclua seu trabalho.

A avaliação do projeto com o painel em tempo real do ProjectManager simplifica o processo de avaliação durante a evolução do projeto. Ele também fornece dados valiosos posteriormente. O processo de avaliação do projeto pode até ser divertido, com as ferramentas certas. Sinta-se à vontade para usar nossas ferramentas de relatórios automatizados para criar rapidamente relatórios de projetos tradicionais, permitindo que você melhore a precisão e a eficiência do seu processo de avaliação.

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