Princípios Kanban e Melhores Práticas Explicadas

Kanban é uma ferramenta de fluxo de trabalho visual que, embora originalmente usada como um sistema de agendamento da Toyota, agora está associada a uma metodologia ágil, especialmente no desenvolvimento de software DevOps. Também pode ser usado em metodologias tradicionais de gerenciamento de projetos.

À medida que sua popularidade cresceu, os quadros kanban encontraram uso em indústrias que procuram uma maneira de fazer com que todos na equipe visualizem o estado de seu trabalho. Isso requer comunicação em tempo real e uma compreensão dos princípios kanban.

Os 4 Princípios Kanban

O método kanban é regido por um conjunto de princípios. Isso permite uma melhor gestão do processo, o que melhora o fluxo de trabalho. O método kanban está em constante mudança e você deve sempre procurar maneiras de melhorar o processo.

Essas melhorias graduais são um pilar fundamental dos princípios kanban. O objetivo é sempre melhorar os processos de uma organização. Os quatro princípios kanban foram desenvolvidos para usar o kanban de forma que você sempre maximize os benefícios do seu processo de negócios.

As melhorias no kanban incluem melhor fluxo, redução do tempo de ciclo, aumento de valor para o cliente e desenvolvimento de produtos que aumentam a previsibilidade. Naturalmente, esses são objetivos cruciais para qualquer empresa que pretenda permanecer no mercado.

Antes de definir os quatro princípios kanban, é importante observar que o software de gerenciamento de trabalho agrega maior eficiência. O ProjectManager é um software baseado em nuvem que promove comunicações em tempo real, mantendo as equipes híbridas conectadas, não importa onde ou como trabalhem. Comece a usar o ProjectManager agora gratuitamente.

1. Visualize o fluxo de trabalho

Kanban foi projetado para visualizar o fluxo de trabalho. Qualquer pessoa que queira implementar o método kanban precisará visualizar seu fluxo de trabalho. O que isso significa é colocar seu fluxo de trabalho em um quadro. Esse quadro, como mencionado acima, pode ser um quadro real ou um software kanban. Em seguida, você precisa detalhar as etapas do seu processo ou produção que entregam o serviço ou produto.

Isso resulta em um quadro kanban que em uma extremidade do espectro é muito simples (o afazer, fazer e feito que descrevemos anteriormente) ou pode ser muito complexo dependendo do seu processo. Assim que o processo do seu trabalho estiver no quadro, como todos os itens de trabalho, você poderá começar a visualizar o trabalho que sua equipe está realizando.

O quadro também pode ter o que é chamado de “raias”, que são linhas horizontais que dividem seu quadro Kanban em seções para visualizar diferentes tipos de trabalho em seu fluxo de trabalho. Isso separa o trabalho que segue um processo semelhante das outras atividades em seu quadro. Também pode ser usado para gerenciar mais de um projeto em um único quadro ou para gerenciar o trabalho de um indivíduo.

2. Limitar o trabalho em andamento (WIP)

Trabalho em andamento (WIP) é um termo que se refere às tarefas que estão sendo trabalhadas no momento, seja pela equipe ou por um único membro da equipe. Este é um princípio kanban importante, pois pode ajudar a evitar sobrecargas de trabalho e melhorar o fluxo de trabalho.

Também conhecido como sistema pull, limitar o WIP torna mais provável que os membros da equipe concluam o que estão trabalhando no momento, em vez de passar para a próxima tarefa. Em outras palavras, antes que um novo cartão kanban possa ser movido para a próxima coluna, o cartão em que você está trabalhando no momento deve ser marcado como concluído.

O que isso faz é criar capacidade no sistema. Novos trabalhos agora podem ser puxados pela equipe. Pode levar algum tempo até que você possa descobrir qual é o limite de WIP, e não é incomum começar sem ter um limite para o seu trabalho em andamento.

O objetivo do lean kanban é começar sem limites e monitorar o WIP. Depois de ter alguma experiência e dados, você poderá tomar uma decisão mais perspicaz sobre quanto limitar seu WIP para cada coluna em seu quadro Kanban. Seja qual for a sua decisão, adicionar o número à coluna é uma ótima maneira de comunicar a capacidade limitada à equipe e às partes interessadas.

