13 ferramentas de comunicação interna que toda equipe deveria usar

A comunicação é o coração da maioria das organizações.

É como você transmite instruções. É como você resolve problemas. É como você expressa preocupações. É como você constrói laços.

É tudo.

Portanto, se sua estratégia de comunicação interna não estiver funcionando – ou se não estiver funcionando com a eficácia que você gostaria – pode causar grandes problemas para o seu negócio.

Felizmente, existem muitas ferramentas de comunicação interna disponíveis para ajudá-lo a resolver esses problemas.

As melhores ferramentas de comunicação interna

Então, quais são as melhores ferramentas de comunicação interna?

1. Slack (melhor aplicativo de bate-papo).

Às vezes, é bom fazer uma pergunta rápida e obter uma resposta rápida. Ou inicie uma discussão aberta sobre um assunto trivial com seu grupo mais próximo de colegas de trabalho. Sempre que você precisar ter uma conversa rápida e informal, os aplicativos de bate-papo são ideais.

Atualmente, o Slack é o rei do bate-papo de negócios – não é perfeito para todos e oferece apenas algumas ferramentas de comunicação, mas é uma ótima maneira de começar.

2. Gmail (melhor cliente de e-mail).

Sou um grande fã de e-mail, pois é confiável, deixa um registro permanente da conversa e é facilmente rastreável. Para o meu dinheiro, o Gmail ainda é o jogador proeminente no reino do e-mail.

Confira meu ranking dos melhores clientes de e-mail.

E se você quiser tirar o máximo proveito do Gmail, uma ferramenta de análise como EmailAnalytics é perfeita – ela pode ajudá-lo a rastrear e analisar todas as atividades de e-mail de sua equipe, ajudando sua equipe (ou até mesmo toda a sua organização) a ser mais produtiva.

3. Jostle (melhor ferramenta de intranet).

Uma intranet funciona como um hub centralizado onde todos os funcionários podem se comunicar da maneira que quiserem. Na intranet, você pode compartilhar arquivos, como fotos, documentos e vídeos, configurar canais específicos para diferentes grupos de pessoas em sua organização e simplificar as mensagens quando se trata de atualizações de procedimentos e outras alterações de alto nível .

Um dos melhores exemplos de software de intranet é o Jostle, que oferece funcionalidade abrangente de comunicação empresarial interna.

4. Grupos do Google (para boletins informativos da empresa).

Muitas vezes, você precisará comunicar uma mensagem específica para toda a sua equipe simultaneamente, por meio de um boletim informativo para os funcionários.

Você não precisa de uma plataforma específica para ajudá-lo a fazer isso; você pode gerenciar os boletins informativos da sua empresa com um modelo básico e sua plataforma de e-mail existente.

5. Dropbox (para compartilhamento de arquivos).

Você também precisará de alguma maneira de compartilhar arquivos com seus funcionários (e também com seus clientes e parceiros externos).

Armazenar arquivos, fazer backups, convidar outros colaboradores para um arquivo e até mesmo enviar arquivos para outras pessoas geralmente pode ser feito no mesmo local.

Se você tiver um conjunto de ferramentas disponíveis, como o Google Workspace ou o Office 365, provavelmente terá várias opções de compartilhamento de arquivos; caso contrário, você pode tentar obter uma plataforma dedicada de compartilhamento de arquivos como o Dropbox.

6. Google Workspace (para colaboração de tarefas).

As plataformas de colaboração são ideais para trabalhar em projetos simultaneamente. Se você tem dois funcionários que precisam trabalhar na mesma planilha ao mesmo tempo ou montar uma apresentação de slides compartilhada, eles precisam de ferramentas que possam ajudá-los a evitar a duplicação de esforços e, em vez disso, coordenar seu trabalho.

O Google Workspace é sem dúvida o concorrente dominante nesse espaço, pois oferece ferramentas de colaboração intuitivas para documentos, planilhas, apresentações do Google e muito mais.

7. Loom (para gravação de tela).

Quer falar diretamente com seus funcionários sem abrir uma conversa ou escrever um boletim informativo da empresa? Você pode criar, hospedar, transmitir e gravar vídeos para fazer o trabalho.

Gravar uma declaração para a empresa ou criar vídeos de treinamento; seus funcionários podem assistir e assistir novamente a esses vídeos conforme sua conveniência.

Loom é uma ótima escolha aqui.

8. Zoom (para bate-papo por vídeo).

As conversas por e-mail e os bate-papos escritos não têm a linguagem corporal e as dicas tonais presentes em uma conversa típica – e é por isso que o bate-papo por vídeo é um ótimo complemento para a maioria das equipes.

Contanto que seus feeds de vídeo não sejam comprometidos com latência e problemas técnicos, é uma maneira rápida e gratificante de se comunicar.