3. Foco no Fluxo

O processo kanban trata de visualizar o fluxo de trabalho e, ao fazê-lo, gerenciá-lo para melhorar esse fluxo. Portanto, focar no fluxo do seu quadro é um princípio orientador do kanban. Esses princípios estão em ordem, portanto, uma vez que você faça os dois princípios kanban acima, você pode começar a gerenciar o fluxo.

Isso é feito destacando os diferentes estágios do fluxo de trabalho e o status do trabalho em cada uma dessas colunas. Você verá uma navegação tranquila à frente ou gargalos com o acúmulo de trabalho, o que afeta sua capacidade. Isso, é claro, depende de quão bem você definiu o fluxo de trabalho e quais limites de WIP você definiu.

O que você procura em um sentido mais amplo é a rapidez com que seu trabalho se move do início ao fim do fluxo de trabalho. Isso também pode ser chamado de fluxo de valor. Devido à natureza visual do quadro Kanban, há transparência que permite que a equipe analise o sistema e faça os ajustes necessários para melhorar o fluxo e reduzir o tempo necessário para concluir as tarefas.

Uma maneira de fazer isso é observar os estágios intermediários de espera ou estágios intermediários concluídos e ver quanto tempo as tarefas permanecem nesses estágios de transferência. Ao reduzir o tempo em um estágio de transferência, você pode reduzir o tempo total do ciclo. Melhorar o fluxo leva sua equipe a trabalhar de forma mais suave e previsível. Melhor previsão significa compromissos mais precisos com os clientes.

4. Melhoria Contínua

Como o kanban é evolutivo, o que significa mudança, você estará sempre revisando e modificando seu processo kanban para melhorar o fluxo. Isso pode ser feito experimentando pequenas mudanças e fazendo melhorias incrementais que podem ser facilmente tratadas por toda a equipe usando o método de gerenciamento científico.

Este gerenciamento de mudanças de melhoria colaborativa e evolução experimental usando o método científico você pode formar uma hipótese, testá-la e tomar decisões informadas com base nesse método. A abordagem científica da mudança incremental é a base dos princípios lean e ágil.

Portanto, um proprietário do produto deve sempre avaliar o processo com o objetivo de obter uma melhoria contínua no fluxo de trabalho. Cada mudança é monitorada e medida para garantir que está fazendo o que você quer e não tendo o efeito oposto.

Você pode coletar dados do sistema kanban sobre a entrega de serviços de sua equipe manualmente em um quadro físico ou automaticamente ao usar o software kanban. As ferramentas digitais costumam ter painéis e relatórios que monitoram e detalham essas métricas para auxiliar na avaliação de desempenho.

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Práticas recomendadas do Kanban

Está claro que os quadros kanban são uma ferramenta poderosa para promover a colaboração, fornecer transparência e manter as equipes trabalhando na capacidade, melhorando lentamente o fluxo de trabalho e a precisão ao prever a entrega para seus stakeholders ou clientes. Embora seja necessário seguir os quatro princípios kanban, há outras coisas que você pode fazer para obter o máximo do gerenciamento de projetos kanban.

1. Pull System: Como mencionado, um sistema pull é quando nenhum novo trabalho é iniciado até que as tarefas sejam concluídas. Essa é uma prática essencial na manufatura enxuta e serve bem ao kanban, mantendo as equipes trabalhando na capacidade máxima. Ele controla o fluxo de recursos em um sistema para que sejam inseridos no pipeline somente quando necessário. O sistema puxado cumpre o objetivo do kanban de dar suporte ao fluxo contínuo e melhorar seu lead time.
2. Limites de WIP: ter limites de trabalho em andamento é uma prática recomendada que vem do desenvolvimento ágil. Como discutimos nos princípios kanban, essa é uma forma de limitar o número máximo de tarefas que podem ser trabalhadas em uma coluna do quadro kanban. Ao limitar o WIP, você descobrirá que é mais fácil ver quando há uma ineficiência em seu fluxo de trabalho. Devido ao layout do quadro kanban e ao uso de limites de WIP, um gerente de produto pode detectar gargalos antes que eles afetem a equipe e realocar recursos para manter o fluxo em movimento ininterrupto. Mas também ajuda a reunir-se diariamente com a equipe para iniciar um ciclo de feedback.
3. Conceito de Fluxo: Fluxo é um dos princípios do pensamento enxuto e significa a maneira como o trabalho se move através de um sistema. O conceito de fluxo é que você deseja um bom fluxo ou um sistema em que o trabalho esteja passando pelo sistema de maneira estável e previsível. O fluxo ruim é um sistema em que o trabalho para e recomeça repetidamente. Manter o fluxo constante significa entrega mais rápida e confiável. Isso é mais valor para seu cliente, equipe e organização.