No momento, o Zoom é uma das ferramentas de comunicação interna da empresa mais populares para comunicação baseada em vídeo.

9. Asana (para colaboração e gerenciamento de projetos).

Uma plataforma de gerenciamento de projetos permite centralizar sua comunicação interna, estabelecendo tarefas (e prazos), falando sobre os projetos à medida que eles se desenrolam e até mesmo repassando instruções.

Existem dezenas de ótimas ferramentas de gestão de equipes no mercado, mas a Asana é a minha favorita.

10. Joomla (para fóruns).

Fóruns internos funcionam como fóruns públicos, dando aos funcionários a chance de fazer perguntas, iniciar tópicos de discussão e trabalhar juntos para resolver problemas.

Você pode usar sua plataforma de intranet para isso, mas também pode criar um site de fórum especificamente para esse fim usando uma ferramenta como Joomla!

11. Audacity (melhor ferramenta para criar um podcast).

Podcasts são uma ótima ferramenta para se comunicar com as massas. Mas muitas vezes é negligenciado como uma das melhores ferramentas de comunicação interna para os funcionários também.

O CEO da sua empresa ou outros líderes podem apresentar regularmente um podcast para falar sobre o futuro da empresa, decisões impactantes recentes ou até mesmo entrevistar vários funcionários para que a cultura interna possa se fortalecer.

O melhor de tudo é que você não precisa de nenhuma ferramenta sofisticada para começar – apenas alguns softwares básicos de gravação e edição (como o Audacity).

12. Donut (para trazer de volta conversas de bebedouro em um mundo de trabalho remoto).

Você já sentiu falta das conversas de “refrigerador de água” com colegas de trabalho aleatórios que o ajudaram a construir laços e conhecer melhor seus colegas de trabalho?

Certos plugins de união de equipe e outras ferramentas de comunicação interna estão focados em restaurar essa serendipidade – e melhorar a força da cultura da sua empresa no processo.

Por exemplo, o Donut pode ser usado para ajudar os funcionários da sua empresa a se conectarem e ter conversas reais e humanas em uma situação que não ocorreria de outra forma.

13. TinyPulse (para pesquisas de funcionários).

As pesquisas com funcionários permitem que você obtenha feedback crítico sobre os negócios, descubra como seus funcionários estão se sentindo e, por fim, obtenha orientação sobre como fazer mudanças mais positivas na organização.

Mesmo um punhado de perguntas simples, distribuídas regularmente, pode mudar fundamentalmente seu negócio para melhor.

Se você tem o Google Workspace, o Forms é uma ótima ferramenta para usar; caso contrário, você pode usar uma ferramenta de pesquisa dedicada como o TinyPulse.

Os benefícios de uma melhor comunicação interna

É difícil exagerar o quão valiosas as ferramentas de comunicação interna podem ser.

Com uma melhor comunicação interna, você verá:

• Produtividade. As pessoas trabalham mais rápido e fazem mais quando têm boas ferramentas de comunicação para se ancorar e se conectar com outras pessoas.
• Eficiência. Ferramentas de comunicação ruins, ou a falta de ferramentas de comunicação interna, podem resultar em desperdício de tempo e esforço. Tudo funciona muito melhor quando você tem a infraestrutura certa instalada.
• Menos erros. Quantas vezes você perdeu um prazo ou estragou um pedido por causa de um erro de comunicação? As melhores ferramentas de comunicação interna não reduzirão sua taxa de erro a zero, mas podem reduzir drasticamente essa taxa de erro.
• Reforço da cultura da empresa. A comunicação interna também é sobre construir e reforçar a cultura da sua empresa, construindo laços de equipe e fortalecendo os valores centrais de sua organização em todos os níveis.
• Consistência. Quanto mais seus funcionários estiverem se comunicando, mais consistência você verá na força de trabalho – e nos resultados finais.
• Moral dos funcionários. Boas ferramentas de comunicação interna podem até aumentar o moral dos funcionários. Com mais conexões e mais opções de comunicação, os funcionários se sentem mais confiantes e se “encaixam” melhor no local de trabalho.

Pronto para levar a comunicação interna da sua empresa para o próximo nível?

Incrível. Estamos prontos para ajudar.

Eu tenho a próxima ferramenta perfeita para adicionar ao seu arsenal: EmailAnalytics.

Com o EmailAnalytics, você poderá revisar a atividade de e-mail de toda a sua equipe, incluindo o número de e-mails que eles enviam e recebem todos os dias, seus principais remetentes e destinatários e seu tempo médio de resposta.

É a maneira ideal de revisar sua produtividade de comunicação e fazer mudanças positivas para melhorar sua infraestrutura interna.

Inscreva-se para uma avaliação gratuita hoje para ver como funciona!