Use os Quadros Kanban do ProjectManager

ProjectManager é um software de gerenciamento de trabalho projetado para equipes híbridas. Nossa ferramenta é baseada na nuvem, o que significa que os proprietários de produtos estão obtendo dados em tempo real para analisar o fluxo de trabalho e as equipes podem colaborar, não importa onde trabalhem, como trabalhem ou por que trabalhem.

Colabore com sua equipe

O ProjectManager é colaborativo em sua essência, o que significa que todos na equipe estão conectados e podem compartilhar documentos ou comentar suas tarefas com outros membros da equipe em tempo real. Marque qualquer pessoa da equipe do projeto e traga-a para a conversa. Notificações por e-mail e alertas no aplicativo garantem que todos estejam sempre atualizados.

Várias visualizações de projeto

Mas nem todos funcionam da mesma maneira. Suas equipes ágeis vão adorar os quadros Kanban, mas outros departamentos da sua organização podem ter formas mais tradicionais de gerenciar seu trabalho. É por isso que temos várias visualizações de projeto. Se sua equipe de liderança está gerenciando com uma metodologia em cascata, eles podem usar nossos gráficos de Gantt interativos ou visualização de planilha, que é exatamente como o Gantt, mas sem a linha do tempo visual. Há também uma lista dinâmica de tarefas e até um calendário que faz muito mais do que salvar datas importantes.

Acompanhe o progresso em tempo real

Monitorar seu fluxo de trabalho é como você obtém melhoria contínua. Nosso software rastreia as métricas em tempo real com nosso painel ao vivo. Ao contrário de alguns softwares que fazem você configurar o painel, o nosso está pronto quando você estiver e calcula automaticamente os dados em tempo real e os exibe em gráficos e tabelas fáceis de ler para ajudar a obter uma entrega contínua.

Há também relatórios de um clique que podem ser filtrados para mostrar apenas as informações que você deseja ver. Em seguida, compartilhe-o com as partes interessadas para mantê-los atualizados. Os recursos de planejamento de recursos ajudam a equilibrar o fluxo de trabalho e as ferramentas de gerenciamento de tarefas, mantendo todos trabalhando de forma produtiva, seja em quadros kanban ou em uma de nossas outras visualizações de projeto. Nosso software é a única solução para qualquer que seja o seu trabalho.

Recursos da Metodologia Kanban

Se você está procurando um mergulho mais profundo no kanban e como o software kanban pode ajudar seu sistema a funcionar sem problemas e com maior previsibilidade, confira esses recursos da metodologia kanban.

• Guia da Metodologia Kanban: Nosso guia definitivo para a metodologia Kanban abrange muito do que discutimos acima e vai além da manufatura enxuta, desenvolvimento ágil de software e scrum.
• Ferramentas de software Kanban: Para obter mais informações sobre o ProjectManager, especificamente tudo o que você pode fazer com nossos quadros kanban, confira nossa página de software de quadro kanban para saber como organizar melhor, criar fluxos de trabalho e colaborar.
• Guia de gerenciamento de inventário Kanban: Para obter detalhes sobre como executar um sistema Kanban, confira nossa postagem no blog sobre gerenciamento de inventário Kanban. Aborda desafios, oferece diretrizes e benefícios.
• Um Guia Rápido para Cartões Kanban: Os cartões Kanban são o principal elemento da metodologia Kanban. Eles descrevem a tarefa, mostram quem está designado, definem a prioridade e muito mais, sobre os quais você pode aprender neste guia rápido.

O ProjectManager é um software premiado de gerenciamento de trabalho e gerenciamento de projetos que conecta equipes híbridas para maior produtividade. Junte-se aos mais de 35.000 profissionais que já estão obtendo sucesso em organizações tão variadas quanto NASA, Siemens e Nestles. Comece gratuitamente hoje mesmo!